Системы автоматизации делопроизводства и документооборота Информационные технологии в профессиональной деятельности
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ Документ информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определенными правилами. Электронный документ - информация, зафиксированная на электронном носителе в соответствии с определенными правилами. Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело. Электронный документооборот процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами. Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними
Документ Согласно ГОСТ Р 52292 -2004, документ — это объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды. Независимо от того, в какой форме документ существует и представлен, он отражает социальные отношения и выполняет социальные функции. К документу предъявляются следующие основные требования: Фиксированность — функциональное свойство документа, состоящее в том, что документ выражает содержащиеся в нем сведения независимо от формы представления; Доступность — свойство документа, состоящее в том, что форма представления документа обеспечивает физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа (содержания, атрибутов, технологии) заданными средствами в заданных точках за конечное время; Целостность — состоит в том, что при любой демонстрации документа заданные значения параметров демонстрируемого представления документа соответствуют специфицированным требованиям; Легитимность — демонстрируемое представление документа содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность использованных на протяжении жизненного цикла документа технологий.
Электронный документ, как и документ на бумажном носителе, может иметь соответствующий правовой статус, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксированной информации и если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, включая соответствующие реквизиты. Обязательные реквизиты для электронного документа: § обозначение и наименование документа; § дата создания, утверждения и последнего изменения; § сведения о создателях; § сведения о защите электронного документа; сведения о средствах электронной цифровой подписи, необходимых для проверки электронной цифровой подписи или контрольной характеристики данного электронного документа; § сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа; § § сведения о составе электронного документа.
Сфера наибольшего употребления электронных документов в Центральном банке Российской Федерации определена в Положении «О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России» : Электронный платежный документ, являющийся основанием для совершения операций по счетам кредитных организаций (филиалов) и других клиентов Банка России, открытым в учреждениях Банка России, подписанный (защищенный) электронной цифровой подписью и имеющий равную юридическую силу с платежными документами на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенными оттиском печати. Электронный служебноинформационный документ, подписанный (защищенный) электронной цифровой подписью и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов по счетам, открытым в учреждениях Банка России (запросы, отчеты, выписки из счетов, документы, связанные с предоставлением кредитов Банка России, и т. д. ).
Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие документы, поступившие из внешних организаций исходящие документы для отправки во внешние организации внутренние документы для рассылки внутри организации
Задачи делопроизводства Создание документов Регистрация и контроль исполнения документов Продвижение документов Систематизация и хранение документов
Процессы работы с документами 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Составление Оформление Согласование Подписание (Утверждение) Регистрация, учет Передача на исполнение (отправка) Копирование (размножение) Получение Ознакомление 10. Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) 11. Контроль прохождения и исполнения документа 12. Хранение документа в процессе исполнения 13. Списание в дело 14. Поиск 15. Хранение в архиве 16. Уничтожение
Задачи электронного документооборота: Обеспечение целостности и надежности хранения документации. Контроль потоков документов и работ, выполняемых в организации. Сокращение времени доступа пользователей к информации (получения из архива документов по запросу) и прохождения документов между исполнителями. Организация автоматизированного получения различных отчетов для руководства. Снижение накладных расходов (количества распечатываемых документов, бумаги и расходных материалов для копировальной техники и др. )
Информационные технологии делопроизводства Для создания документов • используются текстовые редакторы • специальные программы-переводчики • табличные процессоры Для обмена информацией • используются специальные сетевые (локальные, корпоративные, глобальные) компьютерные программы Для регистрации документов и для контроля их исполнения • используются программы по организации труда секретарей. автоматизации управления Для хранения и систематизации документации • используются системы управления базами данных и
Автоматизированные системы делопроизводства и документооборота Автоматизированными системами должны поддерживаться следующие обязательные функции. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу; возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль; списание документа в дело; атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа); возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм.
Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций: интеграция со средствами пакета MS Office; автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте; поддержка средств электронной цифровой подписи; возможность задания логических связей между документами; полнотекстовый поиск по электронным копиям документов; разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов; Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Internet); распознавание текстов отсканированных документов; ведение электронных архивов документов; поддержка средств криптографической защиты информации и др. .
Электронно-цифровая подпись Электронная подпись - информация в электронной форме, подпись которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63 -ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями)
Российские системы делопроизводства
Назначение системы ДЕЛО Система ДЕЛО может использоваться в двух целях: Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в организации документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за исполнением поручений (резолюций) руководства, ввод отчетов исполнителей по поручениям (документам), организацию и учет движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся сведения, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому, система после ее внедрения в организации может служить своеобразным "мостом" для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.
Структура системы ДЕЛО РК файлы Модуль «Документы» Модуль «Отчеты» Модуль «Пользователи» Модуль «Справочники» Регистрация документов Работа с проектами Ввод поручений Контроль за исполнением Поиск Кабинеты Реестры внешней отправки Опись дела Печать РК и реестров Формирование и печать стандартных отчетных форм Регистрация пользователей Предоставление прав пользователям Группы документов Подразделения Кабинеты Виды доступа Рубрикатор Номенклатура дел Организации Граждане Виды доставки Виды связок Другие справочники Опционные подсистемы Поточное сканирование Сканирование ДЕЛО-Web ЭЦП и шифрование Оповещение и уведомление Управление процессами
Скачать презентацию Системы автоматизации делопроизводства и документооборота Информационные технологии в
Avt_delo.pptx