ШАТАЛОВА Т С ИЗДАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПЛАН

ШАТАЛОВА Т. С. ИЗДАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАН 1. Определение и виды распорядительных документов 2. Процедура издания распорядительных документов 3. Характеристика приказа по основной деятельности, как важнейшего представителя распорядительных документов 4. Особенности создания и издания распорядительных документов

1. ОПРЕДЕЛЕНИ И ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Распорядительные документы – правовые акты, которые издаются на предприятии, в организации, учреждении в целях решения определенных задач. К ним относят: приказ, постановление, распоряжение, указание.

2. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТОВ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ 1. Инициирование необходимости решения. 2. Сбор и анализ информации по интересующему вопросу. 3. Подготовка проекта распорядительного документа. 4. Согласование. 5. Рассмотрение проекта документа руководством. 6. Принятие решения (подписание). 7. Доведение распорядительного документа до исполнителя.

2. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТОВ 1 ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ этап. Обоснование необходимости издания распорядительного документа. Подготовка проектов РД по поручению руководства, по инициативе руководителей структурных подразделений, главных специалистов. Изложение обоснования в докладной записке, аналитической справке, акте, служебном письме. Если проект затрагивает интересы отдельных подразделений, создается комиссия для его подготовки.

2. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТОВ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ 2 этап. Сбор и анализ информации по интересующему вопросу Важнейшие условия эффективности письменного управленческого решения: объективность, достаточность, своевременность информации, необходимой для подготовки проекта. Источники информации: оперативная документация предприятия, законодательные акты, научные данные. Осуществление выработки управленческого решения – проработка нескольких вариантов решений, выбор наиболее приемлемого, после их всесторонней оценки.

2. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТОВ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ 3 этап. Подготовка проекта распорядительного документа Оформление выработанного решения в виде проекта на стандартном листе бумаги, с проставлением необходимых реквизитов, указанием на верхнем поле справа слова ПРОЕКТ.

2. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТОВ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ 4 этап. Согласование Внешнее (экспертиза решения в других организациях) и внутреннее (проводится руководителями заинтересованных подразделений, профсоюзными организациями, главным бухгалтером, юридической службой на соответствие законодательству). Высказанные замечания, дополнения вносятся в проект путём оформления на отдельном листе.

2. ПРОЦЕДУРА ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 5 этап. Рассмотрение проекта документа руководством. Внесение замечаний, окончательное оформление на бланке, предоставление руководителю.

2. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТОВ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ 6 этап. Принятие решения (подписание) Подписание документа – наделение его юридической силой.

2. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТОВ ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ 7 этап. Доведение распорядительного документа до исполнителя Подготовка списка на рассылку, тиражирование, передача на исполнение под расписку.

3. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, КАК ВАЖНЕЙШЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем на основе единоначалия, в целях разрешения стратегических и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. Основания для издания приказов: 1. Во исполнение нормативных актов вышестоящих органов. 2. В целях осуществления собственной распорядительной деятельности. Содержащиеся в приказах поручения – конкретные, исключающие необходимость последующего корректирования. Заголовок приказа отражает основное содержание документа и отвечает на вопрос «О чем? »

3. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, КАК ВАЖНЕЙШЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Части текста приказа - констатирующая и распорядительная. Констатирующая часть - обоснование распорядительных действий. Виды обоснований: Ссылка на (во исполнение) нормативных актов вышестоящего органа, собственно ранее изданный документ с указанием названия, даты, номера, заголовка к тексту. . Описание (в целях) фактов, событий – причины издания приказа; формулировка перспективных целей, задач. Констатирующая часть может отсутствовать.

3. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, КАК ВАЖНЕЙШЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Распорядительная часть. Начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (без отступа с новой строки). Содержит поручения, каждое – самостоятельный пункт. Включает: наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя, формулировка поручения, срок выполнения работы. Если приказом утверждается документ, срок исполнения не указывается.

3. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, КАК ВАЖНЕЙШЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Особенности текста приказа 1. Увязка содержания документа с ранее изданными документами по данному вопросу. 2. Указание документов, подлежащих отмене или утративших силу. 3. Указание руководителей структурных подразделений, должностных лиц, на которые возлагается контроль (при отсутствии такого поручения, контроль за исполнение берет на себя руководитель). 4. Юридически правильное оформление наименований должностей. 5. Неуместно употреблять пожелания, выражения: «поднять уровень» , «усилить контроль» . Нужно избегать сложных придаточных предложений и оборотов; использовать общепринятые специальные термины.

4. ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЯ Постановление правовой акт, издаваемый государственными комитетами, комиссиями, советами или заключительная часть протокола заседания коллегиального органа, входящее в протокол или прилагаемое к нему. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем на основе единоначалия, в целях разрешения стратегических и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. Распоряжение и указание - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Зачастую имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, граждан.

4. ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЯ Составляются по вопросам информационнометодического характера, по вопросам исполнения приказов, инструкций и др. Могут быть изданы заместителями первых руководителей в пределах их компетенции, руководителями структурных подразделений, главными специалистами, что должно быть закреплено в учредительных документах.

4. ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЯ Формуляр распорядительного документа 10 – название вида документов 11 – дата 12 – регистрационный индекс документа 14 – место составления/ издания 19 – заголовок к тексту 20 – отметка о контроле 21 – текст 23 – подпись 24 – гриф согласования 25 – визы 29 – отметка об исполнении и направлении в дело

4. ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЯ Особенности текста РД: Начало распорядительной части распоряжения/указания слово «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» . Формулировка «ПРЕДЛАГАЮ» - если исполнителя нельзя обязать выполнить действие, не входящее в его обязанности по занимаемой должности.

ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БАШМАК» 11. 2012 РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Донецк № 128 О замене регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Toyota Celica, усложняющей их идентификацию, ОБЯЗЫВАЮ: 1. Водителя Краснощекова Е. М. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica № Н 965 АР. 2. Бухгалтера Пяткину В. Н. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства автомобиля. 3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Думова Г. А. Директор Е. Л. Булка

ОБРАЗЕЦ УКАЗАНИЯ 03. 12. 2007 ЗАО «Восток» УКАЗАНИЕ г. Донецк № 96 О составлении графика отпусков на 2008 год В целях составления графика отпусков на 2008 год ОБЯЗЫВАЮ: 1. Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки работников с указанием предполагаемых сроков трудовых отпусков в 2008 году. Срок представления - 10. 12. 2007. 2. Отдел кадров составить сводный график отпусков работников _____________ на 2008 год и представить его на утверждение (наименование организации) дирекции. Срок представления - 22. 12. 007. 3. Контроль за исполнением указания возложить на заместителя директора В. П. Крюка. Директор А. Е. Забродский

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ООО «Информационные системы» 15. 06. 2011 ПРИКАЗ г. Донецк № 86 О создании Центра маркетинга В целях совершенствования деятельности структурных подразделений и в соответствии с решением Совета директоров (протокол от 01. 06. 2011 № 25) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать Центр маркетинга, включив в него отдел рекламы и отдел сбыта в качестве структурных подразделений. 2. Разработать и представить на утверждение 2. 1. Коммерческому директору Иванову И. И. положение о Центре до 01. 07. 2011. 2. 2. Директору по персоналу Петрову П. П. 2. 2. 1. Структуру и штатную численность Центра до 01. 07. 2011. 2. 2. 2. Штатное расписание до 01. 07. 2011. 3. Референту Борисовой В. В. ознакомить с приказом сотрудников фирмы до 25. 06. 2011. 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Директор И. И. Иванов

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