СЕВЕРО-ЗАПАДНАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Кафедра менеджмента Лекции – 36 часов Семинары – 36 часов Самостоятельная работа – 72 часа Реферат Экзамен .
Основы управления проектами Процессы управления проектом Ø Процессы инициации проекта. Ø Процессы планирования проекта. Ø Процессы исполнения проекта. Ø Процессы анализа. Контроль проекта. Ø Процессы завершения проекта.
Основы управления проектами Взаимосвязи групп процессов управления Процессы инициации Процессы планирования Процессы анализа Процессы исполнения Процессы завершения поток документов или документированных показателей
Основы управления проектами Взаимосвязи между фазами проекта ФАЗА РАЗРАБОТКИ Процессы инициации ФАЗА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ Процессы инициации Процессы планировани я … Предшествующие фазы Процессы анализа Процессы исполнения Процессы завершения Процессы планировани я Процессы анализа Процессы исполнения Процессы завершения … Последующие фазы
Основы управления проектами Лекция 8 Процессы управления проектом Процесс инициации проекта Инициация – это зарождение и продвижение проекта или его частей, а также проведение подготовительных работ для последующего планирования и проектирования. Процесс инициации, выполняется, для того чтобы: § определить принципиальную возможность удовлетворения потребностей заказчика, инвестора или иного субъекта; § исключить из рассмотрения заведомо невыполнимые проекты; § для авторизации и определения содержания нового проекта или новой фазы проекта, или того, что может привести к возобновлению работ остановленного проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта Ключевым моментом процесса инициации является комплексная диагностика проекта, к основным задачам которой относятся: 1. Оценка экономической эффективности проекта. 2. Маркетинговый анализ нового проекта. 3. Оценка бюджета и времени реализации проекта. 4. Формирование команды проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 1. Оценка экономической эффективности проекта Чаще всего оценка осуществляется по методике ЮНИДО с использованием ряда локальных критериев оптимальности таких, как: § чистая текущая стоимость; § срок окупаемости; § индекс рентабельности; § средняя норма прибыли; § внутренняя норма доходности; § модифицированная внутренняя ставка доходности; § средневзвешенный срок жизненного цикла проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 2. Маркетинговый анализ нового проекта Появление нового проекта требует проведения узкоспециализированного маркетингового анализа. При этом работу по исследованию нового рынка, нового товара или возможности реализации нового проекта достаточно часто выделяют в самостоятельный проект. Для первоначальной оценки реализуемости проекта производится трехуровневый маркетинговый анализ (SWOTанализ).
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 2. Маркетинговый анализ нового проекта На первом уровне определяются: • (S) сильные стороны проекта, которые позволяют эффективно справляться с анализируемой ситуацией; • (W) слабые стороны проекта, которые могут проявляться в анализируемой ситуации; • (O) возможности, которые предоставляет анализируемая ситуация; • (T) угрозы, которые включает в себя анализируемая ситуация.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 2. Маркетинговый анализ нового проекта На втором уровне устанавливаются количественные и качественные связи между отдельными элементами, выявленными на первом этапе. При этом целесообразно основной упор в SWOT-анализе делать не на оценку (S); (W); (О) и (Т), а на формулирование конкретных стратегий и мероприятий на основе (S) и (W) с учетом (О) и (Т).
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 2. Маркетинговый анализ нового проекта В результате анализа связей элементов должна получиться матрица стратегий со следующим набором характеристик: • (SO) планируемые работы, которые позволят использовать сильные стороны проекта; • (WO) планируемые работы, которые позволят преодолеть слабые стороны проекта с помощью существующих возможностей; • (ST) планируемые работы, которые позволят использовать сильные стороны исполняющей организации, избегая угрозы; • (WT) планируемые работы, которые позволят преодолеть слабые стороны исполняющей организации, избегая угрозы. Кроме этого необходимо оценить степень влияния угроз и позитивных возможностей на стратегию реализации проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 2. Маркетинговый анализ нового проекта На третьем уровне § рассчитываются будущие затраты и доходы проекта от каждой из планируемых работ, § дается количественная оценка вероятности возникновения дополнительных затрат и доходов.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 2. Маркетинговый анализ нового проекта В результате проведения маркетингового анализа формулируется концепция будущего проекта, в которой следует отразить: § Базовые положения, такие как идея, миссия, цели и стратегия проекта. § Основные характеристики - объект или продукцию проекта. § Маркетинговую привлекательность проекта, а именно спрос и предложение, основных конкурентов, перспективы роста продаж и так далее. § Базовую информацию, а также предполагаемые расценки на продукцию и услуги. Элементы маркетинга выступают в роли инструмента инновационного развития и первичной фильтрации неэффективных проектов. Следовательно, лучше потратить средства на исследование перспективности и реализуемости проекта, чем работать над заранее неэффективным проектом.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 3) Оценка бюджета и времени реализации проекта Для реализации проекта необходимо сочетание трех условий: • время, • деньги и • качество. Одно или два из этих требований, а иногда и все три носят ограниченный характер. Так, достаточно часто приходится работать над проектом, бюджет которого практически не ограничен, но ограничено время. Другие проекты проходят по иному сценарию: есть достаточно времени для выполнения проекта, но бюджет фиксирован. Третьи - включают в себя сразу два, а иногда и все три условия.