Ретроконверсия каталогов Нохрина Валентина Алексеевна Зав Отделом комплектования

Ретроконверсия каталогов Нохрина Валентина Алексеевна Зав. Отделом комплектования и обработки, канд. ист. наук E-mail: catal@cnshb. ru тел. 926 -77 -26

Термины и определения • • • Библиотечный каталог – это совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки. Алфавитный каталог – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективов или заглавий документов. Электронный каталог – это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей библиотеки (Справочник библиотекаря, 2006) Библиографическое описание – совокупность библиографических сведений о документе, прведенным по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации и общей характеристики документа Машиночитаемая библиографическая запись – содержит традиционное БО, предметные рубрики, индексы и другие данные, обеспечивающие автоматическую обработку записи и более полный и точный поиск Каталогизация – деятельность, направленная на создание и упорядочение библиографической информации для предоставления ее пользователям Ретроконверсия (ретроспективная конверсия) – технологический процесс перевода традиционных каталогов (карточных, книжных) в цифровую форму. Это специальная технология преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид с созданием базы данных. Система каталогов отражает библиотечный книжный фонд в разных аспектах в зависимости от специализации библиотеки. Каталоги бывают карточные (традиционные) и электронные (машиночитаемые). Электронный каталог совместил в себе функции нескольких традиционных каталогов: алфавитного, систематического, предметного, предоставляя пользователю возможность вести многоаспектный поиск, получать информацию о разных видах документов. Существуют определенные правила составления библиографических записей (БЗ), отраженные в «ГОСТ 7. 1– 2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание: общие требования и правила составления» . Библиографические записи являются элементом библиографической информации, фиксирующим в документальной форме сведения о документе, позволяющим его идентифицировать, раскрыть его составные части и содержание в целях его поиска. Библиографическая запись включает в себя заголовок, библиографическое описание, классификационные индексы, шифры хранения документа, сведения служебного характера

2. Причины инициирования ретроконверсии • 2. 1. Обеспечение поиска необходимой литературы по ключевым словам. Перевод в цифровой машиночитаемый вид только одного библиотечного каталога значительно оптимизирует труд, как библиотекарей, так и пользователей • 2. 2. Расширение возможности библиотеки, увеличение круга ее пользователей. Ретроконверсия всего библиотечного фонда позволяет получить доступ к нему любому желающему из любой точки мира, все что нужно это компьютер и Интернет

Продолжение • 2. 3. Сохранность и безопасность каталогов в библиотеке • 2. 4. Возможность управления фондом (учет и списание, инвентаризация, книгообмен) • 2. 5. Изучение читательского спроса, увеличение книговыдачи • 2. 6. Корпоративное взаимодействие б-к

3. История вопроса • 3. 1. В 1969 г. Идея о проведении ретроконверсии каталогов возникла в Британской библиотеке. Однако ее реализация началась токо в 1980 -х годах. Карточки переводились в электронный вид путем сканирования и автоматического распознавания символов, но качество было не очень хорошим. В 1987 году швейцарская фирма Saztec применила технологию двойного ввода операторами и сравнения записей с выгрузкой их в формат МАРК. На сегодняшний день крупнейшие библиотеки мира уже провели ретроконверсию своих каталогов в машиночитаемую форму. Однако для большинства библиотек это по-прежнему актуальная задача. В основном они имеют ЭК с 1980 г. , т. е. они имеют продолжение карточных каталогов.

Продолжение • 3. 2. В России процесс ретроконверсии также развивается довольно успешно. Такие крупные федеральные б-ки как РНБ, РГБ, ГПНТБ СО РАН, ВГБИЛ и многие др. создали имидж-каталоги. • 3. 3. Известный многим Проект создания Сводного каталога библиотек России под руководством центра ЛИБНЕТ, также решает эту проблему. На сегодняшний день ретрокаталог содержит 12500000 записей в формате РУСМАРК. • 3. 4. Более того Президент РФ поставил задачу библиотекам перевести свои каталоги в электронную форму до 2020 года.

4. Способы ретроконверсии • 4. 1. Перевод в машиночитаемую форму БЗ непосредственно с карточек или из печатной формы (если такая есть в б-ке) • 4. 2. Полная конверсия в формат МАРК с ручным набором линейного текста и разметкой полей МАРКформата (производится сразу в процессе работы, или коды вписываются в записи на карточках для послудующего ввода с клавиатуры) • 4. 3. ввод с клавиатуры текстовой информации и создание структуры электронных записей автоматически (распознавание знаков препинания, последовательности символов, использование словарей)

Продолжение • 4. 4. Сканирование карточек с целью создания их машинных (цифровых) образов с последующим созданием машиночитаемых БЗ • 4. 5. Ввод текстовой информации с клавиатуры в поля формата МАРК на основе образов карточек на экране дисплея • 4. 6. Использование БЗ из других ЭК, приобретаемых на оптических дисках или по сетям и до • ввод собственных данных б-ки (индексов, рубрик, шифров, инв. номеров и т. п. )

Продолжение • 4. 7. В каждой конкретной б-ке используются свои методы один или их сочетание, все зависит от: • Размера БФ • Финансирования • Наличия кадров • Оборудования • Состояния каталогов

