СИСТЕМА ЗАКОНОВ ОРГАНИЗАЦИИ Законы организации и их

СИСТЕМА ЗАКОНОВ ОРГАНИЗАЦИИ Законы организации и их взаимодействие

Основой теории организации является теория систем. Признаки системы: v множество элементов v единство главной цели для всех элементов v наличие связей между этими элементам v целостность и единство элементов vструктура и иерархичность vотносительная самостоятельность vчетко выраженное управление Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную область внутри системы (например, экономическая, организационная подсистема).

Основные свойства системы: vстремление сохранить свою структуру (основано на объективном законе организации — законе самосохранения; vпотребность в управлении (существует набор потребностей человека, животного, общества, стада животных и большого социума); vналичие сложной зависимости от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств своих элементов).

Основная классификация систем — разделение их на три подсистемы: техническую, биологическую и социальную. Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием че ловека как субъекта и объекта управления в совокупности взаи мосвязанных элементов. Социальная система может включать биологическую и техническую, а биологическая — техническую. Системы подразделяются на искусственные и естественные, открытые и закрытые, детерминированные и стохастические, жесткие и мягкие. Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации.

В любой организации имеются управляемые, частично управляемые и неуправляемые процессы. Каждый процесс включает четыре составляющие: входное воздействие, преобразование входного воздействия, результат преобразования входного воздействия, влияние результата на входное воздействие. Зависимости между входными воздействиями и выходными результатами могут иметь различный вид (табличные, графические, формульные, словесные; набор параграфов, статей, инструкций, положений). Зависимости могут быть: объективными и субъективными, кратковременными и долговременными, моральными и аморальными. Объективные формируются независимо от воли и сознания людей. Субъективные зависимости формируются людьми для реализации глобальных целей организации или страны.

Из категории «зависимость» вытекает понятие «закон» . Законы в обществе понимают в следующих смыслах: 1) как нормативные акты, принятые и утвержденные в установленном порядке высшими органами государственной власти. Такие законы имеют субъективный характер. 2) как существенные, устойчивые, повторяющиеся отношения между явлениями в природе и обществе. Эти законы – объективные. Объективные законы носят название законов организации, а субъективные — законов для организаций.

Закономерность является частью закона. Закон или закономерность с позиций менеджмента можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения. Таким образом, закон (закономерность) имеет механизм действия и механизм использования. Механизм действия — это формирование зависимости выходных параметров от входных; определение допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования. Механизм использования — это набор правил и норм для реализующего механизм действия работника с указанием перечня его прав и ответственности.

Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от страны, географического расположения, сферы деятельности организации. Особенное — это часть закона, не меняющая его сути и отражающая особенности организаций как социальной системы. Законы организации образуют теоретический фундамент. Они способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному и позволяют правильно оценить возникающую ситуа цию и анализировать опыт.

Закон синергии

Любая организация характеризуется следующими основными элементами: ØПроизводительность ØЗаинтересованность ØНаучный потенциал ØОтношение к внешней среде ØМикроклимат в коллективе ØКадровый потенциал ØТехнический потенциал ØПерспективы развития ØИмидж

Значения представленных элементов определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Потенциал организации зависит от каждого работника и их расстановки, технологической оснащенности и профессионализма руководителей. Различные сочетания элементов этих потенциалов могут создать большой набор возможного потенциала организации: от очень низкого до очень высокого. Низкий потенциал может возникнуть, например, приобретении организацией набора некомплектного оборудования и слабого профессионального уровня работников; при увольнении работников, генерирующих идеи; приеме на работу конфликтного работника. Высокий потенциал может возникнуть, например, приобретении орга низацией современной компьютерной техники; приеме на работу совместимых с коллективом работников; при совпадении целей организации с целями подавляющего большинства работников.

При этом потенциал организации может меняться двумя способами: • пропорционально привлечению дополнительных ресурсов; • скачкообразно (существенно больше привлечения дополнительных ресурсов). Процесс резкого повышения потенциала аналогичен резонансу, т. е. резкому усилению деятельности в результате совпадения набора элементов и оптимального сочетания их характеристик. В теории управления процесс существенного усиления или ослабления потенциала какой то материальной системы носит название синергии. Таким образом, синергия может вызывать как резко положительные, так и резко отрицательные последствия.

Закон синергии: Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров и т. д. ), либо существенно меньше. Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.

