Реструктуризация отдела Field Sales Unilever Русь Fresh minds

Реструктуризация отдела Field Sales Unilever Русь Fresh minds 1

Новая структура Field Sales Предпосылки реорганизации Внедрение новой структуры Field Sales Итоги 2

Новая структура Field Sales Предпосылки реорганизации Внедрение новой структуры Field Sales Итоги 3

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Кто виноват? или предпосылки реструктуризации… Дублирование функций FOOD /HPC Недостаточная ориентированность маркетинга на клиентов я си с Ро Европа Азия необходимость повышения эффективности Необходимость реструктуризации Field Sales Недостаточная степень планирования маркетинговой программы Цель: изменить организационную структуру Field Sales в России, чтобы способствовать удвоению оборота Unilever за последующие 3 года 4

Новая структура Field Sales Предпосылки реорганизации Внедрение новой структуры Field Sales Итоги 5

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Что делать? Объединение отделов FOOD и HPC для того, чтобы устранить дублирование функций Выделение 6 регионов в России • Центральный • Южный • Северо-Западный • Уральский • Поволжский • Восточный Regional Sales Manager располагается в региональном центре Создание 5 новых должностей: • Senior Regional Sales Manager в каждой Sales Area: • Sales Promotion Executive • Distribution Executive • Modern Trade Executive • Traditional Trade Executive + сохранение: Senior Customer Sales Supervisor • Customer Sales Supervisor Выделение в каждом регионе 5 Sales Areas Territory Sales Manager располагается в региональном центре 6

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Региональное деление Field Sales Северо-Западный Восточный Центральный Поволжский Уральский Южный - доля продаж региона 7

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Sales Areas Восточный Северо-Западный Центральный Поволжский Уральский Южный 1. 2. 3. 4. 5. 6. Москва Воронеж Ярославль Тверь Смоленск Ростов-на-Дону 7. Волгоград 8. Краснодар 9. Махачкала 10. Владикавказ 11. Новосибирск 12. Владивосток 13. Красноярск 14. Омск 15. Якутск 16. Екатеринбург 17. Челябинск 18. Магнитогорск 19. Тюмень 20. Нижневартовск 21. Санкт-Петербург 22. Калининград 23. Архангельск 24. Минск 25. Мурманск 26. Нижний Новгород 27. Казань 28. Самара 29. Уфа 30. Пермь 8

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Новая организационная структура Field Sales Vice President (Customer Development) National Sales Director (Field Sales) RSM Центральный регион TSM Москва SA RSM Южный регион TSM Ростов-на-Дону SA TSM RSM Северо-Западный регион RSM Уральский регион RSM Приволжский регион RSM Восточный регион TSM Санкт. Петербург SA TSM Екатеринбург SA TSM Нижний Новгород SA TSM Новосибирск SA TSM Калининград SA TSM Челябинск SA TSM Казань SA TSM Владивосток SA TSM Магнитогорск SA TSM Самара SA Senior RSM TSM Красноярск SA TSM Воронеж SA Волгоград SA TSM Ярославль SA Краснодар SA TSM Архангельск SA TSM Тверь SA TSM Махачкала SA TSM Минск SA TSM Тюмень SA TSM Уфа SA Омск SA TSM Смоленск SA TSM Владикавказ SA TSM Нижний Тагил SA TSM Пермь SA Якутск SA Customer Marketing Executive Customer Marketing Executive Мурманск SA Customer Marketing Executive TSM 9

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Новая организационная структура Sales Area Regional Sales Manager перемещение в центральный офис региона Territory Sales Manager введение нового распределения обязанностей по должностям Sales Promotion Executive Modern Trade Executive Traditional Trade Executive Distribution Executive Customer Sales Supervisor Senior Customer Sales Supervisor 10

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Ключевые должности Field Sales Сейчас: После изменения: Regional Sales Managers 6 Regional Sales Managers (RSM) 6 Territory Sales Managers 30 Senior Regional Sales Managers (SRSM) 1 Customer Marketing Executive ? Territory Sales Managers (TSM) 30 Customer Marketing Executive (CME) 6 Distribution Executive (DE) 8 Channel Development Activation Executive 32 Modern Trade Activation Executive 5 Modern Trade Executive 69 Distribution Supervisor 6 Customer Sales Supervisor Senior Customer Sales Supervisor 182 Sales Promotion Executive (SPE) 6 Traditional Trade Executive (TTE) 32 Modern Trade Executive (MTE) 65 Customer Sales Supervisor (CSC) Senior Customer Sales Supervisor 182 11

