Седми конкурс на програма Подкрепа за ИКТ политики

Седми конкурс на програма “Подкрепа за ИКТ политики” Христина Добрева Старши експерт, Дирекция “Технологии на ИО”, МТИТС 06 Февруари, 2013 София Насоки за изготвяне на предложение за проект

Критерии за допустимост Предложенията за проекти се подават от консорциуми. Консорциумите трябва да включват определен минимален брой взаимно независими юридически лица, отговарящи на изискванията, от различни държави-членки на ЕС или от асоциираните страни по програма “Подкрепа за ИКТ политики” (Хърватска, Исландия, Лихтенщайн, Норвегия, Турция, Сърбия и Черна гора ). Предложенията трябва да отговарят на всички критерии за допустимост, за да бъдат одобрени за оценяване. Тези критерии се прилагат строго! Състав на консорциума; консорциума Пълнота на предложението - наличие на всички необходими административни формуляри и на описание на предложението (NB: пълнотата на информацията, съдържаща се в предложението, ще се оценява от експертите; проверките за допустимост се прилагат само по отношение на наличието на съответните части на предложението); 2 Спазване на срока за подаване

Критерии за допустимост Финансова схема Минимални изисквания Пилотни проекти тип А (Pilot A) Пилотни проекти тип Б (Pilot B) Най-малко 4 взаимно независими юридически лица, отговарящи на изискванията от 4 различни страни членки на ЕС или асоциирани страни. Тематични мрежи (Thematic Network) Най-малко 7 взаимно независими юридически лица, отговарящи на изискванията от 7 различни страни членки на ЕС или асоциирани страни. Обществени поръчки за иновативни решения (PPI- Public Procurement of Innovative Solutions) Най-малко 3 взаимно независими организации, провеждащи обществени поръчки от най-малко 3 различни държави-членки или асоциирани страни. Мрежи за най-добри практики (Best Practice Network) 3 Най-малко 6 отговарящи на изискванията национални администрации или юридически лица, определени да участват от тяхно име от 6 различни страни - членки на ЕС или асоциирани по Програма “Подкрепа за ИКТ политики” страни. Инструмент само за Цифрови библиотеки. Най-малко 7 взаимно независими юридически лица, отговарящи на изискванията от 7 различни страни членки на ЕС или асоциирани страни.

Критерии за допустимост Със споразумение с Комисията в проекта могат да участват и партньори извън страните членки и асоциираните страни, но те не получават финансиране. Специални изисквания се прилагат към състава на консорциуми, кандидатстващи по подтеми 3. 1 а) 3. 1 финансирани по инструмент Pilot A. 4 (вж. Ръководството за кандидатстване)

Критерии за допустимост Предложенията трябва да бъдат подадени от координатора преди крайния срок – 14. 05. 2013 г. 17: 00 ч. в Електронната система за подаване на предложения за проекти на Комисията (EPSS) https: //www. epss-fp 7. org/psp/ Предложения, които не отговарят на изискванията за допустимост няма да бъдат оценени! 5

Информация за кандидатстване Работна програма 2013 на програма “Подкрепа за ИКТ политики”; Ръководство за кандидатстване (включително образци на формите и обяснителни бележки за методологията на оценяване). Всяка финансова схема има различно Ръководство. Уверете се, че сте избрали правилното за вашия проект!; Често задавани въпроси (FAQs); Ръководство за работа с Електронната система за подаване на предложения; предложения Модел на грантово споразумение с ЕК. ЕК 6

Подготовка Запознайте се с Инструкциите* за кандидатстване и Формите** за подаване, които ще ви дадат яснота как да структурирате предложението си; При възможност покажете инструкциите и черновата на вашия проект на колеги с опит в кандидатстването за европейски проекти; Изгответе вашето предложение като обърнете внимание на препоръките, които сте получили. * Приложение към Ръководството за кандидатстване ** Налични на страницата за конкурси на Програмата http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/page/call_CIP; efp 7_SESSION_ID=H 7 B 5 RHd. G 1 SLXm. M 8 Hq. TM 00 ybh. T 4 LHBn. Cp 9 p. TMgq. MYHyn. Tn 75 T 1 b. DJ!-595685223? call. Identifier=CIP-ICT-PSP-20137&specific. Program=ICT-PSP 7

