Sistem Informasi Pendukung di dalam SIM SISTEM PENDUKUNG

Sistem Informasi Pendukung di dalam SIM SISTEM PENDUKUNG MANEJEMEN Sistem pendukung manajemen atau Manajemen Support Sistem (MSS) Mempunyai banyak jenis, diantaranya TPS ( Transaction Processing System ), OA ( Office Automation ), DSS (Decision Suport System), ESS ( Executive Support System) adalah elemen MSS yang akan lebih menunjang existensi dari pada SIM. MSS atau Sistem Pendukung Manajemen dibagi menjadi bagian : • • Accounting Information System Finance Information System Marketing Information System Production Information System Personel Information System Corporate Information System Management information System Information System Lainnya

Sistem Pengolahan Information ( TPS) Adalah sebuah sistem yang digunakan untuk keperluan transaksi sehari-hari. Sistem ini sangat berguna untuk menghasilkan /memproduksi Data. Pemakai TPS biasa nya memiliki kemampuan komputer yang baik sehingga pemrograman harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain : • Fool-proof/ tahan banting. Program harus di buat sedemikian rupa sehingga tidak menimbulkan kerusakan atau kemacetan, meskipun pemakaiannya tidak sesuai dengan urutan/aturan/prosedur. User-Friendly/mudah digunakan. Program dibuat sedemikian rupa Sehingga mudah dipakai. Pada dasarnya pemakai adalah orang yang pertama kali menggunakan komputer dan dapat langsung menggunakan program tersebut tanpa harus membuka buku petunjuk pemakaian. • Memiliki perlengkapan interaksi ( keluar/masuk) yang tangguh bukan mewah. Misalnya printer ada; ah “dot matrik” bukan “laser” • Dipersiapakan Untuk pekerjaan yang berulang dan sesuai dengan data/informasi atau kejadian yang sebenarnya. Semakin mirip bentuk format di layar komputer dengan formulir atau data transaksi yang terjadi, maka makin efisien hasil yang di dapat

TPS dibagi menjadi 2 solusi, yaitu • sistem on-line TPS • sistem batch TPS Sistem On-line TPS mempunyai hubungan langsung dengan bank data (Data Base) sehingga pengambilan dan pemasukan data akan menimbulkan efek pada seluruh proses informasi di perusahaan. Sistem Batch TPS dilaksanakan bila data transaksi tidak memerlukan konfirmasi dari salah satu data pada bank data ( Database)

Otomasi Perkantoran (AO) Office Automation System (OAS) memiliki tiga tujuan yang harus diraih, yaitu: a. Penggabungan dan. Penerapan Teknologi b. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor c. Meningkatkan produktifitas pekerja dan efektifitas pekerjaan d. e. f. g. Secara fungsional, OAS didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitaspekerja dan efektifitas pekerjaan. h. Secara Teknis OAS dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk i. membuat, menyimpan, mengambil, mengubah dan mengkomunikasikan j. Informasi yang terjadi perusahaan dan perkantoran.

Bentuk Info Tulisan/memo/text ASCII Gambar Grafik Faksimili Telex/morse Data Komputer suara Gambar Video Kode lain…………. P E N E R J E M A H MEDIA Orang/Kurir Jaringan komputer Jaringan telpon (Suara) Jaringan Telpon (fax) Jaringan telex Gelombang radio Media Linnya……. . P E N E R J E M A H Fasilitas pada Brosur OAS Bentuk Info Tulisan/memo/text ASCII Gambar Grafik Faksimili Telex/morse Data Komputer Suara Gambar Video Kode lain………….

