РЕКОМЕНДАЦИИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ ЮГРЫ ПО РАЗМЕЩЕНИЮ ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ НА ИНТЕРНЕТ РЕСУРСАХ РЕКОМЕНДОВАННАЯ К РАЗМЕЩЕНИЮ ИНФОРМАЦИЯ Адрес архива и график работы, приемные дни и часы Контактные данные: фамилии, имена и отчества сотрудников, кто из низ за что отвечает, номера телефонов, факсов, электронная почта, возможно схема проезда. Если есть, то обязательно структура архива (по отделам). Если есть свой сайт, то должна быть указана ссылка на сайт. Хорошо, если эта информация будет начальной. Решение коллегии Архивной службы Югры от 17 февраля 2015 года
РЕКОМЕНДОВАННАЯ К РАЗМЕЩЕНИЮ ИНФОРМАЦИЯ Порядок исполнения запросов Должна быть понятным, ясным, простым языком написана информация об исполнении запросов. Куда и когда нужно прийти, что нужно принести с собой (копии каких документов), куда можно написать, по какому адресу, что приложить к письму, что нужно заполнить (сюда же можно отдельными файлами, доступными для скачивания, формы бланков заявлений, анкет), сколько дней будет исполняться запрос, что дадут в конце запроса (архивную справку, выписку), что это бесплатно. Здесь же указывается, можно ли получить эту услугу через МФЦ, где находится МФЦ, контакты МФЦ. Можно ли через портал «Госуслуги» , тут же ссылка на «Госуслуги» . Можно ли написать запрос по электронной почте, по какой почте. По какому телефону можно получить устную консультацию и в какое время. Если получиться, предусмотреть возможность немедленного заполнения запроса по интернету. Можно написать о самих запросах, что бывают социально -правовые и тематические.
РЕКОМЕНДОВАННАЯ К РАЗМЕЩЕНИЮ ИНФОРМАЦИЯ Административные регламенты Если даже регламенты размещены в других разделах сайта администрации, все равно дублируйте их на своей странице. Краткий справочник по фондам Здесь может быть указана гиперссылка на краткий справочник по фондам архивного отдела муниципального образования, который уже размещен на тематическом сайте «Архивы Югры» . Список ликвидированных предприятий, документы которых хранятся в архиве Размещение Списка ликвидированных предприятий облегчит работу сотрудникам архива. Архивное законодательство и нормативные документы Здесь могут быть размещены федеральные и окружные законы и другие нормативные документы об архивном деле, нормативные правовые акты администраций муниципальных образований, касающиеся архивной деятельности. Очень хорошо, когда эти ссылки активны, то есть при нажатии можно либо посмотреть, либо скачать этот документ.
Необязательная информация, которая составит положительное мнение о деятельности архива, его информационной открытости: Новости Понятно, что новости обновляться будут не каждый день. Но можно размещать информацию о предстоящих мероприятиях, выставках, семинарах, участии архива в каких-то сторонних мероприятиях, можно размещать новости даже об обновлении информации на странице. Деятельность Сюда можно разместить: положение об архивном отделе, задачи и функции отдела; историческую справку об архиве, о руководителях архива, юбилеях и т. д. , правила работы в читальном зале архива, если такие приняты; информацию о выдаче документов во временное пользование (каким образом выдаются, кому); планы работы на год, отчеты о работе за год, здесь желательна статистика, наглядная в том числе; информацию о том, какие программные комплексы ведутся в архиве, хотя бы просто перечислением; информация об источниках комплектования, коллекциях архивных документов, фондах личного происхождения, фотодокументах, видеодокументах, хотя бы просто списком, информацию о порядке приема документов личного происхождения в архив.
Необязательная информация, которая составит положительное мнение о деятельности архива, его информационной открытости: Выставки архивных документов Если нет возможности самостоятельного размещения выставок, можно делать гиперссылки на тематический сайт «Архивы Югры» , где Ваши выставки разместят сотрудники Архивной службы Югры. История города (района) в архивных документах Здесь можно размещать все, что наработано по истории города (района): статьи, архивные фотографии и документы по истории муниципального образования. Мероприятия Здесь можно размещать информацию о проведении встреч со школьниками, студентами, общественностью, о проведении уроков, экскурсий, семинаров для источников комплектования и т. д. Ничего страшного, если эта информация будет совпадать с новостями. Здесь можно размещать фотографии с мероприятий в подразделе «Фотогалерея» . Публикации Здесь могут быть размещены статьи, которые печатаются в газетах (сканы) на основе архивных документов и активные внешние ссылки на СМИ (интернет, телевидение). Информация об изданиях, в которых принимал участие архив, с фотографиями обложек.
Необязательная информация, которая составит положительное мнение о деятельности архива, его информационной открытости: Баннеры На Федеральное архивное агентство, Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, тематический сайт «Архивы Югры» , Электронный архив Югры, портал «Госуслуги» и другие. Календарь памятных дат Размещение по годам, на каждый новый календарный год с фотографиями. В помощь организациям – источникам комплектования Такой раздел есть только в архиве Советского района. В нем активные ссылки на Основные правила работы архивов организаций, Примерное положение об архиве, об экспертной комиссии, Перечень типовых управленческих документов, Методичка по работе с фотодокументами, Инструкция по делопроизводству. Сюда можно разместить все требования, которые Вы предъявляете к организациям, в том числе и по приему документов, методички различные и правила.
Скачать презентацию РЕКОМЕНДАЦИИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ ЮГРЫ ПО РАЗМЕЩЕНИЮ ИНФОРМАЦИИ О
1497624e41a1092b81bebc50a66e1b80.ppt