РАЗДЕЛ I ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ 1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ПОНЯТИЙ Культура речи владение нормами литературного языка в его устной и письменной форме. Норма устной речи требует знаний правил русского литературного произношения и умений использовать нужные слова и фразы в зависимости от речевой ситуации. Нормы письменной речи требуют знания орфографии, пунктуации, стилей речи и умений использовать нужные слова и фразы в зависимости от стиля и жанра речи.
Стиль речи – 1. Это система языковых знаков и их употребления с учётом их функционального назначения. 2. Соблюдение этических и этикетных норм общения, то есть нравственных правил и правил речевого поведения, принятых в данном обществе: разное строение текста в зависимости от стиля, от жанра, от взаимоотношений с адресатом, от ситуации общения и т. п. Деловая речь – это тексты официально делового стиля, которые характеризуются стандартизованностью, точностью, лаконичностью, однозначностью, неэкспрессивностью. Деловая речь включает в себя терминологическую и канцелярско деловую лексику, специальные номенклатурные слова, слова высокого стиля, этикетные слова и фразы.
РАЗГОВОРНЫЙ КНИЖНЫЙ Публицистический Научный Литературно- художественный Официально- деловой ЖАНРЫ деловой речи: ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА ДЕЛОВЫЕ РАЗГОВОРЫ (приём посетителей, деловой телефонный разговор, торги, совещания, собрания, беседы, споры, дискуссии, полемика, дебаты, прения, переговоры и т. д. )
ДОКУМЕНТЫ Юридические документы (директивы и распорядительные документы: закон, указ и др. ) Документы дипломатического характера (соглашение, меморандум и др. ) Канцелярские документы: 1. Административно организационные документы (планы, уставы и т. д. ) 2. Документы по личному составу работающих (заявления, автобиографии и т. д. ) 3. Финансовые документы 4. Учетная документация
2. РЕЧЕВЫЕ НОРМЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость (закон, приказ, характеристика и др. ). Слово документ происходит от лат. Documentum – «свидетельство, доказательство» . Оно вошло в русский язык в петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений: 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего либо, подтверждающая право на что либо. 2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. 3. Письменный акт, грамота, рисунок, какое либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства. Написанное слово – это лицо человека и лицо фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить все дело, разрушить доверие к фирме.
Язык служебных документов имеет некоторые особенности: 1. Включает готовые языковые формулы, клише, например: в связи с началом… согласно вашему распоряжению… в порядке оказания помощи… согласно (чему) в подтверждении (чего? ) в соответствии (с чем? ) 2. Не допускает использования просторечных, диалектных, жаргонных, эмоционально оценочных слов.
ВСЕ ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДОЛЖНЫ ОБЛАДАТЬ ТАКИМИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ ДЛЯ ОФИЦИАЛЬНОГО СТИЛЯ ЭТИЧЕСКИМИ НОРМАМИ: ДОСТОВЕРНОСТЬ и ОБЪЕКТИВНОСТЬ; ТОЧНОСТЬ, исключающая двойное толкование текста; КРАТКОСТЬ ФОРМУЛИРОВОК; БЕЗУПРЕЧНОСТЬ в юридическом отношении; СТАНДАРТНОСТЬ языка; НЕЙТРАЛЬНЫЙ тон изложения; Соответствие НОРМАМ ОФИЦИАЛЬНОГО ЭТИКЕТА: выбор официальных форм обращения и официально делового стиля изложения.
3. ОТБОР ЯЗЫКОВЫХ СРЕДСТВ, образующих относительно замкнутую систему официально делового стиля речи 1. Общекнижные и нейтральные слова, слова и устойчивые сочетания, имеющие окраску официально делового стиля (надлежащий, вышеуказанный, нижеподписавшийся, должный, получатель, настоящий (в значении «этот» ). 2. Канцеляризмы (определение понятия). 3. Профессиональная (юридическая, экономическая) терминология (законодательство, ведение, акт, взимание, просрочка, надбавка). 4. Отсутствие жаргонных, просторечных слов, диалектизмов и слов с эмоционально экспрессивной окраской. 5. Устойчивые сочетания атрибутивно именного типа с окраской официально делового стиля (кассационная жалоба, единовременное пособие в установленном порядке, обвинительный приговор). 6. Отбор из ряда синонимов слов, выражающих волю официального лица (постановить, запретить, разрешить, но не: сказать, посоветовать). 7. Многие из слов официально делового стиля выступают в антонимических парах (права – обязанности, истец – ответчик, прокурор – адвокат, обвинительный – оправдательный).
Морфология 1. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким либо действием или отношением (наниматель, свидетель, истец, ответчик). Существительные, обозначающие должность и звание, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Иванова). 2. Отглагольные существительные (лишение, исполнение, нахождение). Отглагольные существительные с префиксом не (невыполнение, неявка, несоблюдение). 3. Преобладание имени существительного над местоимением. Имя существительное во избежание неточностей не заменяется местоимением и повторяется даже в рядом стоящих предложениях. 4. Употребление сложных отыменных предлогов (в целях, в отношении, в силу, по линии, на предмет).
5. Употребление сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что). 6. Употребление инфинитивных конструкций, что связано с целевой установкой большинства документов (имеет право участвовать, обязан рассматривать, принимать необходимые меры). 7. Употребление формы настоящего времени со значением «настоящего предписания» , когда указывается на действие, которое закон предписывает произвести. (Копия определения о прекращении дела немедленно вручается обвиняемому, потерпевшему и направляется прокурору).
Синтаксис Синтаксические особенности официально делового стиля находятся в прямой связи с особенностями стиля в области лексики и морфологии. 1. Употребление словосочетаний, включающих сложные отыменные предлоги, а также предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении, по истечении, по окончании, по получении). 2. Употребление устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на том основании, что…; по той причине, что…; с тем условием, что…; тот факт, что…). 3. Инфинитивные конструкции со значением долженствования (Указанное решение должно быть объявлено для всеобщего сведения). 4. Простые предложения с однородными членами, ряды которых могут быть весьма распространенными – до 10 и более однородных членов. (За нарушение правил регистрации малых предприятий, акционерных обществ открытого типа, акционерных обществ закрытого типа, товариществ с ограниченной ответственностью, различных кооперативов, а также государственных предприятий взимаются штрафы в размере, установленном законодательством России. )
5. Употребление страдательных конструкций при необходимости подчеркнуть самый факт выполнения действия без указания на субъект действия (телеграмма послана, предложение одобрено, вопрос обсужден, платежи вносятся). 6. «Нанизывание» родительного падежа в цепочке имен существительных (для применения (1) мер (2) общественного воздействия (3)…). 7. «Расщеплённые» сказуемые, т. е. глагол сказуемое заменяется полузнаменательным глаголом + отглагольное существительное (оказать содействие вместо содействовать, провести расследование вместо расследовать). 8. Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования. 9. Объективный порядок слов в связном тексте. 10. Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим.
4. ОШИБКИ, которые часто встречаются в деловых бумагах 1. Лексические ошибки 1. Неправильное использование слов и терминов. Большое количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Ничем иным нельзя объяснить и следующие фразы: Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу. Отметить хорошее состояние ул. Ярославской с присуждением ей денежной премии 200 руб. 2. Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: редуктор в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа» , а в машиностроении – «приспособление, снижающее скорость вращения валов» . Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру» , приводящую к разнообразным ошибкам.
3. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо премировать пишут производить премирование, вместо монтировать – производить монтаж, вместо внедрить – осуществить внедрение. В одном из документов находим: Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов. Зачем понадобилось отглагольное существительное приглашение? В деловых письмах очень много отглагольных существительных с окончанием на –ание, ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как недополучение, недовыполнение или (что вообще трудновообразимо) недоперевыполнение?
Задание. Найдите «расщепленные сказуемые» , замените их синонимичными глаголами. Определите, изменился ли при этом смысл и стилистическая окраска высказывания. § Вчера я нес дежурство на предприятии. § Руководитель провел опрос всех служащих. § Дважды в день производим уборку. § В библиотеке наблюдается нехватка учебной литературы. § Руководитель организации обратился с пожеланиями сотрудникам весело провести время.
4. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; презентовать вместо представить. При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово лимит означает «предельная норма» . Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы. Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция – условие, экстраординарный – особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии и плеоназму.
Задание. Укажите значения заимствованных слов и подберите к ним слова синонимы русского происхождения. 1. Адекватный, гипертрофированный, лояльный, одиозный, позитивный, спонтанный, тривиальный, утилитарный, фатальный. 2. Альтруизм, апелляция, апогей, имитировать, манкировать, приоритет, тарифицировать, филигранный, формальный, эксцентричный.
5. Тавтологией называются смысловые повторы, которые часто возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях… тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание. В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации: Новый станок – настоящий ас среди своих собратьев. Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет. 6. Употребление архаизмов (сей, оный, таковой, на предмет, уведомлять, вышепоименованный, уверение в почтении).
7. Неразличение паронимов Задание. А. Объясните разницу значений слов, входящих в паронимический ряд. ▪ невежа невежда; ▪ командированный – командировочный; ▪ одеть – надеть; ▪ адресат – адресант; ▪ масленый – масляный; ▪ дипломат – дипломант – дипломник; ▪ запасной – запасный; ▪ языковой языковый. Б. Вставьте в предложения подходящие по смыслу слова-паронимы представить-предоставить. 1. Мне … квартиру (дали, выделили). 2. … вам самим решать такие вопросы (даю возможность решить). 3. Нужно срочно … отчет о работе (дать, вручить…). 4. … вам моего друга (знакомлю). 5. Отца … к ордену (наградили). 6. Все меня … чудаком (считаю, называют). 7. Фильм был … на фестивале (показан). 8. Актер умел … пение соловья (копировать). 9. Этот дом … собой небольшой замок (является).
8. Ошибки в употреблении синонимов Например: Гражданин Иванов последнее время работал не по профессии (вместо не по специальности). Или: Высылаем ответ на Ваше требование (вместо запрос).
5. Некоторые грамматические и орфографические правила, часто нарушаемые в деловой переписке 1. Раздельно и слитно. Обратите внимание на следующие языковые особенности, которые нередко нарушаются в служебных документах. Раздельно пишутся предлоги: В течение (семестра) в силу (обстоятельств) В продолжение (времени) по мере ( продвижения) В заключение (своей мысли) в целях (ликвидации задолженности) и др. В виде (кредита) В связи ( с событиями) В отличие (от меня) Слитно пишутся предлоги: Вследствие ( кризиса) Впоследтвии (!это не предлог, а наречие) Ввиду (предстоящей защиты) Наподобие (тебя) Это надо отличать от Иметь в виду) Насчет (оплаты труда) Вроде (нас) Вместо (лекции) Несмотря на (привилегии) Невзирая на (трудности)
2. Склонение фамилий и названий городов Склоняются русские и иностранные фамилии, оканчиваю щиеся на согласный звук, если относятся к мужчинам, и не скло няются, если относятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Ивана Кулика; докладная записка Ольги Кулик; просьба супругов Кулик. Отступление от правила наблюдается в тех случаях, когда фамилия мужчины созвучна с указанием животного или неоду шевленного предмета (Гусь, Ремень). В официально деловой ре чи подобные фамилии не склоняются. Склоняются славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную а, я {Головня Головни, Лобода Лободы). Не склоняются неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную а, я (Дюма, Золя). Как правило, склоняются нерусские фамилии на неуда ряемые а, я (песни Окуджавы, фильмы Куросавы), за исключе нием фамилий, в которых окончанию а предшествует и (Гу лиа).
Фамилии мужского рода и названия городов мужского и среднего рода на –ын, ин И. Калязин Царицын Р. Калязина Царицына Д. Калязину Царицыну В. Калязин Царицын Т. Калязином П. (о) Калязине (о) Царицыне Слова на –ИН-, -ЫН- (названия городов), имеют в творительном падеже окончание -ОМ. Царицыном Названия городов, населенных мест мужского и среднего рода на –ов, -ев, -ов(о), -ев(о) И. Саратов Кунцево Р. Саратова Кунцева Д. Саратову Кунцеву В. Саратов Кунцево Т. Саратовом Кунцевом П. (о) Саратове (о) Кунцеве Названия городов, населенных пунктов, сел, деревень, поселков на –ОВ, -ЕВ склоняются, как существительные мужского рода на твердый согласный.
Фамилии мужского рода на –ов, -ев И. Петров Сергеев Р. Петрова Сергеева Д. Петрову Сергееву В. Петрова Сергеева Т. Петровым Сергеевым П. (о) Петрове (о) Сергееве Фамилии мужского рода на –ОВ, ЕВ в творительном падеже имеют окончание –ЫМ. Фамилии женского рода на –ич(а), -ов(а) И. Ильина Петрова Р. Ильиной Петровой Д. Ильиной Петровой В. Ильину Петрову Т. Ильиной Петровой П. (об) Ильиной (о) Петровой Фамилии женского рода на – ЧН(А), -ОВ(А) склоняются как прилагательные женского рода, но в винительном падеже имеют окончания –У, как у существительных.
Фамилии мужского и женского рода Иваницкий Бельский Иваницкая Бельская Фамилии женского рода на –ин(а), -ов(а) с окончанием прилагательного склоняются как прилагательные. Иванович Мария Ивановна Имя и отчество склоняются каждое, как существительное с соответствующим окончанием. Дурново Пушных Чутких Долгих Если русские фамилии имеют необычные для русского языка окончания, то они не склоняются. Шевченко Короленко Безбородко Хвойко Украинские фамилии на –енко, -ко обычно не склоняются (у Короленко, у Хвойко); если же склоняются, то обычно, как существительные женского рода на –а (у Королёнки, писал Королёнке, видел Королёнку, говорил с Королёнкой). Мицкевич Баранович Бородич Если фамилии на –ич или –ович, -евич обозначают мужчину, то они склоняются, как соответствующе по окончанию существительное; если – женщину, то не склоняются. Шмидт Моцарт Ли Дэ – цун Ким Фамилии иностранного происхождения на согласный склоняются, как соответствующие по окончанию существительные, если обозначают мужчину, но не склоняются, если обозначают женщину. Гарибальди Сальери Россёти Золя Джамба Хорава Сырзя Баку Тбилиси Сочи Скопле Чикаго Нерусские фамилии, имеющие на конце гласный звук, и нерусские названия городов на –у, -и, -е, -о не склоняются. Иностранные фамилии на –а(-я) с ударением на конечном слоге могут склоняться.
