Служебная документация n (письма, докладные записки, служебные записки, представления, объяснительные записки)
ПИСЬМО – информационно- справочный документ, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой либо информации
БЛАНК ПИСЬМА МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ _____ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА____ ул. Ленина, 38, г. Тюмень, 625000, тел. /факс (3452) 46 -49 -54, тел. (3452) 46 -49 -07, 45 -03 -28 ОКПО 02069361 ИНН 7202010861 КПП 720201001 ________200 года на _______ от ______ № _______
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ПИСЬМА n n n n Сформулировать тему. Четко определить, что именно вы хотите сообщить. Определить основную мысль текста. Если необходимо, то развить вашу мысль с помощью аргументов. Проиллюстрировать основную мысль и аргументы фактами, отобранными вами. Обязательно сделать вывод, заключение или обобщение. Чтобы ваш документ имел эстетический вид, оформить его.
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ВЫБОРА ФОРМЫ ОБРАЩЕНИЯ n n n Общественная позиция адресата в соотнесении с собственной. Степень знакомства, характер отношений. Официальность / неофициальность ситуации общения. Этикетные разрешения / запрещения, действующие в данном речевом коллективе. Ассоциативный ореол, оценочность, стилистическая окраска каждого конкретного обращения.
ТИПОЛОГИЯ ОБРАЩЕНИЙ Обращение Стилистический комментарий Уважаемый Иванович ! При обращении к хорошо знакомому лицу, а также в письмах полуофициального характера Глубокоуважаемый Иванович! Если необходимо подчеркнуть особое уважение Многоуважаемый Иванович ! Употреблять нежелательно: звучит архаично и несколько вычурно Дорогой Иванович ! Имеет неофициальный, фамильярный характер. Возможно использовать только в неофициальной обстановке Уважаемый господин Иванов. Универсально в ситуации письменного официального обращения Господин Иванов. Используется в официальной ситуации, лишено оттенка доброжелательности, отражает напряженность отношений между участниками переписки. Уважаемый господин мэр ! Предельно официальное уважительное обращение к высокопоставленному лицу. Подчеркивает особый статус адресата и социальную дистанцию. Уважаемые господа. Уважаемые коллеги. Применяется только в следующих случаях: при наличии коллективного адресата; при обращении к юридическому лицу; при составлении трафаретного письма. При обращении к коллективу, состоящему из людей одной специальности, к давним деловым партнерам.
РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Служебные письма делятся на n письма, требующие письменного ответа; n письма, не требующие письменного ответа.
Письма, требующие письменного ответа n n n письмо - просьба; письмо - обращение; Письмо - предложение; письмо - запрос; письмо – заказ; письмо – требование.
Письма, не требующие письменного ответа n n n n письмо – напоминание; письмо – подтверждение; письмо – отказ; информационное письмо; письмо - извещение; письмо – сообщение; гарантийное письмо; рекламное письмо.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА документ адресованный руководителю организации или выше стоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ДОКУМЕНТ, ОБЪЯСНЯЮЩИЙ ПРИЧИНЫ КАКОГОЛИБО ДЕЙСТВИЯ, ФАКТА, ПРОИСШЕСТВИЯ, СОСТАВЛМЯЕМЫЙ РАБОТНИКОМ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРЕДСТАВЛЯЕМЫЙ ВЫШЕСТОЯЩЕМУ ДОЛЖНОСТНОМУ ЛИЦУ.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору школы № 28 Сомову В. Д. 10. 04. 2009 О срыве турнира по настольному теннису Согласно плану внеклассной работы школы по физическому воспитанию на период с 01. 04. 97. по 09. 04. 97. был запланирован турнир по настольному теннису. Должно было принять участие в турнире 10 команд. Однако в турнире приняла участие только половина команд. Не подали заявки следующие классы: 9 а, 10 а, 8 б, 8 г, 11 а. Преподаватель физкультуры В. Д. Маслов
ЗАЯВЛЕНИЕ - ДОКУМЕНТ, АДРЕСОВАННЫЙ ДОЛЖНОСТНОМУ ЛИЦУ И СОДЕРЖАЩИЙ ПРОСЬБУ РАБОТНИКА
ГОУ ВПО «Тюменский государственный университет» Институт государства и права Специальность «Государственное и муниципальное управление» Дневное отделение Директору института М. С. Матейковичу ЗАЯВЛЕНИЕ 20 ноября 2011 г. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Студента группы 26716 Подпись В. В. Грищук
СПАСИБО
Скачать презентацию Служебная документация n (письма, докладные записки, служебные записки,
Тема 8 Служебная документация.ppt