Secretaría de Educación Departamental SISTEMA DE GESTION DE

Secretaría de Educación Departamental SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MACROPROCESO GESTION EDUCACION

Proyecto de Modernización El proyecto de modernización de las secretarias de Educación a nivel nacional ha sido liderado por el Ministerio de Educación Nacional. Tiene 5 componentes que se implementaron en la SED, así: 1. Procesos: Conjunto de actividades para cumplir con los objetivos transformando los elementos de entrada en resultados. 2. Sistemas de Información: Infraestructura tecnológica para soportar la gestión de los procesos misionales y de apoyo. Implementados SIMAT, SAC, SH, SIGCE, SGCF. 3. Estructura: Se definió estructura de planta de cargos, teniendo en cuenta la matricula y recursos asignados por población atendida para el nivel central.

Proyecto de Modernización 4. Gente y cultura: Desarrollo de estrategias para promover el cambio cultural y apropiación de los procesos, sistemas de información y gestión para el cumplimiento de metas. 5. Actividades Complementarias: Son las que desarrollo el Ministerio de Educación para prestar asistencia técnica y seguimiento a la implantación del proyecto de modernización en las Secretarias de Educación Certificadas. En la página web www. sedarauca. gov. co de la Secretaria de Educación hay un link donde puede consultar todo lo relacionado con el proyecto de modernización donde se encuentran los componentes que se desarrollan y en el link “Archivo” encontraran una capacitaciones virtuales que le permitirán conocer lo referente al proyecto de modernización liderado directamente por el Ministerio de Educación Nacional

Estructura Orgánica SED Mediante Decreto No. 291 de 2010, se establece la estructura orgánica interna de la Secretaria de Educación Departamental definida dentro del proyecto de modernización. Despacho del Secretario Área de Planeación Área Jurídica Área Inspección y Vigilancia Área de Calidad Educativa Área de Cobertura Área Administrativa y Financiera

Marco Legal Ley 872/2003 esta norma especifica los requisitos para la implementación de un SGC aplicable a la rama ejecutiva del poder publico y otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4110 de 2004, por la cual se reglamenta la ley 872/2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica ISO 9000: 2005 y ISO 9001: 2008 son la base para la elaboración de la NTCGP: 1000 (Aplica y ajusta la terminología y requisitos para la aplicación a entidades. La Ordenanza 13 de 2005 el Departamento de Arauca adopta la implementación del SGC.

Propósito del SGC Es constituirse como una herramienta de gestión para mejorar su desempeño y capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de su clientes (usuarios), a través de un enfoque basado en procesos.

CICLO PHVA SGC-Enfoque por procesos Planear: Establecer los objetivos y procesos para conseguir resultados, de acuerdo a unos requisitos. Hacer: Implementar los procesos Verificar: Realizar el seguimiento y medición de los procesos y servicios e informar sobre los Resultados. Actuar: Tomar acciones para mejoramiento continuo de los procesos.

Misión El departamento de Arauca tiene como misión servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes constitucionales, planificar y promocionar el desarrollo económico, social y ambiental, dentro de su territorio y fortalecer la capacidad de gestión de sus municipios, prestando los servicios que determina la Constitución y la Ley, con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Visión Arauca en el mediano plazo, será un Departamento con altos niveles en coberturas en salud, educación, acueducto y alcantarillado y con un índice de mortalidad infantil cercano a la media nacional, en búsqueda del desarrollo agropecuario, industrial y forestal, ambientalmente sostenible, coherente con su vocación llanera integrada a la Orinoquía, generador de riqueza, tejido empresarial, gobierno eficiente y punto binacional geoestratégico, remanso de paz y convivencia.

Política de Calidad La Gobernación de Arauca, es una entidad comprometida con el bienestar social y el mejoramiento de la calidad de vida de los a r a u c a n o s , p o r l o c u a l d e s a r r o l l a u n g o b i e r n o r e s p o n s a b l e, transparente y equitativo en la programación de las políticas p ú b l i c a s, e n e l m a n e j o y p l a n i f i c a c i ó n d e l o s r e c u r s o s y e n l a prestación de los servicios de manera ágil y eficiente, c u m p l i e n d o con lo establecido en la constitución y las leyes, mediante el diálogo, la concertación, la participación y el compromiso social c o n los diferentes sectores de la comunidad. Para esto cuenta con p e r s o n a l c o m p e t e n t e , la selección objetiva de proveedores y el control y mejoramiento continuo de sus procesos, que satisfacen las necesidades de sus usuarios.