Beberapa fasilitas OAS yang sering digunakan orang dapat disarikan sebagai berikut : A. Word Processor ( Pengolahan Kata ) adalah satu jenis OAS Sudah banyak di gunakan orang. Sudah terbukti bahwa produktifitas pekerja dan efektifitas pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan word processor. B. Document Management Beberapa cara telah ditemukan guna meningkatkan sfisiensi penyimpanan dan pengambilan dokumen. C. Electronic Mail Electronical Mail biasanya dikirimkan melalui jaringan komputer. D. Electronic Founds Tranfer EFT menggantikan pengiriman kertas/dokumen/uang ke bentuk elektronik. E. Voice Mailing System Ini adalah fasilitas yang diberikan pada Private Brance Exchange (PBX) F. Voice Information Service adalah sebuah alat yang digabung dengan PBX yang berguna memberikan jawaban tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai telepon.

G. Fax Information Service mempunyai fungsi kerja yang mirip dengan Voice Information Service, tetapi yang dikirimkan adalah informasi dalam bentuk fax. Fax Information Service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilikinya H. Video Conference adalah fasilitas untuk berbicara dengan lebih dari satu Orang lawan bicara. Video adalah bentuk gambar yang dapat dilihat, yang dalam hal ini terdapat dua pilihan, yaitu gerak penuh (full motion) dan gambar beku (freeze frame).

Tiga Fase dalam OAS Fase Dasar - Miningkatan kualitas pekerja pada type 1 ( Sekretaris, suratmenyurat, dokumentasi dsb ) -Mengurangi (bukan menghilangkan) jumlah kertas. Seorang manajer pernah meminta spesifikasi komputerisasi hingga terbentuk OAS yang tanpa kertas (paperless). padahal fase dasar seperti penggunaan word processor masih tersendat. Contoh: Word processor, dokumen manajemen, dan sebagainya. Fase Penggabungan - Meningkatkan komunikasi pada manajemen type 1 dan 2 Fase Lanjutan -Meningkatkan perencanaan dan pembuata keputusan - Meningkatkan ongkos dengan menerapkan analisis siapa butuh apa Contoh : E-mail, Voice Mail, VIS, FIS, dan sebagainya - Meningkatkan kualitas seluruh Organisasi Contoh : Video confrence/tele-conference

Dapat disimpulkan bahwa arah yang di tuju dalam penerapan OAS adalah integritas organisasi. Hal ini dapat menimbulkan beberapa Kemungkinan problem yang perlu di antisipasi secara dini. • Perpindahan dari Fase Dasar ke Fase Penggabungan akan mengubah struktur organisasi karena semula OAS digunakan oleh Tipe I yang kemudian pada fase selanjutnya lebih didominasi oleh manajemen • Teknologi OAS cukup sulit di mengerti sehingga dibutuhkan pelatihan yang cukup agar semua dapat memanfaatkan (ultilize) peralatan yang mudah. • Penurunan pegawai yang dapat menimbulkan keresahan dan kendala • Harganya mahal sehingga arah yang dituju harus sudah jelas. Kesalahan dalam penerapan OAS menghasilkan keluaran yang tidak sesuai dengan ongkos.

Sistem Pendukung Keputusan (DSS) DSS dapat didefinisikan sebagai rangkuman sistem komputer yang digunakan Untuk membantu manajer membuat keputusan. Ciri-ciri serta keuntungan DSS dapat di tuliskan sebagai berikut : • Dapat menyelesaikan problem yang kompleks • Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya (contoh tyang terkenal adalah ‘What –If Analysis’) sehingga dapat mencoba keputusan lebih dulu. • Lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik dibanding dengan pengambilan keputusan yang intiusi (mengandalkan perasaan) terutama untuk lingkungan yang cepat berubah. • Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi manajer yang kurang berpengalaman. • Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan dengan lebih efektif meski tidak selalu lebih efisien. • Fasilitas untuk mengambil data dapat memberi beberapa manajer berkomunikasi dengan baik. • Meningkatkan produktifitas dan kontrol dari manajer • Membantu bermacam-macam bagian dari manajemen • DSS didesign untuk mudah dibuat dan mudah di pakai. • DSS digunakan untuk ‘membantu’ manajer sehingga setiap saat dapat diabaikan atau di batalkan