Проекто – предложение Част A – online форма Форма А 1 ü Пълно заглавие, акроним, цели; ü Ключови думи за проекта; ü Резюме на проекта ( ≤ 2000 символа); ü Предходно/настоящо подаване в ICT PSP. Форма А 2 (по една за всеки партньор) ü Адрес; ü Лице за контакт; ü Тип организация; ü Идентификационен код на участника. 8 Форма А 3 ü Бюджет и подробности за финансирането

Проекто – предложение Част A – online форма 9

Проекто-предложение Част B – винаги в PDF! Формата е налична в електронната система (EPSS). Задължителен формат на предложението, свързан с критериите за оценка: Резюме; Резюме Релевантност - Съответствие с целите на конкурса (отделени подточки, секции и т. н); Ефект / Въздействие; Въздействие Изпълнение 10

Електронно подаване Координаторът на проекта регистрира предложението в електронната система (EPSS) и получава потребителско име и пароли за себе си и партньорите; Консорциумът изгражда предложението на сървъра на Комисията и преди крайния срок го подава; Процент неуспех при подаване на проекти = ± 1%. Най-чести причини за неуспех при подаването: ü Чакане до последната минута; ü Технически проблеми; ü Грешка, допусната от паника; ü Прекалено късно стартиран процес на качване, приключил след определения краен срок. 11

Идентификационен код на участника (PIC) Участници, които притежават персонален идентификационен код PIC, получен от Unique Registration Facility (URF) на Седма рамкова програма могат да се идентифицират с него в електронната система (EPSS). След вкарване на PIC EPSS системата автоматично ще попълни части от формата за подаване на предложението. Процесът на получаване на PIC може да се ускори, ако самостоятелно регистрирате организацията си на: http: //ec. europa. eu/research/participants/urf На този сайт ще откриете и инструмент за търсене, за да проверите дали вашата организация вече е регистрирана (и следователно вече има PIC). 12

Допълнителни документи За всички предложения: Всеки участник трябва да подпише Декларация относно критериите за изключване и липсата на конфликт на интереси, която се съхранява от координатора на проекта, докато бъде изискана от Комисията. За пилотни проекти тип А: Всеки участник, който се включва вместо национална администрация трябва да получи Сертификат за национално оторизиран представител, подписан от съответната администрация, който се съхранява от координатора на проекта, докато бъде изискан от Комисията. 13

Основни критерии за оценка Оценката на предложенията се базира на принципите на прозрачност и равнопоставеност. Тя се прави от ЕК с помощта на независими експерти. E Критерии за допустимост подаване навреме, пълнота, статут на предложителите, …; A Критерии за присъждане на оценка Релевантност (праг 3/5); Въздействие (праг 3/5); Изпълнение (праг 3/5). S Критерии за селекция финансов и оперативен капацитет за изпълнение на проекта професионални компетентности и квалификации 14

Оценка Подробните критерии и под-критерии за оценка и съответните тегловни коефициенти и прагове се определят в Работната програма. Количествена оценка на предложенията Експертите проучват предложенията по всеки един критерий за оценяване и им присъждат точки в скалата от 0 до 5. Могат да бъдат давани оценки с половин точка Присъдените точки по всеки критерий отразяват следните оценки: ü 0 — предложението не отговаря на разглеждания критерий или за него не може да ü ü ü 15 бъде направена преценка поради липсваща или непълна информация; 1 — слаб: критерият не се изпълнява задоволително или са налице съществени слаб: слабости; 2 — задоволителен: въпреки че предложението в общи линии отговаря на задоволителен: критерия, съществуват значителни слабости; критерия, слабости; 3 — добър: предложението отговаря добре на критерия, въпреки че ще бъдат добър: критерия, необходими подобрения; 4 — много добър: предложението отговаря много добре на критерия, въпреки че добър: критерия, все още са възможни някои подобрения; ; подобрения 5 — отличен: предложението успешно отговаря на всички аспекти от въпросния отличен: критерий. Ако има недостатъци, те са незначителни. критерий. недостатъци, незначителни.

