РАЗРАБОТКА СТАНДАРТНЫХ БЛАНКОВ Письмо
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А 4. Если текст не превышает семи строк, допускается использование формата А 5. Инициативные письма организацииавтора имеют номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, еще ссылку на номер и дату письма, на которое отправляется ответ.
При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже, и адресование оформляется следующим образом: Росархив Отдел информатизации
Если известна фамилия должностного лица, которому направляется письмо, название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например: Администрация Ленинградской области Первому заместителю главы Администрации Н. П. Громову
При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата, например: Генеральному директору ОАО "ЮНИОР" И. П. Матвееву
Одно письмо, предназначенное для отправки в несколько адресов, не должно содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга двумя-тремя интервалами. При направлении документа одного содержания в несколько адресов составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.
Почтовый адрес можно указывать только на конверте. Указание почтового адреса и на конверте, и на документе, как правило, необходимо при направлении официальных писем физическим лицам. Например, при ответе на обращения или жалобы, при направлении уведомления работникам. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи: сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес, например: Консультационный центр 1 -я Советская ул. , д. 15 Санкт-Петербург, 196213
При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес, например: М. И. Толкуновой ул. Садовая, д. 6, к. 2, кв. 134 Иваново, 144511 Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Каждая составная часть реквизита "адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1, 5 -2 интервалами. Допускается центровать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке. М. И. Толкуновой ул. Садовая, д. 6, к. 2, кв. 134 Иваново, 144511
Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда письмо оформлено на бумаге формата А 4. Если документ подготовлен на формате А 5, этот реквизит можно опускать. Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа: u u Протокол (чего? ) заседания педагогического совета Письмо (о чем? ) о заключении договора Акт (чего? ) ревизии Акт (о чем? ) о выделении к уничтожению документов
Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2 -3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят. Если организация использует бланк письма с продольным расположением реквизитов, то заголовок выравнивается по центру листа.
Текст письма состоит из: введения (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснования вопроса, изложенного в письме) и заключения (излагаются вывод, предлагаются решения).
Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа № 32 Зеленая ул. , д. 8, г. Борисов 117393 Тел. /факс: (454) 18 -75 -74 ОКПО 0000, ОГРН 00000, ИНН/КПП 0000/00000 ______ № _______ На № ______от _______ Директору Городского музея И. Ю. Карповой 0 проведении экскурсии
Уважаемая Елена Юрьевна! В соответствии с нашей договоренностью подтверждаем проведение экскурсии учащихся школы 31 мая 2007 г. с 12. 00 до 14. 00. Просим Вас выделить экскурсовода для проведения экскурсии по экспозиции музея, посвященной истории города с учениками 7 класса. Количество учащихся 30 человек. Приложение: Список учащихся на 1 л. в 1 экз. Директор школы А. А. Петров
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
Скачать презентацию РАЗРАБОТКА СТАНДАРТНЫХ БЛАНКОВ Письмо Письмо оформляют на
2.1. ПИСЬМО Верховкина.ppt