Закон самосохранения

Закон самосохранения: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой по тенциал (ресурс). В аналитическом виде данный закон имеет следующий вид: Общая сумма созидательных ресурсов организации должна быть больше суммы внешних и внутренних разрушительных ресурсов

Левая часть в формуле носит название «энергия удержания» (У), а правая часть — «энергия ликвидации» (Л). Формулу можно представить в виде: У > Л.

Реакция компании на внешние или внутренние отрицательные воздействия может привести либо к созидательным, либо к разрушительным явлениям. Это частично определяется рядом факторов. К внутренним факторам относятся: • философия организации; • принципы ее деятельности; • использование ресурсов и технологии; • качество и уровень реализации маркетинга. Внешними факторами являются: • демографические; • экономические и политические; • развитие науки и техники; • развитие культуры, в том числе культуры взаимодействия между организациями.

Перечисленные факторы, реализуясь в конкретные действия, могут существенно повысить ресурс организации. В частности, руководитель организации должен: • иметь в запасе новую технологию производства товара или услуги; • постоянно повышать профессионализм персонала; • иметь и поддерживать связи с внешней средой; • иметь своих информаторов в среде конкурентов; • создавать союзы взаимного страхования с аналогичными организациями; • в уставном капитале организации увеличивать долю ликвидного имущества; • иметь дополнительный источник существования.

Для анализа положения организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР), определяемый как Таким образом, если в организации серьезно поставлена аналитическая работа, то ее специалисты способны раньше распознать надвигающуюся опасность, оперативнее отреагировать на нее и с большей вероятностью избежать или уменьшить неприятности. разность ресурсов удержания и ликвидации, деленный на суммарный объем ресурсов удержания.

Закон самосохранения, как уже отмечено выше, относится к объективным законам. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта. Первый вариант: руководитель и подчиненные ничего не знают о законе самосохранения. Результат стихийного действия закона. До тех пор пока организация, по представлениям руководителя и персонала, функционирует успешно, закон себя практически не проявляет и не беспокоит руководителя. При нарастании неблагоприятных воздействий (увеличивается энергия ликвидации) организация в лице всего коллектива начинает сопротивляться (наращивать энергию удержания). Чаще всего такое сопротивление носит спонтанный и криминальный характер (увеличение продолжительности рабочего дня, конфликты, подделка финансовых документов и т. д. ). Естественное стремление быстро нарастить энергию удержания приводит к неоправданным и часто невосполнимым затратам. Например, берут срочные кредиты под большие проценты, оставляя в качестве залога готовую продукцию или ликвидную недвижимость. Не всегда организации удается расплатиться с кредиторами в срок. Действие закона приводит к быстрому уменьшению энергии удержания.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Результат действия закона. В статическом режиме, когда наблюдается стабильность в преобладании энергии удержания над энергией ликвидации, руководитель лишь наблюдает за изменениями в благоприятных уровнях самосохранения и формирует потенциальные ресурсы удержания. Персонал при этом вообще не интересуется самосохранением и не формирует долгосрочных ресурсов выживания. При перемещении организации в неблагоприятные уровни персонал начнет активизироваться: часть работников покинет организацию, уменьшив тем самым энергию удержания, а другие будут спешно предлагать руководителю сомнительные варианты наращивания энергии удержания или ослабления энергии ликвидации. Для руководителя это очень тя желые времена.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе самосохранении. Результат действия закона будет благоприятным для организации. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности заранее предполагают, что организация в условиях рыночной экономики может оказаться в неблагоприятных условиях. Дорожа своим рабочим местом, они в плановом порядке постепенно создают новые ресурсы, укрепляют старые связи, снижают отрицательные возмущающие влияния или переводят их на пользу себе. Первый вариант представляет типичную добросовестную работу на уровне здравого смысла. Третий вариант характеризует профессиональный подход к деятельности организации. Механизм действия и конечные результаты при этих вариантах существенно различаются.

Закон развития

Как известно, развитие — это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Различают две формы развития: эволюционную, связанную с постепенными количественными и качественными изменениями (изменение сознания сочетается с изменениями материи); революционную, характеризующуюся скачкообразным неосознанным переходом от одного состояния материи к другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса.

Выделяют прогрессивное и регрессивное развитие. Прогрессивное развитие — это переход от низшего к высшему, от менее к более совершенному, регрессивное — это деградация, пониже ние уровня знаний и отношений, переход к изжившим себя ранее или уже пройденным формам и структурам. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют диалектическое единство.

