Система автоматизації ділових процесів та управління документами Електронний

Система автоматизації ділових процесів та управління документами Електронний бізнес

План. 1. Сучасні системи автоматизації діловодства і документообігу. 2. Віртуальне підприємство і віртуальний офіс. 3. Поняття та суб’єкти електронного бізнесу. 4. Види електронного бізнесу. 5. Держава як учасник Електронний уряд. електронної комерції.

Системи автоматизації діловодства і документообігу Діловодство — це діяльність зі створення документів та організації роботи з ними. Рух документів в організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення позначається як документообіг Документообіг становить близько 15 - 20 % діловодства.

ДІЛОВОДСТВО Організаційне-розпорядницьке Бухгалтерське Нотаріальне Кадрове Технічне Медичне Військове

Організаційно-розпорядницькі документи • • Положення Статути Інструкції Правила організаційні • • • Постанови Розпорядження Накази Вказівки Рішення розпорядницькі • Листи • Доповідні • Пояснювальні записки • Протоколи • Акти • Огляди • Звіти • Стенограми довідковоінформаційні

! паперових документів

Системи автоматизації діловодства і документообігу Електронний документообіг – цілісна, комплексна, управлінська технологія, яка забезпечує роботу з електронними документами з дотриманням вимог до їх оформлення та завершення. Умовою переходу до автоматизованого документообігу є надання правового статусу електронним документам. Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг ” від 22 травня 2003 р. Електронний документ — це документ, інформація в якому подана в електронній формі, що містить необхідні реквізити, зокрема електронний цифровий підпис

Електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних Електронний цифровий підпис - вид е-підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Засіб електронного цифрового підпису - програмний засіб, програмно -апаратний або апаратний пристрій, призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису.

Системи автоматизації діловодства і документообігу Класифікація систем автоматизації діловодства і документообігу Системи автоматизації діловодства (САД) Системи електронного документообігу (СЕД) Корпоративні системи управління документами

Засоби автоматизації офісної діяльності (Office Automation) текстові редактори для підготовки і коригування документів, процесори електронних таблиць, програми генерації запитів за зразком з різних БД, мережні планувальники для призначення робочих зустрічей і нарад, засоби розробки і демонстрації презентацій, словники і системи порядкового перекладу, програми посилки і прийому факсів, електронна пошта для обміну повідомленнями і пересилання файлів.

Feng Office Community Edition

Системи автоматизації діловодства і документообігу Автоматизовані системи контролю виконання документів призначені для обліку всієї документації установи, поставлення на контроль і контролю за виконанням документів, побудовані на основі персональних СКБД, використовуються персоналом з діловодства і групами контролю. Електронні архіви фізичне збереження електронних копій документів, пошук документів, зберігаються не тільки реєстраційні та контрольні картки, а й повний текст документа і його зображення

Системи автоматизації діловодства і документообігу Системи організації групової роботи Groupware автоматизація офісної діяльності, документообігу, координації користувачів під час виконання поточних проектів і відстеження їх здійснення. основа - електронна пошта, яка «знає» належність користувача до тієї чи іншої групи і «вміє» розсилати повідомлення згідно з їхнім призначенням. Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell Group. Wize.

Системи автоматизації ділових процесів Staffware, Action. Workflow System, « OPTi. MA-Work. Flow» Застосовуються, для автоматизації документообігу і рутинних багатокрокових офісних операцій

Канцелярія Зак. ДУ Декан факультету Кафедра 1 Кафедра 2 … Проректор …

ü миттєва доставка електронних копій наказів, розпоряджень та ін. документації до ПК виконавців. ü зручний спосіб організації роботи з електронними копіями документів (пошук, сортування, фільтрація та ін. ) на ПК. ü підвищення рівня виконавської дисципліни завдяки вчасному нагадуванню про кінцевий термін виконання документів та системі умовних позначок для осіб, що контролюють хід виконання. ü ініціативний адміністративний персонал може також застосувати дану систему для підвищення виконавської дисципліни всередині свого підрозділу.

Системи керування (електронними) документами (Electronic/Enterprise Document Management System) ведення довідника користувачів на основі організаційно-штатної структури організації; ведення журналів реєстрації і контролю виконання документів; контроль термінів виконання документів; збереження документів у системі; підтримка шаблонів документів, складених документів; відстеження документів поза системою, виписування документів із системи; пошук документів за атрибутами, повнотекстовий та нечіткий пошук; розробку документів, включаючи колективну розробку; візування, узгодження та затвердження документів; документообіг; ведення класифікаторів документів; суворе розмежування повноважень у системі, підтримка ролей, аудит дій користувачів; шифрування, цифровий підпис; ведення справ документів, списання, передача в архів; формування необхідних звітів.

Системи автоматизації діловодства і документообігу Загальні вимоги до системи автоматизації діловодства/документообігу зручність і простота в адмініструванні та користуванні; масштабування; розподіленість; модульність; відкритість; переносимість.