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 3) Оценка бюджета и времени реализации проекта Следовательно, одна из основных проблем заключается в том, чтобы наилучшим образом использовать имеющиеся временные и бюджетные ресурсы для успешного достижения целей проекта. Жизненно необходимо сбалансировать все три условия с целью удовлетворить или превзойти ожидания участников проекта. В большинстве проектов обычно сталкиваются с необходимостью учитывать только одно из требований. Если целью проекта является продукт высокого качества, то его можно получить или быстро, или дешево, но нельзя получить продукт и быстро, и дешево. Таким образом, процесс диагностики реализуемости проекта в большинстве случаев заканчивается введением бюджетных ограничения исходя из укрупненных статей затрат по проекту, а также ограничением периода реализации проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта На этапе инициации проекта происходит не только выбор способа проектирования и реализации проекта, но также формируется команда специалистов, которые будут управлять проектом от начала до конца. Кроме того, представляется необходимым определить способы и степень взаимодействия между участниками проекта. В частности целесообразно выяснить, Ø каким образом будут подбираться поставщики материалов, Ø какие работы целесообразно передать субподрядным организациям, а Ø какие выполнить собственными силами и так далее.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта Команда – это один из наиболее распространенных и популярных способов организации современного бизнеса. В российском бизнесе он также завоевывает все большую популярность, хотя внедрение командного принципа работы не обходится без трудностей. Команда – группа сотрудников, организованных для совместной работы ради достижения общей цели и разделяющих ответственность за полученные результаты. Три основных признака команды: § Люди объединяются для выполнения работы § У них есть общая цель § Они несут взаимную и коллективную ответственность
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта Команда – несомненно, разновидность рабочей группы. Однако не всякая рабочая группа – команда. Различия между рабочими группами и командами Отличительный признак Как и кто определяет цели, планы, задачи Рабочие группы Команды Индивидуально и часто «сверху вниз» Коллективно и «снизу вверх» Кто несет ответственность за результат Главный руководитель Коллектив или отдельный член группы Как часто происходят встречи и совещания Редко С какой целью Для отчетности и проходят совещания выяснения отношений Часто Для координации действий
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта Преимущества команды в сфере бизнеса: Одна голова хорошо, а две лучше. В бизнесе коллектив единомышленников работает лучше, чем несколько гениев поодиночке. Лучшие условия для творческой деятельности. На заре индустриальной революции люди работали по узкой специализации, что только разъединяло их. Теперь все наоборот – обилие техники и ускорение технологической гонки требует постоянного изменения характера деятельности, т. е. разноодаренных личностей. Лучше всего такая одаренность проявляется в команде Гибкость и мобильность. Члены команды быстро подменяют друга, что позволяет им быстро адаптироваться к меняющейся ситуации. Это особенно важно в динамичной рыночной экономике, где важно удовлетворять высокие требования клиентов. Многопрофильные команды для решения сложных проблем. В составе одной команды могут работать разные специалисты, которые могут решать комплексную и сложную задачу более эффективно, чем если она будет разделена между подразделениями. Необходимость соответствия быстрым темпам перемен. Творческий подход к работе и совместная деятельность, которую демонстрируют команды – лучший способ поспевать за всеми теми переменами, которые характеризуют нашу жизнь. Вместо того, чтобы поспевать за ними – Вы просто создаете эти перемены. Повышение текучести кадров. В фирмах постоянно приходят и уходят сотрудники, причем в большом количестве. Командный принцип работы позволяет в этих условиях поддерживать относительное постоянство бизнеса.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта Самые распространенные типы команд: Команда – рабочее подразделение. Самый распространенный тип, обычно функционирует на постоянной основе. Представляет собой структурную часть отдела, ее деятельность связана со специализацией всего отдела в целом. Пример: команда по обслуживанию клиентов или оказанию технической поддержки. Проектная команда. Многофункциональная группа, в которой собраны специалисты разного профиля. Для того, чтобы выполнить проект, специалисты должны тесно сотрудничать друг с другом. Обычно команда распускается по завершении проекта, но в науке и строительстве такая команда может переходить к разработке нового проекта и так работать из года в год. Команда по оперативному решению поставленных задач. Их также называют целевыми командами, оперативными группами, группами быстрого реагирования или комитетами. Такие команды создаются для решения экстренных задач и кризисных ситуаций. Квалификация членов команды зависит от характера решаемой задачи. Команды по вопросам усовершенствования. Такие команды занимаются улучшением рабочих процессов, оптимизацией бизнеса. Например, такие команды могут создаваться для сокращения бюрократических процедур при оформлении каких-либо сложных запросов и разрешений, скажем, просьбы о застройке каких-либо участков. Команды управления. Такие команды существуют, но встречаются они довольно редко. Как правило, начальники сами несут ответственность за свой участок работы.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта Терминология Командная работа – поведенческие аспекты отношений между членами команды, т. е. сотрудничество для успешной деятельности (но не управление командой) Повышение сплоченности команды – специальные действия, в т. ч. вне офиса, направленные на сплочение членов команды и усиления чувства коллективизма Интеграционная команда – команда, которая объединяет несколько разных команд для внедрения единого стандарта работы Команда управления – команда, состоящая из руководителей, которая решает глобальные вопросы развития компании или решает важные тактические вопросы на уровне отделов Самоуправляемая команда – команда, которая не имеет формального руководителя, где все члены команды в равной степени несут ответственность за конечный результат Руководитель команды – член команды, который берет на себя функции координации и направления деятельности других членов команды, а также соблюдения общего принципа командной работы Спонсор – инициатор и создатель команды, который определяет общее направление деятельности команды и оказывает ей финансовую и иную необходимую подержку Член команды – участник группы, который выполняет в команде определенную работу и разделяет коллективную ответственность за конечный результат
