Раздел II Тема 3 Документы по рекрутингу персонала

Раздел II. Тема 3. Документы по рекрутингу персонала

Понятие рекрутинга Рекрутинг - это установление актуальности характеристик работника и требований организации, должности. Значение слова «рекрутинг» происходит от французского «recruit» , «рекрутировать» , т. е. набирать кого-либо, вербовать, пополнять кем-либо, нанимать на службу за деньги. Функциональное назначение документов по рекрутингу персонала связанно с осуществлением с их помощью отбора и найма работников в соответствии с требованиями, предъявляемыми работодателем.

В связи с функциональным назначением документов по рекрутингу персонала их можно разделить на следующие виды: 1. v v v 2. v v Документы, применяемые на этапе поиска персонала: заявка на поиск и отбор персонала; квалификационные требования к соискателю вакансии (квалификационная карта, карта компетенции); объявление о вакансии. Документы, применяемые на этапе отбора персонала: резюме; анкета; автобиография; Характеристика.

3. v v v Документы, оформляемые на этапе найма персонала: заявление о приеме на работу; приказ о приеме на работу трудовой договор; книга регистрации трудовых договоров; соглашение на обработку персональных данных работника; трудовая книжка.

Заявка на поиск и отбор персонала – документ, оформляемый руководителем соответствующего структурного подразделения с целью поиска работника на существующую вакантную должность. 1. 2. 3. 4. Реквизиты для оформления заявки на поиск и подбор персонала наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; текст документа;

При оформлении заявки указывается: 1. 2. 3. 4. 5. v v v v наименование подразделения ; количество соискателей на замещение вакантной должности; наименование специальности, на которую осуществляется подбор персонала; срок к которому необходимо произвести подбор; базовые критерии отбора: персональные данные (пол, возраст, социальная группа и др. ); требования к образованию; требования к квалификации; личностные качества; условия занятости; Основные функциональные обязанности; дополнительная информация (дата, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия руководителя подразделения от которого подана заявка; дата, наименование должности, личная подпись, Ф. И. О. подавшего заявку).

Квалификационная карта - подготавливаемый совместно руководителем подразделения и специалистами по человеческим ресурсам на основе описания должности набор квалификационных характеристик (общее образование, специальное образование, специальные навыки – знание иностранного языка, владение компьютером, управление грузовым автомобилем и т. д. ), которыми должен обладать "идеальный" сотрудник, занимающий данную должность.

Карта компетенций - (портрет идеального сотрудника) представляет собой личностные характеристики человека, его способности к выполнению тех или иных функций, набор типов поведения и социальных ролей (например, ориентация на интересы клиента, умение работать в группе, напористость, оригинальность мышления).

При оформлении квалификационной карты указываются: 1. 2. v v v v Общие положения Базовые требования: к профессиональным «руководитель» к профессиональным «специалист» и другие. знаниям работников категории навыкам работников категории умениям работников категории

v общие требования, предъявляемые ко всем работникам предприятия (высшее, среднее специальное профессиональное образование, практический опыт по специальности, знание специфики организации и технологии производства, владение ЭВМ и т. д. ) 4. Дополнительные требования 5. Заключительные положения v размер выплачиваемого работникам денежного вознаграждения; v состав предполагаемых льгот, гарантий, компенсаций

Объявление о вакансии Примерная структура документа: 1) Заголовок; 2) Условия и порядок проведения конкурса – документы на основе которого проводится конкурс (положение о проведение конкурса, федеральный или региональный нормативные акт); 3) Условия допуска гражданина к конкурсу (уровень образования, наличие или отсутствие ученной степени, сроки подачи заявки на участие в конкурсе, условия не допуска к конкурсу, этапы проведения конкурса, процедура принятия решения конкурсной комиссии, условия признания соискателя вакансий победителем, сроки уведомления участников о результатах конкурса, контактная информация).

Резюме (от франц. «resume» «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного, краткий вывод, заключительный итог, вывод» ) – это краткая информация о себе как специалисте, с указанием образования, специальности (квалификации), профессиональных достоинств, трудовой биографии, своих целей в поиске работы. Главная цель резюме - привлечь к себе внимание работодателя, создать у него благоприятное впечатление о себе и получить приглашение на личную встречу. 1. 2. 3. Три основных правила составления резюме: краткость (не более 2 страниц машинописного текста) аккуратность (без ошибок и исправлений, четко, на хорошей бумаге) правдивость (не включайте ложную информацию, но правильно расставляйте акценты)

