Система управления организации и её основные элементы Выполнила

Система управления организации и её основные элементы Выполнила студентка гр. 08 -Э-2 Кириллова Ольга Проверил: проф. Сергунов В. С.

Содержание : I. Организация как объект управления II. Система управления организации II. 1. Цели и функции современной организации II. 2. Общие принципы и методы управления II. 3. Оптимизация систем управления организации III. Основные элементы управления и их взаимосвязь III. 1. Цели III. 2. Структура III. 3. Технология III. 4. Персонал III. 5. Управление III. 6. Финансы III. 7. Взаимосвязь основных элементов организации III. 8. Роль информации в системе управления организации Заключение

I. Организация как объект управления Единство людей, образующих коллектив, и условий их деятельноcти образуют содержание такого понятия, как «организация» . Функционирование организации как объекта управления предполагает реализацию всех управленческих функций в процессе принятия как долгосрочных, так и краткосрочных управленческих решений; оно связано с подготовкой и проведением различного рода изменений технического, структурного и поведенческого характера. На создание, функционирование и развитие организации в качестве объекта управления оказывает воздействие не только внутренняя, но и внешняя среда. Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации. Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их.

2 подхода к рассмотрению организации как объекта управления Механический подход Органический подход (Пол. XXв. Ф. Тейлор, Афайоле, М. Вебер и др) Организация функционирующая как механизм, имеет сходство с машиной. Она работает по установленному порядку, эффективно, надежно. Работу, выполняемую в тот или иной момент времени, можно предвидеть, так как она заранее запланирована. Основные признаки: централизованная функциональная структура, детальные правила и инструкции, жесткая иерархия, четкое распределение задач и обязанностей и строгий контроль за их выполнением, формализация и дегуманизация процедур и отношений между людьми. Недостатки: неспособность организации быстро адаптироваться к меняющимся внутренним и внешним условиям и обстоятельствам, потенция ее превращения в бессмысленную бюрократическую систему (А. Файоль) отражение современных тенденций и развитии теории организации и управления. Школа человеческих отношений, теории мотивации позволили по новому взглянуть на организацию, выделив в качестве основной ее характеристики человеческий аспект: людей и их желания. Было отмечено, что люди и группы, так же, как и биологические организмы, действуют более эффективно тогда, когда их потребности удовлетворены.

II. Система управления организации одно из ключевых понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

II. 1. Цели и функции современной организации Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционирования и развития. Выбор цели представляет, как правило, некий процесс компромиссов между интересами различных групп. Рис. Основные группы, влияющие на определение цели организации

Дерево Целей На практике часто используется упорядоченная, иерархическая модель, называемая ДЕРЕВОМ ЦЕЛЕЙ.

Для построения «дерева целей» я воспользуюсь гипотетической организацией, а именно предприятием «Сеть ресторанного питания» . Миссия: Удовлетворение потребности населения в качественной пище с высокой скоростью обслуживания. 1. Увеличение доли рынка на 3 -5 % ежегодно 1. 1 Маркетинговые исследования 1. 1. 1. Сегментация рынка 1. 1. 2. Анализ конкурентов 1. 1. 3 Изучение спроса 1. 2. Разработка концепции рекламы 1. 2. 1 Участие в ярмарка 1. 2. 2 Разнообразные эксклюзивные эмблемы и слоганы 1. 2. 3 Массовые рекламные акции 1. 3 Привлечение новых клиентов 1. 3. 1 Контроль за качеством продукции 1. 3. 2 Повышение качества обслуживания в виде снижения жалоб на обслуживающий персонал 1. 4 Расширение сети ресторанов. Ежегодно ввод в эксплуатацию нового ресторана 2. Максимизация прибыли 2. 1. Ввод нового оборудования и технологий 2. 1. 1 Проведение собственных исследований 2. 1. 2 Отслеживание перспективных разработок НТП 2. 2 Снижение себестоимости на 5 % ежеквартально 2. 2. 1 Повышение производительности труда на 15 % ежеквартально 2. 2. 2 Снижение издержек производства на 20 % ежегодно 2. 3 Сохранение постоянных клиентов 2. 3. 1 Предоставление различных скидок 2. 4 Усовершенствование процесса управления 2. 4. 1 Обеспечение постоянного потока информации 3. Формирование положительного имиджа ресторана быстрого питания 3. 1 Благотворительные акции, спонсорство 3. 1. 1 Публичное отчисление средств на благотворительные нужды (детские дома, детские сады, малоимущие семьи) 3. 1. 2 Учреждение стипендий и грантов

Цели должны быть: Достижимыми Гибкими Измеримыми Конкретные Совместимые Приемлимые

Функции управления

Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют пос ледовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Организовывание — вторая функция управления, задачей которого является формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др. Мотивация — это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно тру диться для выполнения целей, поставленных в планах. Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результат работы организации. Координация — это функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации — достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) мед ними

II. 2. Общие принципы и методы управления Принципы: 1. Принцип единства политики и экономики. 2. Научность 3. Системность и комплексность. 4. Принцип единоначалия в управлении и коллегиальности в выработке решений. 5. Принцип централизации и децентрализации. 6. Принцип пропорциональности в управлении. 7. Принцип единства распорядительства в управлении 8. Принцип экономии времени. 9. Принцип приоритета функций управления над структурой 10. Принцип делегирования полномочий. 11. Принцип обратной связи. 12. Принцип экономичности. 13. Принцип эффективности. 14. Принцип мотивации.

Реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения различных методов. Методы управления это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей. Методы социальной мотивации Экономические методы Методы властной мотивации Организационно -распорядительные методы : Организационностабилизирующие методы Распорядительные методы Социальнопсихологические методы Дисциплинарные методы

II. 3. Оптимизация систем управления Система управления проблемная область оптимизации, т. к. для нее существует значительное ограничение мировоззрение высшего руководителя, которое может быть скорректировано в очень незначительной мере. Рассмотрим ЗАО «Рассвет» в части управления персоналом и предложим рекомендации по оптимизации. ЗАО «Рассвет» предприятие, производящее кожгалантерейные изделия. Для предприятия ЗАО «Рассвет» характерна высокая централизация. На это повлияли как внешние, так и внутренние факторы. Внешние факторы: установился определенных «круг» клиентов, изменение которого происходит по заранее известному сценарию; занимается однородной деятельностью; имеет большое конкурентное окружение. В связи с этими внешними факторами нужна четкая отлаженная система с удержанием власти на уровне начальника управления. Внутренние факторы: небольшой размер организации; необходимость постоянного контроля. В таблице представлен Анализ структуры промышленно производственного персонала:

Категории План Факт работников Структура, % Отклонение план факт Промышленнопроизводственный персонал, всего 200 194 100 -6 В том числе рабочие 150 145 75 74, 7 -5 - основные 120 118 60 60, 8 -2 - вспомогательные 30 27 15 13, 9 -3 Специалистов 20 22 10 11, 3 2 Технических 10 9 5 4, 6 -1 20 18 10 9, 3 -2 исполнителей Руководителей

На основании данных таблицы. можно сделать вывод, о том, что если по количественному составу план не был выполнен, то по структуре кадров, есть не большое недовыполнение по вспомогательным рабочим, техническим исполнителям и руководителям. При этом, следует отметить, тот факт, что основные производственные рабочие объединены в бригады пошива дорожно спортивной и женской сумки, включающие пошивщиц и клейщиц изделий, вставщиков деталей изделий и фурнитуры и в бригады раскроя, резки, комплектации и шелкографии. Анализируя профессиональный уровень кадров, следует отметить, что на данный момент все руководители имеют высшее образование, среди специалистов 14 человек имеют высшее образование, остальные 8 среднее специальное. Основные производственные рабочие имеют среднее специальное образование, вспомогательные общее среднее. Половозрастной состав представлен ниже: от 16 до 24 лет – 94 чел. , 51%. от 24 до 29 лет – 40 чел. , 20%. от 30 до 40 лет – 57 чел. , 29, 5%. от 40 до 50 лет – 3 чел. , 1, 5% То есть, на предприятие преобладают молодые работники, причем в основном женщины 152 человека (78, 4%). На основании отчета по труду проанализируем коэффициенты движения рабочей силы: коэффициент принятия (как отношение общего числа принятых рабочих в течении отчетного периода к среднесписочной численности работников за этот период) 259*100/152 = 123, 92% коэффициент выбытия (как отношение общего числа выбывших в течении отчетного периода к среднесписочной численности работников за этот период) 169*100/152 = 80, 86%