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА УСПЕХ СОЗДАНИЯ КОМАНДЫ В БИЗНЕСЕ Организационные факторы § Трудности и проблемы Вашей компании на рынке § Выбор: команда или рабочая группа? § Выбор типа команды, который более всего соответствует характеру проблемы § Определение квалификации и практического опыта руководителя и членов команды § Привлечение спонсора и команды управления для создания и развития команды § Изучение опыта других команд внутри организации § Совершенствование системы оплаты, обмена информацией, рабочих процессов под новую команду § Определение рамок и уровня полномочий команд § Привлечение финансовых и человеческих ресурсов для функционирования команды § Выбор оптимального подхода при переходе на командный принцип работы: эксперимент, поэтапный переход, полное погружение
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА УСПЕХ СОЗДАНИЯ КОМАНДЫ В БИЗНЕСЕ Управленческие факторы § Определение цели команды и ожидаемых от нее результатов § Поддержка и направление команды, развитие навыков фасилитации, т. е. содействия процессам § Получение материальных и нематериальных ресурсов для обеспечения деятельности команды § Поиски внешних партнеров команды § Определение препятствий, с которыми может столкнуться команда, и поиск путей их устранения § Оценка собственной готовности делегировать полномочия и ответственность другим членам команды
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта 4) Формирование команды проекта ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА УСПЕХ СОЗДАНИЯ КОМАНДЫ В БИЗНЕСЕ Индивидуальные факторы § Развитие технических и межличностных навыков у членов команды § Подбор специалистов с хорошим потенциалом и перспективами работы § Оценка необходимости дополнительного обучения сотрудников § Мотивация каждого члена команды и преодоление сопротивления, которое может возникнуть при переходе на командный принцип работы § Определение ключевых ролей в команде и отбор сотрудников, которые могут справиться с ролями лучше всего
Схема принятия решения и инициации проекта Бюджет и время реализации проекта Маркетинговы й анализ нового проекта Отрицательная оценка Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта Оценка экономической эффективности проекта Возможность формирования команды проекта Положительная оценка Остановка изучения данного проекта да Инициация проекта Поиск альтернативных вариантов Разработка проекта нет Отказ от проекта Планирование проекта
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта Если по каким-то критериям проект оценен отрицательно, то его реализация прекращается. Однако если реализация проекта необходима для заказчика, существует возможность сделать его эффективным или добиться целей с помощью альтернативного проекта. Для поиска решения данной проблемы формируется группа из лиц, заинтересованных в реализации проекта. Происходит постановка проблемы, выполняется анализ ключевых факторов и так далее. Используются методы мозгового штурма, номинальной группы, дельфийский, другие специальные методы, позволяющие выявить направления решения проблемы и разработать рекомендации для подготовки к повторной инициации проекта. После анализа всех аспектов проекта, заключения о его реализуемости и эффективности, принятия решения об инициации проекта переходят к его разработке и планированию.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс инициации проекта В процессе принятия решения об инициации проекта также учитываются: § ситуация в стране, где планируется реализовать проект; § место расположения будущего проекта; § развитость рыночных отношений среди компаний; § рынок и методы сбыта продукции; § возможности финансирования проекта; § проблемы безопасности; § возможности минимизации рисков и использования местных ресурсов.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Для эффективного руководства проектом на всех этапах жизненного цикла разрабатывают планы его реализации. Планирование можно охарактеризовать как определение вида и объема действий в условиях прогнозируемого окружения в течение определенного промежутка времени. Определение ключевых событий и учет возможных внутренних и внешних сил воздействия на проект - неотъемлемая часть планирования. Наиболее успешно планирование происходит при непосредственном участии всех сторон, вовлеченных в реализацию проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Планирование в управлении проектами позволяет: § снять неопределенность в отношении объема работ, ресурсов и сроков реализации проекта; § установить вид, объем и временные параметры отдельных работ по проекту; § повысить эффективность работ и согласованность действий участников проектов; § создать необходимый фундамент для осуществления контроля над ходом реализации проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Основой построения планов разных уровней является структура декомпозиции работ, то есть разбивка проекта на более мелкие составляющие: подпроекты, пакеты работ различных уровней, пакеты детальных работ. Структура декомпозиции работ наглядно отображает не только уровни подчиненности работ, но также зоны ответственности и отчетности, позволяет интегрировать структуру в информационную систему контроля над проектом.
