Реквизиты документов Правила оформления РЕКВИЗИТ 28

Реквизиты документов Правила оформления

РЕКВИЗИТ 28 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО Данный реквизит проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева и включает в себя следующие элементы: слова «В дело» ; индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату и индекс документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения исполнителя; дату оформления отметки.

Пример На поступивший запрос организацией был подготовлен и отправлен письменный ответ. Отметку об исполнении на исполненном документе запросе необходимо оформить следующим образом: В дело 2 18 Подготовлен ответ. Исх. № 2 18/139 от 18. 03. 2008 Подпись 19. 03. 2008 В данном примере « 2 18» это индекс дела по номенклатуре дел, в которое должен быть подшит исполненный документ запрос, а запись «Исх. № 2 18/139 от 18. 03. 2008» отражает регистрационный индекс и дату ответного документа. Как видно из приведенного примера, ответный документ согласно установленным правилам будет подшит в то же дело, что и документ запрос.

Если в процессе исполнения ответный документ не создавался, то в отметке об исполнении вместо элементов «дата и номер документа, свидетельствующего об исполнении» делается краткая запись, свидетельствующая о том, каким образом был исполнен документ (вопрос может быть решен по телефону, при личной встрече и др. ). Пример В дело 2 18 В совещании примет участие зам. директора А. Е. Забродский (передано по телефону) Подпись 19. 03. 2008

Пример: На распорядительных документах отметка об исполнении документа и направлении его в дело обычно строится по упрощенной схеме: Пример В дело 1 5 Подпись 16. 03. 2008

РЕКВИЗИТ 29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ Согласно ГОСТ Р 6. 30 97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может простав ляться от руки или для этой цели используют штампы. В штам пе указывается наименование организации, номер (индекс вхо дящего документа) и дата поступления.

Пример:

Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в ле вом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие по исковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Пример:

Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов