Регламентация деятельности секретаря в должностной инструкции. Обучающая инструкция секретарю
Кто такой секретарь? В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством» , а в словаре С. И. Ожегова – «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения» . Таким образом, в определениях подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение 20. 01. 2006 Презентация Стр. 2
Категории служащих (технических исполнителей), предусмотренные Квалификационным справочником должностей 4 4 4 20. 01. 2006 Секретарь машинистка Секретарь – стенографистка Секретарь руководителя Секретарь незрячего специалиста Ученый секретарь Презентация Стр. 3
СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА 4 Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. 4 Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 4 Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 4
4 Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. 4 Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 4 Передает и принимает информацию по приемнопереговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ). Печатает по указанию руководителя различные материалы 20. 01. 2006 Презентация Стр. 5
4 Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. 4 Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 6
Секретарь-машинистка должна уметь и знать следующее: 4 положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; 4 машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; 4 правила пользования приемно-переговорными устройствами; 4 стандарты УСОРД; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 7
СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА 4 Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. 4 Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 4 Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. 4 Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. 4 Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 8
4 Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. 4 Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. 4 Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 9
СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ 4 Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. 4 Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 4 Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 4 Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. 4 Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 10
СЕКРЕТАРЬ НЕЗРЯЧЕГО СПЕЦИАЛИСТА 4 Этот специалист читает вслух и записывает на микрофон различную информацию 4 Печатает информацию точечным шрифтом Брайля, переписывает от руки или печатает диктуемым незрячим специалистом текст 4 Просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием. Заполняет по его указанию служебную и иную документацию. В процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 11
4 Сопровождает в служебных командировках. Выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию работы незрячего специалиста. Также как и секретарь-машинистка должен знать законодательную базу, кроме этого - рельефноточечный шрифт Брайля, машинопись (в том числе брайлевскую); а также локально-нормативные акты организации. Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 12
КОРПОРАТИВНЫЙ СЕКРЕТАРЬ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА 4 Обеспечивает соблюдение подразделениями и должностными лицами акционерного общества требований норм действующего законодательства, устава общества, а также других документов, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров. 4 Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение. 4 Консультирует должностных лиц и акционеров общества, а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 13
4 Руководит подготовкой и организацией проведения общих собраний акционеров, рассмотрения предложений акционеров по вопросам, включаемым в повестку дня общего собрания, в том числе по кандидатурам для избрания в выборные органы общества. 4 Обеспечивает подготовку ежегодного отчета акционерного общества, других документов, представляемых акционерам к проведению общих собраний (годовых и внеочередных), организацию подготовки и рассылки акционерам сообщений о предстоящем общем собрании, бюллетеней для голосования, а также доступ акционеров к документам, обязательным для представления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, учет поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 14
4 Контролирует работу счетной комиссии, избираемой общим собранием акционеров, получение от счетной комиссии протокола, бюллетеней для голосования, доверенностей, участвует в подготовке проекта отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров, решает другие задачи, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров. 4 Обеспечивает соблюдение установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний совета директоров, в том числе разработки планов работы и повесток дня заседаний общего собрания акционеров и совета директоров, ознакомления вновь избранных членов совета директоров с деятельностью общества и его внутренними документами, оповещение членов совета директоров и приглашенных на заседание совета директоров лиц о предстоящих заседаниях, направление им материалов по вопросам, включаемым в повестку дня. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 15