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Senior Regional Sales Manager Функции ти Особеннос Развитие отношений с сетевыми клиентами, имеющими головной офис в Москве Создание краткосрочного прогноза развития бизнеса Unilever, а также составление прогноза объема продаж. Отслеживание активностей и идентификация возможных угроз со стороны конкурентов Взаимодействие с клиентами, имеющими офис в Москве, но желающими сотрудничать с Unilever в регионах Донесение до RSM информации о необходимых действиях в рамках сотрудничества с сетевыми компаниями 12

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Distribution Executive Sales Promotion Executive Функции Постановка целей и задач, подбор и анализ новых торговых точек Взаимодействие с дистрибьюторами: разработка и внедрение годового плана работы Анализ и контроль деятельности торговых представителей Контроль ассортимента, оплаты продукции, документооборота на уровне SA ти Особеннос Не занимается: • ценовой политикой • организацией и проведением промоактивностей Не контролирует: исполнение договоренностей, заключенных MTE Адаптация маркетинговой программы под территорию и распределение бюджета на Посещение акции торговых точек – анализ эффективности акций и промоушена Организация промо-акций по всем направлениям Оценка проводимых маркетинговых программ ти Особеннос Ориентация непосредственно на Sales Area и более детальная оценка и выполнение промо активностей 13

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Traditional Trade Executive Modern Trade Executive Функции Управление продаж в традиционном канале торговли. Работа с точками Работа с мерчендайзерам и. Распределение бюджета. KPI Запуск новых продуктов. Работа с CSS 6 Управление продаж в современном канале торговли Разработка и реализация индивидуального план развития каждого ключевого клиента Отслеживание соблюдения условий договоров, ценовой политики Ответственность за распределение территориальног о бюджета, выделенного на развитие ключевых сетей Ответственность за внедрение системы скидок, ассортимент товаров, соблюдение индексов цен ти Особеннос Осуществление деятельности в традиционных продажах; отсутствие деятельности по промоакциям ти Особеннос Управление развитием ключевых розничных клиентов: мультинациональных, локальных, магазинов GO/SMARTS (категории А) во всех городах территории 14

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Количество сотрудников Федеральный уровень SRSM TSM TTE MTE SPE DE SCSS 1 6 30 32 65 30 8 82 100 Центральный регион 1 5 5 18 5 2 19 16 Южный регион 1 5 5 7 5 1 10 17 Восточный регион 1 5 5 16 5 1 20 26 Уральский регион 1 5 5 9 5 1 13 15 Северо-западный регион 1 5 7 7 5 2 10 12 Приволжский регион 1 5 5 8 5 1 10 14 Всего 356 На местах 2500 15

Новая структура Field Sales Предпосылки реорганизации Внедрение новой структуры Field Sales Итого 16

Предпосылки Структура Внедрение Итоги План внедрения структуры 2. Подготовка 1. Формирование проектной команды 1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Согласование с сотрудниками 4. Работа с персоналом Подбор 4. 1 сотрудников 2. 1 Оценка персонала 3. 1 2. 2 Разработка систем мотивации 3. 2 2. 3 Разработка системы обучения 5. Переезд 5. 1 Организация офисов 5. 2 4. 2 Тренинги, обмен опытом 3. Информирование Переезд 5. 3 Передача клиентов 5. 4 Стабилизация 3. 3 Неформальный канал Официальное заявление Собрания 6. Оценка эффективности структуры Оценка 6. 1 эффективности работы сотрудников 6. 2 Оценка эффективности структуры в LR 17

1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Оценка персонала 2. 2 3. 1 Разработка систем мотивации 2. 3 Разработка системы обучения Информирование через неформальный канал коммуникации 3. 2 2015 Общая стоимость внедрения 59, 2 млн. р. Согласование с сотрудниками 2. 1 2014 2012 2013 2011 Информирование через формальный канал коммуникации 3. 3 Собрания 4. 1 Подбор сотрудников 4. 2 5. 1 Обучение Оценка эффективности SR 6. 1 Организация офисов 5. 2 Переезд 5. 4 5. 3 6. 2 LR Стабилизация Передача клиентов 18