Оценка Прагове и тегловни коефициенти Прагове ü За някои или за всички критерии са определени прагове, така че всяко предложение, което не достигне праговите количествени оценки, ще бъде отхвърлено. Може да бъде определен и цялостен праг. Праговете, които се прилагат към всеки критерий, както и всеки цялостен праг се определят в Работната програма и фиша на конкурса. ü Критичният праг за оценка е 3/5 ü Обща оценка – 10/15 Тегловни коефициенти В този конкурс няма теглови коефициенти. Критериите нямат тежест, всеки има еднакво значение. Индивидуална оценка на предложенията ü Предложенията се оценяват от минимум трима експерти. ü В първоначалната фаза на оценяването всеки експерт работи индивидуално и дава количествени оценки и становища за всеки критерий, както е описано в работната програма и в обявлението на конкурса. Единодушно решение (консенсус) ü След като всички експерти, на които е възложено оценяването на дадено предложение, завършат своите индивидуални оценки, оценяването продължава до постигането на единодушна оценка, която отразява тяхното общо виждане. 16

Критерии за присъждане на оценка Релевантност - Съответствие със стратегическите целите на конкурса (relevance); relevance Изпълнение - Качество и ефективност на управлението и изпълнението на проекта (implementation); implementation Въздействие - Потенциално въздействие от развитие, разпространение и използване на резултатите (impact). impact 17 Изборът на проект за финансиране се извършва между проектите, получили най-висока обща оценка (в рамките на всеки бюджетен сегмент).

Подкритерии за оценка Релевантност Въздействие Съответствие с общите цели Pilot A Принос на проекта към на програмата и адресираната специфична цел Съответствие и синергия със съответните политики, стратегии и дейности на ЕС и национално ниво очакваните резултати и въздействие, описани в адресираната цел Дългосрочно въздействие след завършването на проекта Свободен достъп до резултатите на проекта Съответствие с общите цели TN PPI очакваните резултати и въздействие, описани в адресираната цел Способност за оцеляване и развитие на проекта и след края на периода на финансиране от Комисия Качествен подход, улесняващ поширокото внедряване и използване на резултатите от проекта Съответствие с общите цели Pilot B Принос на проекта към на Работната програма и адресираната специфична цел Съответствие и синергия със съответните политики, стратегии и дейности на ЕС и национално ниво Пълнота и технически издържано предложение (Изследователската фаза на различните включени приложения е завършена и интеграцията им е възможна) Способност Изпълнение Качество на подхода (участие на подходящи администрации) Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети Капацитет на консорциума да постигне целите на проекта Правилно разпределение на ресурсите Индикатори за следене на напредъка Обосновки по отношение сигурност, неприкосновеност, обхват и достъпност Подходящо използване на оперативно съвместими платформи, отворени стандарти или технически спецификации и компоненти с отворен код Капацитет на консорциума да постигне целите на проекта Качество на подхода Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети Правилно разпределение на ресурсите Индикатори за следене на напредъка Подходящо използване на оперативно съвместими платформи, отворени стандарти или технически спецификации и компоненти с отворен код на мрежата да постигне очаквания резултат и въздействие, описани в адресираната цел Способност за развитие на мрежата и след края на периода на финансиране от Комисия План за разпространение и способност за свободно използване на постигнатите резултати от организации, които не са част от мрежата Капацитет на консорциума да постигне целите на мрежата и да изгради връзка в ЕС Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети Целесъобразност в разпределението на ресурсите, с оглед постигане целите на Съответствие с общите цели на Принос на проекта към Работната програма и адресираната специфична цел Съответствие и синергия със съответните политики, стратегии и дейности на ЕС и национално ниво Технологичните решения, които ще бъдат закупувани трябва да имат иновативна природа и да са готови за пазара очакваните резултати и въздействие, както в краткосрочен, така и в дългосрочен план, описани в адресираната цел Качествен подход, улесняващ поширокото внедряване, на ниво ЕС и използване на резултатите от проекта от всички заинтересовани страни Капацитет на консорциума да постигне целите на проекта Качество на подхода Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети Правилно разпределение на ресурсите Индикатори за следене на напредъка Съответствие с общите цели Принос на проекта към на Работната програма и адресираната специфична цел Съответствие и синергия със съответните политики, стратегии и дейности на ЕС и национално ниво предложението, включително и обосновка на Добавената стойност за приноса към Общността Капацитет на консорциума да постигне целите на проекта

Процедура за оценяване Индивидуално преглеждане от 3 експерта Експертите се събират в т. нар. “Консенсусни работни групи” Всички експерти по дадена цел се събират на Обща среща Изработване на обобщаващ доклад на оценките Evaluation Summary Report (ESR) Комисията избира проектите, които да минат на следващия етап – “преговори” (с оглед на заложения бюджет и ограниченията за брой проекти, които могат да бъдат финансирани според Работната програма) 19

