Системы документации Использование классификационных схем в практике

Системы документации

Использование классификационных схем в практике работы с документами. Семантические применяются в библиотечно библиографи ческой деятельности. Функциональные в управленческой сфере. Классификации материальных носителей учитываются в архивном деле.

Понятие системы документации • Классификация документов тесно связана с системным подходом. • Каждый документ является элементом более крупной документной системы. • Согласно ГОСТ Р 51141 98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» .

Системы документации Функциональные Корпоративные (атрибутивные)

Корпоративная система документации • представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, в рамках отдельной корпорации (ведомства или предпринимательской структуры). • К корпоративной документации относят также совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. • В рамках корпоративной системы документации может быть объединён ряд функциональных систем. • Каждое учреждение и организация имеет свой набор функциональных подсистем документации и видов документов. Совокупность этих подсистем называется документальным фондом.

Функциональные системы • такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций (направлений) деятельности: система организационно распорядительной документации; система плановой документации; первичная учётная документация; отчётно статистическая; документация по труду; система бухгалтерской документации; система финансовой и расчётно денежной документации и др. • В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность ряда организаций и учреждений: проектно конструкторская документация, документация оперативного управления, медицинская, учебная и др. документация. • Всего в управленческом процессе сложилось и функционирует более 40 крупных функциональных систем документации.

Система организационно распорядительных документов (ОРД)

Система организационно распорядительных документов (ОРД) • включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций и отдельных должностных лиц. • В системе ОРД выделяется две подсистемы

Система ОРД Организационно правовые документы Распорядительные документы

Подсистема организационно правовой документации совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности. • К этой подсистеме относят: устав, положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции и др.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. • Уставы общественных организаций утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. • Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положения – нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства или структурных подразделений. • Положения имеют сводный кодификационный характер. • В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и иных отношений по отдельному вопросу. Пример – «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях» . • Индивидуальные положения часто разрабатываются на основании типовых. Последние, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления.

Оформление уставов и положений • Положения и уставы учреждений (предприятий) и положения о структурных подразделениях входят в состав унифицированной системы организационно распорядительной документации и имеют установленную структуру текста. • В организации должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации.

Инструкции – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, подразделений, должностных лиц и граждан. • Также инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция.

Подсистема распорядительной документации • включает документы, регулирующие деятельность учреждений и организаций: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания и т. п. • Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. В нём кратко формулируется содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О» ( «Об» ). В состав реквизитов распорядительных документов входят: герб или эмблема, наименование учреждения автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании. Распоряжения обычно заголовка не имеют. • Текст распорядительных документов, как правило, состоит из двух частей.

Текст распорядительных документов Констатирующая часть Распорядительная часть

Констатирующая часть • является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она объясняет, чем вызвана необходимость распоряжения. • В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. В констатирующей части может даваться пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся документ. • Констатирующая часть может и отсутствовать.

Распорядительная часть • Является основной • Излагается в повелительной форме. • Первое слово распорядительной части зрительно выделяется. Оно печатается прописными буквами или строчными в разрядку. Постановления начинаются со слова ПОСТАНОВИЛ (ПОСТАНОВЛЯЕТ), решение – со слова РЕШАЕТ (РЕШИЛ), приказы ПРИКАЗЫВАЮ. • Затем с новой строки следует текст постановляющей части.

Оформление распорядительной части документа • В приказах, распоряжениях и других документах, издаваемых на основе единоначалия, текст излагается от третьего лица единственного числа. • В постановлениях и других документах коллегиальных органов, текст излагается от третьего лица множественного числа. • Распорядительная часть может предполагать различные по характеру действия и нескольких исполнителей. В этом случае она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях и распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Приказ правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. • Самый распространенный вид распорядительных документов. • Существует два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. • В приказах по основной деятельности решаются во просы, связанные с производственно хозяйственной дея тельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы учреждения, изменением штатов и т. д.

Оформление приказа • Приказы оформляются на специальном бланке приказа и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ, эмблема, наименование организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись и визы. • Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования. После слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа сопровождается датой. • Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии составителя проекта и номера его служебного телефона. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.

Оформление реквизитов приказа • Датой приказа является дата его подписания. • Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно от приказов по личному составу порядковыми номерами в пределах календарного года. • Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «О» или «Об» . Он должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок приказа можно с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем? » . Например, «О введении. . . » , «О реорганизации. . . » , «О подведении итогов. . . » и т. п. Иногда заголовки начинают с существительных, указывающих на предмет. Например: «Об итогах. . . » , «О мерах. . . » и т. п. • Приказы подписывают руководители организации или замещающие их должностные лица.

Оформление текста приказа • Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части документа указывается его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации. • Распорядительная часть текста приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» , которое печатают на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например: «Провести инвентаризацию основных фондов, оборотных средств, счетов баланса и других материальных ценностей в следующие сроки. . . » .

Исполнение приказа • В том случае, когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, пункты распорядительной части приказа должны начинаться с указания должности и фамилии (инициалы в тексте ставятся после фамилии) исполнителя в дательном падеже. Например: «Главному бухгалтеру Ивановой И. И. представить на утверждение. . . » . • Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не указывается. • Часто последним пунктом приказа по основной деятельности указывается должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом.

Приказы по личному составу • составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись. • Приказы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5 к, № 16 ок, № 68 л/с). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.

Текст приказа по личному составу • Текст многих приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т. д. ). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями ТК. • Например, текст приказа об увольнении должен выглядеть следующим образом: УВОЛИТЬ: Иванова И. И. , старшего мастера, 20. 02. 98 по собственному желанию ст. 31 КЗо. Т. Основание: заявление Иванова И. И. • Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа.

Приказы по личному составу • Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или замещающее его должностное лицо. • Регистрируют приказы по личному составу в специальных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные: дата приказа; регистрационный номер приказа; содержание приказа; кем подписан приказ. • Каждый приказ по личному составу обязательно доводится до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку.

Унификация текста приказов • Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа, разработаны УФД. В них предопределён не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют приказы о приёме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются унифицированными формами первичной учётной документации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. При оформлении таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.