4 Участвует в заседаниях совета директоров. Организует ведение протоколов заседания совета директоров, обеспечивает их хранение и выдачу, в необходимых случаях, копий протоколов или выписок из протоколов совета директоров, заверяет их подлинность. 4 Контролирует соблюдение процедуры раскрытия информации об обществе, установленной законодательством, а также уставом и иными документами общества, в том числе через механизм публичного раскрытия информации. 4 Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и собрания акционеров общества и доступ акционеров к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, удостоверяет их подлинность. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 16
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СЕКРЕТАРЯМ РАЗНЫХ УРОВНЕЙ, должности которых не предусмотрены Квалификационным справочником должностей 1. Машинистка Основная функция: печатание документов, квалификационные требования – владение машинописью 2. Оператор на телефоне Основная функция: прием звонков и соединение с нужным абонентом (в больших организациях), квалификационные требования - коммуникабельность (среднее образование) 20. 01. 2006 Презентация Стр. 17
3. Секретарь на телефоне Принимает сообщения и конкретные заказы; обзванивает фирмы по поручению руководителя. Квалификационные требования коммуникабельность (среднее образование; курсы делового общения) 4. Технический секретарь Работает с оргтехникой (ксероксом, мини-АТС, ПК), знает русскую и латинскую клавиатуру. Квалификационные требования знание делопроизводства, ПК, оргтехники; владение машинописью с использованием русской и латинской клавиатуры(среднее образование; курсы секретарей) 20. 01. 2006 Презентация Стр. 18
5. Секретарь приемной (reception) Принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте; отвечает на телефонные звонки на русском и иностранном языках; встречает посетителей; переадресовывает звонки в отделы или конкретным сотрудника. Квалификационные требования: знание делопроизводства, ПК, оргтехники; свободное владение иностранным языком; коммуникабельность (высшее образование; среднее специальное профессиональное образование) 20. 01. 2006 Презентация Стр. 19
6. Помощник руководителя организации Координирует действия одного или двух руководителей; составляет самостоятельно документы; готовит материалы для совещаний и переговоров; переводит с иностранного; проводит подготовку командировок шефа может подчиняться офис-менеджеру. Квалификационные требования: знание делопроизводства, ПК, оргтехники; свободное владение иностранным языком; коммуникабельность (высшее образование; среднее специальное профессиональное образование) 20. 01. 2006 Презентация Стр. 20
7. Секретарь офиса (отдела) Просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, ведение документации, ответы на стандартные запросы, индивидуальный подход к телефонным звонкам, контроль исполнения заданий, является координатором и диспетчером организационной работы офиса (отдела). Квалификационные требования: знание делопроизводства, ПК, оргтехники; владение машинописью с использованием русской и латинской клавиатуры (высшее образование; среднее специальное профессиональное образованиекурсы секретарей). 20. 01. 2006 Презентация Стр. 21
8. Секретарь-референт Самостоятельное составление писем, контроль исполнения заданий и документов, составление графика рабочего дня руководителя, обзор подготовка информации для руководителя, подготовка и обеспечение переговоров. Квалификационные требования: знание делопроизводства, ПК, оргтехники; владение скоростной машинописью на русском языке; владение иностранным языком; коммуникабельность (высшее образование; среднее специальное профессиональное образованиеучебные центры, колледжи). 20. 01. 2006 Презентация Стр. 22
9. Референт Обработка и распределение корреспонденции; реферирование информации; подготовка отчетов и статей для руководителя; участие в переговорах; разработка перспективных направлений деятельности фирмы участие в разработке и стратегии и тактики работы, подчиняется руководителю и офис-менеджеру. Квалификационные требования: знание делопроизводства, ПК, оргтехники; владение скоростной машинописью на русском языке; владение иностранным языком; коммуникабельность (высшее образование; окончание специализированных секретарских школ или учебных центров). 20. 01. 2006 Презентация Стр. 23
11. Офис-менеджер, руководитель секретариата, ассистент руководителя Обеспечение деятельности офиса; решение административных вопросов, внедрение новых форм организации работы, участие в разработке стратегии фирмы, представительские полномочия, подбор руководство и обучение подчиненного персонала. Квалификационные требования: знание делопроизводства, ПК, оргтехники; владение скоростной машинописью на русском языке; владение двумя иностранными языками (одним – свободно); коммуникабельность (высшее образование, окончание специализированных секретарских школ, учебных центров, подготовка по профилю организации, стажировка за рубежом) 20. 01. 2006 Презентация Стр. 24