Системи автоматизації ділових процесів Реінжиніринг бізнес-процесів — це фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів для досягнення докорінного покращення основних показників діяльності — вартості, якості, послуг, швидкості. Діловий процес (від англ. «workflow» ) — це логічно завершений набір операцій (ділових процедур), що підтримують структуру підприємства і реалізують його політику, спрямовану на досягнення поставленої мети. Характеристики ділових процесів: 1. 2. 3. 4. Складаються зі скінченого набору завдань, що виконуються заданим чином. До виконання залучено численних працівників з різним ступенем відповідальності. Вивчення, створення, оброблення та передаванні інформації у різних формах. Мають деяку мету, можливо, не очевидну всім учасникам.

Системи автоматизації ділових процесів Ділова процедура — це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його завершення. Правило оброблення процедури — це деяка умова, дотримання або недотримання якої викликає визначені дії Правила маршрутизації Правила оброблення

Системи автоматизації ділових процесів Правила маршрутизації визначають сценарій реалізації ділового процесу, послідовність виконання його процедур. Жорстка маршрутизація - порядок виконання процедур відомий заздалегідь і не залежить від результату виконання попередньої процедури. Вільна маршрутизація (умовна) - визначається умовами, виконання або невиконання яких з'ясовується тільки після завершення попередньої ділової процедури.

Системи автоматизації ділових процесів Послідовна маршрутизація передбачає виконання ділових процедур одну за іншою За паралельної маршрутизації відбувається кілька ділових процедур одночасно. контроль виконання

Системи автоматизації ділових процесів Розподіл ролей між учасниками ДП ініціатор роботи — це учасник ділового процесу, який формулює зміст роботи, описує її, запускає на виконання, здійснює контроль і приймає результати; виконавець роботи — це учасник ділового процесу, який виконує роботу, а також звітує і несе відповідальність за її результати; спостерігач — це учасник ділового процесу, який відстежує виконання роботи.

Системи автоматизації ділових процесів Модель ділового процесу 1 - опис ділового процесу 2 - опис ділових процедур 3 - правила їх виконання 4 - ролі учасників процесу 2 1 3 4

Віртуальне підприємство і віртуальний офіс Об’єктивні умови створення віртуальних підприємств/офісів: нові продукти стають дедалі складнішими і містять все більше високотехнологічних компонентів, тому компанії не можуть розробляти їх поодинці; у процесі спільного виробництва нових продуктів компанія може дістати доступ до новітніх технологій і знань; нові ринки можуть досліджуватись колективно; співпраця зменшує ризик кожного окремого учасника.

тимчасовість; гнучкість, можливість швидкого утворення, переструктурування і розформування у потрібний час; невелика інфраструктура або її відсутність; сильна залежність від телекомунікацій — організація групової взаємодії фахівців у середовищі комп'ютерних мереж і програмного забезпечення колективної роботи різних класів; розподіленість центрів відповідальності, прийняття рішень на всіх рівнях управління; здатність реагувати в режимі реального часу на зміни в середовищі, умовах конкуренції або в потребах споживачів.

Віртуалізація офісу, тобто залучення «віддалених» співробітників, які офісу взаємодіють через Інтернет, є наступним кроком після створення Інтранет. економічна вигода — віртуалізація передбачає зменшення деяких накладних витрат; підвищення ефективності роботи — співробітники не витрачають час на переїзди, скорочуються невиробничі витрати часу, прискорюється вирішення проблем (консультації, наради, переговори відбуваються в on-line режимі). працівники можуть раціонально планувати свій час і працювати за сумісництвом, не виходячи з дому, при кращих можливостях працевлаштування Фрілансер

здійснення головних бізнес-процесів за допомогою інтернет-технологій Види Е-бізнесу: Ø Е-комерція (E-commerse, E-trade); Ø Е-фінансові послуги, платіжні системи; Ø Е-консалтинг; Ø Е-брокерство; Ø Е-видавництво та ін.

Поняття та учасники електронного бізнесу Електронна комерція — це всі форми торгівлі товарами і послугами з використанням електронних засобів. продаж товарів, маркетинг, фінансовий аналіз, інвестиційна діяльність, банківські послуги, страхування, консалтинг, представницькі функції, пошук співробітників, підтримка партнерських стосунків. Види е-комерції

Ознаки е-комерції: üведення бізнесу в on-line режимі; ü вибір і замовлення товару/послуг виконуються через комп’ютерні мережі; ü оплата проводиться через використання едокументів та е-платежів (картки, е-чеки, е-гроші) Е-торгівля: віртуальна торгівля шляхом укладення е-договорів купівлі-продажу між юридичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності); е-торгівля через віртуальний магазин (роздрібна купівля-продаж).

