Руководство по реализации акции «СТАНЬ ЛИЦОМ С ОБЛОЖКИ

Руководство по реализации акции «СТАНЬ ЛИЦОМ С ОБЛОЖКИ НОВОГО КАТАЛОГА ИКЕА 2013»

1. ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА 2. МЕХАНИКА ПРОЕКТА - OFFLINE 3. ТРЕБОВАНИЕ К ПРОМО ПЕРСОНАЛУ 4. КОНКУРС ОБЛОЖЕК - ONLINE 2

1. ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА Цели и задачи География и схема работы Коммуникация на проекте Функциональные обязанности лидеров проекта Обложка 2013 Схема площадки – ФОТОЗОНА Элементы фотозоны Схема площадки – РАССТАНОВКА СВЕТА Схема площадки – ВЫДАЧА КАТАЛОГОВ 3

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА Цели: Позиционирование бренда IKEA как лидирующей мебельной компании Позиционирование IKEA как теплой и гуманистической компании Выстроить/усилить эмоциональную связь большого числа людей с брендом IKEA с помощью персонализации каталога Задачи: Привлечь новых посетителей, увеличить количество текущих посетителей и число повторных визитов в магазины IKEA из МЕГА Отпраздновать выпуск нового каталога IKEA вместе с посетителями МЕГА Целевая Аудитория: женщины с детьми, 25-45 лет Описание программы: С 23 августа по 7 октября 2012 посетители торговых центров МЕГА имеют уникальную возможность стать лицом с обложки нового каталога IKEA. В эти дни для посетителей будет работать фотостудия, где каждый желающий сможет сфотографироваться в таком же интерьере, как на обложке, а через неделю получить каталог IKEA со своей фотографией на обложке! Еcли посетитель является членом клуба IKEA FAMILY, то он имеет право на получение не одной, а четырех копий каталога, а также подарочного купона номиналом 100 рублей. Более того, любой посетитель может принять участие в онлайн конкурсе на лучшую обложку каталога! 4

География: во всех ТЦ МЕГА в России: 5 ГЕОГРАФИЯ И СХЕМА РАБОТЫ Москва (3 ТЦ), Санкт–Петербург (2 ТЦ), Екатеринбург, Новосибирск, Краснодар, Омск, Нижний Новгород, Казань, Ростов–на–Дону, Самара, Уфа. 11 городов, 14 магазинов Даты проведения: Фотосъемка в ТЦ Мега: с 23.08 по 7.10.12 Выдача каталогов в ИКЕА: с 30.08 по 31.10.12 On-line фотоконкурс (голосование): с 30.08 по 31.10.12 On-line фотоконкурс (выбор победителей): с 30.08 по 31.10.12 График проведения: Москва Фотосъемка: с 11:00 до 21:00 ежедневно Выдача каталогов: с 11:00 до 21:00 ежедневно Санкт-Петербург и регионы Фотосъемка: будни с 15:00 до 20:00, выходные с 11:00 до 21:00 Выдача каталогов: будни с 15:00 до 20:00, выходные с 11:00 до 21:00

КОММУНИКАЦИЯ НА ПРОЕКТЕ 6

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАНОСТИ ЛИДЕРОВ ПРОЕКТА 7

ОБЛОЖКА КАТАЛОГА ИКЕА 2013 8

СХЕМА ПЛОЩАДКИ - ФОТОЗОНА 9 Консультант 1 Фотограф Стенд Roll Up Стенд Roll Up Консультант 2 Супервайзер-оператор Консультант-оператор Стойка с TV Стойка регистрации борд со схемой рассадки

ЭЛЕМЕНТЫ ФОТОЗОНЫ 10 По окончании рабочего времени супервайзер-оператор уносит в офис ИКЕА (отдел маркетинга): ноутбуки, световое оборудование, если необходимо, промо форму. Место хранения данных материалов заранее оговаривается с местным представителем ИКЕА. По окончании рабочего времени остаются на своем месте: все элементы интерьера комнаты (все желающие могут зайти внутрь), стенды Roll Up, телевизор (должен постоянно проигрывать ролик). Перед началом рабочего времени супервайзер-оператор занавешивает штору на окне следующим образом: По окончании рабочего времени супервайзер-оператор занавешивает штору на окне следующим образом:

СХЕМА ПЛОЩАДКИ – РАССТАНОВКА СВЕТА Схему расстановки света пропишем после 15 августа. 11

СХЕМА ПЛОЩАДКИ – ВЫДАЧА КАТАЛОГОВ 12 За стойкой работают 2 человека – супервайзер с ноутбуком и промоутер.