Tiga Langkah yang dapat dilakukan dalam membuat DSS : A. Mendefinidikan Problem B. Membuat model dengan DSS generator C. Menggunakan model tersebut untuk mendapatkan jawabannya. DSS 0 0 0 Contoh DSS Siap Pakai Pembuat DSS (misal: programmer) DSS Generator 0 0 Sistem Dasar Pemakai Manajer Spreadsheet Database Hardware DOS Wawasan DSS Pembuat Spreadsheet (misal : Lotus Microsoft ) Pembuat Sistem (misal: IBM)

Sebuah proses yang menggunakan DSS memiliki beberapa komponen, antara lain: A. DIALOG Alat untuk berinteraksi antara komputer dengan pemakainya. Pemakai harus bisa mengerti apa arti informasi yang dihasilkan. Ini berarti, sistem (komputer beserta programnya) mudah dipakai (user friendly). B. MODEL Model serta sistem yang membolehkan pemakai memilih model yang cocok. Tiga macam model yang biasa digunakan adalah : • Optimalisasi : mencari yang terbaik. • Statistik/matematis: menggambarkan masalah dengan standar kuantitatifikasi yang ada. • Financial, mencari kesempatan yang baru yang lebih menguntungkan C. DATABASE Pengaturan Keluaran –masukan data. Sistem harus dapat menerima, mengatur, dan mengeluarkan data yang diperlukan oleh model di atas. Data yang diterima dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi D. DATA Data itu sendir yang akan di proses untuk menghasilkan keputusan

External DATA Internal DATA Ersonal DATA E X T R A C T I O N FINANCIAL FORECASTING SIMULATION DSS DATABASE DSS MODEL STRATEGIC MODEL TIME CHARTER ANALYSIS DATABASE MANAGEMENT SYSTEM MODEL-BASE MANAGEMENT SYSTEM DIALOG GENERATION AND MANAGEMENT USER DSS secara global

Faktor yang digunakan untuk mencari DSS mana yang cocok dapat Disarikan sebagai berikut : Secara Teknik : • Sistem dasar dan sistem Operasi • Perangkat Keras • Manajemen Data • Sistem Komunikasi • Bahasa Komputer yang di gunakan • Harta serta biaya lain • Kemudahan pemakai serta support dari vendor Secara Kemampuan : • Kemampuan dari banyak model • Kemampuan menganalisis model • Kemampuan interogasi dan Interaksi dengan model • Kemampuan Forecasting atau statistik lain • Kemampuan grafik • Kemampuan membuat laporan

Sistem Pendukung Executive (ESS) Tujuan ESS adalah untuk menguntisarikan informasidari bermacam sumber, lalu di persembahkan pada Manajer Tingkat Atas (MTA). Penerapan ESS yang benar dapat dimulai dari mempelajari apa saja yang dibutuhkan oleh seorang MTA dan apa pula kebiasaan yang di miliki olehnya. MTA biasanya membutuhkan informasi dasar Critical Succes Factor (CSF). CSF adalah faktor yang telah membuat sebuah organisasi berjalan menuju sukses. Faktor ini harus diperhatikan dijaga bila organisasi tersebut ingin Menjadi sukses. Caranya : • Kemampuan untuk menampilkan CSF Baik CSf yang bersifat strategis maupun CSF yang bersifat operasional • Kemampuan untuk menampilkan gambar grafik Gambar grafik yang menonjolkan keberadaan CSF serta kemampuan untuk melihat dari sudut pandang yang lain • Kemampuan untuk menampilkan kunci permasalahan Titik yang menonjolkan kunci permasalahan yang timbul atau sebaliknya menonjolkan hal yang telah di capai • Kemampuan untuk memilih dan menampilkan salah satu CSF. Menggambarkan apa saja, siapa, dan bagaimana sebuah CSF telah dapat di capai secara detil