На ЗАО «Рассвет» можно предложить следующие мероприятия, связанные с улучшением использования рабочей силы: • определение и поддержание оптимальной численности персонала; • повышение уровня квалификации; обеспечение опережающего роста производительности труда по сравнению со средней заработной платой; • улучшение условий труда; • механизация и автоматизация всех производственных процессов; • обеспечение мотивации высокопроизводительного труда и др.

III. Основные элементы организации и их взаимосвязь. Цель — то, ради чего данная организация формируется и будет действовать в дальнейшем. Определение цели может быть дано двояким образом — для внешних наблюдателей, участников, пользователей продукцией организации и для ее собственных участников, сотрудников, включенных в процесс функционирования. Миссия — утверждение, раскрывающее смысл существования организации, специфику ее деятельности и основные Видение. То, как организация социальные обязательства. Примером предполагает двигаться к достижению подобного рода заявлений могут быть стратегических целей, как она видит следующие: Наша цель сделать мир пути и этапы достижения целей. меньше (телекоммуникационная Обычно это представление компания), Вместе с нами в будущее ориентировано не столько на (компьютерная техника), Нормальная клиентов, сколько на сотрудников техника — для удобной жизни (бытовая организации и ее стратегических

III. 2. Структура - это наличие отдельных частей и соотношения между ними, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействий между внутренними элементами. В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Достоинство простота, экономичность, предельное единоначалие. Основной недостаток высокие требования к квалификации руководителей. Сейчас практически не используется. Линейно-функциональная структура ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

Линейно-штабная структура управления Достоинства линейно штабной структуры Более глубокая, чем в линейной, проработка стратегических вопросов; некоторая разгрузка высших руководителей; возможность привлечения внешних консультантов и экспертов; при наделении функциональных подразделений правами функционального руководства такая структура хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления. Дивизионная структура управления Преимущества дивизионной структуры: она обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями; обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно штабной; более тесная связь производства с потребителями.

Преимущества структуры управления по проектам: высокая гибкость; сокращение численности управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами. Очень высокие требования квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта, который должен не только управлять всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учитывать место проекта в сети проектов компании; дробление ресурсов между проектами; сложность взаимодействия большого числа проектов в компании; Может быть охарактеризована как «решетчатая» организация, построенная на основе принципа двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функционального подразделения, которое предоставляет персонал и другие ресурсы руководителю проекта (или целевой программы), с другой, руководителю временной группы, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и ресурсы

III. 3. Технология — это способ преобразования сырья в искомые продукты и услуги, механизм работы организации по превращению исходных элементов труда в итоговые результаты, являющиеся целью деятельности организации. Тип совместной деятельности — это способ взаимодействия в рамках коллективного решения задач или проблем. Тип совместной деятельности описывает способ организации коллективного труда. üСовместно-взаимодействующий тип характеризуется обязательностью участия каждого в решении общей задачи, интенсивность труда исполнителей примерно одинакова, особенности их деятельности определяются руководителем и, как правило, мало изменчивы. Эффективность общей деятельности в равной степени зависит от труда каждого из участников. üСовместно-последовательный тип отличается от совместно индивидуального временным распределением, а также порядка участия каждого в работе. Последовательность предполагает, что вначале в работу включается один участник, затем — второй, третий и т. д. üСовместно-индивидуальный тип деятельности отличается тем, что взаимодействие между участниками труда минимизируется. Каждый из исполнителей выполняет свой объем работы, специфика деятельности задается индивидуальными особенностями и профессиональной позицией каждого. Объединяет разных исполнителей лишь предмет труда, который каждый из участников обрабатывает специфическим образом.

