Система бронирования переговорных На базе Sharepoint Portal Server

Система бронирования переговорных На базе Sharepoint Portal Server 2007 www. bix. ru

Цели и задачи внедрения системы Business Information e. Xperience Цель Системы: Для организации совместной работы сотрудников предприятия требуется обеспечить бронирование переговорных и среду совместной работы над документами. Решенные задачи: • • Бронирование переговорных и просмотр их статуса для выбора подходящего времени Организация портала для встречи с возможностью хранения документов (с автоматическим предоставлением прав доступа приглашенным участникам ) Создание и обработка заявок на буфетное и ИТ обслуживание собраний, заявок на выдачу пропусков для внешних участников собраний. Создание отчетов о собраниях и участниках собраний. Москва. Июнь 2008 - 2 - Система бронирования переговорных

Общая схема работы Системы Business Information e. Xperience Для решения поставленных задач предполагается использовать средства Active Directory, Exchange, Outlook, и Sharepoint Portal Server 2007 Москва. Июнь 2008 - 3 - Система бронирования переговорных

План презентации Business Information e. Xperience Бронирование переговорной комнаты; Бронирование ресурсов; Организация встречи без бронирования переговорной; Создание рабочей области для встречи; Создание заявок; Работа с ИТ заявками; Работа с заявками на обслуживание буфета; Работа с заявками на пропуска; Работа с отчетами. Москва. Июнь 2008 - 4 - Система бронирования переговорных

Бронирование переговорной. Business Information e. Xperience Во вкладке «Создание» программы Microsoft Outlook выберите «Приглашение на собрание» . Москва. Июнь 2008 - 5 - Система бронирования переговорных

Бронирование переговорной. Business Information e. Xperience В открывшемся окне «Встреча» задайте дату и время встречи Для формирования списка участников собрания перейдите на вкладку «Планирование» Москва. Июнь 2008 - 6 - Система бронирования переговорных

Бронирование переговорной. Список участников/ресурсов встречи Business Information e. Xperience Таблица индивидуальной занятости участников/ресурсов. Полосы синего цвета показывают время и продолжительность периода занятости Выбрать переговорную можно по нажатию кнопки «другое» Можно открыть адресную книгу, что позволит редактировать список участников. Москва. Июнь 2008 - 7 - Система бронирования переговорных

Бронирование переговорной. Business Information e. Xperience В списке участников отображается следующая информация: Имя участника встречи; Признак необходимости отправки приглашения участнику. Возможные варианты: - отправить приглашение на встречу; - не отправлять приглашение; Роль участника в этой встрече: - организатор собрания; - обязательный участник; - необязательный участник; - ресурсы (переговорная или оборудование). Москва. Июнь 2008 - 8 - Система бронирования переговорных

Бронирование ресурсов. Business Information e. Xperience В адресной книге следует набрать префикс «Переговорная» , с которой начинаются все переговорные организации, выбрать нужную их них и нажать кнопку «Ресурсы» . Наименование переговорной формируется следующим способом: «Переговорная» «Этаж. Комната№» «Количество. Мест» Москва. Июнь 2008 - 9 - Система бронирования переговорных

Бронирование ресурсов. Business Information e. Xperience При бронировании переговорной учитывается ее занятость. Для определения того, занята переговорная на планируемый промежуток времени, возможно создание запроса на группу переговорных. Для этого в календаре необходимо нажать на кнопку «Просмотр расписаний группы» : Москва. Июнь 2008 - 10 - Система бронирования переговорных

Бронирование ресурсов. Business Information e. Xperience В выведенном диалоговом окне следует выделить необходимые записи переговорных комнат Москва. Июнь 2008 - 11 - Система бронирования переговорных

Бронирование ресурсов. Business Information e. Xperience И нажав кнопку «OK» просмотреть информацию о занятости переговорных Москва. Июнь 2008 - 12 - Система бронирования переговорных

Бронирование ресурсов. Business Information e. Xperience Существует альтернативный способ просмотра информации о занятости – через веб-интерфейс. Москва. Июнь 2008 - 13 - Система бронирования переговорных

Бронирование ресурсов. Business Information e. Xperience В случае, если переговорная на данное время свободна, выводится сообщение о успешном бронировании: Если на данное время переговорная уже забронирвана, выводится сообщение о невозможности организации встречи в это время: Москва. Июнь 2008 - 14 - Система бронирования переговорных

Организация встречи без бронирования переговорной. Business Information e. Xperience В случае, если встреча организуется без бронирования переговорной комнаты, пользователю необходимо ввести в поле «Место» создаваемого сообщения запись «Личный кабинет – номер» . Москва. Июнь 2008 - 15 - Система бронирования переговорных

Создание рабочей области для встречи. Business Information e. Xperience Для организации совместной работы над документами в рамках встречи предусмотрена возможность создания узла встречи на портале организации. В правой части экрана отобразится панель подготовки рабочей области Для создания такой рабочей области следует нажать на кнопку «Рабочая область для собрания» Москва. Июнь 2008 - 16 - Система бронирования переговорных

Создание рабочей области для встречи. Business Information e. Xperience После нажатия на кнопку «Создать» в области сообщения встречи появится запись об успешном создании узла встречи. После чего следует нажать на кнопку «Отправить» Москва. Июнь 2008 - 17 - Система бронирования переговорных

Создание заявок. Business Information e. Xperience После успешного создания приглашения на собрание, в автоматическом режиме открывается окно браузера содержащее информацию о встрече: Москва. Июнь 2008 - 18 - Система бронирования переговорных