3. Употребление полной и краткой форм прилагательных. В официально деловой речи в качестве сказуемых употреб ляются краткие формы имен прилагательных. Полные формы в подобных фразах рассматриваются как разговорные. (Изменение сроков поставки оборудования нежелательное ('вместо нежела тельно). 4. Употребление прилагательных и косвенных падежей существительных. В официально деловой речи предпочтительнее использование сочетаний двух существительных, так как существительные в косвенных падежах выделяют какое либо конкретное значение (принадлежность, происхождение, назначение), а прилагатель ные, определения имеют значения качественной характеристики. Например: отцовский дом отца (принадлежность); кафедральная проверка кафедрой (про изводитель действия); лабораторное оборудование для ла боратории (назначение).
5. Употребление количественных имен числи тельных (Склонение сложных и составных числительных) В соответствии с литературной нормой в составном числительном склоняются все образующие его части. Пример: 5574 рубля. Падеж Литературная норма Родительный Пяти тысяч пятисот семидесяти четырех рублей Дательный Пяти тысячам пятистам семидесяти четырем рублям Винительный Пять тысяч пятьсот семьдесят четыре рубля Творительный Пятью тысячами пятьюстами семьюдесятью четырьмя рублями Предложный О пяти тысячах пятистах семидесяти четырех рублях
6. Особенности управления и форма творительного падежа единственного числа у слова тысяча. Управляет зависимыми словами как существитель ное, например: ысяча т друзей с тысячей друзей. В косвенных паде жах согласовыва ется с существи тельными как обычное числи тельное. С тысячью рабочи ми 7. Склонение собирательных числительных Собирательные числительные двое, трое, четверо, пятеро, шестеро, се меро, восьмеро, девятеро, десятеро т. д. склоняются как и прилагательные. И. п. — двое, десятеро; Р. п. — двоих, десятерых; Д. п. — двоим, десятерым. В. п. — двое, десятеро (двоих, десятерых— применительно к одушевленным именам); Т. п. — двоими, десятерыми, П. п. — о двоих, о десятерых.
Литературная норма Разговорная речь 1. Сочетаются с существительными муж ского и 1. Сочетаются с названия ми общего рода: трое сирот, двоих са нитаров. лиц женского пола: пятеро дочерей. 2. Сочетаются с существительными дети, ребята, люди, лица в значении «человек» . Двое детей, пятеро ребят и т. д. Возможно упот ребление и собира тельных, и количе ственных числи тельных: мать двоих детей— мать двух детей. 3. Употребляются в значении субстантиви рованных числительных и в сочетании с личными местоимениями: нас трое, двое в серых пальто, их там пятеро. 4. Сочетаются с неодушевленными суще ствительными, употребляющимися только во мн. ч. : двое суток, трое ножниц. 2. Сочетаются с названия ми молодых животных: трое щенят. 3. Сочетаются с названия ми парных предметов в значении «столько то пар» : двое рукавиц, трое сапог.
8. Написание наиболее употребляемых сокращений слов в текстах документов Все сокращения слов и наименований в текстах документов должны быть общепринятыми. В настоящее время стандартизированы следующие виды со кращений: 1) почтовые сведения: область обл. , район р н, город г. при названии село с. поселок пос. и т. д. ; 2) наименование должностей и званий: академик акад. профессор проф. перед заведующий — зав. фамилией заместитель зам. и т. д. ; 3) названия документов: технический план техплан; 4) слово год г. , гг. (при цифрах); 5) денежные единицы (200 руб. ; 80 коп. , но 200 р. 80 к. : тысяча тыс. миллион млн после числительных миллиард млрд; 6) текстовые обозначения (т. д. , см. , пр. , с. г. ).
6. Некоторые случаи употребления прописных и строчных букв В наименованиях органов судебной власти Российской Федерации С прописной буквы пишутся: Конституционный суд Российской Федерации; Верховный суд Российской Федерации; Высший арбитражный суд Российской Федерации; Генеральная прокуратура Российской Федерации. Во всех остальных случаях слова: суд, судья, прокуратура, государственный арбитраж пишутся со строчной буквы. В наименованиях правовых актов с прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, но конституции республик; Федеральный конституционный закон, но проект федерального конституционного закона; Федеральный закон, но проект федерального закона; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Указ Президента Российской Федерации, но проект указа Президента РФ. С прописной буквы пишутся: Постановление Правительства РФ Распоряжение Президента РФ
В наименованиях должностей в органах государственной власти с прописной буквы пишутся: Председатель Конституционного суда РФ Председатель Верховного суда РФ Председатель Высшего арбитражного суда РФ Председатель Центрального банка РФ Генеральный прокурор РФ Классные чины работников органов юстиции и государственного нотариата пишутся со строчной буквы: государственный советник юстиции 1 (2, 3) класса. В наименованиях учреждений, предприятий, организаций В наименованиях учреждений и организаций с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, входящие в эти наименования: Центральный банк Российской Федерации (Банк России); Сберегательный банк РФ (Сбербанк России); Банк внешней торговли РФ (Внешторгбанк России); Пенсионный фонд РФ; Российский фонд федерального имущества.
С прописной буквы пишется первое слово в наименованиях предприятий, объединений, акционерных обществ: Челябинский металлургический комбинат; Российское акционерное общество энергетики и электрифи кации (РАО "ЕЭС России"). Наименования предприятий, объединений акционерных об ществ с условным наименованием в кавычках пишутся со строч ной буквы, если не начинаются словами Государственный, Российский: производственное объединение "Якутуголъ"; акционерная компания "Алмазы России Саха". Но: Государственная авиационная корпорация "Туполев"; Российский государственный концерн "Цемент". Географическое определение при выделяемом кавычками на именовании пишется о строчной буквы: с сибирская агропромышленная корпорация "Агросиб".
В наименованиях со словом имени или номером родовое наименование, указывающее специализацию, пишется со строчной буквы: металлургический завод имени А. И. Серова. Если наименование со словом имени начинается географиче ским определением, то первое слово пишется с прописной бук вы: Орловский машиностроительный завод имени Медведева. В наименованиях академий, научных и высших образова тельных учреждений с прописной буквы пишутся первое слово, а также имена собственные, входящие в наименование: Российская академия наук; Академия труда и социальных отношений; Институт экономических проблем переходного периода. Наименования частей и отделов учреждений, организаций, а также слова типа коллегия, президиум, ученый совет, факультет, отделение, группа пишутся со строчной буквы: президиум Российской академии наук; кафедра математики. Наименования должностей руководителей предприятий, уч реждений, организаций пишутся со строчной буквы: президент компании; правление акционерного общества; ректор Академии труда и социальных отношений; председатель Российского фонда фундаментальных исследо ваний. Ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: действительный член Российской академии наук, доцент, академик.
