СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ MS ACCESS Тема 2

СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ MS ACCESS Тема 2. Створення і редагування таблиць СУБД MS Access. ПЛАН 1. Таблиці і способи їх створення. 2. Побудова таблиць у вікні Конструктора. 3. Поняття “первинний ключ” і його призначення. 4. Модифікація структури таблиці. 5. Введення і редагування даних.

Література 1. Ахаян Р. , Горев А. , Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб. : Питер, 1997. – 704 с. 2. Бойс Дж. , Фаллер С. , Джилгер Р. Использование Microsoft Office 97. – К. ; М. ; СПб. : Изд. Дом Вильямс, 1998. – 1120 с. 3. Вейкас Дж. Эффективная работа с Microsoft Office 97. – СПб. : Питер, 1999. – 975 с. 4. Праг К. Н. , Амо У. С. , Фоксел Дж. Секреты Access 97. – М. : Диалектика, 1997. – 500 с. 5. Михеева В. Д. , Харитонова И. А. Microsoft Access 2003. – СПб. : БХВ-Петербург, 2004. – 1072 с.

Таблиці та способи їх створення Створення таблиці складається з двох етапів: q визначається її структура: склад полів, їхні імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля й інші властивості полів; q запис таблиць і їх заповнення.

Порядок створення таблиці

Створення нової бази даних

Створення таблиці за допомогою Майстра Застосовують при побудові типових таблиць. MS Access містить ряд таблиць, які можна використовувати для створення типових баз даних, що заощадить час.

Створення таблиці в режимі Таблиці

Створення таблиці в режимі Конструктора Режим Конструктора дає більш широкі можливості щодо визначення параметрів створюваної таблиці і є основним способом створення структури таблиці. Структура таблиці задається у вікні Конструктора.

Текстовый – символьні та числові дані, які не потребують обчислень. Поле даного типу може містити до 255 символів. Поле МЕМО – призначене для введення текстової інформації, що за об’ємом перевищує 255 символів. Таке поле може містити до 65535 символів.

Числовой – використовується для збереження числових даних, котрі використовуються в математичних розрахунках. Денежный – тип даних, який рекомендується використовувати при виконанні грошових розрахунків, так як він забороняє округлення в процесі обчислень. Точність обчислень коливається в межах від 1 до 4 десяткових знаків після коми.

Дата/время – тип для представлення дати і часу. Дозволяє вводити дати з 100 до 9999 року. Счётчик – поле містить унікальний номер, який визначається Access автоматично для кожного нового запису або випадковим чином, або шляхом збільшення попереднього значення на 1. Логический (Yes/No) – логічне поле, котре може містити два значення Да/Нет.

Поле объекта OLE – містить посилання OLE-об’єкт (лист MS Excel, документ MS Word, звук, малюнок тощо). Гиперссылка – дає можливість зберігати в полі посилання, за допомогою якого можна звертатись до будь-якого фрагменту даних всередині файлу або Web-сторінки на тому ж комп’ютері, на комп’ютері локальної мережі або в Інтернет.

Властивості поля

Размер поля – для текстового поля ця властивість визначає максимальну кількість символів, а для числових полів – тип та розмір чисел, які в ньому зберігаються. Формат поля – вказує формат відображення із поля в режимі Таблиці. Число десятичных знаков – вказує кількість десяткових знаків після коми.

Маска ввода – дозволяє автоматизувати перевірку введення символів в поле. Вона використовується до таких полів, як номер телефону, дата тощо. Подпись – задає назву відповідного поля таблиці. Значение по умолчанию – вказує значення, котре автоматично додається в поле для кожного нового запису, якщо це значення не введено користувачем.

Условие на значение – визначає умову (обмеження), котра накладається на дані, що вводяться у відповідне поле. Сообщение об ошибке – визначає те повідомлення, котре буде видаватися користувачеві, якщо при введенні даних не виконується умова, вказана у властивості Условие на значение. Обязательное поле – визначає необхідність введення даних у відповідне поле.

Индексированное поле – визначає, чи є відповідне поле індексованим, і якщо є, то в якому режимі. Існують два режими індексування: Совпадения допускаются і Совпадения не допускаются. У першому випадку поле може містити значення, які повторюються, у другому – ні.

Поняття “первинний ключ” та його призначення Первинний ключ містить інформацію, яка однозначно ідентифікує запис. Для визначення первинного ключа необхідно вибрати поле ( або поля), які є зв’язуючими і на панелі інструментів в режимі Конструктора натиснути піктограму, котра має вигляд.

Якщо первинний ключ не створено, MS Access запропонує його створити, оскільки таблиця повинна мати ключове поле для встановлення зв’язків з іншими таблицями бази даних. У випадку позитивної відповіді буде створено ключове поле Код із типом даних Счетчик. Для ключового поля автоматично будується індекс. Якщо ключове поле одне, то будується простий індекс, при більшій кількості ключових полів – складний індекс.

Контрольні питання 1. Назвіть етапи створення таблиць. 2. Пояснити способи створення таблиць. В яких випадках кожен з них використовується? 3. Порядок створення таблиці. 4. Перелічити типи даних. 5. Пояснити призначення типу Текстовый та поле МЕМО. 6. Пояснити призначення типу Числовой та Денежный. 7. Пояснити призначення типу Дата/время та Счётчик.

8. Пояснити призначення типу Гиперссылка та поле OLE. 9. Пояснити властивість Размер поля. 10. Пояснити властивість Формат поля. 11. Пояснити властивість Маска ввода. 12. Пояснити властивість Условие на значение. 13. Пояснити поняття “первинний ключ”. 14. Індекси та їх призначення. 15. Дати визначення простого та складного індексу.