Систематизация документа План

Систематизация документа

План 1. Значение систематизации. 2. Классификационный ИПЯ – средство реализации процесса систематизации. 3. Общая методика систематизации.

1. Значение систематизации Даже школьники знают, что арифметика, алгебра, геометрия — это математические науки, а ботаника, зоология — биологические науки. Оба названных класса наук входят в более крупный блок — естественные науки. Принято выделять 3 крупных блока наук: • Естественные науки • Прикладные науки (техника, технические науки, сельское и лесное хозяйство, медицина и здравоохранение) • Общественные и гуманитарные науки. Определить место любой известной науки в определенном отраслевом классе не трудно. Применение систематической классификации при обработке документов оправдывает себя в течение многих тысячелетий.

Систематизация это • процесс распределения документов по отраслям знания. • отражение с достаточной полнотой и точностью в поисковом образе документа его содержательных и формальных признаков в виде классификационных индексов. Объектом систематизации может быть отельное произведение печати, его часть или совокупность однородных документов, анализируемых de visu.

Что дает систематизация 1. Использование отраслей знания в качестве основы организации фондов и ИПС делает их легко обозримыми, доступными, удобными для поиска документов. 2. Поиск по отраслям знания более интернационален, так как организуется с помощью понятных всем цифровых обозначений — классификационных индексов — международных средств доступа к документам.

3. Использование условных знаков для классификационных индексов (чаше всего это цифры) позволяет устно и произвольно оформить запрос и найти необходимые документы. Например, на каком бы языке мы бы не запрашивали документы об издательском деле, нам достаточно написать (ввести, выбрать): индексы: в УДК 655. 4/5 в ББК 76. 17 в ГРНТИ 195161

4. Систематизация обеспечивает: • отраслевую расстановку фондов библиотек, информационных служб, книжных магазинов, архивов; • организацию систематических каталогов и картотек; • распределение БЗ в изданиях РКП и в других информационных изданиях. 5. Группировка произведений печати по отраслям знания облегчает руководство чтением и оказание помощи в выборе книг. 6. Систематизация применяется в учетной, отчетной и статистической документации.

7. Систематизация занимает ведущее место среди других видов обработки, позволяющих раскрыть содержание документа. 8. Систематизация обеспечивает распределение и поиск документов в соответствии с логическим принципом «от общего к частному» .

9. Классификационный индекс, в случае добавления специальных определителей, дает возможность раскрыть не только содержание, но и форму, язык, читательское назначение документа. Классификационный индекс является обязательным элементом выпускных данных книжных изданий и карточки централизованной каталогизации. Он проставляется на патентах, стандартах, диссертациях и других научно технических документах.

Классификационный ИПЯ – средство реализации процесса систематизации Терминосистема классификационного ИПЯ (см. основные понятия по теме)

Классификационные системы, используемые в России В зависимости от целей использования в России применяются следующие классификации: • Универсальная десятичная классификация (УДК). • Библиотечно библиографическая классификация (ББК). • Государственный рубрикатор научно технической информации (ГР НТИ). • Десятичная классификация М. Дьюи (ДКД). • Классификатор правовых актов (КПА). • Межгосударственный классификатор стандартов (МКС). • Международная патентная классификация (МПК). • Схема единой классификации (СЕК).

Универсальная десятичная классификация (УДК) Universal Decimal Classification (UDC) УДК – универсальная комбинационная КС Это единственный международный ИПЯ, используемый субъектами информационного рынка как в России, так и за рубежом.

УДК была разработанная в 1895 1943 гг. Полем Отле и Анри Лафонтеном, сотрудниками Международного библиографического института в Брюсселе. При создании УДК за основу была взята «Десятичная классификация» М. Дьюи. Этим и объясняется сходство основного ряда обеих систем, которое сохранилось до наших дней.

В 1936 г. УДК в СССР была объявлена «буржуазной» классификацией. В 1962 г. Совет Министров СССР принял постановление № 445 «О мерах по улучшению организации научно технической информации в стране» , в котором говорится: «Ввести с 1963 г. в научно-технических издательствах, редакциях научно-технических журналов, в организациях научно-технической информации, научно-технических библиотеках обязательную классификацию всех публикаций по универсальной десятичной системе» .

С 1992 г. по принципам УДК строятся издания государственной библиографии. Индексы УДК, согласно ГОСТУ Р 7. 0. 4 - 2006 Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила составления (предшествующий 7. 4 95), обязательно должны обязательно проставляться на обороте титульного листа всех российских книг.

