Регламентация бизнес-процессов Уникальный опыт. Верные решения. Москва, ул. Долгоруковская, д. 23 А тел. (499) 9780815; факс (499) 9783755 email: info@akpartners. ru www. akpartners. ru
Введение Программы Улучшения Качества 80 -90 гг Информационные Технологии 90 г Организационное проектирование 2
Эволюция программ улучшений Программы Улучшения Качества 80 -90 гг НЕДОСТАТКИ 3 -80% проблем могут быть решены только руководством -подход концентрирует внимание на конкретных задачах, приводя к локальной оптимизации деятельности -высокие затраты на реализацию программы -лучше реализуется в производственных подразделениях Информационные Технологии начало 90 г Автоматизация неэффективных процессов позволяла делать ошибок больше и быстрее Организационное Проектирование Середина 90 г XXв
Механизмы координации деятельности подразделений n n n Взаимное согласование (неформальные коммуникации); Прямой контроль(ответственность за работу других людей возлагается на 1 человека. ); Стандартизация выпуска (спецификация результатов, например параметров изделий, нормы выработки. ); Стандартизация навыков и знаний - стандартизация процессов, выпуска за счет высокой квалификации персонала. Стандартизация деятельности (определение последовательности выполнения действий и взаимоотношений); 4
Использование механизмов координации Зачем это нужно? Для крупных предприятий отработка соответствующих его сложности механизмов координации имеет большое. значение. Это, в значительной мере, определяет управляемость и Одним из базовых механизмов координации эффективность управления взаимодействия структурных единиц предприятиемна крупных промышленных предприятиях является стандартизация деятельности. 5
Использование механизма стандартизации деятельности позволяет n n n 6 сократить степень неупорядоченности деятельности и неопределенности результата деятельности структурных единиц посредством ее формализации; минимизировать степень участия высшего руководства в решении проблем взаимодействия структурных единиц в роли арбитра; создать основу для повышения эффективности деятельности всей организации посредством закрепления стандартов наилучшего способа исполнения функций, используя документирование действий и взаимосвязей различных подразделений; предоставить основу для обучения, вовлеченных в деятельность участников; создать основу для автоматизации, поскольку автоматизировать возможно только упорядоченную и «алгоритмизированную» или стандартизованную деятельность
Что это дает ? n упорядоченность процессов, n n n повышение управляемости, рост производительности снижение затрат Что нужно получить? Технологии управления и деятельности. Графическое изображение, которое наглядно представляет способ и порядок выполнения всех операций. Как это сделать в принципе ? 7
Функционально-ориентированная организация Особенности § Строгая вертикальная иерархия управления § Жесткое разделение труда, сгруппированное в соответствии со спецификой выполняемых действий § Управление, ориентированное на выполнение однородных действий 8
Недостатки функциональноориентированной организации n n n 9 n невозможность быстрой реакции на изменения оторванность работающих от конечного результата главным потребителем результатов труда работника является его вышестоящий начальник отсутствие ориентации на клиента чрезвычайно усложнены взаимодействие и обмен информацией между подразделениями организации непроизвольная разрушительная конкуренция
Процессно-ориентированная организация n n n 10 Процессно-ориентированная организация – это организация, в которой деятельностью и ресурсами управляют как процессом Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы (ИСО 9000) Процессный подход – это систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, и особенно взаимодействия таких процессов (ИСО 9000)
Применение процессного подхода позволяет n n n n 11 Определить процесс достижения желаемого результата Выявить и измерить входы и выходы процесса Выявить интерфейсы процесса с функциями организации Оценить возможный риск, его последствия и влияния процесса на потребителей, поставщиков и другие участвующие в нем стороны Четко распределить ответственность, полномочия и подотчетность при управлении процессом Выявить внутренних и внешних потребителей, поставщиков и других участвующих в процессе сторон При проектировании процессов уделить внимание шагам процессов, видам деятельности, потокам, контрольным величинам, потребностям в подготовке персонала, оборудовании, методах, информации, материалах и других ресурсах, необходимых для достижения желаемого результата
Процессы существуют в организации, но они неэффективны n Функциональное 12 подразделение “опирается” на небольшие участки процесса n Процессы очень фрагментированы, они не описаны и не документированы n Эффективность работы отдельных участников процесса достигается в ущерб эффективности всего процесса n По мере выполнения процесса слишком часто происходит передача ответственности и никто не несет ответственности за процесс в целом n Недостаточность или переизбыток точек контроля
Отличия функционального и процессного подходов Начальник отдела Функциональный Задачи отдела Отдел Процессный Владелец процесса Процесс Функция 1 Функция З Функция 4 Отдел 1 13 Функция 2 Отдел 3 Отдел 4
