СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – документ,

СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – документ, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями

Цель урока: познакомиться с видами деловых писем; изучить особенности деловой переписки; научиться составлять деловые письма в соответствии с правилами • Задание (выполняется в группах по 4 человека) : Подготовить бланк делового письма в соответствии с требованиями стандарта Примечание: оценка выставляется только той группе, которая безошибочно подготовит бланк делового письма

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМА • Оформляется на бланке письма формата А 4 или А 5 • Не более 2 -х страниц машинописного текста • Грамотно, аккуратно, без исправлений • Соблюдение официально-делового стиля • Наличие только объективных и проверенных фактов • Текст письма должен быть логически последовательным, убедительным и корректным • Одно письмо посвящается не более 1 -2 вопросам • Текст излагается от 1 -го лица мн. ч. или от 1 -го л. ед. ч.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМА -Письма должны содержать формулы вежливости: Уважаемый(ая)……………………………… С уважением………………………………. Надеемся на дальнейшее благотворное сотрудничество -При рассылке писем одного содержания разным адресатам слово «копия» не употребляется - Письма подписывает первый руководитель или его заместители в рамках полномочий (финансовые письма подписывает первый руководитель и главный бухгалтер)

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Сопроводительное Служебное письмо, 1. Начинается со слов: письмо используемое для Направляем Вам…. . отправки документов Представляем Вам…… Высылаем Вам……. 2. Текст содержит разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с пересылаемыми документами. 3. Обязятелен реквизит «Отметка о наличии приложения»

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Письмо-просьба Служебное письмо, цель Текст состоит из 2 -х которого – получении частей: информации, услуг, -обоснование просьбы товаров, необходимых - просьба (просим Вас…. ) организации -автору Письмо-запрос Служебное письмо, Текст состоит из 2 -х направляемое с целью частей: получения каких-либо -обоснование запроса официальных сведений (ссылка на нормативный или документов документ) - просьба сообщить необходимую информацию и представить документы (просим Вас…. )

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Письмо - ответ Служебное письмо, 1. Использование составляемое как ответ принципа языкового на письмо-просьбу или параллелизма письмо-запрос 2. Наличие реквизита «Ссылка на номер и дату инициативного письма» 3. Отрицательный ответ должен быть обоснован Письмо-сообщение Служебное письмо, -Состоит из 1 -2 которым автор предложений и информирует адресата о начинается со слов: каких-либо событиях, Сообщаем Вам…. представляющих Доводим до Вашего взаимный интерес сведения…….

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Письмо-подтверждение Служебное письмо, в Ключевая фраза: котором адресат «Подтверждаем подтверждает получение………. » сведений, документов и Может заканчиваться других материалов предложением или просьбой Гарантийное письмо Служебное письмо, Обязательна содержащее юридически значимая обязательства или фраза: «Оплату подтверждение (предоставление) гарантируем. . »

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Письмо-извещение Служебное письмо, -Сообщение о информирующее о мероприятии, месте и проведении публичных времени проведения мероприятий -Приглашение к участию -Условия участия и другая информация Письмо-приглашение Разновидность письма- - адресуется конкретному извещения лицу -Может оформляться на специальном бланке любой формы и цвета

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Письмо-предложение Служебное письмо, -Информация об авторе направляемое -Предложение потенциальному сотрудничества партнеру с -Обязательна предложением о заключительная форма сотрудничестве вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество» Письмо-напоминание Служебное письмо, - ссылка на документ, используемое в тех фиксирующий случаях, когда обязательства организация-партнер не -Просьба выполнить свои выполняет взятые на себя обязательства (Напоминаем Вам…. . Обращаем Ваше внимание………. Ставим

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Письмо-требование Служебное письмо, цель -Ссылка на документ и которого – заставить суть договоренностей адресата выполнить -Существо сложившейся взятые на себя ситуации обязательства в условиях, -Требование когда имеются серьезные -Указание на санкции в нарушения случае невыполнения договоренностей требования -Ключевые фразы: Требуем выполнить взятые на себя обязательства Срочно требуем…. . В противном случае…….

РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Наименование Определение Особенности текста Письмо-благодарность Служебное письмо, -Свободная форма направляемое -На любых бланках организации, -Ключевые фразы: должностному лицу или Благодарим за……. . гражданину с Выражаем сою выражением благодарность……… благодарности за Позвольте Вас совершенные действия поблагодарить……. . Письмо-поздравление Служебное письмо, -В свободной форме составляемое в -На любых бланках любой торжественных случаях, формы и цвета связанных со -Ключевые фразы: значительными Искренне поздравляем событиями в жизни Вас……. . организации или Примите наши должностного лица искренние поздравления…

Вопросы для закрепления: • Какова роль служебных писем? • Каково значение соблюдения требований культуры деловой переписки для организации? • Какие реквизиты должны быть на бланке письма?