2. МЕХАНИКА Функциональные обязанности ПРОМО КОМАНДЫ ШАГ 1 – Заполнение купона ШАГ 2 – Регистрация участников ШАГ 3 – Обработка фотографий ШАГ 4 – Печать фотографии и виньетки 6. ШАГ 5 – Доставка каталогов в магазины ШАГ 6 – Выдача каталогов Отчетность на проекте Форма №1 Вид Форма № 1 Важные моменты Форма №2 Вид Структура ftp График предоставления информации на ftp 13

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПРОМО КОМАНДЫ 14

ШАГ 1 - ЗАПОЛНЕНИЕ КУПОНА Для участия в акции посетителям необходимо заполнить купон Участник может получить купон у консультантов при обращении на стенд Купон содержит поля, которые посетители заполняются самостоятельно: Фамилия Имя Мобильный телефон Email Являетесь ли Вы членом клуба IKEA FAMILY? (да / нет) Я хочу участвовать в интернет-конкурсе «Стань главным лицом с обложки» (да / нет) Я хочу получить свое электронное фото (да / нет) Ознакомлен с правилами программы, указанными в приложении к анкете Участник ставит подпись, которая подтверждает его согласие на использование IKEA его персональных данных в маркетинговых и иных связанных с маркетинговыми целях Следующие поля заполняются консультантом и фотографом: Дата съемки Номер участника Количество экземпляров Количество героев на обложке Название магазина IKEA, где можно получить каталог (для Москвы и Санкт- Петербурга) Дата получения Каталога с _______ по 31 октября Купон состоит из 2 частей. После заполнения всей необходимой информации и фотосъемки: Большая часть остается у консультанта-оператора/ супервайзера-оператора Меньшая возвращается посетителю 15

МАКЕТ КУПОНА Для отчета Участнику Лицевая сторона Купона Оборотная сторона Купона 16

НОМЕР УЧАСТНИКА - ФОТО СЪЕМКА Фото съемка одного посетителя не должна превышать 3 минуты Фото съемка участников осуществляется в интерьере IKEA в точности, как обложка нового Каталога Обязанности фотографа: Организовать кадр Настроить оборудование Вписать номер фотографии в купон Фотограф должен постоянно находится на стенде В случае, если фотографу нужен перерыв, за фотоаппарат становится супервайзер По завершению съемки фотограф вписывает 4-х значный номер фотографии (верхний правый угол дисплея в режиме просмотра фотографии) в обе части купона участника 17

18 НОМЕР УЧАСТНИКА - ПРАВИЛА ОБОЗНАЧЕНИЯ Даты съемки (23 августа – 07 октября) Уникальный номер участника записывается в купоне в СТРОГО (!!) Следующем формате: ID магазина пишется СТРОГО (!!) латинскими буквами 18

ШАГ 2 – РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКА После фотосъемки участник подходит с заполненным купоном на стойку регистрации к консультанту-оператору или супервайзеру-оператору с ноутбуком (далее Оператор) Оператор бегло проверяет правильность заполнения данных. В случае, если почерк участника неразборчив, обязательно нужно переспросить Если в купоне указано, что участник является членом клуба IKEA FAMILY, Оператор просит предъявить карту IKEA FAMILY и считывает ее свайпером Одну часть купона Оператор передает участнику Вторую часть Оператор оставляет у себя для отчетности Информация с большей части купона дублируется Оператором в базе данных на ноутбуке (форма 1). ВАЖНО! С целью снижения риска ошибок в базе данных участников, ввод информации с купона осуществляется при участнике. 19