Требования к оформлению ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Гриф утверждения ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______№____ г. Тюмень Наименование категории служащих (кого или кому) Структура текста • ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ • ФУНКЦИИ • ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ • ПРАВА • ОТВЕТСТВЕННОСТЬ • ВЗАИМОТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ) • ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ Наименование должности Визы согласования С инструкцией ознакомлен Подпись Расшифровка подписи Дата 20. 01. 2006 (личная подпись) Презентация Расшифровка подписи Стр. 25
Обучающая инструкция секретарю 20. 01. 2006 Презентация Стр. 26
Основное назначение инструкции – регламентация порядка выполнения работ, профессиональной должностной инструкции Обучающая инструкция носит рекомендательный характер и предназначена: • для адаптации вновь принятого на работу секретаря; • для самообучения; • для закрепления навыков выполнения технологических операций; • для подготовки к аттестации и др. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 27
Структура обучающей инструкции Структура текста обучающей инструкции, учитывая ее рекомендательный характер, выбирается ее разработчиками. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 28
Примерная структура текста 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 2. 1 Общие требования к знаниям, навыкам, умениям, опыту работы секретаря 2. 2 Деловые и личные качества секретаря 2. 3 Трудоустройство и адаптация секретаря Корпоративная культура 2. 4 Взаимоотношения секретаря и руководителя 2. 5 Этикет в работе секретаря Правила приема посетителей Приветствие, представление, прощание Этикет служебных взаимоотношений Подарки в деловых отношениях
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ 3. 1 Организация условий труда секретаря 3. 1. 1 Санитарные требования к помещению 3. 1. 2 Эргономические требования к помещению Оборудование рабочего места секретаря Оборудование офиса специальными средствами Основные правила техники безопасности 3. 1. 3 Требования к одежде секретаря 3. 2 Организация рабочего дня секретаря 3. 2. 1 Планирование 3. 2. 2 Оптимальный ритм работы 3. 2. 3 Примерная схема рабочего дня секретаря 3. 2. 4 Рекомендации по организации времени 3. 2. 5 использование компьютера при планировании рабочего дня
4. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ 4. 1 Организация и правила общения по телефону 4. 1. 1 Секретарь – инициатор телефонного разговора 4. 2 Организация приема посетителей 4. 3 Организация рабочего дня руководителей
5. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ 5. 1 Подготовка и проведение деловых переговоров 5. 2 Правила подготовки и организации совещаний Проведение планового совещания 5. 3 Организация и подготовка презентаций Классификация презентаций Технология подготовки презентаций Приглашение гостей Проведение презентации 5. 4 Организация и проведение бизнес-командировок руководителя Командировки заграничные, внутри страны
6. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ 6. 1 Документационное обеспечение деятельности организации 6. 2 Подготовка и оформление отдельных видов документов 6. 3 Переписка с деловыми партнерами и иные информационно-справочные документы 6. 4 Организация работы секретаря с документами Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря 6. 5 Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан 6. 6 Порядок работы с конфиденциальными документами Перечень конфиденциальных сведений Защита информации при работе секретаря с посетителями Защита информации секретарем при проведении совещаний и переговоров
7. АНАЛИТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ 8. ТЕХНИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ 9. СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ 9. 1 Виды официальные приемов 9. 2 Подготовка приема 9. 3 Приглашение гостей 9. 4 Правила рассадки за столом 9. 5 Обслуживание гостей 9. 6 Правила сервировки стола
10. ДЕЙСТВИЯ СЕКРЕТАРЯ В КОНФЛИКТНЫХ СИТУАЦИЯХ 10. 1 Виды конфликтов и причины их возникновения 10. 2 Правила безконфликтного общения 10. 3 Тактика поведения в конфликте 11. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ФИЗКУЛЬТМИНУТКЕ 11. 1 Упражнения общего воздействия 11. 2 Нервно-мышечная релаксация 11. 3 Упражнения для снятия утомления 11. 4 Комплекс упражнений для глаз в сочетании с точечным массажем 12. ПРИЛОЖЕНИЯ
Рабочее место секретаря
Организация рабочего места секретаря 4 Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера. 4 Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу. 4 Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 37
4 Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. 4 Рабочее место секретаря - референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. 4 Общая площадь приемной, где находится секретарь референт, должна быть в пределах 12 -16 кв. м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы: 1) подходы к мебели и оборудованию; 2) расстановку мебели и оборудования; 3) потребность - в отдельных случаях - особых условий; 4) возможность установки вспомогательного оборудования. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 38