5. Основные работы по организации ретроконверсии • 5. 1. Выбор каталога, описание структуры и потока данных, элемента БЗ и структуры их представления • 5. 2. Изучение возможностей использования БЗ из других б-к и иных источников • 5. 3. выбор оптимальной организации работ, наиболее выгодной технологии, программного и технического обеспечения • 5. 4. Определение исполнителей и порядка финансирования работ. Графика их проведения

Продолжение • 5. 5. Приобретение техники • 5. 6. Подготовка каталога к ретроконверсии • 5. 7. Разработка инструкций по формированию БЗ на основе традиционных, подготовка словарей, контроль качества, редактирование • 5. 8. Обеспечение доступа к базам данных в сети Интернет

6 Общие принципы проведения ретроконверсии • 6. 1. Информация вводится в том виде как она задана на оригиналах карточек • 6. 2 В машинную запись не вносится никакой дополнительной информации • 6. 3. Можно получить некоторые элементы машиночитаемой записи из имеющихся в традиционном варианте данных (преобразование записей в электронную форму

Продолжение • 6. 4. Рекомендуется структурировать информацию в соответствии с международными стандартами • 6. 5. Большое значение имеет определение целей на стадии предпроектного обследования, четкая постановка задач

7. Приоритетными для проведения ретроконверсии считаются • 7. 1. Каталоги – источники наиболее точной и полной информации • 7. 2. Каталоги, отражающие наиболее важные или наиболее часто используемые читателями части фонда • 7. 3. Каталоги, имеющие наибольшее количество пересечений с другими (если одни и те же книги отражаются в разных каталогах

8. Виды ретроконверсии • В зависимости от содержания и способа проведения работ по ретроконверсии выделяются следующие виды • По объекту обработки ( по типу каталога) • По объему работ • - сплошная (например ГАК) • - избирательная (отдельный каталог, по дате издания книг, по ящикам и п. п. )

Продолжение • 3. по способу переработки информации: • - ручной (информация с карточки переносится оператором посредством ввода с клавиатуры) для рукописных карточек возможен только такой способ ретроконверсии • - автоматизированный (сканирование) • - непосредственно с источника (книги)

9. Состояние ретроконверсии в ФГБНУ ЦНСХБ • Осуществлена ретроконверсия АК с 1980 по 1991 гг. • Создан ретрокаталог Редкого фонда • Переведены в электронный вид карточки каталога журналов (отечественных и иностранных) • Создан ЭК документов ФАО (с 1947 гг. )

10. Ретроконверсия в библиотеках НИУ АПК • Б-ки, которые участвуют в проекте СКБ АПК осуществляют ретроконверсию • Сегодня у нас – 21 библиотека

10. 1. Рекомендации для б-к НИУ • - перевод всего фонда б-ки в электронную форму • - через систему сводного каталога библиотек АПК путем заимствования БЗ • сейчас СКБ АПК насчитывает 330363 записей, 429277 в ЭК библиотек АПК • одновременно проводить инвентаризацию БФ, оставив необходимое кол-во экз. 2 -3 профильной литературы, непрофильная, излишне дублетная подлежит списанию

Продолжение • - можно выбрать приоритеты: труды НИУ, диссертации, авторефераты диссертаций, неопубликованные д-ты, тематические разделы фонда • - обязательна проверка по СКБ АПК • - ввод информации в случае отсутствия БЗ в СК максимально полный • - в случае если фонд в порядке и каталог карточный соответствует можно вводить информацию с карточек, минус здесь в том, что не будет штрихкодов на книгах • - если все будет переведено в электронную форму можно формировать списки на списание литературы

11. Трудозатраты и стоимость • Трудозатраты • 1 ящик каталога – 2000 карточек, норма 40 -50 карточек (во всем мире)= • 2000/40=50 н/д • 200 н/д/50 н/д=4 ящика в год может сделать 1 человек, занимаясь только этой работой, что составит 8000 карточек в год, далее , если фонд библиотеки 100 тыс. названий книг, один сотрудник будет выполнять эту работу больше 12 лет. • При средней з/п 18000 потребуется 2. 700. 000 рублей только на з/п.

Продолжение • Нехитрые расчеты показывают, что ретроконверсия очень дорогостящее мероприятие, которое самостоятельно средние и крупные библиотеки решить вряд ли смогут

Продолжение • Рационально: • для б-к НИУ АПК – участие в проекте создания СВОДНОГО КАТАЛОГА

Немного статистики • С начала работы по проекту СКБ АПК • Суммарный объем БЗ в каталогах б-к составляет 192 тыс. записей, из которых 68% заимствовано, • 23% введено Центром по сканам или иным способом • 9% это ретроконверсия в б-ках, записи в СКБ не найдены, но теперь они есть и др. б-ки уже могут их заимствовать

Имидж каталог • Имидж технология – привлечение специальных организаций, занимающихся переводом библиотечных каталогов в электронный вид, используя метод сканирования карточек • Пример Имидж-каталог ГПНТБ • www. gpntb. ru

Спасибо за Внимание