ШАГ 3 - ОБРАБОТКА ФОТОГРАФИЙ Обязанности фотографа: Переименовать файл каждой фотографии уникальным номером участника в едином формате (через нижнее подчеркивание перед номером фото; первые 2 символа пишутся строго латинскими буквами; например, GR2308_2581) Все обработанные фотографии за текущий день должны быть сохранены в соответствующей папке на ftp до конца дня Обязанности дизайнера: Подготовить макет обложки для печати согласно тех.требованиям от производства, Подготовить макет обложки для фотоконкурса согласно следующим требованиям: - JPG, - RGB, - одно разрешение (в высоту 1200px) - единое кадрирование (только обложка без лишних элементов под обрезку) - один уровень сжатия (при "сохранение как" из Photoshop достаточно стандартного 8-го) Файл каждого макета должен быть подписан уникальным номером участника в едином формате (через нижнее подчеркивание перед номером фото; первые 2 символа пишутся строго латинскими буквами; например, GR2308_2581) Уникальный номер участника должен быть проставлен на корешке каталога За каждый день должна быть создана виньетка – каталог каталогов за день. Подробности на следующем слайде. Все макеты должны быть предоставлены в агентство в срок до 15:00 по московскому времени каждый день за предыдущий. 20

ШАГ 4 – ПЕЧАТЬ ФОТОГРАФИЙ И ВИНЬЕТКА В целях максимального удобства поиска готовых каталогов на стойке при их выдаче, будет создан «каталог каталогов» (виньетка) для каждого магазина с указанием даты съемки Если покупатель пришел забрать свой готовый персональный каталог и по каким-то причинам у него нет Купона на получение или фотография не совпадает с уникальным номером участника, то покупатель сможет найти своё фото по «каталогу каталогов» (виньетке) Фотографии в виньетке должны быть оформлены как обложка – с лого наверху и текстом, ниже от обложки д.б. указан уникальный номер участника Виньетки должны поставляться в магазин с каждой отгрузкой каталогов Формат Виньетки А4, на одном листе должно быть размещено 8 обложек (лицо и оборот каталога) В каждый день отгрузки супервайзер раскладывает листы виньетки в файл, файл вкладывает в папку скоросшиватель. 1 поставка с производства – 1 папка скоросшиватель. Пример виньетки 2012 г. 21

ШАГ 5 – ДОСТАВКА КАТАЛОГОВ В МАГАЗИНЫ Доставка исходных каталогов на производство осуществляется агентством заранее. Даты отгрузок каталогов из магазина согласовываются с МП ИКЕА заранее. Макеты для печати обложек передаются на производство согласно утвержденному графику Каталоги с напечатанными обложками доставляются в магазины согласно следующему графику: На производстве упаковки каталогов маркируются На каждой упаковке наклеен стикер со следующей информацией: Магазин Дата съемки Интервал номеров фотографий В каждой упаковке каталоги должны быть разложены по порядку, с целью упрощения расстановки каталогов на полки шкафов, на месте выдачи. База с номерами каталогов передается на производство на следующий день, после съемочных дней. Эта база формируется на основании отчета Оператора (за ноутбуком). 22

ШАГ 6 - ВЫДАЧА КАТАЛОГА Выдача готовых каталогов производится в магазине IKEA в месте, которое обозначит представитель магазина IKEA Выдача каталогов производиться промоутером Выдача каталогов производиться в обмен на меньшую часть корешка купона (в ней указан уникальный номер посетителя) Выдача купонов на 100р. производится участникам, имеющим карту IKEA FAMILY При получении каталога и купона посетитель должен расписаться за них в отчетной форме (Форма № 2) График работы: Москва: ежедневно с 11:00 до 21:00, Регионы: будни с 15:00 до 20:00, выходные с 11:00 до 21:00 Выдача каталогов происходит в установленном порядке: Принять купон от посетителя и найти необходимый каталог по номеру на корешке каталога Если у клиента нет купона, предлагаем ему вспомнить дату и воспользоваться виньеткой Посетитель самостоятельно ищет фотографию и говорит промоутеру уникальный номер каталога Внести информацию о количестве выданных каталогов и, если необходимо, купоне в on-line интерфейс и бумажную отчетную форму (Форма №2) В случае, если временно отсутствует подключение к Интернету, информация о выдачах вносится в экселевский файл Формы №2 или бумажную отчетную форму, и как только связь возобновляется, переносится в on-line интерфейс Максимальное количество каталогов в одни руки –2 штуки, для членов клуба IKEA FAMILY – 4 шт. 23

ОТЧЕТНОСТЬ НА ПРОЕКТЕ Внутренне – агентская отчетность Статус по старту (по каждому магазину). Каждый город, в свободной форме описывает текущую ситуацию на проекте. Отчет сдается - 2 раза в неделю. Данные отчет позволяет Наглядно видеть историю развития проекта в каждом городе и в случае необходимости предпринимать экстренные меры. Статус по передачи данных. Данный отчет позволяет контролировать процесс на каждом этапе проекта в реализации. Сроки сдачи отчета - день отгрузки. Полевая отчетность Форма № 1 – в эту форму консультант-оператор и супервайзер-оператор вводят данные с купона участника. Форма № 2 – формирует менеджер из формы № 1 + распечатывает и передает супервайзеру на выдачу каталогов. Каждый раз, при отгрузке каталогов в магазин. Форма № 3 – Список для производства. Формируем менеджер, согласно форме № 1 Формы №1 и 2 должны быть заранее распечатаны супервайзером перед приездом в магазин Формы отчетов и график предоставления отчетов пропишем отдельным письмом. 24

ФОРМА № 1 ВИД 25

Нельзя менять структуру таблицы. В том числе, удалять столбики и строчки, переставлять столбцы местами. Любое изменение папки формы недопустимо. Строго соблюдать нумерацию строчек (!). Перед отправкой отчетов в центральный офис агентства проверяйте форматирование таблицы (!!) В полях, где ответом на вопрос подразумевается ответ «да»/»нет». Строго указывать один из этих двух ответов. Строго (!) файл формы № 1 должен быть назван строго в формате «MH2308.xls», где MH – ID магазина (строго латинские буквы), 2308 – дата. Для каждого города свое значение до даты, см. правила обозначения, слайд 18 «НОМЕР УЧАСТНИКА - ПРАВИЛА ОБОЗНАЧЕНИЯ» Строго (!) один день равно одна форма № 1. Не допускается использовать закладки. ФОРМА № 1 ВАЖНЫЕ МОМЕНТЫ 26

ФОРМА № 2 ВИД 27

СТРУКТУРА FTP Задача каждого регионального агентства строго соблюдать структуру папок на ftp. Структура организации папок ftp-сервера на примере одного магазина: 1.Khimki - папка, название магазина MH2308 – папка, ID магазина и дата MH2308_12345.jpg –обложка, в формате jpeg … – обложка, в формате jpeg MH2308.xls – экселевский файл с базой участников (1 день = 1 файл) (Форма 1) MH2308_production - папка, название магазина + слово production MH2308_12345 – обложка для печати, в формате, в котором отправляете на производство …. – обложка для печати, в формате, в котором отправляете на производство MH2008.pdf – виньетка, в формате pdf MH2308.xls – экселевский файл с базой участников для печати (Форма №3) 2.Teply Stan 3.Belaya Dacha 4.Dybenko 5.Parnas 6.Ekaterinburg 7.Novosibirsk 8.Nizhny Novgorod 9.Kazan 10.Rostov 11.Krasnodar 12.Omsk 13.Samara 14.Ufa ВАЖНО (!!!) Перед стартом проекта каждому региональному агентству необходимо проверить, а в случае необходимости, настроить интернет связь со скоростью потока от 2 мега бит в секунду. 28