Содержание резюме v v v Заголовок: фамилия, имя, отчество (не употребляйте слово "резюме" в заголовке) Цель в поиске работы: какую работу вы можете и хотите делать. Основные личные данные: точный адрес с почтовым индексом, номер телефона, семейное положение. Опыт работы: в хронологическом порядке (как правило, обратном, начиная с последнего места работы) перечислить места работы с указанием дат и занимаемых должностей. (Для выпускников - краткие сведения о практике на предприятии с описанием знаний и навыков, которые приобретены в процессе стажировки, подчеркнуть свои достижения) Образование: укажите названия учебных заведений полностью, а не аббревиатуру, время учебы. Дополнительная информация: сведения, подчеркивающие ваши сильные стороны профессиональные и личностные: знание иностранных языков, компьютерная грамотность, наличие водительских прав, аккуратность, тщательность и внимательность при работе с документами и

Образец: резюме (рис. 1) Москва, ул. Зеленая д. 12 Телефон: 999 -9232 e-mail: isidorov@mailo. ru СИДОРОВ ИВАН ЦЕЛЬ получение работы менеджера по продажам ОПЫТ РАБОТЫ ООО "Последняя компания" октябрь 2002 - наст. вр. Менеджер по продажам общение с имеющимися клиентами поиск новых клиентов сопровождение продаж март 2001 - сентябрь 2002 Помощник менеджера по продажам общение с клиентами по телефону подготовка документов встреча клиентов в офисе ЗАО "Предпоследняя компания" июль 1999 - октябрь 2000 Секретарь на телефоне ОБРАЗОВАНИЕ сентябрь 1994 - июнь 1999 Московский Государственный Университет им. Ломоносова факультет "почвоведения" красный диплом ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ И ЗНАНИЯ Windows, MS Office, Internet - опытный пользователь большой опыт продаж, сопровождения сделок, подготовки документов

Анкета – перечень вопросов о биографических данных работника: его образование, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности по настоящий момент, а также о семейном положение гражданина. Примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в анкету: 1) Паспортные данные; 2) Сведения об образовании: виды, формы, время получения образования; 3) Стаж работы и опыт работы; 4) Навыки и знания: степень владения иностранными языками, уровень владения оборудованием, механизмами или инструментами. Вопросам анкеты обязательно должен предшествовать текст, который содержит данные о: цели проведения анкетирования, правилах заполнения анкеты, указывается какие вопросы являются обязательными, какие нет, право будущего нанимателя распоряжаться данной информацией. 5) Дата и подпись. Анкета должна содержать вопросы, позволяющие оценить соискателя с точки зрения соответствия личностной спецификации (то есть описывать то, какими качествами должен обладать человек для успешного выполнения порученной ему работы).

Образец: Анкета соискателя приеме на работу (рис. 1) 1. Должность, на которую вы претендуете: ______________ 2. Общие сведения: • Фамилия, имя, отчество _____ • Дата и место рождения ______ • Паспорт: серия ____ № _______ выдан __________________ дата выдачи _________ • Адрес по прописке ___________ • Адрес фактический ____________ • Семейное положение ________ • Состав семьи __________________ • Религиозные убеждения ______________ • Образование (в том числе курсы) __________________________________ 3. Навыки работы на компьютере (нужное подчеркнуть): Нет / Знание основ / Пользователь / Программирование Компьютерные программы, которыми вы владеете ______________________________ 4. Наличие водительских прав (перечислить категории) ___________ 5. Трудовой опыт (перечислить три последних места работы в обратном порядке) Организация ______________ Период работы ______________ Должность _______________ФИО руководителя и его телефон _______

Анкета (рис. 2) Организация __________________________ Период работы _____________________________ Должность _____________________________ ФИО руководителя и его телефон ____________ 6. Желаемая зарплата ___________ 7. Когда готовы приступить к работе __________________ 8. Отрицательные черты вашего характера _______________ 9. Положительные черты вашего характера ______________ 10. Вредные привычки __________________________ Подпись _____ Дата заполнения _______

Автобиография – документ, который содержит описание в хронологическом порядке основные этапы жизни и деятельности гражданина, претендующего на вакантную должность. Основные разделы документа: 1) ФИО, дата и место рождения; 2)Полученное образование: образовательное учреждение, периоды и полученные результаты; 3) Трудовая деятельность; 4) Паспортные данные; 5)Домашний адрес и телефон (иная контактная информация); 6) Дата составления и подпись гражданина. Автобиография может быть написана только от руки. Текст излагается в хронологическом порядке. При этом вначале сообщаются сведения о себе, затем о ближайших родственниках. Дополнительные сведения излагаются, как правило, в конце текста. Объем обычно не превышает одного листа формата А 4.