7. Трудные случаи в системе синтаксических норм Нормы согласования. Согласование подлежащего и сказуемого *подлежащее – собирательные существительные (большинство, меньшинство, число, часть, ряд) Задание. В правом столбце найдите правило, объясняющее согласование подлежащего и сказуемого в приведенных примерах. 1. Часть абитуриентов оказались Перечисление в группе выпускниками столичных подлежащего. математических школ. 2. Большинство решило Зависимое слово в ед. ч. , не дожидаться помощи, зависимое слово во мн. ч. с а двигаться в сторону причастным оборотом. населенного пункта.
В правом столбце найдите правило, объясняющее согласование подлежащего и сказуемого в приведенных примерах. 3. Согласно опросам, большинство Страдательный оборот, граждан среднего возраста, нет активности действия имеющих высшее образование, наиболее подлежащего. активно выступают за политические реформы. 4. Часть депутатского корпуса отвергла Контактное расположение законопроект, а ряд народных подлежащего и сказуемого. избранников, представляющих Отсутствие зависимого левые партии, вчерашнее слова у подлежащего. заседание бойкотировали. 5. Ряд важных вопросов не был решен. Обратное согласование: глагольная связка согласуется с именной частью сказуемого, которая по смыслу должна быть во мн. ч.
В правом столбце найдите правило, объясняющее согласование подлежащего и сказуемого в приведенных примерах. 6. Большая часть моих прежних Подлежащее имеет зависимое привычек и вкусов не нравились ему слово во мн. ч. , причастный (Л. Толстой) оборот при зависимом слове; дистантное расположение подлежащего и сказуемого. 7. Ряд специалистов, представляющих Наличие ограничительной ведущие исследовательские частицы. центры страны, еще вчера прибыли в зону бедствия. 8. В селе живет большинство Указание на наличие, местных избирателей. существование лиц, предметов. 9. Индонезийцы в подавляющем Подлежащее, выраженное большинстве мусульмане, и лишь количественно именными часть исповедует христианство. сочетаниями.
В правом столбце найдите правило, объясняющее выбор формы единственного или множественного числа сказуемого в приведенных примерах. 1. В забастовке авиадиспетчера. принимает участие 32 Наличие определений во мн. ч. 2. 15 музыкантов, 21 певец и 9 актеров заняты в этом увлекательном представлении. Обозначение меры веса, пространства, времени в группе подлежащего. 3. Полгорода осталось без света и газа. Влияние причастного оборота. 4. Для приготовления пирога понадобилось 2 килограмма муки, 8 яиц, 20 яблок и 1 лимон. Однородные подлежащие 5. Эти 21 день, проведенные на Байкале, нам запомнятся надолго. Порядок слов. 6. Дел было куча. – Куча дел еще не переделана. Однородные сказуемые 7. Несколько телевизоров стояли упакованными посредине комнаты. Обратное согласование. 8. С участка собрано 22 ведра картофеля. Наличие числительного ограничения. 9. 800 рублей, сэкономленных за лето, были потрачены на покупку учебников. Страдательное причастие, указание на пассивное состояние. 10. Пока точно не известно, сколько переселенцев уже прибыли на новые места, зарегистрировались в местном миграционном центре и получили ссуды на строительство жилья. со значением
Задание. Допишите окончания сказуемого. А. В очереди стоял(? ) 41 человек. В клетке сидел(? ) 44 чижика. 38 попугаев стал(? ) героями мультфильма. До получки оставал(? )сь 1000 рублей. 1401 рубль отправлен(? ) почтовым переводом. Под расписку выдан(? ) 1000000 рублей. Б. Не то снег, не то град выпал(? ) вчера. Ты и твои друзья окаж(? ) нам помощь и на этот раз. Любопытство, а не жажда познания взял(? ) верх. Или я, или мой заместитель обязательно буде(? ) на совещании.
8. СРЕДСТВА СВЯЗИ В ТЕКСТЕ 1. Причинные отношения Потому что Приезд пришлось отложить, потому что не было возможности прервать работу. В результате (чего) В результате переговоров было принято следующее решение… В результате того, что нам была оказана помощь Вашим банком, мы смогли решить эту проблему. В связи (с чем) В связи с изменением тарифов мы вынуждены отказаться от предложения. В связи с тем, что Вопрос не может быть рассмотрен, в связи с тем, что не хватает нужных документов. Благодаря (чему) Благодаря нашему сотрудничеству качество товара улучшилось. Благодаря тому, что в настоящее время ощущается нехватка этого товара, мы предлагаем… Из за (чего) Фирма не смогла вовремя переслать товар из за нехватки средств. Из за того, что Конфликт произошел из за того, что стороны не поняли друга. Вследствие (чего) Вследствие задержки поставок мы вынуждены прекратить совместную деятельность.
Причинные отношения Вследствие того, что поставки были задержаны, фирма несёт большие убытки. По (чему) По причине недопоставки товара фирме приходится платить большие штрафы. По требованию компании были высланы макеты. В соответствии с (чем) В соответствии с договорённостью просим выслать нужную нам литературу. Согласно (чему) Согласно договору фирма направила Вам оборудование. По случаю (чего) Поздравляем Вас по случаю юбилея Вашей компании. На основании (чего) Банк отказался от сотрудничества на основании неверного составления контракта. Ввиду (чего) Ввиду срочной необходимости оборудования фирма готова на дополнительные расходы Исходя из (чего) Договор был отклонён, исходя из интересов нашего предприятия. Поскольку счета банка были заморожены, перевести валюту нам не удалось. Так как Вылет делегации задерживается, так как до сих пор нами не получены приглашения.
2. Следственные отношения Поэтому До сих пор не получено приглашение, поэтому делегация не вылетела. Так что Приглашение ещё не получено, так что делегация до сих пор не вылетела. В результате чего Весь товар оказался забракованным, в результате чего фирма обанкротилась. В результате этого Благодарим за своевременную доставку груза. В результате этого удалось ликвидировать конфликт. В связи с чем В ноябре должны состояться переговоры, в связи с чем просьба выслать ваши предложения. Тем самым, отсюда, поэтому, значит, вследствие этого, в зависимости от этого
3. Целевые отношения Чтобы Нами были предприняты большие усилия, чтобы предотвратить этот разрыв. Для того, чтобы Всё ли было сделано для того, чтобы наладить отношения? С тем, чтобы Документы были заново выверены с тем, чтобы ошибка не повторилась. Для (чего) Для подготовки документов нам необходимы Ваши данные. Для того, чтобы подготовить нужные бумаги, нужны Ваши документы. В целях (чего) В целях успешного преподавания нужны хорошие учебники. С целью (чего) Письмо было отправлено с целью быстрейшего решения вопроса. В интересах (чего) Это было сделано в интересах Ради (чего) Нами всё было сделано ради сохранения престижа нашей организации. Ради того, чтобы сохранить лицо организации, нами было сделано всё. Во избежание (чего) Во избежание недопонимания нашей позиции посылаем устав нашей организации. наших компаний.