Основы управления проектами Декомпозиция задачи Определение : Иерархические структуры работ (ИСР), Work Breakdown Structures (WBS) это ориентированная на результат структура операций проекта, определяющая общие цели проекта. ИСР - это иерархическое деление проекта на естественные элементы с целью обеспечения его контроля и управления. ПРОЕКТ ЗАДАЧА ПОДЗАДАЧА КОМПЛЕКС РАБОТА ОПЕРАЦИЯ
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Количество уровней декомпозиции может быть изменено в зависимости от особенностей проекта, его сложности и продолжительности, квалификации команды проекта, а также организационной структуры. Очевидно, чем проще проект и иерархия организационной структуры, чем больше опыт работы и выше квалификация команды проекта, тем меньше уровней декомпозиции требуется для его реализации.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Построение структуры декомпозиции работ происходит сверху вниз или снизу вверх, в отдельных случаях возможно совмещение этих способов. Для разделения или группировки работ используют метод номинальной группы, мозгового штурма, дельфийский, другие методы генерации решений. Последний, низший уровень структуры декомпозиции работ составляют пакеты работ, которые включают конечные работы, осуществляемые одним или несколькими исполнителями. При необходимости каждую из конечных работ можно разбить на этапы, действия, движения.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Декомпозицию работ чаще всего производят: § а) по сфере ответственности, выделяя работы выполняемые генеральным контрактором и субконтракторами; § б) по категориям работ определенным требованиями: Ø к конечным исполнителям; Ø к оборудованию; Ø к материалам; § в) по отдельным конструктивным элементам; § г) по месту нахождения проекта, если проект реализуют различные исполнители; § д) по потребностям: Ø заказчика, например, для целей подготовки тендерной документации или осуществления различных денежных расчетов; Ø контрактора, например, для целей учета затрат.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта В процессе построения структуры декомпозиции работ при назначении работам кодов можно связать ее § § § с организационной структурой для управления персоналом, со структурой статей затрат для управления затратами, с графиком работ в методе критического пути.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Одним из этапов планирования является бюджетное планирование, то есть составление финансового, маркетингового, производственного и других бюджетов проекта, которые консолидируют в единый бюджет, или финансовый план реализации проекта. Бюджет проекта представляет собой план расходов и доходов в стоимостном и натуральном выражении. Если условия реализации проекта быстро меняются, применяют метод непрерывного составления бюджетов, который предусматривает разработку текущего бюджета проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Традиционно с процессом планирования ассоциируются § графики, § календарные планы и § диаграммы. Разработка и составление планов производятся практически по всем функциям управления с учетом особенностей конкретного проекта. Среди основных планов можно выделить: производственный и финансовый планы.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Иногда диаграммы (графики), представляющие эти планы, совмещают и получают совмещенный график реализации проекта. Это более сложный график, но более удобный для контроля реализации проекта. На примерном совмещенном графике приводятся § стоимость, § последовательность, § период и § объемы выполнения работ. По такому графику удобно контролировать ход выполнения работ и затраты.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Декомпозиция работ по временным параметрам предусматривает использование трех видов планирования: 1) Стратегическое планирование 2) Тактическое планирование 3) Оперативное планирование
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта 1) Стратегическое планирование позволяет разработать комплекс действий на долгосрочную перспективу. В процессе стратегического планирования устанавливают главные цели и важнейшие желаемые результаты реализации проекта, при этом обязательно учитывают возможности внешней и внутренней среды.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта 2) Тактическое планирование позволяет распределить ресурсы для достижения стратегических целей и результатов. Если стратегические планы отвечают на вопрос «что делать» , то тактические - на вопрос «как достичь поставленной цели» . Тактические планы обычно содержат количественные показатели по продуктам, данные о капиталовложениях, источниках финансирования.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Следует отметить, что, Ø во-первых, выполнение тактических планов легче контролировать, и они менее подвержены риску, Ø во-вторых, результаты тактических решений проще оценить, так как они могут быть выражены в конкретных численных показателях и, наконец, Ø в-третьих, для тактического планирования характерно тяготение к уровням отдельных подразделений продуктовых, региональных, функциональных.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта 3) Оперативное планирование определяет планирование отдельных работ в краткосрочной перспективе - от нескольких дней до месяца. В условиях динамичного хода производственного процесса и воздействия дестабилизирующих факторов в ходе строительства объектов могут возникнуть отклонения, которые в последующем трудно ликвидировать при использовании месячного и годового циклов планирования. В такой обстановке переходят к планированию по недельно-суточным и суточно-часовым графикам.