Требованиям экономии площади помещения: 4 рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; 4 - в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы; 4 - мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 39
4 Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование. Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет Побразная планировка рабочего места. 4 Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы был большой обзор и секретарь видел всех входящих, сидя к ним лицом. В то же время важно, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столыприставки. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 40
4 Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. 4 Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 41
При рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила: 4 на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего; 4 каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола; 4 канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями; 4 все средства коммуникационной техники (телефон и др. ) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы; 4 документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике; 4 секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 42
4 На столе у секретаря должен быть календарь (еженедельник), настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. У секретаря обязательно под рукой должны быть справочники. Сегодня все чаше они бывают в компьютере. Это справочник по городу, помогающий выбрать лучший маршрут, телефонный справочник и справочник с адресами учреждений и организаций, справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников и различные словари. 4 Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 43
Перечень необходимого для работы секретаря оборудования Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факсмодем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 44
Средства управленческой связи: 4 Телеграфная связь 4 Радиотелефонная (сотовая) связь 4 Телефонная связь 20. 01. 2006 Презентация Стр. 45
Телеграфная связь 4 Модемы Для передачи данных между компьютерами через телефонную сеть или другие средства связи используют модемы. 4 Международный телеграф (телетекст) 1. 2. 3. 4. Работа в локальных вычислительных сетях Диалог Автоматическая передача данных с компьютера Рассылки информации в фоновом режиме и др 4 Факсимильная связь Передача на расстоянии информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т. д. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 46
Радиотелефонная связь (сотовая) Радиотелефонная (сотовая) связь обеспечивает связь деловому человеку, где бы он не находился. Региональные системы радиосвязи охватывают огромную территорию внутри России и имеют возможность выхода на страны Европы (роуминг). 20. 01. 2006 Презентация Стр. 47
Телефонная связь Является самым распространенным видом управленческой связи для обмена недокументированной информацией регистрация информации и ее фиксация на каком-либо носителе не предусматривается. Виды: 4 Диспетчерская телефонная связь 4 Директорская телефонная связь 4 Внутриучрежденческая связь общего назначения 20. 01. 2006 Презентация Стр. 48
Средства тиражирования документов: 4 Средства копирования документов 4 Средства размножения документов 20. 01. 2006 Презентация Стр. 49
Средства копирования документов Для получения до 25 копий используют средства копирования документации (средства репрографии), с помощью которых копия снимается непосредственно с документа-оригинала. Классификация средств копирования документов: 4 Электрографические 4 Фотографические 4 Термографические 4 Другие 20. 01. 2006 Презентация Стр. 50
Средства размножения документов При большом тиражировании используют средства размножения документов, то есть средства оперативной и малой полиграфии. Размножение осуществляется с промежуточной печатной формы, полученной с документа-оригинала. Классификация средств оперативной полиграфии: v Гектографическая печать v Трафаретная печать v Офсетная печать v Электронно-трафаретная печать (в частности ризограф) 20. 01. 2006 Презентация Стр. 51
Компьютер помогает секретарю выполнять задачи: 4 Составлять и редактировать документы; 4 Регистрировать и вести контроль исполнения документов; 4 Хранить и осуществлять поиск документов, другую полезную информацию; 4 Принимать и передавать документы по каналам связи; 4 Организовать архивное хранение документов; 4 Организовать рабочее место; 4 Рассылать сообщения; 4 Осуществлять поиск информации в Интернет. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 52
Диктофоны У секретаря диктофон может оказаться незаменимым помощником при стенографировании совещаний, записи «с голоса» поручений руководства и даже в качестве ежедневника, в который «надиктовываются» дела и задачи. 20. 01. 2006 Презентация Стр. 53
Скачать презентацию Регламентация деятельности секретаря в должностной инструкции Обучающая инструкция
катя.ppt