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Формирование проектной команды 2. Подготовка 1. Формирование проектной команды 1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Согласование с сотрудниками 4. Работа с персоналом 4. 1 Подбор сотрудников 2. 1 Оценка персонала 3. 1 2. 2 Разработка систем мотивации 3. 2 2. 3 Разработка системы обучения 5. Переезд 5. 1 Организация офисов 5. 2 4. 2 Тренинги, обмен опытом 3. Информирование Переезд 5. 3 Передача клиентов 5. 4 Стабилизация 3. 3 Неформальный канал Официальное заявление Собрания 6. Оценка эффективности структуры Оценка 6. 1 эффективности работы сотрудников 6. 2 Оценка эффективности структуры в LR 19

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Формирование проектной команды Цель: сформировать команду, которая будет непосредственно заниматься внедрением новой организационной структуры. Критерии отбора представители основных функциональных направлений, должны охватываться все сферы проведения реорганизации сотрудники компании, готовые к изменения, способные стать лидерами проведения реорганизации в качестве экспертов могут привлекаться сотрудники из других подразделений 20

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Проектная команда Сферы ответственности Состав проектной команды Ø Работа с персоналом Ø HR Ø Финансовые аспекты Ø Финансы Ø Бухгалтерия, отчетность Ø Финансы Ø Внутренние Ø HR коммуникации Ø Офис-менеджер Ø Key Accounts Ø Материальная часть Ø Внешние коммуникации (частичная загрузка) Эксперты и сотрудники National Sales Director Ø IT Ø HR Ø Finance ØPR ØПравовые вопросы ØBrand building&development 21

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Подготовка 2. Подготовка 1. Формирование проектной команды 1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Согласование с сотрудниками 4. Работа с персоналом 4. 1 Подбор сотрудников 2. 1 Оценка персонала 3. 1 2. 2 Разработка систем мотивации 3. 2 2. 3 Разработка системы обучения 5. Переезд 5. 1 Организация офисов 5. 2 4. 2 Тренинги, обмен опытом 3. Информирование Переезд 5. 3 Передача клиентов 5. 4 Стабилизация 3. 3 Неформальный канал Официальное заявление Собрания 6. Оценка эффективности структуры Оценка 6. 1 эффективности работы сотрудников 6. 2 Оценка эффективности структуры в LR 22

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Оценка персонала Предмет оценки Мотивация сотрудников Цель: понять, как мотивировать сотрудников на реструктуризацию Для этого определить: üфакторы мотивации üважность факторов ü степень удовлетворенности работой Анкетирование üСоставление анкеты üПроведение анкетирования üОбработка данных Компетенции сотрудников + Цель: определить , насколько их компетенции соответствуют новым должностям: В результате : üотправляем на программу переподготовки или: ü переводим на другие должности Метод оценки Личные беседы (с RSM и TSM проводит NSD) Разработка систем мотивации и обучения 23

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Информирование 2. Подготовка 1. Формирование проектной команды 1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Согласование с сотрудниками 4. Работа с персоналом 4. 1 Подбор сотрудников 2. 1 Оценка персонала 3. 1 2. 2 Разработка систем мотивации 3. 2 2. 3 Разработка системы обучения 5. Переезд 5. 1 Организация офисов 5. 2 4. 2 Тренинги, обмен опытом 3. Информирование Переезд 5. 3 Передача клиентов 5. 4 Стабилизация 3. 3 Неформальный канал Официальное заявление Собрания 6. Оценка эффективности структуры Оценка 6. 1 эффективности работы сотрудников 6. 2 Оценка эффективности структуры в LR 24

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Информирование лемы: проб §Негативные слухи §Сопротивление изменениям §Страх увольнения §Возможность перехода к конкурентам ы канал е льны ма ефор кации: Н ни омму к 1. Распространение положительной информации о реструктуризации Решение Форма ль комму ные каналы никац ии: 2. Проведение собрания для RSM и TSM 3. Видео обращение NSD и email с информацией о реструктуризации для всех сотрудников 4. Общение с прессой 25

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Собрание RSM и TSM National Sales Director расскажет : у чем По ем проводить ч и за реструктуризацию представляет из себя Что новая организационная структура Как будет осуществляться реструктуризация ие принесет Как ды о выг реструктуризация В результате сотрудники поймут: Необходимость проведения реструктуризации, ее цель Какие изменения ожидают отдел Field Sales Что будет происходить в процессе реструктуризации и какие конкретные действия требуются от сотрудников Как реструктуризация поможет удвоить оборот бизнеса в России и отразится на профессиональном росте сотрудников Важно получить обратную связь - убедиться, что сотрудники правильно поняли суть реструктуризации 26

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Работа с персоналом 2. Подготовка 1. Формирование проектной команды 1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Согласование с сотрудниками 4. Работа с персоналом 4. 1 Подбор сотрудников 2. 1 Оценка персонала 3. 1 2. 2 Разработка систем мотивации 3. 2 2. 3 Разработка системы обучения 5. Переезд 5. 1 Организация офисов 5. 2 4. 2 Тренинги, обмен опытом 3. Информирование Переезд 5. 3 Передача клиентов 5. 4 Стабилизация 3. 3 Неформальный канал Официальное заявление Собрания 6. Оценка эффективности структуры Оценка 6. 1 эффективности работы сотрудников 6. 2 Оценка эффективности структуры в LR 27

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Обучение сотрудников ü Изучение новых должностных обязанностей ознакомление с новыми должностными инструкциями сопоставление необходимых компетенций ü Обмен опытом между сотрудниками отделов Food и HPC совместная работа над частью заданий ü Обучение недостающим компетенциям посещение семинаров и тренингов ! Обучение без отрыва от основных обязанностей Новые сотрудники: системы менторства семинары и тренинги программы обучения на местах 28

Предпосылки Структура Внедрение Итоги План внедрения структуры 2. Подготовка 1. Формирование проектной команды 1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Согласование с сотрудниками 4. Работа с персоналом 4. 1 Подбор сотрудников 2. 1 Оценка персонала 3. 1 2. 2 Разработка систем мотивации 3. 2 2. 3 Разработка системы обучения 5. Переезд 5. 1 Организация офисов 5. 2 4. 2 Тренинги, обмен опытом 3. Информирование Переезд 5. 3 Передача клиентов 5. 4 Стабилизация 3. 3 Неформальный канал Официальное заявление Собрания 6. Оценка эффективности структуры Оценка 6. 1 эффективности работы сотрудников 6. 2 Оценка эффективности структуры в LR 29

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Переезд Подготовка к переезду 1. Поиск и обустройство офисов расчет необходимых площадей выбор: покупка или аренда обустройство офиса 2. Поиск жилья для сотрудников Оплата квартиры для семей переезжающих Переезд Поэтапный переезд RSM и TSM в свои регионы – для максимального сохранения рабочего состояния отдела 30

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Передача клиентов ! Важно сделать процесс реструктуризации максимально незаметным и комфортным для клиентов. RSMиентов) л RSM учат ол (передает клиентов) TSM (передает клиентов) (п Встреча с клиентами к TSMиентов) (по л к учат л Другие сотрудники передают клиентов в зависимости от того остаются на своих должностях или нет 31

Предпосылки Структура Внедрение Итоги План внедрения структуры 2. Подготовка 1. Формирование проектной команды 1. 1 Выбор сотрудников 1. 2 Согласование с сотрудниками 4. Работа с персоналом 4. 1 Подбор сотрудников 2. 1 Оценка персонала 3. 1 2. 2 Разработка систем мотивации 3. 2 2. 3 Разработка системы обучения 5. Переезд 5. 1 Организация офисов 5. 2 4. 2 Тренинги, обмен опытом 3. Информирование Переезд 5. 3 Передача клиентов 5. 4 Стабилизация 3. 3 Неформальный канал Официальное заявление Собрания 6. Оценка эффективности структуры Оценка 6. 1 эффективности работы сотрудников 6. 2 Оценка эффективности структуры в LR 32

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Измерение эффективности реструктуризации Ключевые показатели: ü Объем продаж на одного сотрудника ü Выручка на одного сотрудника ü Затраты на управленческий аппарат на одного сотрудника ü Изменение стоимости компании и т. д. Отслеживание показателей на протяжении всего проекта* (текущее состояние компании) *Оценка эффективности в долгосрочном периоде – через 4 года после начала внедрения Главный критерий: увеличение объема продаж 33

Новая структура Field Sales Предпосылки реорганизации Внедрение Итоги 34

Предпосылки Структура Внедрение Итоги Проведение реструктуризации позволит решить поставленные задачи: ü Увеличение эффективности ü Уменьшение дублирования функций в отделах ü Построение более ориентированной на потребности потребителей в регионах маркетинговую программу ü Предложение более индивидуальных предложений клиентам ü Сохранение отношений с сотрудниками и клиентами = уровня продаж 35

Спасибо за внимание! 36