Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Колледж управления и экономики «Александровский лицей» Выпускная квалификационная работа на тему: АУДИТ ДОКУМЕНТООБОРОТА Выполнила: студентка группы 304 Шушина О. С. Руководитель ВКР: Бесстрашнова А. К. Санкт-Петербург 2017
АКТУАЛЬНОСТЬ И ЦЕЛЬ АКТУАЛЬНОСТЬ Аудит документооборота дает возможность получить объективную оценку состояния документооборота организации, проанализировать бизнес-процессы и способствует выявлению несоответствий, отклонений и потенциальных рисков ЦЕЛЬ Проведение аудита документооборота в Библиотеке-филиале № 6 Калининского района Санкт-Петербурга с целью определения необходимости внедрения СЭД
ЗАДАЧИ 1. Описать нормативно-правовую базу организации электронного документооборота. 2. Рассмотреть понятие электронного документооборота и подходы к его организации. 3. Описать методику проведения аудита документооборота организации. 4. Дать характеристику организационной структуры и провести аудит документооборота Библиотеки-филиала № 6.
ОБЪЕКТ И ЭТАПЫ РАБОТЫ Организация Библиотека-филиал № 6 Калининского района Санкт-Петербурга Документооборот Смешанный Количество сотрудников, 5 человек участвующих в обработке документов Методика Разработана экспертами компании 1 С Этапы аудита 1. Описание организационной структуры организации. 2. Сбор информации о документах и процедурах их обработки. 3. Определение направлений оптимизации работы с документами. 4. Оценка вероятности наступления организационного риска. Цель аудита Определение необходимости внедрения системы электронного документооборота.
СБОР ИНФОРМАЦИИ О ДОКУМЕНТАХ Виды документов, с которыми ведется работа Тип документа Форма документа Место хранения документа Срок хранения В папке на сетевом диске 5 лет Заведующий библиотекой Разъяснения от заместителя директора по библиотечной работе о составлении отчетной документации Входящий Унифицированная форма В папке на Входящий сетевом диске В папке на Распоряжения председателя Унифицированная Входящий сетевом методического отдела форма диске Дело Запросы отдела культуры, молодежной Разработанная «Запросы политики и взаимодействия с Входящий самостоятельно за 2017 общественными организациями год» В папке на Ответные письма на поручения и Разработанная Исходящий сетевом распоряжения самостоятельно диске Ответные письма на запросы В папке на Разработанная Исходящий сетевом самостоятельно диске Отчет о работе библиотеки В папке на Разработанная Внутренний сетевом самостоятельно диске Распоряжения директора ЦБС Калининского района Унифицированная форма 5 лет 5 лет 3 года
СБОР ИНФОРМАЦИИ О ДОКУМЕНТАХ Виды документов, с которыми ведется работа Тип документа Форма документа Место хранения Срок документа хранения Заведующий сектором, читальный зал Поручения методического отдела СПБ ГБУК «ЦБС Калининского района Поручения отдела комплектования и обработки литературы ЦБС Входящий Унифицированная форма В папке на сетевом диске 5 лет Библиотекарь I категории, читальный зал Листы ежедневного учета книговыдачи Дневник читального зала План работы библиотеки на 2018 год Внутренний Разработанная самостоятельно В папке на сетевом диске 3 года 5 лет 3 года
СБОР ИНФОРМАЦИИ О ДОКУМЕНТАХ Виды документов, с которыми ведется работа Тип документа Форма документа Место хранения документа Срок хранения Библиотекарь I категории, абонемент Поручения отдела Унифицированная В папке на Входящий автоматизированных форма сетевом диске библиотечно-информационных технологий Ответные письма в отдел автоматизированных Разработанная В папке на Исходящий библиотечно-информационных самостоятельно сетевом диске технологий Библиотекарь I категории, лекционный зал Дело «Культурнодосуговые Инструкции для организации Разработанная Внутренний мероприятия, различных мероприятий самостоятельно проводимые в 2017 году» Программы по проведению мастер-классов, бесед и концертов Внутренний Разработанная самостоятельно В папке на сетевом диске 5 лет Пост. 5 лет
ПРОЦЕДУРЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ Тип документов Входящие Исходящие Форма документа Электронная Рассмотрение Исполнение Создание Внутренние Создание Заполнение готовых форм документов Бумажная Ознакомление Направление на исполнение Контроль исполнения Согласование с заведующим библиотекой
ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Количественные показатели № Показатель 1 Временные затраты на рассмотрение входящих документов Временные затраты на ознакомление сотрудников с разъяснениями вышестоящих организаций Временные затраты на исполнение поручений и распоряжений вышестоящих организаций 2 3 Фактический показатель 15 минут Требуемый показатель 15 минут 30 минут 5 минут Точных сведений не имеется 30 минут В точно указанный срок 4 Временные затраты на формирование ответных писем в вышестоящие организации 5 Временные затраты на согласование ответных писем с заведующим библиотекой 30 минут 5 минут 6 Временные затраты на утверждение программ культурно-досуговых мероприятий 20 минут 5 минут 7 Временные затраты на заполнение готовых форм документов Сокращение сроков передачи документов между подразделениями 15 минут 2 минуты Сокращение сроков подбора комплекта документов для вышестоящих организаций 3 дня 1 день 8 9 30 минут
ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Качественные показатели № Показатель Вероятность наступления На данный Требуется момент Высокий Низкий Средний Низкий 1 2 Риск утраты документов Риск утраты информации (1) увольнения/болезни сотрудника, (2) перехода сотрудника в другое подразделение, (3) поломки компьютера 3 4 Риск утечки информации Риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при его подготовке Высокий Средний Низкий 5 Риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов Высокий Низкий 6 7 8 Риск фальсификации документов Риск неисполнения документа Риск получения взыскания за несвоевременное предоставление информации в вышестоящие организации/неисполнения распоряжений вышестоящих организаций Средний Высокий Низкий
ОЦЕНКА ВЕРОЯТНОСТИ НАСТУПЛЕНИЯ РИСКА № 1 2 3 4 Факторы риска Руководитель имеет актуальную информацию о занятости сотрудников и эффективности их труда Существенная часть распоряжений руководителя выполняется в срок Информация о возможном нарушении срока исполнения поступает контролёру заранее Работа с документами лишена избыточных действий, этапов Сотрудники лишены возможности бесконтрольно списывать рабочее время на 5 избыточные операции 6 Поиск документа (бумажного или электронного) занимает не более трёх минут 7 Ведется история работы с документом Документы проходят процедуру согласования в установленный срок (срок 8 окончания процедуры согласования можно прогнозировать) В процедуре согласования документов участвуют только те сотрудники, которые 9 имеют отношение к существу решаемого вопроса 10 Документы организации составляются по единому корпоративному стандарту 11 Ошибки при подготовке документов сведены к минимуму 12 Хранение и учёт бумажных документов происходят без затруднений 13 Увольнение сотрудника происходит без потери документов, контактов, знаний Рабочие процессы протекают непрерывно, даже при отсутствии вовлечённых в 14 них сотрудников Поломка компьютера сотрудника происходит без потери информации 15 16 Информация защищена от несанкционированного доступа. 17 Соблюдение сроков хранения документов Да/Нет Баллы 0 Нет 0 0 Скорее да Нет 0, 5 Нет Нет 0 0 0 Да 1 Да Нет Да Скорее да Нет ИТОГО 0 1 0, 5 0 0 4, 5
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 1. Работа с документами в библиотеке в основном осуществляется в электронной форме. 2. Сроки хранения документов в большинстве случаев не соответствуют регламентам. 3. Низкий уровень исполнительской дисциплины. 4. Величина организационных рисков является высокой и составляет 4, 5 балла, следовательно, необходимо внедрение системы электронного документооборота. 5. Внедрение системы электронного документооборота позволит повысить эффективность управления и улучшить качество функционирования подразделений.
Скачать презентацию Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Колледж управления
bc3b83fc89f3bf162e814fe040e2d377.ppt