Образец: Автобиография Я, Васильев Николай Павлович, родился 15 декабря 1962 года в Луганской области, в г. Сватово. В 1970 году я пошёл в среднюю школу № 1 г. Сватово, которую окончил в 1980 году. В 1980 году я поступил в Луганский Политехнический институт, который закончил в 1985 году по специальности инженер – теплоэнергетик. В 1985 году началась моя трудовая биография. В настоящее время я работаю Директором предприятия "Golden Telekom" в г. Сватово. Женат. Жена – Васильева Наталья Ивановна, 1968 года рождения, украинка, образование – высшее, работает, проживает со мной. Сын – Алексей, 2000 года рождения, проживает со мной. Мать – Васильева (Костромская) Марина Фёдоровна, 1938 года рождения, украинка, высшее образование, пенсионер, проживает по адресу: Луганская область, г. Сватово, ул. Кударя, 38. Отец – Васильев Павел Васильевич, 1938 года рождения, русский, высшее образование, пенсионер В настоящее время проживает по адресу: Луганская область, г. Сватово, ул. Новоселова, 24. Судимостей я и мои родственники не имеют, за границей не были. Дата Подпись

Характеристика (рекомендация) составляется по правилам составления и оформления деловых документов. Ее обязательными реквизитами являются фирменный бланк компании, подпись рекомендателя, печать, дата составления, желателен также и исходящий номер документа. Примерная структура письма-характеристики : 1. Заголовок 2. Название и сфера деятельности компании, период работы и занимаемая должность рекомендуемого сотрудника. 3. Описание должностных обязанностей, карьерного роста, возможно краткий перечень проектов, в которых сотрудник принимал участие, возможно оценка результатов работы. 4. Характеристика личностных качеств сотрудника, проявленных во время работы. 5. Причины ухода из компании (желательно, но возможно и пропустить). 6. Рекомендация и пожелания. 7. ФИО, должность, контактные данные рекомендателя.

Характеристика на Петрова Петровича Петров Пётр Петрович, 1965 года рождения, работает в ЗАО "Купюра" с 12 апреля 2002 года. Образование высшее. В 1989 году окончил Московский университет профсоюзов по специальности "Товаровед", в 1999 году - Санкт-Петербургскую экономическую академию по специальности "Бухучёт и аудит". Женат, имеет несовершеннолетнего сына и двух совершеннолетних дочерей. Петров П. П. принят на работу бухгалтером, а с февраля 2005 года, и по настоящее время, работает в должности главного бухгалтера организации. По роду деятельности, в его служебные обязанности входит ведение бухгалтерского и налогового учёта, составление бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности, составление смет на осуществление различных работ, а также различные другие финансовые и экономические вопросы деятельности организации. За время работы в организации Петров П. П. зарекомендовал себя грамотным и ответственным специалистом, профессионалом своего дела и отличным организатором. Всегда аккуратно и в срок делает порученную ему работу. Участвует в мероприятиях по повышению квалификации. Не допускает нарушения трудовой дисциплины. В коллективе пользуется большим авторитетом. Является верующим человеком с высокими моральными качествами. Не курит и не употребляет спиртные напитки. Всегда помогает обратившимся к нему за помощью или за советом. Отличается высокими требованиями к себе и к окружающим. Петров П. П. несёт полезную общественную нагрузку, являясь наставником молодых специалистов Сыктывкарского государственного университета во время прохождения ими производственной и преддипломной практик в ОАО "Купюра". Является экономическим советником депутата городского Совета Валенкова В. В. За 5 лет работы в организации, взысканий не имел. Дважды награждён почётными грамотами, четырежды - денежными премиями, и один раз - ценным подарком. В 2006 году награждён Грамотой Главы Республики Коми. Генеральный директор ОАО "Купюра" Головин Г. Г.

Заявление о приеме на работу 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Заявление о приеме на работу - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу. В заявлении должны быть следующие реквизиты: Наименование вида документа Дата Адресат (кому направляется) Составитель (от кого направляется) Текст Подписи Резолюция руководителя организации, руководителя структурного подразделения или иного должностного лица Отметка об исполнении. Заявление пишется работником от руки. После написания визируется руководителем структурного подразделения. Затем с резолюцией руководителя организации направляется в кадровую службу для подготовки приказа о приеме на работу.

Образец: Заявление о приеме на работу Генеральному директору (наименование руководителя) _____ООО «Варяг_____ (наименование предприятия ) ______В. Л. Грачеву____ (ФИО руководителя) От___М. Ю. Иванова____ (фамилия, имя, отчество) ЗАЯВЛЕНИЕ совместительству) в отдел маркетинга на должность (по профессии) (указать подразделение) специалиста по маркетингу. __________ __М. Ю. Иванов__________ (подпись) 10. 05. 2009 Не возражаю Начальник отдела маркетинга ________ А. Н. Кругликов 10. 05. 2009 Приказ № 5 от 11. 05. 2009 № 16 -к в дело № 08 _________ М. И. Аркадьева 11. 05. 2009 (расшифровка подписи)

Приказ о приеме на работу - это документ, фиксирующий факт принятия работника на работу (имеет унифицированную форму Т-1, Т -1 а). Приказ о приеме издается на основании подписанного трудового договора между работником и работодателем. Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется работником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в личную карточку работника, его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника. Приказ о приеме на работу может быть издан на группу сотрудников (Т-1 А). Тогда все перечисленные выше пункты должны быть указаны в приказе для каждого работника в отдельности.

Документы, необходимые приеме на работу: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Документ, удостоверяющий личность (паспорт); Трудовая книжка – является обязательным документом о трудовой деятельности, который предъявляется приеме на работу к работодателям юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Трудовая книжка должна быть оформлена на каждого работника, проработавшего у работодателя свыше 5 рабочих (7 календарных) дней. документ об образовании (или наличии иных специальных знаний); свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); документ воинского учета (приписное, военный билет); документ о состоянии здоровья.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются: 1. наименование структурного подразделения; 2. должность (специальность, профессия); 3. срок испытания, если работнику устанавливается испытание приеме на работу; 4. условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др. ); 5. если трудовой договор с работником(ами) заключается на неопределенный срок, то в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1 а) строка (графа) "по" не заполняется.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

Обязательные реквизиты трудового договора: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ФИО работника; наименование работодателя юридического лица с обязательным указанием физического лица, который вправе представлять интересы работодателя или ФИО работодателя физического лица; место заключения договора; дата заключения договора; № трудового договора и реквизиты сторон; в отношении работника трудовой договор обязательно вносится сведения о его паспортных данных, а в отношении работодателя в трудовой договор обязательно вносится его юридический адрес, ИНН; подпись работника и работодателя.

Существенные условия: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. трудовая функция работника; место работы с указанием конкретного структурного подразделения; дата начала работы, а если трудовой договор срочный, то дата окончания срока действия договора ( 59 ТК РФ); заработная плата; условия труда; рабочие время и время отдыха, если они отличаются от общепринятых у данного работодателя; условия социального страхования работников.

Книга регистрации трудовых договоров Примерная структура книги регистрации трудовых договоров: 1) ФИО работника; 2) должность; 3) дата заключения договора; 4) подпись работника; 5) дата получения экземпляра трудового договора; 6) дата и № приказа о приеме на работу; 7) примечание.

Соглашение на обработку персональных данных работника – документ, который должен содержать перечень персональных данных, на обработку которых дает согласие работник. Примерные данные, которые могут включаться в данный документ: 1) Дата и место рождения; 2) Семейное положение и состав семьи; 3) Социальное положение; 4) ИНН; 5) № свидетельства пенсионного страхования; 6) Профессия; 7) Доходы по месту работы; 8) Статус военнообязанного; 9) иные данные, которые стороны зафиксировали в данном документе. Данный документ ограничен сроком действия трудового договора.

Перечень действий с персональными данными, на которые может быть дано согласие работника: 1) Передача персональных данных указанных в законе субъектом; 2) Использование данных в связи с трудовыми отношениями работника; 3) Обновление и изменение данных; 4) Хранение данных на электроном и бумажном носителе.

Трудовая книжка – является обязательным документом о трудовой деятельности, который предъявляется приеме на работу к работодателям юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Трудовая книжка должна быть оформлена на каждого работника, проработавшего у работодателя свыше 5 рабочих (7 календарных) дней. Ведется по основному месту работы на русском языке (если в республиках в составе РФ установлен свой язык, то и на языке республики). Оформление трудовой книжки работнику, который принимается на работу впервые осуществляется в обязательном присутствии самого работника. Процедура ведения, учета и хранения трудовых книжек, а также вкладышей к ним зафиксированы в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года, а также в Инструкции, которая принята в развитие данного постановления.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения: 1) ФИО работника и дата рождения; 2) образование, профессия, специальность; 3) дата оформления трудовой книжки; 4) лицо, которое оформило трудовую книжку, его подпись и подпись работника.

Инструкция по заполнения трудовых книжек регламентирует: 1. Процедуру ведения вкладыша для трудовой книжки; 2. Учет и хранение трудовых книжек; 3. Оформление записи о прекращении трудовых отношений; 4. Оформление записи о приеме на работу; 5. Оформление сведений о работники: - документ об образовании (или наличии иных специальных знаний); - свидетельство государственного пенсионного страхования; - ИНН; - документ воинского учета (приписное, военный билет); - документ о состоянии здоровья.

Заполнение графы «Сведения о работе» трудовой книжки: Согласно п. 3. 1 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком: - в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. - в графе 2 указывается дата приема на работу. - в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, - в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Образец: Заполнение сведений о работнике