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта На практике процесс планирования осуществляется с помощью прикладных компьютерных программ, которые обеспечивают высокую скорость и точность расчетов, удобство внесения изменений и при необходимости интеграцию со всеми информационными системами предприятия. Процесс планирования является базовым, поскольку на его результатах основываются все последующие процессы управления проектами.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Подсистема управления взаимодействиями Планирование взаимодействия Пример матрицы отчетности Отчет A B Менеджер проекта Д Н Аналитик Д Д C D E F Иванов Пн-Чт Н Н М Д Н Н М Получатель Н Маркетолог Иванов Н Н М Н Д - ежедневно, Н - еженедельно, М -ежемесячно, Пн-Чт - с понедельника по четверг М
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Пример Подсистема управления взаимодействиями Планирование взаимодействия План управления взаимодействием: ·- структура сбора информации ·- структура распределения информации ·- детальное описание всех типов распределяемой информации (форма, содержание, степень детализации, условные обозначения) ·- порядок предоставления информации (сроки предоставления, процедуры обновления, методы сбора) ·- условия корректировки плана управления взаимодействием по мере развития проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс планирования проекта Пример Иванов И. И. № пп Подсистема управления взаимодействиями Планирование взаимодействия Временная матрица 2011 г. Даты исполнения по месяцам Функции сотрудника Прим. ссылка Янв 1 2 3 Фев р Март Апр Ма й Июнь Июль Авг Сен т Окт Нояб Дек Обсуждение и утверждение плана работ на следующий месяц (Сидорова, Иванов) 28 28 30 28 28 29 29 Анализ хода работ по проекту «Производство батарей» 2 2 3 3 6 2 5 2 3 3 2 Отчет по расходованию ресурсов 10 10
Основы управления проектами Структуризация проекта Системный подход, которым руководствуются при организации управления проектами, требует разбиения их на отдельные компоненты, т. е. проект должен быть структурирован - должны быть организованы связи и отношения между отдельными элементами проекта. Структуризация проекта представляет собой его деление: § на компоненты продукции проекта; § этапы его жизненного цикла; § элементы организационной структуры.
Основы управления проектами Структуризация проекта Процесс структуризации является неотъемлемой частью планирования проекта и в любом случае решает задачи: § разбивки проекта на поддающиеся управлению блоки; § распределения ответственности за различные элементы проекта; § увязки работ по ресурсам; § создания единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами; § увязки работ по проекту с организацией бухгалтерского учета; § создания базы для определения необходимых затрат на реализацию проекта; § заключения контрактов (подрядов) на выполнение выделенных блоков проекта; § перехода от общих целей проекта к определенным заданиям, выполняемым конкретными исполнителями.
Структуризация проекта Основы управления проектами Этапы планирования реализации проекта Структуризация проекта 1. Определить цели проекта Уровни разбивки Процесс структуризации 1 2. Задать уровень детализации 3. Установить структуру процесса (этапы жизненного цикла) 4. Изучить организационную структуру проекта (окружение, участники, ответственности) 5. Проанализировать структуру продукции проекта (в т. ч. подсистем и компонентов) 6. Проанализировать систему бухгалтерских счетов в компании 7. Объединить схему разбивки проекта (от подпроектов до пакетов работ) 8. Подготовить сводный (укрупненный) план проекта 9. Подготовить матрицу распределения ответственности 11. Подготовить сводный (укрупненный) план проекта 12. Запустить систему наряд-заданий, согласованную с планом счетов компании 0 10. Разработать систему разбивки, соответствующую принятому в компании плану счетов 13. Установить систему отчетности и контроля 2 3 4 5
Основы управления проектами Структуризация проекта Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий 1. Определение проекта – должны быть полностью и четко определены характер, цели и содержание проекта. В данной ситуации очень полезно использовать иерархию целей, показывающую полную цепь конечных результатов и/или средств их достижения. 2. Уровень детализации – необходимо обдумать различные уровни детализации планов и количество уровней элементов в структуре разбивки проекта. 3. Структура процесса – должна быть подготовлена схема жизненного цикла проекта. 4. Организационная структура – организационная схема проекта должна охватывать все группы или отдельные лица, которые будут работать на проект, включая лиц, заинтересованных в проекте изего внешнего окружения.
Основы управления проектами Структуризация проекта Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий 5. Структура продукта – это схема разбивки по подсистемамили компонентам, включая машины и оборудование, программноеи информационное обеспечение, услуги, а также если этоважно, географическое распределение. 6. План бухгалтерских счетов – система кодов, применяемых при структурировании проекта; должна основываться на существующем плане бухгалтерскихсчетов или на возможности его корректировки. 7. Структура разбивки проекта – четыре вышеперечисленныхпункта (3 -6) объединяются в единую структуру проекта. 8. Генеральный сводный план проекта - может быть в дальнейшем детализирован в процессе поиска критического пути. В ходереализации проекта сводный план может использоваться для докладов высшему руководству.