Создание заявок. Business Information e. Xperience Дальнейшая работа производится с помощью ссылок, которые позволяют ввести информацию о внешних участниках, помощи ИТ службы, буфетного обслуживания. Формирование заявок производится в автоматическом режиме по нажатию на кнопку «Сформировать заявки» Москва. Июнь 2008 - 19 - Система бронирования переговорных

Business Information e. Xperience Создание заявок. Добавление внешних участников к встрече: Москва. Июнь 2008 - 20 - Система бронирования переговорных

Создание заявок. Организатор встречи Business Information e. Xperience Примечание для буфетного обслуживания Примечание для IT службы Примечание для бюро пропусков Москва. Июнь 2008 - 21 - Система бронирования переговорных

Создание заявок. Business Information e. Xperience Если в бюро пропусков приглашенному участнику выдают пропуск, организатору встречи приходит уведомление по почте о факте выдачи пропуска. Приглашенным на собрание сотрудникам приходит календарное приглашение с ссылкой на рабочую область собрания После проведения собрания, в случае, если были приглашены иностранные граждане, необходимо создать отчет о проведенной встрече. Москва. Июнь 2008 - 22 - Система бронирования переговорных

Работа с IT заявками. Business Information e. Xperience Вид календаря по встречам, для которых необходимо ИТ обслуживание: Москва. Июнь 2008 - 23 - Система бронирования переговорных

Работа с IT заявками. Business Information e. Xperience Щелкнув по записи в календаре можно просмотреть информацию о встрече, а так же то информацию о необходимом оборудовании и примечания: Москва. Июнь 2008 - 24 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на обслуживание буфета. Business Information e. Xperience Вид календаря с записями событий на текущий день: Москва. Июнь 2008 - 25 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на обслуживание буфета. Business Information e. Xperience Ниже на той же странице представлен список с формами заявок: Москва. Июнь 2008 - 26 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на обслуживание буфета. Business Information e. Xperience Щелкнув по ссылке в поле заявка, можно просмотреть и напечатать форму заявки: Москва. Июнь 2008 - 27 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на обслуживание буфета. Business Information e. Xperience На основании информации, хранящейся в заявках и записях о встречах формируется отчет установленной формы, который можно просмотреть щелкнув по верхней ссылке «Отчет по буфетному обслуживанию» Москва. Июнь 2008 - 28 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на обслуживание буфета. Business Information e. Xperience Имеется возможность автоматизировать процесс получения уведомлений в случае заказа на буфет. Тогда при создании заявок, автоматически будут создаваться оповещения. Москва. Июнь 2008 - 29 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на пропуска. Business Information e. Xperience Перечень посетителей на сегодняшнюю дату, и заявки. В перечне посетителей содержится ссылка на заявку, в которой находится запись с информацией о посетителе. Москва. Июнь 2008 - 30 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на пропуска. Для обеспечения быстрого поиска по имени посетителя, в верхней части экрана находится поле ввода фильтра, в которое можно ввести часть имени посетителя и быстро найти заявку. Москва. Июнь 2008 Business Information e. Xperience Для вывода формы необходимо нажать на эту ссылку - 31 - Система бронирования переговорных

Работа с заявками на пропуска. Business Information e. Xperience Печатный вид формы заявки. В списке посетителей так же будет отмечен факт выдачи пропуска, а организатору встречи будет выслано письмо уведомление о выдаче заявки. Москва. Июнь 2008 - 32 - Система бронирования переговорных

Работа с отчетами. Business Information e. Xperience Список состоявшихся встреч, в записях которых отмечен факт наличия отчета: Москва. Июнь 2008 - 33 - Система бронирования переговорных

Работа с отчетами. Business Information e. Xperience При щелчке по ссылке, выводится форма в которой можно просмотреть информацию о встрече, и просмотреть отчет: Москва. Июнь 2008 - 34 - Система бронирования переговорных

Работа с отчетами. Business Information e. Xperience Сотрудник протокола может вывести отчет об иностранных гражданах присутствовавших на встречах за определенную дату, щелкнув по ссылке «Отчет о встречах с иностранными гражданами» Москва. Июнь 2008 - 35 - Система бронирования переговорных

Работа с отчетами. Business Information e. Xperience Можно вывести информацию о статистике бронирования переговорных, нажав на ссылку «Отчеты о встречах по переговорным» Москва. Июнь 2008 - 36 - Система бронирования переговорных

Преимущества системы. Business Information e. Xperience Повышение управляемости предприятием и сокращение непроизводительных затрат; Автоматизация управленческих функций; Автоматизация административных функций; Управление взаимоотношениями с коллегами, клиентами и партнерами; Сокращение затрат времени сотрудников и руководителей; Развитие корпоративной культуры; Рост конкурентных преимуществ. Это достигается за счет создания фактически единого информационного пространства (корпоративного портала), который оптимизирует коммуникации между сотрудниками, способствует автоматизации документооборота, упрощает доступ к необходимой информации, что особенно актуально для территориально-распределенных предприятий с разветвленной организационной структурой Москва. Июнь 2008 - 37 - Система бронирования переговорных

Business Information e. Xperience Спасибо за внимание! Для получения информации по цене обращайтесь: Телефон: E-mail: Site: Адрес: +7 (495) 644 -24 -13 Konstantin. Mayorov@bix. ru www. bix. ru г. Москва, Даниловская наб. , д. 4, стр. 15 Москва. Июнь 2008 - 38 - Система бронирования переговорных