III. 4. Персонал - совокупность всех человеческих ресурсов, которыми обладает организация. Это сотрудники организации, а также партнеры, которые привлекаются к реализации некоторых проектов, эксперты, которые могут быть привлечены для проведения исследований, разработки стратегии, реализации конкретных мероприятий и т. д. Ø Ø Ø Индивидуальное поведение включает: индивидуальные способности, склонности и одаренность — предрасположенность к реализации какой-либо деятельности, ориентация на ее выполнение; специфика мотивации — специфика потребностей человека, представление о целях профессиональной деятельности; индивидуальные ценности — общие убеждения, вера, мировоззрения, представления о мире; демографические — половые и возрастные особенности; национальные и культурные особенности — усвоенные в опыте способы, правила и нормы поведения, которые детерминируют конкретные реакции человека в конкретных ситуациях. Групповое поведение включает: Ø особенности корпоративной культуры — ценности, правила поведения, характерные для конкретного трудового коллектива; Ø феномены групповой динамики — этап развития коллектива, особенности лидерства, способа поведения в ситуации конфликта. Особенности поведения руководителей являются одной из самых комплексных проблем, поскольку самих руководителей можно рассматривать и как: субъектов, имеющих индивидуальные особенности; членов некоторой группы, обладающих корпоративной культурой; функционеров определенной управленческой технологии (типа управления), обладающей своими правилами поведения.

III. 5. Управление Коллективистская управленческая форма которая предполагает единоличное принятие решений лидером коллектива, его вождем. . Рыночная управленческая форма -решения принимаются в соответствии с законами рынка, и рынок является основным мерилом их эффективности Бюрократическая управленческая форма- решения принимаются вышестоящим руководителем с использованием методов прямого воздействия (приказов, наказаний). Демократическая управленческая форма- связан с использованием закона как главного рычага управления. Тип совместной деятельности Совместновзаимодействующий Совместноиндивидуальный Совместнопоследовательный Совместно-творческий Управленческая форма Рычаг управления Коллективистская Авторитет Рыночная Деньги Бюрократическая Сила Диалоговая Знания

III. 7. Взаимосвязь элементов системы управления организации. Ø Правильно построенная структура организации, убирает основные признаки неэффективности персонала, способствует высвобождению времени руководителя, и делает деятельность сотрудников предсказуемой. В среднем, потери от неэффективности персонала составляют до 45 процентов от дохода компании. Ø Правильно построенная организационная структура предприятия, повышает эффективность персонала. Сотрудник, имея такую организационную структуру, знает, какого его место в общей организации производства, как его работа зависит от других и как работа других зависит от него. Повышение эффективности - вот путь к финансовой стабильности. Ø Тип используемой технологии задает несколько важных параметров, определяющих особенности самих исполнителей, в том числе тип совместной деятельности, характерный для той или иной технологии, что косвенно влияет на отбор людей, обладающих особыми психическими свойствами и характерологическими особенностями. Ø Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социальнопсихологических качеств участников, обеспечения оптимального размера подразделений.

III. 8. Роль информации в системе управления организации Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время, как мало информированные – только в 41%. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Заключение: ∆ Изучив все аргументы, считаю, что все элементы организации существуют во взаимосвязи и каждый из них играет немаловажную роль для организации в целом ∆ Необходимым условием успешного функционирования системы управления является наличие цели организации. Если цели вообще не определены, то управление теряет всякий смысл, исчезает эталон поведения системы. ∆ Отсутствие организационной структуры управления создает хаос на предприятии: работники не понимают, что они должны делать, как им нужно это делать и с кем им следует работать; руководители различных подразделений не представляют себе, как их работа сочетается с работой других подразделений. ∆ Система управления организации должна постоянно развиваться путем совершенствования методов управления, информационного и организационного обеспечения системы управления, повышения квалификации управленцев. ∆ Решающая роль в сохранении целостности системы управления принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами системы управления она не может функционировать и сохранять свою целостность. ∆ Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социально психологических качеств участников, обеспечения оптимального размера подразделений.