Основы управления проектами Структуризация проекта Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий 9. Матрица распределения ответственности - в результате анализа взаимоотношений между элементами структуры проекта и организацией строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы организации компании столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни ответственности тех или иных действующих лиц обозначают при помощи различных условных обозначений или кодов. 10. Рабочий план бухгалтерских счетов – при необходимости следует проработать систему субсчетов, «стыкующихся» с планом счетов.
Основы управления проектами Структуризация проекта Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий 11. Рабочий сетевой график – реализация первых 10 шагов позволяет разработать детализированный график, включающий покаждой из работ временные и ресурсные оценки. 12. Система наряд-заданий – вытекает из предварительнойструктуры (п. 7) и матрицы (п. 9). На этом этапе задания должны бытьабсолютно конкретны во времени и ресурсах. 13. Система отчетности и контроля.
Основы управления проектами Взаимосвязи групп процессов управления Процессы инициации Процессы планирования Процессы анализа Процессы исполнения Процессы завершения поток документов или документированных показателей
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта Исполнение – это руководство и управление, выполнение и осуществление работ проекта, достижение конечных результатов и представление информации о выполнении работы. Рассматриваемый процесс включает в себя координацию людей и ресурсов, а также интеграцию и исполнение работ проекта в соответствии с планом проектом. Подавляющая часть бюджета проекта идет на реализацию процесса исполнения.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта Обычно при исполнении имеют место отклонения, приводящие к корректировке планов. Эти отклонения могут затрагивать длительность работ, наличие и эффективность использования ресурсов, а также непредусмотренные риски. Независимо от того, повлияют такие отклонения на план проектом или нет, они могут потребовать анализа. Результаты этого анализа могут повлечь за собой запрос на изменение. Если запрос будет одобрен, то это может привести к изменению плана проекта и, возможно, утверждению нового базового плана.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта К процессу исполнения проекта относятся следующие процессы: 1)Руководство и управление исполнением проекта 2) Обеспечение качества 3) Набора и развития команды проекта 4) Распространение информации 5) Запрос информации у поставщиков и выбор
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта 1) Руководство и управление исполнением проекта – процесс, необходимый для управления различными организационными и техническими интерфейсами, имеющимися в проекте, для выполнения работ, предусмотренных в плане проекта. Конечные результаты представляются как выходы выполненных процессов, указанных в плане проекта. По мере выполнения проекта собирается информация о завершении подготовки результатов и о том, какие именно работы завершены. Эта информация становится входом для процесса отчетности по исполнению.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта 2) Обеспечение качества – процесс, необходимый для применения плановых систематических операций по проверке качества, например аудит или независимая экспертиза, чтобы удостовериться, что в проекте используются все необходимые процессы для выполнения требований.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта 3) Набора и развития команды проекта – процесс, необходимый § для получения человеческих ресурсов, нужных для выполнения проекта; § для повышения компетенции и взаимодействия членов команды; § для улучшения исполнения проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта 4) Распространение информации – процесс, необходимый для обеспечения своевременного доступа участников проекта к нужной им информации. 5) Запрос информации у поставщиков и выбор поставщиков – процесс, необходимый § для получения информации, расценок или предложений; § для изучения предложений, выбора из потенциальных поставщиков и заключения письменного контракта с поставщиками.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта Наиболее важный их перечисленных процесс руководства и управления исполнением проекта требует от руководителя и команды управления проектом ряда действий по выполнению плана проекта и работ, определенных в описании содержания проекта. Вот некоторые из этих действий: Ø выполнение операций для достижения целей проекта; Ø расходование трудовых ресурсов и денежных средств для достижения целей проекта; Ø подбор, обучение и управление членами команды проекта;
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта Ø получение предложений от потенциальных поставщиков; Ø выбор поставщиков из числа потенциальных; Ø приобретение и использование ресурсов, в том числе материалов, инструментов, оборудования и сооружений; Ø внедрение запланированных методов и стандартов; Ø создание, контроль, проверка и ратификация конечных результатов проекта; Ø управление рисками и реализация мер реагирования на риски; Ø управление поставщиками;
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта Ø адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и окружению проекта; Ø создание и управление каналами коммуникаций, как внешних, так и внутри проектных; Ø сбор данных и отчеты по расходам, выполнению расписания, техническому и качественному прогрессу, а также предоставление информации о текущем состоянии для прогнозирования; Ø сбор и документирование накопленных знаний, и осуществление операций по улучшению одобренных процессов.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс исполнения проекта Исполнение плана проекта От процессов планирования ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ Распределение информации От процессов контроля и анализа Развитие команды проекта Получение предложений Выбор поставщиков Подтверждение качества Подтверждение достижения целей проекта Управление контрактами К процессам контроля и анализа