Развитие организаций обусловлено следующими факторами: • изменениями внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др. ), • изменениями внутренней среды (перемещения работников, переход на новые технологии и др. ); • потребностями и интересами человека и общества (потребность в самовыражении и самопроявлении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др. ); • старением и износом материальных элементов (оборудования, человека, технологии); • изменениями экологии (загрязнение или очищение среды, сокращение или увеличение флоры и фауны); • техническим прогрессом; • глобальным состоянием мировой цивилизации.

Развитие основано на жизненном цикле любой материальной системы, который включает восемь взаимосвязанных этапов: порог нечувствительности (Э 1), внедрение (Э 2), рост (Э 3), зрелость (Э 4), насыщение (Э 5), спад (Э 6), крах (Э 7) и ликвидация или утилизация (Э 8).

Восемь этапов включают как прогрессивное, так и регрессивное развитие. Тангенс угла наклона кривой на этапах внедрения, роста, зрелости спада и краха определяет принадлежность развития к эволюционной или революционной форме, спаду или подъему. Значения угла в диапазоне 50 — 60° свидетельствует о революционной форме развития, диапазон 10 — 30° — эволюционной форме развития, промежуточный диапазон 30 — 50° — это период постепенного перехода к перечисленным формам, диапазон 0 — 10° — это стабилизация или изменение запасов. Поло жительное значение тангенса свидетельствует о подъеме, а отрицательное — о спаде.

Закон развития: каждая материальная систе ма стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла. В аналитическом виде данный закон записывается: где Rj — потенциал системы на этапе j жизненного цикла; Rij — потенциал (ресурс) системы в области i (экономика, по литика, финансы) и на этапе ; j R max —запланированные результаты по конкретным видам дея тельности (в бизнес плане или в других документах).

Закон развития опирается на ряд принципов: инерции, эластичности, непрерывности и стабилизации. . Принцип инерции (или запаздывания) состоит в том, что изменение потенциала системы Rj начинается спустя некоторое время (Т 3) после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время (ТП) после их окончания.

Т 3 время запаздывания, Тп время продолжения В организациях инерция проявляется в функционировании устаревшего оборудования, в использовании устаревших знаний и навыков, в деятельности отживших организационных структур. Инерция очень свойственна человеку независимо от его возраста. Она проявляется в традициях, обрядах, стереотипах мышления, нормах поведения.

Принцип эластичности состоит в том, что скорость (Сп) изменения потенциала системы RJ зависит от самого потенциала RJ, т. е. : Cu = F(Rj). Скорость изменения потенциала или суммы ресурсов определяется углом подъема или спада кривой изменения ресурса в зоне эластичности. Если угол малый, то говорят о малой эластичности системы, т. е. система не очень восприимчива к воздействиям и малые воздействия могут пройти мимо нее незаметно. Если угол большой, то говорят о большой эластичности системы, ее активной восприимчивости. На практике эластичность системы оценивают в сравнении с другими системами исходя из статистических данных или классификаций.

Разные организации по разному реагируют на одни и те же события в зависимости от профессионализма персонала, технического, организационного и культурного уровня самой организации. Примеры поведения организаций с высокой эластичностью: • при скачкообразном увеличении спроса на продукцию организация быстро задействует резервные мощности и привлекает смежные организации; • при резком долговременном уменьшении спроса на продукцию работники организации в короткие сроки разработали, освоили и стали выпускать новую продукцию, пользующуюся большим спросом.

Факторы, влияющие на эластичность организации Эластичность организации Увеличение Университетская основного персонала Уменьшение подготовка Профессиональная основного персонала подготовка Универсализация производства Специализация производства Резервирование (страхование) Работа на всех производствен ных мощностях Изоляция от внешней среды (создание Сильная собственной инфра структуры) среды зависимость от внеш ней Унификация изделий и их состыковка Полная свобода на габариты с другими характеристики изделий Введение ГОСТов и ОСТов Отсутствие обязательных норм Ротация кадров Сокращение текучести кадров и

Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения потенциала системы Rj идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения. Кажущаяся дискретность (прерывистость) изменения потенциала системы часто объясняется взглядом со стороны, когда не замечается текущая работа, приводящая (трансформирующаяся) к новому качеству или количеству.

Принцип стабилизации состоит в том, что система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы Rj. Стабилизация осуществляется включением новой продукции, услуги в деятельность организации. Так, не дожидаясь спада продукции А, необходимо включить в деятельность организации новую продукцию Б, а затем аналогично продукцию В и продукцию Г и т. д. В таком случае и образуется зона стабилизации ресурсов. Исходя из рассмотренного принципа для стабилизации профессионального уровня персонала организации необходимо соз дать систему постоянного обучения сотрудников. Если такого обучения нет, то этот процесс все равно будет идти, но спонтанно и неэффективно.

