РЕКОМЕНДАЦИИ по подготовке текстов документов 1 Устойчивые

РЕКОМЕНДАЦИИ по подготовке текстов документов 1

Устойчивые языковые обороты, используемые в деловой переписке Установлено, что в период с … по … Акт составлен комиссией в составе: … В соответствии с … Привести в соответствие с … В целях … В связи с … Во исполнение … Согласно информации, которой мы располагаем … Согласно договору от … Сообщаем Вам, что … Мы согласны на Ваше предложение. Ставим Вас в известность, что … Направляем (представляем, высылаем) Вам … Направляем Вам согласованный с … Направляем на рассмотрение и утверждение … Примите, пожалуйста, к сведению, что … 2 В ответ на Ваш телефонный запрос сообщаю, что …

Устойчивые языковые обороты, используемые в деловой переписке Выражаем глубокую признательность за … Считаем целесообразным … Согласно предварительной договорённости … В соответствии с договоренностью, достигнутой … Во время переговоров стороны обсудили возможности … Мы тщательно рассмотрели Ваше предложение… Просим Вас рассмотреть вопрос о … Просим Вас изыскать возможность … Принимая во внимание, что …, просим … Гарантируем возврат кредита в сумме … до … Оплату гарантируем. Наш расчетный счет … Предоставление жилой площади гарантируем … Претензии по гарантии следует предъявлять … … в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции 3 … в противном случае дело будет передано в суд

Начало служебного письма может содержать сло благодарности Выражаю Вам благодарность за приглашение принять участие … Уважаемые господа, Подтверждаем получение Вашего письма от 05 сентября 2009 г… Благодарим Вас за письмо … 4

Деловое письмо можно начинать и заканчиват выражением почтения к адресату Уважаемые господа, Мы получили Ваше письмо … с просьбой… Уважаемый Анатолий Алексеевич! Уважаемый г-н Серов! Уважаемая г-жа Васильева! Глубокоуважаемый господин генеральный директор! Господин директор Уважаемый господин директор Уважаемые дамы и господа! Уважаемый коллега, С уважением, С искренним уважением … Искренне Ваш … Примите мои наилучшие пожелания … С искренним чувством уважения и признательности … 5

В служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа С сожалением сообщаем Вам, что мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам… К сожалению, до сегодняшнего дня мы не получили… Вашу просьбу сможем выполнить только через 4 месяца. 6

В современном деловом письме возможно использование «вежливых» слов Я был бы весьма благодарен, если бы Вы могли … Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь. Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь. Спасибо за Ваше участие и быстрый ответ… Уважаемые Дамы и Господа! Предлагаемый Вашему вниманию семинар… Мы, конечно, будем счастливы, одолжить Вам … Примите, пожалуйста, к сведению, что … Если Вам нужно что-нибудь ещё, пожалуйста, сообщите. Будьте добры прислать мне … 7

Формы выражения сожаления, соболезновани К сожалению … Я очень сожалею, что причинил Вам столько беспокойства … Я с сожалением узнал из Вашего письма, что … Сожалею, что на сегодня у меня нет для Вас лучших новостей. С сожалением узнал, что … С сожалением сообщаю, что … К сожалению вынужден сообщить Вам, что … К моему глубокому сожалению, я должен известить Вас, что … Примите мои (наши) самые искренние соболезнования в связи с … Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с … и готовы принять самое деятельное участие в оказании необходимой помощи 8

Письма могут заканчиваться фразами Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительна. Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества. Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей. Выражаем Вам свое почтение и ждем Вашего ответа. Мы хотели бы возобновить наши переговоры… Если Вас заинтересует наше предложение, мы были бы признательны Вам за… Заверяем Вас, что Вы можете полностью рассчитывать на нашу помощь… Пожалуйста, примите наши извинения за задержку… В связи с вышеизложенным, просим Вас, в порядке исключения… Мы сделаем всё возможное, чтобы … Можете быть уверены, что я предприму … Мы очень надеемся, что Вы придёте к положительному решению относительно … Мы полагаем, что Вы приложите все усилия для … Я искренне надеюсь, что Вы сможете помочь мне в этом деле. 9

Структура отдельных деловых писем, состоящ из двух-трех частей Служебное письмо-запрос: 1) обоснование актуальности запроса; 2) содержание запроса; 3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Сопроводительное письмо: 1) сообщение о высылаемом материале; 2) уточняющие сведения. Письмо-просьба: 1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; 2) изложение просьбы; 3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему 10 сотрудничеству.

Структура отдельных деловых писем, состоящ из двух-трех частей Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): 1) повторение изложения просьбы; 2) обоснование причины неудовлетворения просьбы; 3) констатация отказа или отклонения предложения. Заголовок документа (приказа, постановления, распоряжения) должен отвечать на вопрос «О чем? » : о приеме, об освобождении, об отпуске. Нельзя писать: приказ об Иванове. Точка в конце заголовка текста (в постановлениях, распоряжениях, решениях, письмах и т. д. ) не ставится. Ошибкой является использование в тексте документа фразы: «На ваше письмо от ______ № ___ сообщаем» . Ссылка на дату и номер документа-запроса проставляется под датой и номером исходящего 11 документа.