ГРАФИК ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА FTP Необходимо строго соблюдать даты опубликования информации на ftp. Несоблюдение сроков предоставления информации будет нести за собой штрафы, в размере 1 дня работы всей промо команды. Информацию необходимо выкладывать каждый день, до 13:00 по московскому времени за предыдущий день. При этом строго соблюдать дату наличия фотографий на ftp за указанный в таблице период. 29

ВНИМАНИЕ! ШТРАФЫ! 30 Клиент накладывает на агентство штраф в размере одной подарочной карты ИКЕА номиналом 1 000 руб. каждому участнику который выражает претензию в ходе проекта. Возможные претензии и система штрафов (по опыту прошлого года): Фотограф случайно удалил фото с камеры и участники не получили свои каталоги. Штраф агентства – каждому участнику подарочная карта на 1000 руб., перепечатка каталогов за счет агентства, доставка каталога на дом участника. Участник пришел за каталогом, но на выдаче его не получил из – за ошибки производства. Штраф агентства – карта на 1000 руб., перепечатка за счет агентства, доставка каталога на дом. 3. Брак производства (плохо приклеили обложку/ обложка оказалась порвана/смята). Штраф агентства – карта на 1000 руб., перепечатка за счет агентства, доставка каталога на дом. Будьте предельны внимательны на каждом этапе реализации проекта!!! Одна допущенная ошибка, повлечет за собой последствия в виде внушительных штрафов!

ТРЕБОВАНИЕ К ПРОМО ПЕРСОНАЛУ Общие требования Требования к набору персонала Правила работы промо персонала Оценка работы промо персонала Промо текст Промо форма и требования к внешнему виду 31

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛУ Вежливость Интеллигентность Дружелюбие Коммуникабельность Аккуратность Пунктуальность Каждый человек, работающий на стенде является представителем и лицом ИКЕА. 32

ТРЕБОВАНИЯ К НАБОРУ ПЕРСОНАЛА Уверенный пользователь excel (при наборе, обязательно протестировать персонал) Супервайзера на выдачу каталогов – обязательно (!) молодой человек (при поставках каталогов в магазин требуется физическая сила) Возраст промо персонала, молодые люди от 18 лет и выше Славянская внешность Внешность д.б. без видимых дефектов Речь без дефектов Обязательно наличие опыта работы в промо акция 33

Полная готовность к акции за 10 минут (!!) до старты каждый день. Не создавай препятствий на пути следования посетителей МЕГА Раздавай купоны только рядом со стендом Не раздавай купоны в ресторанном дворике и на детских площадках МЕГА В промо форме нельзя курить и есть в местах общественного питания Нельзя говорить по телефону и общаться со знакомыми на площадке Перерывы не допускаются, если на стенде более 5 посетителей Персонал не должн отсутствовать на стенде одновременно Персонал должен владеть информацией о механике акции В общении с потребителем персонал должен быть активным (но без навязчивости) Речь персонала должна быть громкой, внятной, живой Персонал должен быть дружелюбным Необходимо устанавливать зрительный контакт с потребителем, рассказать об условиях акции Избегай конфликтных ситуаций ПРАВИЛА РАБОТЫ ПРОМО ПЕРСОНАЛА 34

На протяжении всей акции работа персонала будет оцениваться, исходя из следующих параметров: Активность. Задача любой промоакции – привлекать внимание к конкретному продукту и вызывать положительные ассоциации с данным брендом. Поэтому очень важно, чтобы промоутер всегда был позитивно активен и привлекал как можно больше представителей целевой аудитории для вовлечения их в акцию. Эффективность коммуникаций. В это понятие заложены как умение правильно построить общение с целевой аудиторией (такт, правильное построение диалога, выразительность речи), так и умение грамотно донести промо - сообщение до целевой аудитории. Результатом эффективной коммуникации является участие потребителя в акции. ОЦЕНКА РАБОТЫ ПРОМО ПЕРСОНАЛА 35

Приглашаем вас принять участие в ежегодной акции ИКЕА «Стань лицом с обложки!». Сфотографируйтесь в интерьере с обложки нового каталога ИКЕА. И через 7 дней получите персональный каталог с вашей фотографией на его обложке в магазине ИКЕА. Не упустите свой шанс – станьте лицом с обложки! ПРОМО ТЕКСТ 36