Определение бизнес-процесса n n n 14 Процесс - это множество внутренних шагов деятельности, начинающихся с одного и более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту. Процесс - это поток работы, проходящий от одного специалиста к другому или от одного отдела к другому (в зависимости от уровня рассмотрения). Процесс - это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу или политическую цель предприятия, как правило в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения. Процесс - это взаимонезависимый компонент производственной системы, преобразующий вход в один или несколько выходов в соответствии с предварительно установленными правилами. Процесс - это связанный набор повторяемых действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с
Терминология n n 15 Входные потоки – материалы, услуги и/или информация, преобразуемые процессом для создания выходных потоков Выходные потоки – результат преобразования входных потоков Управляющие воздействия – входные потоки, определяющие, регулирующие и/или влияющие на процесс Ресурсы – содействующие факторы, не преобразуемые, чтобы стать выходным потоком (персонал, оборудование, помещения и т. п. )
Структура процесса 16
Принцип моделирования «сверхувниз» Модель верхнего уровня Уровни детализации Число моделей Карточка клиента Back Bone Анкета клиента Карточка клиента Back Bone Проверить правильность заполнения уже заведена нерезидента подписанная карточки клиентом ) Анкета клиента Back Bone Pre Sales Карточка клиента Карточка Клиента Back Bone еще не заведена Завести новую карточку Клиента Back Bone Карточка Клиента Back Bone заведена Детальные модели Карточка клиента Back Bone в Анкета клиента нерезидента Back Bone Информация в карточке клиента заполнения Анкета клиента подписанная Карточка клиентом ) Проверить Клиента Клиент Back Bone зарегистрирован в уже заведена Back Bone карточки недостоверна Подписан комплект документов дополнительные услуги Карточка клиента Информация в Проверить наличие карточки Клиента в Back Bone Анкета клиента Pre Sales нерезидента Анкета клиента в Клиента Back Bone еще не заведена 17 Заполнить и нерезидента подписанная клиентом ) Карточка Pre Sales в Back Bone Завести новую карточку Клиента Back Bone Pre Карточка Клиента Back Bone заведена Sales проверить все необходимые поля карточке Клиента
Требования к описанию 18 § возможность описания всех требуемых элементов деятельности современного предприятия § простота – простое при прочих равных предпочтительнее сложного § наглядность – хотя бы отдаленное сходство с оригиналом облегчает использование модели § индивидуальность – достаточное отличие от других обозначений § однозначность – недопустимость обозначения одним символом различных объектов § единообразие – аналогичность правил, используемых при моделировании однородных объектов § определенность – наличие четких правил использования модели § учет устоявшихся традиций § возможность накопления описаний процессов § удобство работы с накопленной информацией
Типы описания Текстовый (структурированный текст) «Отдел продаж отвечает за проверку платежеспособности клиента» Табличный Операция Подразделение Отношение Проверить Отдел продаж Отвечает за платежевыполнение способност ь клиента Графический Проверить платежеспособность клиента 19 отвечает за выполнение Отдел продаж
ARIS Предприятие Кто Производство Плани. Org 5 рование Заказы ET 1 На основе чего 20 Данные Каким образом Запрос от E 1 клиента Клиенты ET 2 Продукты ET 3 Отдел продаж Снабжение Клиенты ET 2 Организация Обработка F 11 запроса Что Обслуживание F 1 клиентов Отдел продаж Запрос E 2 обработан Составление F 12 заказа Процессы Обработка Составление F 11 F 12 запроса заказа Составить F 111 номенклатуру Определить F 112 цены Функции
Подходы, используемые при регламентации Наименование подхода Объекты регламентации Предельный срок внедрения Формализация существующего БП БП БП, требующий изменений 1/2 месяца 2. «Быстрое принятие решений» 21 Цель регламентации БП, нуждающийся в незначительных изменениях Незначительные улучшения отдельных показателей БП. Например, снижение затрат, длительности цикла, уровня ошибок и т. д. не 3 месяца
Подходы, используемые при регламентации Наименование подхода Перепроекти рование БП Кардинальное изменение логики и принципов выполнения БП БП, который в своем существующем виде неэффективен Разработка нового БП 22 Цель регламентации Объекты регламентации Внедрение в практику предприятия нового БП БП, несуществующий на предприятии, но объективно необходимый для эффективного управления предприятием Предельный срок внедрения 1/2 месяца
Виды описаний При использовании первых трех подходов для создания регламентов БП необходимо выполнить : Описание «Как есть» Анализ и улучшение Описание «Как должно быть» 23
Регламент бизнес-процесса Титульный Содержание. Назначение и область применения. Перечень участников БП, на распространяется РБП; Перечень используемых терминов. Порядок выполнения БП. Приложения: которых Графические схема (схемы) БП. Перечень документов, используемых в БП. Перечень РД Перечень должностей задействованных в процессе исполнителей Альбом документов и инструкций по их заполнению Лист согласований. Пример титульного листа 24
Скачать презентацию Регламентация бизнес-процессов Уникальный опыт Верные решения Москва ул
b0a29b762a6ef6d6aaa0c160de2161a6.ppt