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа Эффективное управление проектами невозможно без контроля его параметров. Выделяют три типа контроля: § инженерно-технический, § финансовый и § производственно-технологический, но параллельно им всегда осуществляется § контроль качества выполняемых работ.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа Контроль – это создание и реализация системы измерения, учета, прогнозирования и выявления отклонений в границах реализации проекта, сметы расходов и графика производства работ для своевременного принятия корректирующих мер. Следовательно, система контроля должна иметь вход, выход, а также блок реализации проекта. При этом показатели входа и выхода должны быть соединены обратной связью и корректирующим воздействием управляющего проектом при отклонении фактических показателей от плановых. Важнейшими контролируемыми параметрами являются время и ход выполнения работ в физическом и стоимостном выражении.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа Процесс контроля включает в себя четыре основных этапа: 1) Проверку и корректировку планов. 2) Оценку хода работ. 3) Сравнение плана и фактических результатов. 4) Принятие мер.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа 1) Проверка и корректировка планов На первом этапе необходимо обозначить промежуточные результаты, которые должны быть получены при реализации проекта и которые можно количественно и качественно, измерить, и оценить. Обычно рассматривают три группы показателей: затраты, время и качество. Данная работа ведется в процессе планирования, а в процессе выполнения работ проекта вносятся коррективы.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа 2) Оценка хода работ. На втором этапе измеряются фактические затраты времени для достижения результата с требуемым качеством. Измерение фактического времени производится в реальных единицах, а сравнение сметных затрат - в приведенных.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа 3) Сравнение плана и фактических результатов. На третьем этапе происходит сравнение фактических значений затрат, времени и качества с запланированными. Это позволяет сравнить ожидаемый и получаемый результаты, определить эффективность планирования и устранить выявленные отклонения.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа 4) Принятие мер. При обнаружении значительных расхождений между фактическими и плановыми показателями принимаются меры по возвращению реализации проекта в рамки основного плана или вносятся необходимые изменения в планы.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа В процессе контроля над проектом значительную роль играет контроль издержек, который предполагает наличие хорошей системы управления затратами, включающей § составление смет, § учет затрат, § движение денежных средств проекта, § калькуляцию прямых затрат на оплату труда и § нормы накладных расходов, § материальное стимулирование, § штрафы и § участие в прибылях, другие элементы.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа В процессе контроля над проектом широко используются статистические и иные вспомогательные методы. К инструментам статистического контроля процессов относятся количественные данные и различные виды диаграмм, обеспечивающие эффективный сбор информации, распознавание моделей данных и измерение переменных. Так, например, основная цель использования контрольных диаграмм предотвращение возникновения дефектов и, следовательно, повышение качества товаров.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа Метод последовательного счета подходит, например, к заданиям, включающим работы, которые требуют последовательного выполнения. Завершение каждой работы является этапом, отражающим процент выполнения проекта, устанавливаемый на основе трудоемкости работ. Метод «начало-окончание» применяется к работам, у которых отсутствуют заранее определенные этапы или для которых сложно точно рассчитать время реализации.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Контроль проекта Метод соотношения издержек производства можно использовать для решения задач административного управления, например, обеспечения качества, контроля исполнения контрактов или общего контроля проекта. Исполнение подобных заданий требует длительного времени. Обычно затраты на эти задания исчисляются как единовременные.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Контроль проекта Метод взвешенных единиц применяется для заданий, требующих выполнения большого количества работ на протяжении длительного времени. Обычно такие задания состоят из нескольких параллельно выполняемых работ с разными единицами измерения.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процессы контроля и анализа Исполнительская отчетность От процессов исполнения Общее управление изменениями К процессам планирования ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ Управление изменениями целей Контроль качества Контроль расписания Управление реагированием Контроль стоимости, контроль затрат, расходов по проекту К процессам завершения
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Завершение проекта представляет собой • оценку и приемку-передачу результатов проекта заказчику, • анализ выполнения работ проекта и • разрешение всех спорных вопросов между участниками проекта.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта На практике различают: 1) Нормальное завершение проекта, то есть в полном соответствии с условиями контрактов. 2) Долгосрочное завершение из-за незапланированных изменений или задержек под воздействием окружения проекта. 3) Досрочное завершение по причине невыполнения некоторых этапов проекта, что, как правило, негативно влияет на конечные результаты проекта. 4) Форс-мажорное завершение проекта, то есть под влиянием обстоятельств, не зависящих от организации.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта В процессе завершения: § окончательно улаживаются договорные отношения; § подтверждается техническое соответствие конечного результата проекта; § оценивается эффективность выполненного проекта; § готовится необходимая документация, производятся согласования с заказчиком, органами государственного надзора и другими заинтересованными лицами; § оформляется акт приемки-сдачи конечного результата.
