Системы документации Понятие системы документации Классификация документов тесно

Системы документации

Понятие системы документации Классификация документов тесно связана с системным подходом. Каждый документ является элементом более крупной документной системы. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, в рамках отдельной корпорации (ведомства или предпринимательской структуры). К корпоративной документации относят также совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В рамках корпоративной системы документации может быть объединён ряд функциональных систем. Каждое учреждение и организация имеет свой набор функциональных подсистем документации и видов документов. Совокупность этих подсистем называется документальным фондом.

Функциональные системы такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций (направлений) деятельности: система организационно-распорядительной документации; система плановой документации; первичная учётная документация; отчётно-статистическая; документация по труду; система бухгалтерской документации; система финансовой и расчётно-денежной документации и др. В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность ряда организаций и учреждений: проектно-конструкторская документация, документация оперативного управления, медицинская, учебная и др. документация. Всего в управленческом процессе сложилось и функционирует более 40 крупных функциональных систем документации.

Система организационно-распорядительных документов (ОРД)

Система организационно-распорядительных документов (ОРД) включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций и отдельных должностных лиц. В системе ОРД выделяется две подсистемы

Подсистема организационно-правовой документации - совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности. К этой подсистеме относят: устав, положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции и др.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы общественных организаций утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положения – нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства или структурных подразделений. Положения имеют сводный кодификационный характер. В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и иных отношений по отдельному вопросу. Пример – «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». Индивидуальные положения часто разрабатываются на основании типовых. Последние, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления.

Оформление уставов и положений Положения и уставы учреждений (предприятий) и положения о структурных подразделениях входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста. В организации должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации.