Решение задач корпоративного документооборота групповой работы и электронного

Решение задач корпоративного документооборота, групповой работы и электронного архива с использованием платформы Alfresco ECM Павел Житнюк, обозреватель по открытым технологиям и свободному программному обеспечению журнала «КЕЙС»

О продукте Alfresco ECM (Enterprise Content Management) – система управления корпоративными документами и файлами. Ключевая особенность Alfresco ECM - система виртуальных “интеллектуальных” пространств для хранения и работы с данными. Работать с документами не сложнее, чем с общими ресурсами в локальной сети, но гораздо продуктивнее.

О продукте Alfresco ECM Alfresco Inc основана в 2005 году основателем Documentum® Дж. Ньютоном и топменеджером Business Solutions® Дж. Роуэллом Среди инвесторов Alfresco – лидирующие инвестиционные компании Alfresco – лауреат многочисленных отраслевых наград Community Edition – более 800 000 скачиваний

О продукте Alfresco ECM

Alfresco ECM распространяется по модели Open Source Владение системой в варианте Community Edition не требует лицензионных отчислений (любое количество серверов и пользователей) Исходные коды программы открыты, что позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей предприятия. В архитектуре Alfresco ECM используются только открытые технологии, что упрощает работу над системой сторонним разработчикам.

Alfresco ECM распространяется по модели Open Source Бизнес-модель Open Source — программный продукт бесплатен, пользователь платит за: - внедрение - техническую поддержку Благодаря Open Source затраты на создание IT-инфраструктуры значительно ниже, чем в случае использования закрытых коммерческих продуктов.

Основные функциональные акторы Alfresco ECM Контент Метаданные Пространства / (Папки) Пользователи Группы Бизнес-логика (правила)

Документооборот в Alfresco ECM В системе различаются 2 подхода к бизнесправилам документов: - «контент-ориентированный» - движение документов по заданным пространствам, простые функции утвержденияотклонения - «задача-ориентированный» - движение документов в зависимости от назначенных пользователям задач.

Контент-ориентированный документооборот Документ двигается по заранее заданной цепочке пространств, получая соответствующие подтверждения отклонения от заранее определенных в данный бизнеспроцесс пользователей с заранее заданными ролями (разрешениями). Такой документооборот возможен «из коробки» . Пример: использование КОД в информационном агентстве:

Пример простого docflow Alfresco в медиаструктуре Создание редактирование контента Направление контента на утверждение Контент отклонен Контент утвержден Публикация Архивация

Задача-ориентированный документооборот Цепочка отдельных процессов, каждый последующий из которых инициализируется в зависимости от результатов предыдущего ( «принят-отклонен» ). Для создания системы такого документооборота требуется предварительное планирование и исследование бизнес-процессов. Пример цепочки ЗОД:

Пример сложного документооборота в организации Инициирование документа (ов) руководителем Уведомление Выбор задачи, срока и исполнителей Документ (ы) поступают к исполнителям Редактирование работа над 1 версией 2 Дальнейшее движение Визирование отказ Переназначить / отклонить задачу

Управление документами в Alfresco ECM Создание новых документов на основе шаблонов (txt, html) Хранение любого количества документов в любых форматах Категоризация документов в зависимости от метаданных Конвертация документов в различные форматы (например, doc > pdf)

Управление документами в Alfresco ECM Контроль версий документов Управление жизненным циклом документа Многоуровневые разграничения доступа к документам Уведомления пользователям системы об изменениях, назначенных заданиях и т. д. Индексирование и полнотекстовый поиск Внутренняя перелинковка документов Создание типовых шаблонов документооборота

Управление входящейисходящей информацией Автоматическое управление входящей e-mailкорреспонденцией, факсами, сканированными изображениями Создание отчетов по входящимисходящим документам, сведениям, записям Хранение и архивирование любых типов входящей информации Разграничение прав доступа к архивам

Управление контентом веб-порталов, интранет С помощью платформы Alfresco WCM (Web Content Management) можно создавать любое количество корпоративных ресурсов разного уровня сложности. Создание информации для публикации на вебпорталах (занесение информации по шаблонам) Разворачивание порталов на основе Alfresco Экспорт данных на внешние порталы Подготовка любых данных для вебпубликации

Alfresco ECM для групповой работы Пользователи могут работать над всеми документами или проектами в рабочем окружении Alfresco ECM (тонкие клиенты) В системе легко настраиваются форумы и доски объявлений, как общие, так и разделенные по группам Пользователям системы рассылаются уведомления по e-mail, следить за изменениями можно с помощью RSS.

Alfresco ECM для пользователя Пользователь работает с системой через: - платформо-независимый web-interface (через любой браузер) http: //server: 8082/alfresco/ - как с системой виртуальных папок — через CIFS, FTP, Web. DAV (для пользователя система является «папкой в Проводнике Windows» )

Пользовательский интерфейс

Alfresco ECM для администратора Легкое добавление и редактирование пользователей, групп, шаблонов бизнеспроцессов Различные уровни доступа и ролей для групппользователей Авторизация пользователей через Active Directory, Open. LDAP Все управление системой осуществляется с помощью граф-интерфейса, несложное изменение структуры и правил бизнес-логики

Архитектура и производительность Alfresco ECM Данные в системе хранятся: - в файловой системе (что позволяет хранить любое количество файлов произвольного размера) - метаданные хранятся в базе данных Производительность системы: Тесты в benchmark-центре показали среднюю скорость загрузки файлов 140 в секунду. Всего было загружено 107 000 файлов. Производительность системы не пострадала.

Примеры использования Alfresco ECM Электронный архив организации Упорядоченное хранение всех видов документов для любых отделов Маркетинговый портал Интранет-портал для хранения всех маркетинговых материалов компании, для сотрудников и партнеров «Электронная редакция» СМИ Система электронного документооборота для масс-медиа структур

Christian Science Monitor Международное периодическое издание. В процессе перевода собственной ITинфраструктуры на Open Source было принято решение упорядочить и централизовать многочисленные редакционные процессы: издание и редактура текстов, подготовка бэкграундов (доп. информация), внесение корректуры, интеграция с корпоративным порталом и веб-сайтом. Alfresco выбрана как базовая платформа для решения всех задач.

Proforma Global Рекламное сетевое агентство полного цикла. Alfresco решило задачу взаимодействия для совместной работы над документами для различных подразделений компании, распределенных территориально, и для взаимодействия с клиентами. Через Alfresco производится процесс редактуры, утверждения, контроля версий файлов, макетов, шаблонов и т. д.

Информационное агентство «Росбалт» Российское информационное агентство. С помощью Alfresco автоматизирован процесс подготовки и утверждения материалов агентства, ведется архив фотоиллюстраций и текстовых материалов, создан внутренний портал агентства. Партнер по внедрению системы - «КОРУС Консалтинг»

ЗАО «Мозель» Крупное оптовое торговое предприятие с большим количеством филиалов. С помощью Alfresco ведется основной документооборот между филиалами и центральным офисом, создан интранет-портал с маркетинговыми материалами, прайс-листами для регионов, организационно-распорядительными документами и т. д. Партнер по внедрению системы - «КОРУС Консалтинг» .

Преимущества Alfresco ECM Система полностью русифицирована Система может быть доработана под конкретные задачи благодаря открытой архитектуре Кросс-платформенность, трехзвенная архитектура Поддержка кластеров, высокая производительность Бесплатные обновления от разработчиков

Дополнительно об Alfresco ECM Исчерпывающая информация о системе: Alfresco Wiki (http: //wiki. alfresco. com) Alfresco Forums (http: //forums. alfresco. com) Загрузить системy: http: //www. alfresco. com http: //www. sourceforge. net

Контакты Павел Житнюк, обозреватель по открытым технологиям и свободному программному обеспечению журнала «КЕЙС» + 7 (812) 324 24 57 + 7 (921) 946 43 68 PZhitnyuk@korusconsulting. ru http: //www. korusconsulting. ru/