Процесс завершения проекта, представленный с помощью совокупности операций Основы управления проектами Процессы управления проектом Поручение заказчика о закрытии проекта Завершение проекта Договорные отношения Закрытие контрактов между участниками проекта Закрытие ресурсов и финансовых операций Перераспределение ресурсов на реализацию других проектов Техническое соответствие Подготовка объекта к приему заказчиком и государственной комиссией Пусконаладочные работы и эксплуатационные испытания Устранение выявленных недостатков Эффективность проекта Сбор и анализ информации о результатах проекта Оценка работы предприятия, команды и участников проекта Дополнение банка данных выполненных проектов Оформление акта рабочей комиссией о приемке объекта в эксплуатацию и государственная регистрация объекта
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Инициатором завершения проекта, как правило, является заказчик, который должен получить все запланированные результаты от реализации проекта, например, товар или продукт, документацию по эксплуатации, обслуживанию и гарантийные обязательства. Когда заказчику необходимо получить точные данные о фактических эксплуатационных характеристиках результата проекта, проводят эксплуатационные испытания. С этой целью назначается специальная комиссия. По окончанию испытаний составляется отчет, который является основанием для передачи конечного результата проекта заказчику. Перед подписанием акта приемки-передачи подрядчик должен предоставить заказчику гарантии и все документы, указанные в контракте.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта При завершении проекта желательно проанализировать и задокументировать все положительные и отрицательные факторы, повлиявшие на его разработку и реализацию, для учета их в будущих проектах. Важным компонентом этого процесса является система учета расходов по проекту, которая позволяет контролировать издержки и производительность, зафиксированные при реализации проекта. Однако данная система не позволяет учитывать организационные, управленческие и некоторые другие усовершенствованные инструменты и процедуры. Чтобы учесть эти аспекты, необходимо наладить систему после проектной оценки - после окончания работ руководитель проекта собирает комиссию, состоящую из команды управления проекта и ключевых специалистов, участвовавших в проекте, для группового анализа своей работы.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта I. На индивидуальных листках члены комиссии отмечают элементы позитивного опыта, полученного в ходе реализации проекта, а также элементы, которые они хотели бы изменить. II. Затем листки с записями группируются по схожим категориям. III. Формируется подробное описание категорий, которые анализируются, а результаты анализа документируются. IV. Усовершенствованные и примененные в процессе реализации проекта, обновленные процедуры или процессы должны быть формально описаны как схемы последовательности операций и процедур или календарных графиков технологических процессов. Эту информацию можно использовать в других аналогичных проектах.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Комиссия должна также оценить качество разработки планирования проекта, соответствие первоначальных планов и фактического графика выполнения работ. При значительных нарушениях планов следует определить, чем они были вызваны, и как можно было этого избежать в процессе планирования. Такая информация позволяет исключить подобные ошибки в будущем. По окончании работ по проекту генеральный контрактор, прежде чем передать документы заказчику, должен удостовериться, что они отвечают всем необходимым требованиям.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Ликвидация проекта до достижения конечного результата может быть следствием: § неверного расчета плановой себестоимости проекта и показателей его эффективности; § нехватки средств для продолжения финансирования проекта; § невыполнения контакторами своих обязательств; § нарушения взаимодействия между участниками проекта и так далее. В случае ликвидации проекта возможны сдача-приемка частичных результатов проекта, оценка его активов, например, оборудования, материалов, запасов сырья и готовой продукции, объектов незавершенного строительства и их последующая продажа на аукционе.
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Подведение итогов проекта Закрытие работ Административное завершение: Оценка проекта Разбор работы Накопление опыта
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Административное завершение 1. Материалы для информационного обеспечения БД специалистов и экспертов Новые технологии Инвестиционные проекты Рекламные материалы клиентов Печатные материалы, необходимые для работы, книги Техническая документация Профайлы компаний
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Административное завершение 2. Накопление опыта 2. 1. Предварительная проработка: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы 2. 2 Подготовка контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности 2. 3. Реализация проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Административное завершение 3. Материалы для маркетинга 3. 1. Конфиденциальность: условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, название Заказчика в разрешенном виде 3. 2 Возможность повторного коммерческого использования материалов. 3. 3. Достижения компании в проекте, сказки, отзывы клиентов 3. 4. Потенциальные партнеры или агенты 3. 5. Предложения для корректировки маркетинговых действий 3. 6. Материалы в прайс-лист
Основы управления проектами Процессы управления проектом Процесс завершения проекта Административное завершение 4. Подведение итогов и закрытие проекта 4. 1. Разбор работы 4. 2. Подведение финансовых итогов проекта: Определение значений KPI проекта (key performance indicator) – ключевые показатели эффективности Определение вклада участника и размера вознаграждения 4. 3. Заполнение досье сотрудника 4. 4. Предложения по улучшению работы
Скачать презентацию СЕВЕРО-ЗАПАДНАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Кафедра менеджмента Лекции
oup-ch_8-Protsessy_upravlenia_proektom.ppt