Objetivos de Calidad Ø Promover el Bienestar social y el mejoramiento de la calidad de vida de los araucanos, prestando un servicio eficaz y ágil, logrando la satisfacción de la comunidad. Ø Diseñar e Implementar Instrumentos de planificación y políticas públicas debidamente concertadas. Ø Mejorar el índice de desempeño fiscal departamento. Ø Promover la capacitación y asistencia técnica a la ciudadanía que le permita la participación en los diferentes sectores.

Objetivos de Calidad Ø Realizar convenios con entidades para capacitar sobre la participación comunitaria en las instancias de planeación, control y gestión social. Ø Mejorar el nivel de desempeño de los funcionarios públicos. Ø Garantizar la selección objetiva de proveedores de acuerdo a la ley. Ø Cumplir con las metas propuestas para los procesos

Proyecto Modernización Componente : Procesos Mapa de procesos SGG Gobernación

Comunidad Educativa (EE, docentes, padres familia, estudiantes) Mapa de Procesos-Cadena Valor SED A. Gestión Estratégica B. Gestión de programas y proyectos C. Gestión de la cobertura del servicio educativo D Gestión de la calidad del servicio educativ o en EPBM E. Atención al Ciudadano F Gestión de la inspección y vigilancia de EE G Gestión de la Información H Gestión del Talento Humano J Gestión Financiera L Gestión de la Tecnología Informática MP-GC-01 Comunidad Educativa (EE, docentes, padres familia, estudiantes) Proyecto Modernización Componente : Procesos

• Manual DOCUMENTOS SGC de calidad: Documento que describe y especifica el SGC e incluye el alcance del SGC, procedimiento documentado e interacción entre procesos SGC. • Mapa de Proceso-Cadena de Valor: Se determinan los procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y/o evaluación) que le permiten cumplir con la función que se le ha asignado y sean aplicables. • Caracterización (Proceso) Se determina la secuencia e interacción de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y/o evaluación. (Numeral 4. 1 b) • Procedimientos (subproceso) requeridos y obligatorios • Formatos (subproceso) • Indicadores (subproceso) Hoja de vida; periodicidad para el calculo; ficha para diligenciar los resultados FR-GC-10

DOCUMENTOS SGC Obligatorios NTGP: 1000 • Procedimiento Control de Documentos PR-GA-01 NTCGP: 1000 Numeral 4. 2. 3 Es donde la entidad establece un procedimiento documentado que define los controles para aprobar, revisar y ajustar los documentos cuando se requiera. Así mismo se identifican los cambios y versión vigente, documentos legibles y fáciles de identificar; con el fin de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Listado maestro de documentos FR-GE-01 • Procedimiento Control de Registros PR-GA-02 NTCGP: 1000 Numeral 4. 2. 4 Proporciona evidencia del cumplimiento de un requisito y es necesario la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros. Listado maestro de registros FR-GE-02

DOCUMENTOS SGC Obligatorios NTGP: 1000 Procedimiento Auditorias Internas PR-GA-03 NTCGP: 1000 Numeral 8. 2. 2 La entidad debe planificar las auditorias internas para determinar si el SGC esta conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la NTGP: 1000 y con los requisitos establecidos por la entidad. Procedimiento Acciones Correctivas y acciones Preventivas PR-GA-04 NTCGP: 1000 Numeral 8. 5. 2 y 8. 5. 3 La entidad debe tomas las acciones para eliminar las causas de las no conformidades para evitar que vuelvan a ocurrir y/o prevenir su ocurrencia Acciones Correctiva y Preventivas F-GC-05

DOCUMENTOS SGC Obligatorios NTGP: 1000 Procedimiento Control Conforme PR-GA-05 NTCGP: 1000 Numeral de Servicio No Resultado de un proceso o conjunto de procesos, el propósito del procedimiento permite a la entidad identificar, documentar, controlar y dar seguimiento al servicio no conforme, para prevenir su ocurrencia con el fin de asegurar su detección y tratamiento oportuno, verificando que se cumple con los requisitos establecidos.

Proyecto Modernización Componente : Procesos Lideres y equipos de trabajo que integran y desarrollan los procesos. (Gobernación, Proyecto de modernización-Cadena Valor) Proceso de certificación 2010 Proceso de Recertificación 2012 (Implementación de todos los documento que contienen el SGC-SED, mejora continua)

MUCHAS GRACIAS