• Kemampuan untuk menampilkan garis besar keuanga. Tampilan garis besar keuangan serta perbandingannya dengan bermacam faktor dan rasio lain. • Kemampuan untuk melihat dan mengubah perencanaan strategis Memonitor kenberadaan organisasi dibandingkan dengan perencanaan strategis yang telah dibuat dan fasilitas untuk mengubahnya bila diperlukan. Sifat dan Keunggulan ESS • Dapat menyajikan informasi yang lebih relevan demi menghemat waktu MTA • Dapat membantu MTA mengetahui lingkungan dengan lebih cepat lebih singkat atau lebih up-to-date. • Dapat dibuat khusus (secara individu) sesuai dengan yang diminta MTA, serta sesuai dengan kebudayaan. • Mempunyai kemampuan grafik yang cukup, alat presensi yang andal, dan menyajikan dan menonjolkan intisari data. • Dapat berkomunikasi dan membandingkan strategis dan realitaagar dapat mengurangi jarak serta salah paham antara MTA di bawahan • Dapat memberi gambaran individu tentang siapa yang berada pada CSF sehingga dapat memberikan motivasi lebih lanjut. • Mampu mengambil data dari luar dengan mudah guna mempermudah penampilan alternatif

Banyak ESS yang gagal dalam ‘menunaikan tugasnya’ karena beberapa faktor. De. Long, D. W dan J. F Rockart mengidentifikasi delapan Faktor yang sangat kritis yang menunjang keberhasilan sebuah ESS, Yaitu: A. A committed and informed executive sponsor B. Harus ada MTA, bahkan sebaiknya CEO yang tahu tentang keberadaan C. ESS dan sungguh-sungguh membantu proses pelaksanaan D. B. An operatingsponsor E. Harus ada orang yang tahu tentang ESS dan terjun dalam pelaksanaan F. ESS karena keterbatasan waktu yang dimiliki oleh MTA. G. C. An appropriate information system resources H. Harus ada orang yang tahu bagaimana mengatur sumber informasi ag I. dapat disajikan dengan baik sesuai bentuk yang dibutuhkan J. D. An appropriate information technologi K. Perlengkapan dan teknologi yang di gunakan harus sesuai dengan L. kebutuhan M. E. Management of data problem N. sistem harus memiliki kemampuan mengaturdata serta menganalisis O. problem yang mengikutinya.

F. A clear link to business objective Bahwa ESS dapat membantu MTA dalam menentukan dan mengontrol misi perusahaan harus jelas terhubung ( tidak menyimpang dari tujuan) G. Management of organizational resistance Bagian organisasi yang menentang keberadaan ESS harus dapat ditangani dengan baik. ESS meiliki kemungkinan mengubah alur informasi sehingga sering terjadi konflik politik karena ada perpindahan kekuasaan H. Management of spread an system evolution Pelebaran dan evolusi dari ESS pada sistem informasi harus diperhatikan karena selalu ada tedensi dari manajemn di tingkat yang lebih bawah menginginkan kemampuan akses yang sama.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) SIA melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data terdiri dari empat tugas Utama : 1. Pengumpulan Data 2. Saat perusahaan menyesiakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan 3. dijelaskan oleh suatu catatan data. Sistem pengolahan data mengumpulkan data 4. yang menjelsakan setiap tindakan internal perusahaan dan teransaksi lingkunga 5. perusahaan. 2. Manipulasi Data 3. Data di manipulasi untuk mengubah menjadi informasi. Operasi manipulasi data 4. meliputi: • Pengklasifikasian, Elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. • Penyortiran, Catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. • Penghitungan, Operasi aritmatik dan logika dilaksanakan pada elemen data untuk menghasilkan data tambahan • Pengikhtisaran, terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis atau disarikan menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata dan seterusnya. 3. Penyimpanan Data 4. Seluruh Data harus di simpan hingga saat diperlukan, itulah tujuan dari 5. penyimpanan data

4. Penyiapan Dokumen. 5. SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam maup 6. di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara, yaitu : • • Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. SIA lebih beroriaentasi pada data dari pada berorientasi pada informasi dan datanya Sebagian besar bersifat historis.