УДК в России используется в: общегосударственных библиотечных сетях технических, медицинских, сельскохозяйственных библиотек; в части библиотек вузов и сети РАН; органах НТИ. Всего УДК в России используют 6 8% от общего числа библиотек.

Издание УДК в России • 1 е издание в 1963 1966 гг. (однотомник). • 2 е издание 1969 1971 гг. (6 т. ) • 3 е издание 1982 1987 гг. (11 т. ) • 4 е издание 2001 4 е издание УДК является полным издание, без сокращений. Издано 10 т.

В рамках работ по теме «Разработка единой информационной платформы развития издательского, книготоргового и библиотечного дела» был подготовлен и издан в 2002 г. сокращенный вариант УДК.

Эталон УДК с 1993 г. распространяется не только в книжной (печатной), но и в машиночитаемой форме. Ссылка В настоящее время это одна из самых объемных по содержанию классификаций. Она содержит свыше 220 тысяч классификационных делений. Более глубокое развитие УДК ложится на плечи национальных специалистов. Функции национального центра по ведению российского эталона УДК выполняет ВИНИТИ РАН. Ссылка

Библиотечно библиографическая классификация (ББК) ББК — национальная универсальная комбинационная КС России. С помощью ББК с наибольшей полнотой и точностью можно систематизировать документы, отражающие российскую реальность. Разработка классификации началась в конце 1950 х гг.

Варианты таблиц ББК Разработано несколько вариантов таблиц ББК для библиотек разных типов и видов: • Полные таблицы для научных библиотек в 25 вып. , 30 кн. (1960 1968 гг. ) используются в РГБ, РНБ, БАН. • Сокращенные таблицы для научных библиотек в 5 вып. , 7 т. (1970 1975 гг. ) • Таблицы для массовых (первая половина 1970 х гг. ); 1997 г. – модернизированный вариант; 2002 г. «Дополнения и изменения» .

• Таблицы для детских и школьных библиотек (первая половина 1970 х гг. ); 1998 – модернизированный вариант, 2008 г. 4 е изд. • Таблицы областных библиотек в 4 томах (1980 е гг. ) • Таблицы для массовых военных библиотек (1980 е гг. ) • Таблицы для краеведческих каталогов (1980 е гг. )

Современное состояние ББК В начале 2000 г. библиотеки соавторы ББК (РГБ, РНБ, БАН) приняли решение вести разработку трех основных вариантов таблиц: • Полных; • Средних; • Сокращенных, Эталонными являются полные таблицы ББК. Все таблицы должны быть согласованы между собой по структуре и индексации и могут различаться лишь степенью детализации (глубиной раскрытия содержания).

Издание средних таблиц Библиотеки – соавторы ББК решили, что в первую очередь подготовят средние таблицы ББК в восьми выпусках. 2001 г. – 1 й выпуск 60/63 Социальные науки в целом. Обществознание. История. Исторические науки. 2002 г. – дополнительный выпуск «Таблицы типовых делений»

2005 г. – 2 й выпуск 65/68 Экономика. Экономические науки. Политика. Политология. Право. Юридические науки. Военное дело. Военная наука. 2007 г. 3 й выпуск 4/5 Сельскохозяйственные и лесохозяйственные науки. Сельское и лесное хозяйство. Медицинские науки. Здравоохранение. Издание распространяется по подписке.

ББК получила признаний как одна из крупнейших универсальных систем мира. По количеству понятий она сравнима с УДК. По комбинационным свойствам ББК значительно опережает крупнейшие классификации США (Десятичную классификация М. Дьюи и Классификацию Библиотеки Конгресса).

Государственный рубрикатор научно технической инфор мации (ГР НТИ) ГР НТИ — универсальная комбинационная классификационная система, предназначенная для систематизации документов в центрах НТИ. Она выполняет также функции языка посредника между другими классификациями, используемыми в АИС.

Разработчиком Рубрикатора является Всероссийский институт научно технической информации (ВИНИТИ). Основные функции ГР НТИ: • определение тематического охвата информационных служб, систем, баз и банков данных; • формирование информационных массивов в целях обмена; • систематизация материалов в информационных изданиях; • индексирование документов и их поиск по рубрикам; • адресация запросов в информационных сетях. ГР НТИ является базой для разработки и совершенствования системы локальных (отраслевых, тематических, проблемных) рубрикаторов в информационных центрах. Сокращенный вариант ; полный вариант

Десятичная классификация М. Дьюи (ДКД) ДКД (Dewey Decimal Classification, DDC) — универсальная комбинационная КС. Разработанна в 1876 г. американским библиотековедом Мелвилем Дьюи (1851— 1931). Создавалась для систематической расстановки книг в публичных библиотеках США.