4. Уступительные отношения Несмотря на (что) Несмотря на наши разногласия сотрудничество не исключается. Несмотря на то, что у нас имеются некоторые разногласия, мы бы смогли сотрудничать. Хотя сроки уже нарушены, мы не теряем надежды получить обещанные буклеты. 5. Условные отношения Если, (то) Если не будет решения дирекции, то предложение будет отозвано. В (том) случае, если В том случае, если никто не сможет приехать, просим сообщить как можно скорее. В случае (чего) В случае вашего несогласия с нашими сроками, мы готовы их пересмотреть. При (чем) Мы согласны на Ваш приезд при условии, чтобы он состоялся не позже ноября. При этом условии, в таком случае, в этом случае
6. Временные отношения В течение (чего) Товар будет отгружен в течение десяти дней. На протяжении (чего) Наше сотрудничество продолжается уже на протяжении десяти лет. В ходе (чего) В ходе переговоров было выработано единое мнение. Во время (чего) Во время посещения Вашей организации мы смогли убедиться в том, что наше сотрудничество возможно. Накануне (чего) Накануне переговоров необходимо согласовать позиции сторон. До тех пор, пока Товар не будет отгружен до тех пор, пока не будут получены гарантии его оплаты. В то время, как мы отправили уже несколько предложений, с Вашей стороны нет никакой на это реакции. После того, как Мы провели расследование после того, как вы сообщили нам об этом. Перед тем, как расследовать данные факты, была создана комиссия. До тех пор, пока не будут получены материалы, мы не можем дать заключения.
ПРИЛОЖЕНИЕ Обратите внимание ! 1. На употребление предлога «по» в значении «после чего либо» с предложным падежом. По предъявлении, по окончании, по возвращении, по выяснении, по достижении, по истечении, по миновании, по получении, по предъявлении, по прекращении. . по прибытии, по приезде, по приходе, по прошествии, по размышлении, по рассуждении, по ратификации, по реализации, по согласованию с заказчиком (дат. п. ) 2. На употребление глаголов представить 1. Доставить, предъявить документы, сообщить доказательства; 2. Познакомить; 3. Ходатайствовать о повышении (к ордену, к награде);
4. Причинить, вызвать, составить (книжн. ) (интерес, затруднения); 5. Воспроизвести в мыслях, изобразить (картину боя, сцену из спектакля, дело в смешном виде); 6. Вводное слово (Представь себе, звонит каждый день!). предоставить 1. Отдать в распоряжение, пользование (. . . комнату); 2. Дать возможность делать, решать самому; 3. Дать какое либо право, возможность (предоставить отпуск, предоставить, решать самому, предоста вить слово (разрешить вы сказаться). На употребление предлогов благодаря, согласно, вопреки - с дательным падежом. Благодаря мягкому климату; Согласно распоряжению; Вопреки приказу.
РАЗДЕЛ II ВИДЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ И ПИСЕМ 1. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ Обычно деловые документы классифицируются и расставляются по следующим группам: 1. ОРГАНИЗАЦИОННО РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ: • ЗАКОН • ПОСТАНОВЛЕНИЕ • ПРИКАЗ • ПОЛОЖЕНИЕ • УСТАВ • ДОГОВОР
2. ИНФОРМАЦИОННО СПРАВОЧНЫЕ: • ПЛАН • АКТ • ОТЧЕТ • ПРОТОКОЛ • СПРАВКА • ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО • ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА • ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА • СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 3. ЧАСТНЫЕ ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ: • АВТОБИОГРАФИЯ • ЗАЯВЛЕНИЕ • ДОВЕРЕННОСТЬ • РАСПИСКА • СЧЕТ • ХАРАКТЕРИСТИКА Вся деловая переписка составляется и оформляется на основе правил, изложенных в ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (ЕГСД). Все формы документов унифицированы. Унифицированные элементы документов называются РЕКВИЗИТАМИ.
Перечень реквизитов Комментарий Адресант наименование отправителя документа Внутренний адрес Адресат Внешний адрес наименование учреждения в форме именительного падежа ( ЧТО? ) фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (КОМУ? ) Дата записывается арабскими цифрами из 6 знаков Число, месяц, год (например: 19. 08) Наименование документа Пишется посредине строки с прописной буквы На любом виде документа, кроме служебного письма, без точки (см. раздел о заявлении) Подпись
2. КОМПОЗИЦИЯ СМЫСЛОВОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА В тексте документа выделяются две смысловые части: В первой – излагаются причины, основания и цели написания документа. Во второй даются выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса, то есть просьбы, предложения, рекомендации и т. п. Например, начало и конец содержательных частей служебного письма: Настоящим письмом сообщаем, что до сих пор не получили от Вас программы нашего пребывания в Вашей стране…………………………………… Убедительная просьба как можно скорее прислать программу пребывания нашей делегации в Вашей стране.
3. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ Организационно-распорядительные документы ПРИКАЗ и РАСПОРЯЖЕНИЕ – документы, выдаваемые для обязательного исполнения. Приказы оформляются на специальном бланке или на общем бланке с указанием вида документа. Обязательными реквизитами являются: 1. Наименование организации. 2. Наименование вида документа. 3. Дата (подписания руководителем). 4. Номер. 5. Место издания. 6. Заголовок к тексту (о чем? ). 7. Основной текст. 9. Подпись руководителя и ее расшифровка, 9. Визы.
ОУП «АКАДЕМИИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ» ПРИКАЗ № ____ Москва «___» __________ 2011 г. _________________________________________ Содержание: об Учебно методическом совете Академии _________________________________________ В целях дальнейшего повышения качества учебно методической работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Образовать Учебно методический совет в составе согласно приложению 1. 2. Утвердить Положение об Учебно методическом совете (приложение 2). 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на проректора по учебной и воспитательной работе………………. Ректор ____________ И. И. Иванов Визы: Разослать: Проректор ______И. А. Петров Ректорат Начальник УМУ ______В. Т. Иванов УМУ Начальник УД ______В. В. Корытина Кафедра
2. Частные деловые бумаги а) АВТОБИОГРАФИЯ – документ при поступлении на работу, на учебу и др. Форма – произвольная. Сведения: дата и место рождения, в какой семье родился автор. Чем занимаются родители. Где и когда учился. Какая специальность, служил ли в рядах вооруженных сил, где и кем работал, участие в общественных организациях, награды и поощрения, состав семьи и сведения о ближайших родственниках. Дата написания – слева. Подпись – справа. б) РЕЗЮМЕ – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на предложенную работу. Согласно международному стандарту резюме должно быть набрано на компьютере. Если вы направляете сведения в иностранную фирму, то текст документа должен быть на иностранном языке. В резюме в следующем порядке указываются: 1. Фамилия, имя, отчество. Дата, место рождения. Семейное положение. Гражданство. 2. Знание языка. Владение компьютером и пр. 3. Домашний адрес, телефон. Служебный адрес, телефон. Место работы, должность. 4. Места учебы в обратном хронологическом порядке. 5. Места работы в обратном хронологическом порядке.