Однако, успешное развитие и рост организации могут привести к синдрому большого бизнеса, который характеризуют следующие признаки: • крайне централизованный и разбухший аппарат управления; • всеохватывающая система специальных форм и процедур для принятия обычных, повседневных решений; • рост числа всякого рода совещаний для выработки таких решений; • передача решений и ответственности из одного отдела в другой. Снять этот синдром позволяют методы регрессивного развития путем движения назад к более простым структурам.

В практике реализации закона развития имеются три варианта. Первый вариант: руководитель и подчиненные ничего не знают о законе развития. Результат стихийного действия закона. В любой организации у руководителей и персонала постоянно ощущается стремление обезопасить себя путем наращивания ресурсов на всякий случай. И это стремление очень понятно и жизненно. Но на эту продукцию были затрачены немалые ресурсы! Таким образом, по умолчанию идет процесс бессистемного наращивания потенциала. Так, на этапе внедрения у работников и руководителей любой организации сильны романтические представления о будущей конкурентной способности и прибыльности их продукции. Это будет подталкивать к интенсификации и расширению производства, привлечению дополнительных инвестиций. Характер наклона кривой внедрения будет приближаться к революционной форме. Груз накопленного потенциала в организации снизит ее маневренность или даже не позволит ей выйти на этап роста, и коэффициент этапа Э 3 будет очень мал. Израсходовав все ресурсы, компания может прервать свой жизненный цикл.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Результат действия закона. Основу деятельности руководителя будет составлять бизнес план, в рамках которого разрабатывается ресурсное обеспечение по этапам жизненного цикла продукции. Поэтому запасов практически не должно быть. Отсутствие запасов будет восприниматься персоналом болезненно и персонал будет предпринимать меры по их созданию. У руководителей, специалистов и рабочих ряда организаций всегда имеется неприкосновенный запас ресурсов, с которым они чувствуют себя более уверенными. Однако эти запасы требуют дополнительных площадей, охраны, и т. д. У профессионального руководителя очень трудная задача — убедить подчиненных в ненадобности дополнительных ресурсов. Таким образом, этот вариант очень тяжел для руководителя. Результаты действия закона развития будут зависеть от ряда факторов, в том числе от стиля управления, авторитета руководителя, заинтересованности работников.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе развития и могут им управлять. Результат действия закона будет проявляться в снижении се бестоимости роизводства и увеличении п оборачиваемости обо ротных средств. При этом весь персонал в рамках своих полно мочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное дейст вие закона.

Закон композиции и пропорциональности (Закон гармонии)

Любой вид деятельности человека связан с использованием каких либо ресурсов: компьютерных, информационных, материальных, трудовых и т. д. Каждый набор ресурсов должен быть достаточно полным для успешного проведения работ. Любой человек стремится для осуществления своей деятельности иметь необходимые ресурсы (композицию) в такой пропорции, которая бы обеспечила ему удобство и оперативность в работе. Следовательно, композиция и пропорциональность (гармония) – это естественный процесс в жизни человека. Гармония – это эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации от государства до одного человека. Формулировка закона композиции и пропорциональности: Каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданном соотношении (пропорции).

Закон информированности и упорядоченности

Информационная среда является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и других, а также наличие между ними установленного взаимодействия (взаимовлияния). Управленческая информация – это данные, необходимые для принятия управленческого решения. Информация делится, как правило, на 2 класса: 1) объективная (то, что можно подтвердить документально); 2) субъективная (отражённая информация, организованная людьми).

Задача субъекта управления в информационной среде управления – это выделить из информации наиболее важную часть и отделить ценную информацию от слухов, которые бывают нужными и ненужными.

Объём характеризует полноту информации для принятия решения, имеет 3 уровня: избыточная информация; субминимальный; недостаток информации. 1 й уровень повышает качество решения, но увеличивает его стоимость. 2 й уровень: это минимально полный объём; каждый руководитель решает, какой это объём. 3 й уровень – недостаток информации увеличивает степень риска, может привести к неправильному решению, требует специальных методов обработки. Иногда недостаток создаётся искусственно, например засекречивание информации, монополизация информации.

Достоверность информации характеризуется 3 уровнями: абсолютный (100%); доверительный (80% и более); негативный (менее 80%). Ценность характеризуется снижением уровня затрат, ресурсов на принятие решения. Это самая привлекательная характеристика, т. к. она характеризует информацию как товар. Имеется 4 уровня ценности информации. нулевой (не снижаются затраты); средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более, чем на 10%); высокий (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более, чем в 2 раза); сверхвысокий (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более, чем в 10 раз). Это новые технологии, новая продукция, маркетинговые исследования.