Преговори Селектираните проекти се канят на “преговори” за сключване на окончателния договор. Предварително са информирани за предложения бюджет и препоръките на оценителите за някои технически промени в “техническия анекс” към договора. В процеса на договаряне се изготвя детайлизираната прогноза на стойността и Технически анекс (Анекс 1) на грантовото споразумение / окончателния договор Проектът започва в месеца, след подписване на договора. 20

Възможни промени Какво може да се промени по време на “преговорите”? Бюджетът (ако сте заложили прекалено висок бюджет) Работните пакети (ако няма достатъчна свързаност между дейностите или някои не отговарят на изискванията на работната програма) Резултатите и отправните точки (опитайте се да ги редуцирате до минимум) Консорциумът (Комисията би могла да поиска да се добавят партньори) Подизпълнителите (тези разходи се считат за директни и се следва принципа за икономически най-изгодна оферта) 21

Преди да изготвите проекта си: Ø Имайте винаги предвид трите критерия за оценка и бъдете подробни (с много подточки) описанието на предложението си за проект. Стремете се при изложението да отговорите всеки под-критерий от критериите за оценка. Много от кандидатите концентрират усилията върху техническата част, но губят точки от планирането на проекта или описанието въздействието; в на си на Ø Използвайте подточки (bullet points), оценителите ги търсят в предложението и поощряват наличието им; Ø Използвайте услугата за предварително подаване на предложението “pre-proposal check service”, за да сте сигурни, че проектът Ви отговаря на условията и обхвата на настоящия конкурс. На страницата на конкурса е налична форма за предварително подаване на предложенията. За Тема 2 тази форма е различна и се изпраща на адрес, указан в списъка с Контактни лица от ЕК, като в предмета на емайла напишете “ ICT PSP 2013 Pre-proposal. Digital content, open data and creativity”; Ø Опознайте електронната система преди подаването на предложението! Ø Имате възможност да подавате многократно, използвайте я! Ø Не правете промени в последната минута! Ø Използвайте Helpdesk, за да проверите финансови и правни елементи, Helpdesk 22 които не сте сигурни. В случай на проблеми, можете да се обадите helpdesk - +32 2 233 3760 за на EPSS

Изготвяне на предложението Помислете за финалните “украшения” на проекта, които говорят за качествена работа Не отделяйте време само на техническата част на предложението си, обърнете внимание и на планирането на дейностите и очаквания ефект. Старайте се да поддържате един езиков стил, колкото се може по-опростен. Добре подредете съдържанието (следвайте структурата на Форма Б). Използвайте полезни и разбираеми диаграми и таблици. Без печатни грешки, безсмислици, очевидни копирания и липсващи страници. При оценяването се разглеждат само черно - бели копия на Форма Б, затова е препоръчително да не използвате цветове във Вашия документ. Не използвайте хипер връзки към основния си документ, те няма да бъдат разгледани от оценителите, оценява се само основното съдържание. 23

Изготвяне на предложението Съкратеното име на проекта (акроним) се използва за идентификация на вашия проект. акроним То не трябва да е по-дълго от 20 символа (без специални) и трябва да присъства на всяка страница от Форма Б на вашето предложение. Името на проекта не трябва да е по-дълго от 200 символа и трябва да е разбираемо и за хора, които не са специалисти във вашата област. Името на файла на Вашата Форма Б трябва е с дължина до 100 символа и да съдържа букви от A-Z, цифри от 0 -9, “_”, “-” и “. ”, без специални символи и интервали. Размерът на файла не трябва да е повече от 10 Mbytes. За всички видове инструменти при планирането на проекта е необходимо да се предвидят достатъчно ресурси за разпространение на резултатите от работата, сред възможно най-широка публика. ü Трябва да заложите провеждането на семинари, работни срещи и обучения за заинтересованите страни. ü Консорциумът трябва да демонстрира ангажимент за обмен на опит и добри практики чрез широкото им разпространение и използване, което според Комисията е от съществено значение за постигане на 24 пълното въздействие от проекта.