Издание ДКД При жизни автора было опубликовано 12 изданий. В 1996 г. вышло полное четырехтомное 21 е издание, которое переведено на русский язык (издано 2000 г. ГПНТБ). С 1894 г. параллельно с полным издается сокращенный вариант ДКД в одном томе. В 2004 г. опубликовано его 14 е издание на английском языке. С 1993 г. ДКД выпускается не только в книжном варианте, но и на оптическом диске (CD ROM).

Использование ДКД В США ДКД используют 95% публичных и школьных библиотек, 25% библиотек колледжей и университетов, 20% специальных библиотек. На базе основных делений ДКД: • создан браузер для поиска ресурсов в Интернете • строится структура Каталога OCLC (On. Line Union Catalog – «Онлайновый сводный каталог» ), современное название – World. Cat ( «Всемирный каталог» ).

Web сайт OCLC – oclc. org – работает на шести языках, 24 часа в сутки, так как обслуживает библиотеки, находящиеся во всех часовых поясах земного шара. Сегодня в OCLC представлено более 41 тысячи библиотек из 82 государств. В нем на конец 2010 г. имелось более 50 миллионов записей на 400 языках народов мира. Русский язык по числу записей занимает шестое место (после английского, французского, немецкого, испанского, японского).

Классификатор правовых актов (КПА) КПК – перечислительная классификационная системам специального назначения. КПК вступил в силу в соответствии с Указом Президента РФ от 15. 03. 2000 № 511 (с изменениями от 5 октября 2002 г. , 28 июня 2005 г. ) Текст Рекомендован органам государственной власти для использования при формировании БД правовой информации и при автоматизированном обмене правовой информацией. Разработан Главным государственным управлением Президента РФ совместно с Российским фондом правовых реформ и компанией «Консультант Плюс» .

Значение единой система классификации ПА: • оказывает влияние как на процесс законотворчества, и правоприменительную практику; • служит развитию российского законодательства; • способствует формированию в России единого информационно правового пространства; • используется при ведении банков данных правовой информации в государственных и коммерческих службах; • организуются фонды нормативно правовых документов библиотеках России.

Межгосударственный классификатор стандартов (МКС) МКС — КС специального назначения. Введен в действие постановлением Госстандарта РФ с 1 января 1997 г. Распространяется на все государственные и отраслевые стандарты и технические условия, проходящие государственную регистрацию и принятые Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации. Текст Изменения и дополнения к МКС вносятся по мере необходимости и публикуются в периодическом издании «Информационный указатель стандартов» . Ведение МКС осуществляет Всероссийский научно исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ)

МКС применяется в организациях и библиотеках, обладающих фондами стандартов и технических условий. Предназначен для: • построения каталогов, • указателей, • формирования баз данных международных, межгосударственных и национальных стандартов и других нормативно технических документов по стандартизации.

Схема единой классификации (СЕК) иерархическая комбинационная классификация. Используется с конца 70 х гг. XX в. в отечественном архивоведении. Отраслевые отделы: • Государственное строительство. Государственная власть (индекс А). • Охрана государственности (индекс Б/3). • Общественно политическая жизнь (индекс И/К). • Народное хозяйство (индекс Л/Т). • Культура. Наука. Здравоохранение (индекс (У/Я). Кроме этой классификации, в архивах получили распространение ББК и УДК.

3. Общая методика систематизации Принципы систематизации: • систематизация изданий по их основному содержанию; • систематизация по области применения.

Систематизация состоит из нескольких взаимосвязанных и последовательно выполняемых процессов: • анализ содержания документов как объекта систематизации; • выявление и отбор смысловых компонентов (понятий) в содержании документа и соотнесение их с рубрикой в алфавитно предметном указателе; • проверка найденного индекса по основным таблицам классификаций (обращать внимание на отсылки к родственным отделам и методические указания)

• принятие классификационного решения, которое выражают одним или несколькими классификационными индексами; • использование вспомогательных таблиц (типовые делениям в ББК или определители в УДК) (в случае необходимости); • оформление классификационного решения на карточке, в источнике или в машиночитаемом виде при вводе в базу данных