Образец: Автобиография Я, Кузьменко Людмила Петровна, родилась 1 марта 1949 г. в селе Ново Зыряново Сорокинского района Алтайского края. В 1966 г. закончила среднюю школу № 17 г. Барнаула и поступила на работу в Барнаульский хлопчатобумажный комбинат в качестве лаборанта. В 1970 г. перешла на Барнаульскую швейную фабрику в качестве швеи, где работала до марта 1972 г. С марта 1972 г. работаю продавцом в книжном магазине села Сорокина Барнаульского района. Избрана членом месткома профсоюза. С 1971 г. состою в браке с Кузьменко Николаем Афанасьевичем, имею двоих детей. Мать, Тумайкина Александра Дмитриевна, отец – Тумайкин Петр Иванович – умер в 1966 г. Не судима, из родственников судимых нет. 15 октября 2000 г. Л. Кузьменко
Образец : Резюме начальника юридического отдела Иванова Анна Ивановна Цель: соискание должности начальника юридического отдела Год рождения: 1976 г. Образование: 1994 – 1999 гг. Академия труда и социальных отношений Специальность: юриспруденция Специализация: гражданско правовая Опыт работы: 2004 – наст. время группа компаний «Солнышко» (оптово розничная торговля строительным инструментом, строительным оборудованием) Должность: начальник юридического отдела Обязанности: Юридическое сопровождение деятельности группы компаний правовой анализ всех представленных в юридический отдел документов; выполнение отдельных поручений руководства; сопровождение договоров аренды зданий, находящихся в собственности; сопровождение договоров аренды со сторонними организациями; подготовка и регистрация договоров купли продажи зданий в Федеральной регистрационной службе; регистрация долгосрочных договоров аренды и дополнительных соглашений к ним в Федеральной регистрационной службе; регистрация вновь создаваемых юридических лиц; работа с банками – сопровождение кредитных договоров залога, договоров поручительства;
Составление и юридическая экспертиза договоров и иных правовых документов (договоры аренды, поставки, транспортной экспедиции, хранения); разработка и сопровождение договоров коммерческой концессии (франчайзинга); разработка и сопровождение договоров аренды на существующие и вновь открываемые магазины; подготовка и регистрация лицензионных договоров на переуступку товарных знаков; правовые заключения, отзывы по искам покупателей по защите прав потребителей; регистрация юридических действий (смена Генерального директора, смена участников, увеличение уставного капитала); подготовка документов и сопровождение оформления договоров аренды на занимаемые земельные участки; ведение дел в Арбитражном суде; взаимодействие со службой судебных приставов; консультации и разработка документов по договорам строительного подряда; взаимодействие с органам БТИ, разработка трудовых договоров, договоров о материальной ответственности работников
2003 – 2004 гг. агентство недвижимости – официальный представитель Департамента имущества г. Москвы Должность: начальник юридического отдела Обязанности: подготовка и проведение конкурсов и аукционов по реализации инвестиционных проектов, разработка и согласование условий инвестиционных контрактов, проектов, распоряжений); составление и юридическая экспертиза договоров и иных правовых документов; представление компании в Арбитражном суде; осуществление претензионно исковой работы.
1999 – 2003 гг. строительная компания Должность: начальник юридического отдела (с 2001 г. , ранее юрисконсульт) Обязанности: подготовка, согласование с контрагентами подряда; юридическая экспертиза документов; договорная работа (составление, анализ и контроль за соблюдением и исполнением договоров); претензионно исковая работа; ведение дел в Арбитраже (в т. ч. Федеральный Арбитражный суд, ВАС РФ – материалы вошли в Арбитражную практику ВАС РФ, публикации ЭЖ – ЮРИСТ); представительство в судах общей юрисдикции (трудовые споры); исполнительное производство: исполнение решений Арбитражного суда. Дополнительные сведения: ПК – уверенный пользователь (Word, Excel, Internet Explorer, Outlook Express, правовые базы: Консультант+, Гарант). Вод. права, личный а/м. Личные качества: исполнительность, ответственность, инициативность, умение вести переговоры на всех уровнях, постоянное повышение профессионального уровня.
в) АДРЕС – письменное приветствие к кому либо в честь значительного события, обычно юбилея. Готовится от имени группы лиц. Жанр этот совмещает в себе официальность и одновременно экспрессию. Пример – адрес Малого театра А. П. Чехову. Высокоуважаемый Антон Павлович! Примите горячий сердечный привет артистов Малого театра. Счастье приветствовать любимого, родного писателя, создавшего новую, чудную страницу великой книги русской литературы… Наш молодой товарищ, Художественный театр, тесно связал свою судьбу с Вашим творчеством и с полным правом оберегает эту связь. Мы вполне признаем его заслугу перед русским обществом: он не только с большой любовью и старанием воспроизводит Ваши пьесы, но и в Вас самих вызвал живой интерес к сцене и побудил обогатить родной театр Вашим глубоким, содержательным творчеством. Пусть же Ваши произведения разольются широкой волной по всем русским театрам. (подписи авторов).
г) ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, которым доверяется кому либо действовать от имени выдавшего этот документ. Она состоит из следующих частей: 1. Наименование документа. 2. Фамилия, имя, отчество, должность или адрес того, кто поручает другому лицу действовать от его имени. 3. Фамилия, имя, отчество, должность или адрес доверенного лица. 4. Точная формулировка доверяемой функции. 5. Дата и подпись. Образец 1: Доверенность Я, Агеева Ольга Сергеевна, учащаяся I курса финансового факультета, доверяю студентке I курса Петровой Анне Алексеевне получить мой студенческий билет. 25 октября 2006 г. Агеева Подпись студентки Агеевой О. С. удостоверяется. Заведующий канцелярией (подпись) (Печать) (дата)
Образец 2: 07. 12. 2008. Доверенность Я, Иванова Нина Ивановна, доверяю лаборанту кафедры русской литературы Петровой Наталье Петровне (паспорт серия XVI – БА № 72834, выдан Отделом внутренних дел Железнодорожного района г. Красноярска) получить причитающуюся мне заработную плату за декабрь в сумме 550 (Пятьсот пятьдесят) рублей. Преподаватель кафедры русской литературы подпись Подпись Х. удостоверяю Инспектор отдела кадров подпись Место печати
В личной доверенности возможно и иное расположение реквизитов: ДОВЕРЕННОСТЬ Я, аспирант третьего курса факультета филологии и журналистики Кузьмин Иван Владимирович, доверяю аспиранту второго курса Иванюкову Александру Георгиевичу (паспорт серия XVI – БА № 12674, выдан Отделом внутренних дел Железнодорожного района г. Красноярска) получить мою стипендию за ноябрь месяц 2008 г. в размере 970 (Девятьсот семьдесят) рублей. 15. 10. 08. Кузьмин Подпись аспиранта Кузьмина И. В. удостоверяется 15. 10. 08. зав. отделом аспирантуры Троян И. С. Ключевое слово доверенности – глагол доверяю. Канцеляризм – причитающуюся мне (зарплату).