ПРОМО ФОРМА И ТРЕБОВАНИЕ К ВНЕШНЕМУ ВИДУ Верх: белые футболки с лого Низ: темные джинсы (классика, без экстрима/потертостей и дырок) Обувь: удобная закрытая обувь темных тонов. Джинсы/брюки в обувь не заправлять. Требования к внешнему виду: Неяркий макияж Аккуратный внешний вид Аккуратная прическа Нейтральный маникюр Чистая обувь Чистая униформа Недопустимо! Украшения (кольца, серьги и пр.), пирсинг на лице и других видимых областях. На время акции все аксессуары (перчатки, платки, шарфы, солнечные очки и т.п.) снимаются! 37

КОНКУРС ОБЛОЖЕК - ONLINE Механика конкурса Информационные рассылки Принципы голосования Номинации Принципы награждения График голосования и объявления победителей 38

МЕХАНИКА КОНКУРСА Участнику на электронную почту приходит сообщение с предложением принять участие в конкурсе. Участник заходит на промо-сайт и заполняет заявку на участие в конкурсе. Спустя 8 дней обложка публикуется на сайте. Каждую неделю посетители сайта выбирают лучшую обложку (участник может приглашать своих друзей голосовать за себя, чтобы увеличить шансы на победу, а также голосовать за обложки других участников). По итогам конкурса ИКЕА, независимо от голосования посетителей сайта, объявит главных победителей в нескольких номинациях, что означает, что участник сможет победить не один, а целых два раза за конкурс. 39

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РАССЫЛКИ Фото стали видны на сайте, приглашай друзей голосовать “Привет Илья! Твоя обложка уже доступна для участия в конкурсе по ссылке…. Собери как можно больше голосов, чтобы стать победителем на этой неделе. Если не получится в первую неделю, то будет шанс выиграть в последющие. Удачи!” 40 @

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РАССЫЛКИ У тебя есть целая неделя, чтобы собирать голоса Андреевы Голоса на этой неделе:175 Санкт-Петербург Голосовать в f OK 41

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РАССЫЛКИ Каталог готов! (через 7 дней после фотосъемки) @ “Привет Илья! Ты можешь забрать свой персонализированный каталон в Магазине ИКЕА. До скорой встречи!!” Электронная фотография каталога приходит как только каталог забрали из магазина @ 42

ПРИНЦИПЫ ГОЛОСОВАНИЯ В конце недели все голоса обнуляеются. Если ты не выиграл на этой неделе, то продолжаешь участие на следующих! Шансы на победу одинаковы у всех участников, так как голоса обнуляются каждую неделю! Голоса на этой неделе: 175 Всего: 276 С помщью голосовавших за тебя друзей ты выиграл на третьей неделе! Ты получил свой приз и больше не можешь продолжать участие в еженедельных голосованиях , но твоя обложка остается на сайте. Но ты по-прежнему можешь выиграть награду в одной из Номинаций от ИКЕА. Голоса на этой неделе: 500 Всего: 675 Неделя 3 43

44 Как только все еженедельные голосования окончены, ИКЕА присваивает призы по номинациям (tbc): ИКЕА НОМИНАЦИИ. ПРИСУЖДЕНИЕ В ожидании чуда "Все дома" "Две капли" "Вот это номер" "Из ИКЕА с любовью" 44

Жюри ИКЕА решило,что у тебя самая забавная обложка? Ты будешь награжден спец. призом! Это значит, что у каждого есть равные шансы стать победителем в еженедельном голосовании, а потом еще выиграть приз от ИКЕА, став победителем в одной из номинаций Победители показываются всегда вверху страницы, ниже новые участники и участники прошлых недель ПРИНЦИПЫ НАГРАЖДЕНИЯ 45

ГРАФИК ГОЛОСОВАНИЯ И ОБЪЯВЛЕНИЯ ПОБЕДИТЕЛЕЙ 46

СПАСИБО!