Насыщенность характеризуется соотношением полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной. Выделяют 3 уровня: высокий (80% полезной и 20% фоновой); нормативный (50 – 80% полезной); низкий (менее 50% полезной). Насыщенность информации – это искусство управления. Открытость – это возможность предоставления информации различному контингенту пользователей 3 уровня: секретная информация; конфиденциальная; публичная.

Конечная информация, используемая руководителем для разработки управленческого решения должна иметь: ценность – средний и высокий уровень; достоверность – абсолютная; насыщенность – средний уровень; открытость – конфиденциальная или публичная (если не секрет предприятия); объём – на усмотрение. Эффективность использования информации – это отношение результата (ценность) к затратам (объём, насыщенность, достоверность, открытость).

Закон информированности – упорядоченности: Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большую вероятность устойчивого функционирования она имеет. Руководитель должен заботиться о внедрении передовых информационных технологий, например, автоматизированных рабочих местах (АРМ), о повышении квалификации рабочих, о создании информационных баз.

Закон единства анализа и синтеза

Анализ и синтез являются элементами биологического и интеллектуального развития. Анализ (декомпозиция) состоит в разделении целого на части и в представлении сложного в виде простых составляющих, изменение этих частей, добавление новых или ликвидация некоторых из них для более эффективной деятельности или удобства исследования. Синтез (агрегирование) – это обратный процесс, т. е. соединение, объединение (мысленное или реальное) обновленного набора простых составляющих объекта в единое целое, согласование их деятельности для более эффективной деятельности или удобства исследования простых составляющих объекта в единое целое.

Аналитичность проявляется в большом количестве наук и в процессе возникновения всё более узких областей наук. Синтетичность приводит к развитию обобщающих наук о природе, обществе и т. п. , а также пограничных наук (например, бионика). Синтез осуществляется обычно на базе взаимной необходимости. Получение при объединении элементов нового целого, потенциал которого больше суммы потенциалов, входящих в него элементов, называется эмерджентностью. Процедуры разделения и объединения в природе и искусственных организациях идут постоянно и циклично.

Скорость и результат преобразований зависят от созидательных ресурсов компании, а также от диапазона изменения внешней или внутренней среды. Закон единства анализа и синтеза: Каждая материальная система (живой организм, социальная организация, предприятие и т. д. ) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или выполняемых функций.

Вывод

Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они являются составной частью управленческой технологии организации. В любой технологии действует принцип аксиома: все элементы целого должны соответствовать другу, иметь между собой связи и иерархию, а также реализовывать общую цель. Этот принцип соответствует определению системы. Перечисленные выше законы организации будут эффективно работать на организацию, если руководитель сумеет найти их разумное сочетание, выделит главный на текущий момент закон и обеспечит подчинение ему всех других для достижения глобальной цели организации.

Закон информированности упорядоченности, закон самосохранения и закон развития — это функциональные законы, связанные с организацией как процессом. Закон синергии, закон единства анализа и синтеза и закон композиции и пропорциональности — это структурные законы, связанные с организацией как явлением.

Законы оказывают друг на друга как положительное, так и отрицательное влияние. Например, 1) по закону синергии путем увеличения до известных пре делов численности персонала можно добиться резкого увеличения потенциала организации, что соответствует закону развития, однако закон композиции и пропорциональности и закон единства анализа и синтеза будут тормозить такое расширение; 2) выполнение руководителем требований закона композиции и пропорциональности обеспечивает стабильность организации, однако это противоречит закону самосохранения, который требует быстрой перестройки в условиях рыночной экономики.

Разобраться в пересечениях законов непросто даже для профессионала. Принцип единства дает подход для эффективного использования приведенного набора законов. Этот подход состоит в следующем. Законы имеют объективный характер и поэтому будут выполняться независимо от нашего желания, т. е. набор элементов (законов) уже задан. Задачи руководителя: • из списка целей организации выявить основную (на месяц, квартал, год); • выбрать из набора главенствующий закон, которому следует уделить основное внимание • подчинить реализацию остальных законов главенствующему; • добиться соответствия законов другу путем установления пропорций, приоритетов и сроков их выполнения. Невыполнение принципа единства приводит к ухудшению показателей производственно хозяйственной деятельности. Таким образом, знание и профессиональное использование законов организации обеспечивает эффективную деятельность различных организаций.