Знаки препинания в рубрицированномтексте Рубрикация – членение текста на составные части и графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерацией. 1. Текст, предваряющий перечисление, может заканчиваться двоеточи даже в случае, если в конце рубрик перечисления ставится точка. Например. Учреждение обязуется: 1. Проводить занятия в соответствии с … программой. 2. Создать наиболее благоприятные условия для проведения занятий. 3. Обеспечить студентов методической литературой. 2. Точка с запятой ставится в конце рубрик перечисления, если рубрик не являются самостоятельными предложениями и внутри их имеютс какие-либо знаки препинания. Например. Наценки за выставочный стенд составляют: 1) за стенд, открытый с двух сторон, – 10%; 2) за стенд, открытый с 4 -х сторон, – 20%. 3. Запятая ставится в конце рубрик, если рубрики сильно не распространены. Например. Учредителями фонда являются: Захаров Иван Алексеевич, Иванович, 12 Петров Пётр Петрович.

Употребление дефиса и тире Тире (от французского tirer – тянуть) – длинная горизонтальная черта, отделяемая пробелом от предшествующего и последующего слова. Тире – важный графический показатель неполноты, пропуска слов в предложении. Например: Разработать проект программы в январе – марте 2010 года. Тире следует отличать от короткой черточки, которая со словом пишется слитно (без пробелов) и называется дефисом. Дефис – небуквенный орфографический знак, который используется, например, при написании слов (из-за, во-первых) и графическом сокращении слов (гр-н, ф-т). В проектах актов и официальных текстах рекомендуется употреблять букву «ё» в собственных именах, фамилиях, в географических названиях (Артём, Фёдоров, Вёшенская, Олёкма ). 13

Рекомендуется обособлять (т. е. выделять запятыми) следующие вводные слова и обороты: без сомнения возможно допустим как правило как следствие на мой взгляд несмотря на по-видимому по-моему следовательно так сказать с другой стороны кроме того кроме всего прочего таким образом видимо в свою очередь итак к сожалению между прочим например одним словом пожалуйста предположим словом с одной стороны со своей стороны кроме этого само собой разумеется 14

Рекомендуется обособлять (т. е. выделять запятыми) следующие вводные слова и обороты: безусловно (не обособляется при утверждении) в общем (в значении «в общем-то говоря» ) во-первых, во-вторых … значит (в значении «следовательно» ) наконец (при перечислении) однако (в середине и в конце предложения, но не в значении «но» ) прежде всего (в значении «во-первых» ) соответственно (в значении «следовательно» ) так (в начале предложения в значении «например» ) 15

Не рекомендуется обособлять следующие слова и обороты: благодаря в крайнем случае вместе с тем в основном в противном случае связи с этим в том числе главным образом наряду по меньшей мере так называемый тем не менее в итоге в лучшем случае вообще в особенности в результате в соответствии в целом исключительно на первый взгляд приблизительно согласно то есть хотя бы в первую очередь (в значении «сначала» , «прежде всего» ) значит (в значении «означает» ) наконец (в значении «в результате» ) (Некоторые из перечисленных слов и сочетаний могут обособляться, но только в составе оборота) 16

Рекомендуемые обозначения чисел и дат Знаки №, § употребляются только с цифрами и отделяются от них пробелом: № 13, § 6. Знак % от числа пробелом не отделяется: 100%, 50%. Знаки §, №, % при множественных числах не повторяется: № 1, 2, 3 100 – 110% § 4 – 6 ; ; . В проектах актов не рекомендуется употреблять знак процента (%), его следует прописывать словами: 3 процента, 12 процентов, 45, 5 процента. Смежные даты: 1941 – 1945 гг. , XVII – XIX века, XX век. 17

Рекомендуемые обозначения чисел и дат Календарный год: 05 января 2008 г. , в октябре 2008 г. , но за 8 месяцев 2008 года, с 02 по 20 мая, март – апрель, в 2008 году, с 2007 по 2008 год, в 2007 – 2008 годах, второе полугодие 2008 г. , I квартал 2008 г. , план на 2009 год. Слово «год» опускается: на титульном листе, в датах рождения, смерти, если цифровое обозначение в скобках, И. И. Иванов (р. 1925), П. П. Петров (ум. 1980). Количественные числительные не имеют окончаний: 5 спортсменов, 12 человек. Порядковые числительные имеют окончания: 3 -я бригада, 16 -й этаж, 18 -й ряд, 80 -е годы, 50 -60 -е годы, в 20 -30 -х годах. 18 За 20 лет, две минуты, на 30 минут, две трети голосов.

Различные обозначения область – обл. район – р-н (при названии) город – г. поселок – пос. деревня – дер. село – с. проспект – просп. проезд – пр. набережная – наб. улица – ул. дом – д. строение – стр. корпус – корп. этаж – эт. квартира – кв. кабинет – каб. комната – комн. год, годы – г. , гг. (при цифрах) тысяча – тыс. миллион – млн. миллиард – млрд. рубль – руб. площадь – пл. страница – с. (при цифрах) таблица – табл. река – р. другой (другие) – др. исполняющий обязанности – и. о. то есть – т. е. и так далее – и т. д. 19

Обращение и заключительные фразы письма Обращение к адресату всегда заканчивается восклицательным знаком, который указывает на то, что обращению к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение, например: Уважаемый господин мэр! Уважаемые коллеги! Уважаемый Юрий Михайлович! К особо уважаемым персонам (VIP-персонам) принято обращаться следующим образом: Глубокоуважаемый Александр Николаевич! Нарушением норм русского языка является обращение «многоуважаемый» . Заключительной фразой письма является фраза: С уважением, 20

Обращение и заключительные фразы письма Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый…!» , оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой «С уважением, » , которая печатается под текстом, через 2 -3 межстрочных интервала, без абзаца: С уважением, Генеральный директор Личная подпись О. Н. Крылов Обращение и заключительная этикетная фраза составляют так называемую «этикетную рамку» . При обращении «Глубокоуважаемый…!» в заключительной фразе можно использовать выражение «С глубоким уважением, » . Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная этикетная фраза. 21