Доверенность Я, аспирант второго курса исторического факультета Беликов Александр Иванович, доверяю аспирантке первого курса Карась Светлане Сергеевне получить мою стипендию за февраль 2008 г. Дата (подпись) Подпись аспиранта Беликова А. И. удостоверяется Дата (подпись)
Образец официальной доверенности Компания «Шенк» 123480, Москва, Краснопресненская наб. , 12 р/с 0000 – 0051 – 007 в АКБ «Русь» тел. 253 – 24 – 60 факс (495) 253 – 28 – 41 ДОВЕРЕННОСТЬ 21. 07. 2008. № 17 Москва Компания «Шенк» в лице директора Скорина Л. А. выдала доверенность № 17 заместителю директора компании» Шенк» Суслову Андрею Ивановичу (паспорт III – МЮ, № 673347, выдан 120 о/м Москвы 14. 02. 2008) на получение от концерна «Б. Полянка» товарно – материальных ценностей по (наименование документа, дата, №) Перечень и количество товарно – материальных ценностей, подлежащих получению: ______________________________ Образец подписи лица, получившего доверенность № 17 (Суслов) Доверенность действительна до 21. 08. 2009. Директор подпись Главный бухгалтер подпись Место печати
д) ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение, жалобу или просьбу, адресованный организации или должностному лицу. Заявление включает: 1. Наименование адресата. 2. Фамилию, имя, отчество (с предлогом или без него), должность (адрес) автора заявления. 3. Наименование документа (после слова ЗАЯВЛЕНИЕ ставится точка, если нет предлога от). 4. Точное изложение просьбы, предложения. 5. Опись прилагаемых к заявлению документов. 6. Дату, подпись.
Образец 1: Декану исторического факультета Московского государственного университета им. М. В. Ломоносова проф. Соколову И. И. аспирантки кафедры истории средних веков Сидоровой Н. А. заявление. Прошу командировать меня в Санкт – Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме диссертации. Дата (подпись) Образец 2: В отдел фотокопий Государственной библиотеки РФ от профессора Жереха Н. И. , проживающего по адресу: Москва, ул. Волгина, д. 6, кв. 13 Заявление Прошу сделать мне фотокопию книги Выготского Л. С. «Вопросы теории и истории психологии» , т. 2. – М. , 1982, необходимую для научной работы. Дата (подпись)
Обратите внимание! 1. Расположение частей заявления: 1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки; 2) фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от или без него; 3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от; 4) текст заявления пишется с красной строки; 5) дата ставится слева; подпись – справа. 2. Оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица – в дательном падеже.
4. Информационно-справочные документы a) ДОКЛАДНАЯ или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – документ, содержащий письменное сообщение руководителю о служебном деле. При составлении докладной записки следует указать реквизит: 1. Наименование предприятия или структурного подразделения. 2. Адресат. 3. Наименование структурного подразделения, от которого исходит служебная записка. 4. Наименование документа 5. Заголовок к тексту документа, начинается с «о» . 6. Основной текст. 7. Список документальных приложений. 8. Дата. 9. Подпись.
Образец: ООО «Ченелл и С» Директору фирмы Отдел рекламы Минину А. В. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07. 04. 08. № 32 О дополнительном финансировании заказа № 174/15 В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2008 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно один млн руб. для завершения работ по заказу № 174/15. Начальник отдела подпись
б) ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 1. Документ, поясняющий содержание основных положений исходного документа (отчета, проекта). 2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Образец Объяснительная записка Директору центра «Кадры» Иванову Н. И. 10. 11. 08. № 34 О срыве занятий в группе секретарей – референтов 09. 11. 08. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. Преподаватель (подпись) Г. И. Григорьева
г) СПРАВКА – 1. Документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. 2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Реквизит: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Наименование организации Адресат (кому направляется) Наименование вида документа (справка) Дата подписания Порядковый номер документа город (если его нет в названии организации) Заголовок, который отвечает на вопрос: О чем? Основной текст : первая часть – основание для написания справки, вторая – конкретные сведения, отражающие существо вопроса. 9. Подпись должностного лица.
д) РАСПИСКА – документ, удостоверяющий получение человеком чего либо. Она состоит из следующих частей: 1. Наименование документа. 2. Фамилия, имя, отчество, должность автора расписки. 3. Наименование организации или лица, передающих что либо. Если расписка выдается лицу, то указывается фамилия, имя, отчество, должность. 4. Точное наименование передаваемого – количество указывается и цифрами и прописью. 5. Дата, подпись получателя. Если расписка имеет особенно важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
Образец: РАСПИСКА 30. 11. 08. Я, Иванова Екатерина Ивановна (паспорт XYI BA № 543137, выдан Отделом внутренних дел г. Минусинска Красноярского края 13. 06. 72), получила от заведующей лабораторией Васильковой Анны Владимировны принтер «EPSON Stylus Color 600» стоимостью 8000 (Восемь тысяч) рублей до 25. 12. 08. Секретарь референт (подпись) Е. И. Иванова
е) ПРОТОКОЛ документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, заседаниях и т. п. Реквизиты: 1. Наименование организации 2. Наименование документа (протокол) 3. Дата заседания 4. Номер документа 5. Заголовок (вид деятельности) 6. Председатель, секретарь собрания 7. Присутствующие 8. Повестка дня 9. Текст (слушали, выступали, постановили) 10. Подписи председателя и секретаря
Образец: Красноярский государственный университет Факультет филологии и журналистики ПРОТОКОЛ от 12. 07. № 20 заседания кафедры русского языка Председатель: А. Т. Евсеев Секретарь: Т. Н. Карцева Присутствовали: К. Л. Андреева, Т. И. Василькова, Г. Н. Трофимова, Д. С. Шилов, В. И. Яроненко Повестка дня: 1. Об утверждении годового отчета о научно – исследовательской работе кафедры. Докладчик А. Т. Евсеев 1. ……………………. I. СЛУШАЛИ: Евсеева А. Т. – Доклад прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Василькова Т. И. – предложила внести в отчет сведения об участии преподавателей в конференции в г. Ачинске. Трофимова Г. Н. – предложила включить в отчет также свою статью «Актуальные вопросы культуры речи» . ПОСТАНОВИЛИ: 1. Включить в «Отчет о научно – исследовательской работе кафедры русского языка за 2007/2008 учебный год» следующую информацию: …. . 2. Утвердить «Отчет о научно – исследовательской работе кафедры русского языка за 2007/2008 учебный год» с учетом внесенных изменений (текст отчета прилагается). II. СЛУШАЛИ: (раздел II оформляется так же, как пункт I). Председатель подпись А. Т. Евсеев Секретарь подпись Т. Н. Карцева
ж) ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени и представляемый руководителю подразделения. Основные реквизиты отчета: 1. Наименование документа (отчет). 2. Заголовок к тексту: наименование подразделения, лица, деятельности (о работе… за период с. . до. . ). 3. Текст. 4. Подпись. 5. Дата.
Образец: Отчет преподавателя кафедры русского языка факультета филологии и журналистики Красноярского государственного университета Сидоровой Елены Витальевны о командировке в г. Москву с 10. 01. 2008 по 15. 02. 2008. С 10 января по 15 февраля 2008 года я была командирована в г. Москву для работы в Российской государственной библиотеке по теме диссертационного исследования. За этот период мной была проделана следующая работа: 1) составлена библиография по теме диссертации (250 источников); 2) прочитано и законспектировано 27 кандидатских и докторских диссертаций; 3) написана статья по теме диссертационного исследования. 18. 02. 2008 (подпись)
5. ДЕЛОВЫЕ или СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 1. Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. 2. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров. А) ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Существуют определенные правила написания писем. Их несоблюдение может отразиться на престиже любого учреждения. Вы вступаете в деловую переписку. Это может быть письмо предложение, письмо отказ, ответ на запрос и т. д. Написание письма это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу.
