СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка n –

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка n – краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. n В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. n При этом функциональное назначение служебных записок – в зависимости от вида документа – может быть достаточно обширным.

Служебная записка n –документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами. n Составляется она , если выполнение функций структурного подразделения связано со смежными подразделениями предприятия, и если вопрос не

Основные виды служебных записок. Служебные записки Пояснительные записки Информационные записки (меморандумы) Докладные записки Аналитические записки Записки по конкретному информационному Записки о состоянии дел за период вопросу времени

n Пояснительные записки выполняют функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другому документу делового общения. n Информационные записки (меморандумы) чаще всего выполняют функцию краткого письменного напоминания – например, о необходимости через какое-то время произвести те или иные управленческие действия.

n Аналитические записки готовятся на основе докладных и обобщают изложенную в них информацию. n Записки о состоянии дел за период времени выполняют функцию краткого отчета о проделанной работе.

n Записки, подготовленные по конкретному информационному поводу незаменимы, когда та или иная управленческая ситуация нуждается в оперативном и особенно компетентном прояснении (допустим при проведении служебного расследования).

n Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей – вводной и основной. n Предназначение вводной части заключается в ознакомлении адресата с темой документа и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа.

В основной части служебной записки содержится: n аргументация в пользу (против) принятия, подготовки последующей реализации какого- либо управленческого решения – обоснование этого решения; n основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения; n расчеты, подкрепляющие обоснование, которые могут быть представлены в приложению к документу; n предложения и выводы с прогнозом ожидаемого от реализации соответствующего управленческого решения эффекта.

Рекомендуемыми реквизитами документа являются: n сведения об адресате; n наименование вида документа; n дата документа; n регистрационный номер; n ссылка на дату и номер документа; n заголовок к тексту; n текст; n подпись; n визы согласования (в необходимых

n Записки, подаваемые руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. n Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.

Наименование должности, фамилия и инициалы адресатов. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА О … (указать тему) Основание: 00. 0000 …от 00. 0000 № 000 [ текст документа ] Наименование должности Разработчика документа Подпись И. О. Фамилия [ визы внутреннего согласования]

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА n Докладные записки применяются для доклада о состоянии дел на конкретном участке работы – например, в одном из структурных подразделений предприятия.

Докладная записка n - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. n Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

n Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя. n По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. n Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

n Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. n Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. n Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы данного учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. n Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние на обычном листе

Внешняя докладная записка должна содержать: n наименование учреждения, n название вида документа, n дату, n индекс, n место составления, n адресат, n заголовок к тексту, n текст, n подпись руководителя, n фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя ДЗ включает: n название структурного подразделения, n наименование вида документа, n дату, n адресат, n заголовок к тексту, n текст, n подпись. n Подписывает внутреннюю ДЗ составитель. ДЗ может быть составлена с помощью ПК или рукописным способом.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19. 05. 2000 № 15 г. Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы, отдыха для детей Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г. , мною 13 мая с. г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых. Зав. районо Подпись Н. И. Пирогова

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА n ОЗ – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

Разновидностью ОЗ являются документы, n составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. n Такие документы составляют при возникновении внештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины. n Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки , адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

n Текст ОЗ должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требования краткости и четкости текста распространяются и на ОЗ.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору центра 10. 04. 2000 № 34 «Кадры» Н. И. Иванову О срыве занятий в группе секретарей-референтов 09. 04. 2000 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. Преподаватель Подпись Г. И. Григорьева Наименование организации Генеральному директору Производственный отдел объединения А. А. Зуеву

СПРАВКИ n Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. n Справки бывают служебного и личного характера. n Справки служебного характера представляют по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора).

Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: n наименование организации, n наименование вида документа. , n дата, n место составления, n адресат, n заголовок к тексту , n текст; n подпись.

n Справки личного характера выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты : n наименование организации, n наименование вида документа, n дата, n регистрационный номер, n текст, n подпись, n печать.

n При оформлении справки могут быть использованы трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее. n Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.