Класифікація систем електронної комерції торгівля інформацією • інформація, • програмне забезпечення, • відеопродукція, • аудіозаписи, • комп'ютерні ігри торгівля товарами

Типовой закон ЮНСИТРАЛ об электронных подписях (Комиссия О Правові аспекти електронної комерції Проект

Учасники(суб’єкти) електронного бізнесу Основними учасниками системи ЕК є покупець (клієнт), підприємство торгівлі (торговець, продавець), банк, процесинговий центр, оператор, центр сертифікації. Спільним для всіх учасників системи ЕК є підімкнення до мережі, яка пов'язує їх між собою. Покупець «входить» до електронного магазину за допомогою стандартного Web-броузера, переглядає перелік представлених товарів і вибирає ті, які він бажає купити, — формує «кошик» . Торговець зв'язується з банком клієнта, який має засвідчити платоспроможність покупця. Після одержання відповідного підтвердження торговець підтверджує замовлення, передає товар (або надає послуги) і одержує платіж.

Учасники(суб’єкти) електронної комерції Оператор: Ø надає торговцю програмні засоби для введення, модифікації та адміністрування інформації про товари і послуги, а також статус та обсяги замовлень; Ø приймає від торговця дані (вміст електронних каталогів); Ø цілодобово підтримує діяльність е-магазину і надає торгові, платіжні, криптографічні та адміністративні послуги; Øзабезпечує безпечний зв'язок між покупцем, фінансовою установою та торговцем під час здійснення покупки та її оплати. спеціалізований інформаційно-обчислювальний центр, який виконує функції збирання, оброблення, зберігання та передавання інформації між учасниками платіжної системи.

Учасники(суб’єкти) електронної комерції Центр сертифікації забезпечує захист інформації, що передається між усіма учасниками. Довідкові сервери (directory servers, сертифікаційні сервери, сервери ключів) — це бази даних, які надають користувачам можливість вносити та одержувати цифрові сертифікати. Сервер ключів може надавати також деяку адміністративну допомогу.

е-покупцю слід звертати увагу на: . Не слід вважати, що Вам за замовчуванням пропонується найкращий захист. Ви самі повинні оцінювати, яку інформацію про Вас збирають, і як її можуть використати; — місце його фізичного розташування, контактні телефони, інші реквізити, його репутація; (вид товару або послуги, його характеристики, ціни з урахуванням вартості доставки та сум податків) та про умови здійснення операції (термін поставки, спосіб оплати, гарантійні умови).

Участь у системах е-комерції фінансових установ 1. 2. Присутність в інформаційних і маркетингових цілях. Інтернет-банкінг — використання Інтернет для надання звичайних послуг — віддалене управління рахунком, надання клієнтові інформаційної підтримки і супутніх послуг. Системи «Клієнт—Банк» , домашній банкінг, «home banking» , віртуальні інкасатори. 3. Перенесення в мережне середовище таких інструментів, як чеки і платіжні картки, а також експерименти зі специфічними мережними розрахунковими і платіжними засобами. 4. Інтернет-брокерідж охоплює послуги з купівлі-продажу цінних паперів і валюти в реальному часі через Мережу

сурогатні засоби — цифрові купони та жетони чеки та банківські пластикові картки «електронні гроші» — числа або послідовності символів, які є грошами і можуть використовуватись як такі.

Держава як учасник електронної комерції Напрями використання ЕК у роботі державних органів: • участь в електронній торгівлі (B 2 G), • електронна взаємодія з громадянами (G 2 C, C 2 G), • впровадження нових форм організації своєї діяльності Системи «бізнес—уряд» (Business-Government, B 2 G) створюються у першу чергу для укладання договорів і оформлення поставок матеріалів та обладнання (державні закупівлі).

Електронний уряд замовляти комунальні та інші послуги; переглядати рахунки за комунальні послуги, перевіряти тарифи; сплачувати податки, збори, штрафи; робити внески, купувати квитки; переглядати плани роботи та протоколи нарад державних органів, ознайомлюватись з проектами і брати участь в їх обговоренні; переглядати персональну інформацію про державних службовців; ознайомлюватися з новинами міста, регіону або держави; переглядати закони, законопроекти, нормативні акти; ознайомлюватись із результатами проведення виборів, референдумів; вивчати звіти про роботу органів державної влади; реєструвати скарги та ставити запитання; переглядати доступні робочі вакансії; ознайомлюватись зі звітами щодо дорожніх і транспортних пригод; реєструвати об'єкти, що підлягають обліку (засоби автотранспорту); робити запити на одержання/продовження терміну дії дозволів, ліцензій; перевіряти списки виданих ліцензій; підписуватись до списків розсилки

Електронний уряд Принципи діяльності е-уряду: системи ЕК мають упроваджуватись із забезпеченням рівних можливостей з доступу до інформаційних ресурсів, ліквідація комп'ютерної неграмотності, роз'яснювальна робота, надання пільгового доступу громадянам до Мережі. Муніципальні Інтернет-центри, які надаватимуть безкоштовний доступ до регламентованих ресурсів. Подібні центри можуть створюватись на базі шкіл або публічних бібліотек