Изготвяне на предложението Когато попълвате форма А уверете се, че: всички числа са закръглени към най-близкото цяло число. сте въвели “ 0” или “-”, където нямате разходи или схеми на финансиране. Ако оставите полетата празни това ще блокира подаването на вашето предложение. всички разходи са дадени в евро, не хил. евро и няма включен Данък Добавена Стойност. 25

Изготвяне на предложението Направете предложението възможно най-лесно за четене. Направете го да бъде лесно за оценителите да Ви дадат високи оценки, не го правете трудно за тях. Не оставяйте нищо на въображението им! Уверете се, че сте подали последната, пълна версия на вашето предложение. Не пишете твърде кратко, спазвайте изискванията! Не пишете твърде много! Предложението може да бъде изготвено на всеки един от официалните езици на ЕС. Ако предложението ви не е на английски език пълен превод би бил от полза за оценителите. Английски превод на резюмето на предложението трябва да бъде включен във Форма Б. Не оставяйте оценителите да мислят с какво вашият проект е добър, кажете им го! Повтаряйте силните си страни и това, което Ви прави уникални! 26

Фактори на успеха Изградете доверие към себе си: изберете един проект и го направете победител; Покажете иновативен и експлоатационен потенциал; По-добре е да покривате критичната маса от участници, отколкото да имате дълъг списък с организации с ограничено участие; Ключовите участници е по-добре да имат опит и постижения, отколкото дълъг списък с участие в различни проекти; Направете проекта си завладяващ за заети читатели (първите 5 -10 страници са от съществено значение)! 27

Причини за неуспех Съдържание: обхват на проекта, който не отговаря на целите на програмата и адресираната специфична цел; липса на принос на проекта към очакваните резултати и въздействие, описани в адресираната цел; липса на фокус, твърде общо формулирани цели; невъзможност на проекта за развитие след края на периода на финансиране от Комисията. Планиране: липсват връзки между целите и работния план; липсват етапи на проекта или са посочени твърде общо; рисковите фактори не са разгледани, няма планове за действие в непредвидени ситуации; липса на мониторинг показатели и система, по която те да се следят. Управление: Съставът на консорциума не е балансиран, има пропуски по отношение на компетентността; Липса на интеграция между партньорите; Неясна структура на управление; Слаб или недоразвит план за разпространение на резултатите от проекта; Зле дефинирани перспективи за експлоатация. 28

Къде да търсим партньори Собствени контакти База данни с партньорите в програма “Подкрепа за ИКТ политики” (ICT-PSP Partners Database) http: //ec. europa. eu/information_society/activities/ict_psp/cf/partner/logi n/index. cfm Мрежа от Национални контактни лица (National Contact Points) http: //ec. europa. eu/information_society/activities/ict_psp/contacts/ncp/i ndex_en. htm Списък на контактните лица за всяка цел в конкурса Услуга за търсене на идеалния партньор (Idealist Partner Search service) – Register as a Proposer http: //www. ideal-ist. eu/create. Member – Reply to open Partner Searches http: //www. ideal-ist. eu/partnersearch/pssearch 29

Помощ за изготвяне на предложение Pre-proposal check service; Контактни лица от ЕК за всяка стратегическа цел от конкурса; Бюро за помощ (Help desk) за отговор на въпроси, поставени от кандидати: infso-ictdesk psp@ec. europa. eu; eu Бюро за помощ (Help desk) при проблеми с електронното подаване на desk предложенията: тел: +32 2 233 3760, е-mail: support@epss-fp 7. org; Мрежа от национални контактни лица: http: //ec. europa. eu/information_society/activities/ict_psp/contacts/ncp/index_en. htm; Информационни дни по отворените конкурси; Брифинги и работни срещи; Специализирана информация, съвети и документи по конкурса може да намерите на уеб сайт: http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/page/call_CIP; efp 7_SESSION_ID=QKJ 7 RHHCYV 818 Tn. Wkyw. NJV 1 qz. G 6 frth. ZT 2 N 6 j. Dytjp KL 2 NQm. Jh. Lr!799037642? call. Identifier=CIP-ICT-PSP-2013 -7&specific. Program=ICT-PSP Често задавани въпроси (FAQ): FAQ http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/page/call_CIP; efp 7_SESSION_ID=QKJ 7 RHHCYV 818 Tn. Wkyw. NJV 1 qz. G 6 frth. ZT 2 N 6 j. Dytjp 30 KL 2 NQm. Jh. Lr!799037642? call. Identifier=CIP-ICT-PSP-2013 -7&specific. Program=ICT-PSP

Благодаря Ви за вниманието Христина Добрева: hdobreva@mtitc. government. bg Министерство на транспорта, информационните технологии и съобщенията + 359 2 949 22 19 31

32