Какие же это правила? Правило 1 О конвертах Размеры и форма деловых конвертов стандартизированы в соответствии с бланками учреждения. В адресе получателя указываются элементы в следующем порядке: Кому: (Название должности) инициалы, фамилия. Если нет фамилии, то пишется название организации Куда: улица, номер дома, название организации, город, код города, страна
Оформление адреса на конверте От кого: Борисовой Н. Н. Откуда: Иркутск, Волгоградский проспект, д. 10, кв. 4 Индекс места отправления 108333 Кому: Директору лицея 121 В. Г. Соколову Куда: Москва, улица Удальцова, дом 80, лицей 121 Индекс места назначения 119321
Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный бланк письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами. Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма.
Международное письмо. Можно обойтись стандартными конвертами для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке. Фирменный конверт не только поднимает престиж организации в глазах зарубежного партнера, но и избавляет от необходимости сообщать обратный адрес. За рубежом порядок написания адреса такой, как сейчас принят и в России: сначала пишут "кому", а затем "куда". Первая позиция адреса фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Mr (мистер), если это мужчина, и Mrs (миссис), если это женщина. Вторая позиция адреса должность адресата. Ее указывают для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель. Если же необходимо сохранить письмо в тайне, после фамилии лучше указать: private (personal, confidential), что означает "лично".
Следующая позиция адреса название фирмы. Здесь можно применять такие сокращения: Company Co. , Corporation Corp. , Department Dept. , Incorporated Inc. Затем следует номер дома и название улицы, города, штата. И заключают адрес почтовый индекс и название страны. Принятые у нас сокращения дат типа 12/XII. 1997 или 12. 1997 в международной переписке не употребляются. Здесь и в тексте письма допустимы лишь сокращения некоторых месяцев: January Jan. February Feb. April Apr. September Sept. October Oct. November Nov. December Dec.
Еще ниже, вновь с левой стороны, пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов Dear Mr (дорогой) или Dear Mrs (дорогая) и фамилии адресата. Инициалы здесь можно уже не повторять. Если фамилия адресата вам неизвестна, можно написать Dear Sirs или Dear Sir/Madam. После вступительного обращения в английской переписке ставится запятая, а в переписке с адресатом из США двоеточие или двоеточие и тире (Dear Sir, / Gentleman: ) Следующей строкой после обозначения "Re" (Reference) или без него в деловой переписке принято кратко обозначить тему письма, например: Re: 2011 Moscow Book Fair Московская книжная ярмарка 2011 г. В тексте письма не принято употреблять сокращения типа I'm вместо I am can't вместо can not Haven't вместо have not I'll вместо I will, I shall Эти слова лучше писать полностью.
В деловых международных письмах принято писать с большой буквы: имена существительные собственные, а также имена прилагательные, обозначающие национальную и государственную принадлежность (Russian, English, French etc); слова, включая сокращения, в названиях фирм и организаций, отделов организации, за исключением предлогов, союзов и артиклей; слова в обозначении занимаемой должности, за исключением предлогов, союзов и артиклей (Chief Engineer, Director, Captain); слова, включая сокращения, обозначающие названия городов, штатов, республик, улиц, площадей, пристаней, районов, зданий, гостиниц, а также нумерацию этажей, квартир, комнат (21 Fenchurch Street, London, England, Hotel International, 3 rd Floor, Room 346 etc); полные и сокращенные названия месяцев и дней недели (Saturday, March etc); названия товаров, торговых марок и некоторых документов (Iron, Coal, Bills of Lading, Letter of Guarantee, Charter Party etc). Писать длинные письма в деловой корреспонденции не принято. Если все же ваше письмо на одной странице не помещается, в конце листа нужно поставить: (continued over) или (see overleaf), что значит "продолжение дальше" или "см. на обороте".
Заканчивают письмо обычно словами Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью с указанием под ней вашей фамилии и должности. Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и не заставлять его строить предположения относительно вашего собственного пола, потрудитесь в этом месте письма написать свое имя полностью, то есть не P. R. Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko или Polina R. Dovzhenko. Если вы находясь, например, в иногородней командировке, продиктовали ответ на срочное письмо своему заместителю по телефону, он должен против вашей фамилии поставить буквы рр (per procurationem) по договоренности) и, подписав письмо сам, приписать ниже: Dictated by Mr <. . . > and signed in his absence Продиктовано г ном <. . . > и подписано в его отсутствие.
ПРАВИЛО 2 Основные части делового письма. Основными частями делового письма являются: • Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица • Ссылки и дата • Внутренний адрес • Обращение • Основная часть письма • Заключительные фразы • Подпись «Шапка» на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона, факс, телекс и телеграфный адрес (они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации. . . ). Многие «шапки» имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые «шапки» могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.
Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т. п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата: • День, месяц, год – русский, британский стандарт; • Месяц, день, год американский стандарт; • Год, месяц, день вариант ISO.
Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса. Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp , Inc или Co. Pte. Ltd сокращение, используемое частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции. Почтовый адрес обычно состоит из названия улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны, в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер «до востребования» . Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и / или адресату.
Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе. Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и, как правило, специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение мадам и месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием. Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится подписью. Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные: • Вниманию конкретного лица; • Краткое содержание письма; • Приложение и копии; • Постскриптум; • Заглавие листа продолжения;
Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”. Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки. Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой нибудь важный аспект. Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма. Например: ООО “Арт Компакт” 2008 06 01 Страница 2 Или: ООО “Арт Компакт” 2008 06 01
Правило 3 Б) ЗАЧИН ПИСЬМА Каждый тип письма предполагает свои характерные виды зачинов. В деловом письме стандартизированность самая высокая; в дружеском – самая низкая. Для делового письма в зачине обязательно указывается адрес: место, откуда письмо отправляется, и дата. 1. Адрес 2. Место и дата написания письма 3. Обращение
МЕСТО НАПИСАНИЯ И ДАТА В ПИСЬМЕ Указание места и даты написания в зачине деловых писем обязательно. Эти данные располагаются в правом углу письма. В остальных типах писем чаще всего дата и место написания пишутся также справа. Хотя строгого предписания на этот счет нет. Место написания письма — это географическое наименование: от самого широкого — названия государства (Российская Федерация), до узкого — название города (г. Москва, г. Санкт Петербург), деревни (дер. Вязники), поселка (пос. Дубрава). Кроме того, это могут быть условные наименования места и организации и т. д. Дата написания письма чаще всего включает число, месяц и год. Для деловых писем эти три элемента являются обязательными. Причем способ оформления их различный: в коммерческом письме рекоменду ется месяц писать полным словом, например: 30 августа 2008 г. , или « 30» августа 2008 г. (число может быть заключено в кавычки, слово «года» пишется сокращённо). В других типах писем месяц может обозначаться цифрой, римской или арабской, например: 8. Х. 2008 г. , 8/Х. 2008, 8 Х 2008, 8. 10. 2008 г.
Примеры: Деловое письмо МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Москва, 20 июня 2008 г. Уважаемые господа! С благодарностью подтверждаем получение письма. Официальное письмо Санкт Петербург, 11 января 2008 г. Многоуважаемый Сергей Викторович! С благодарностью получили Ваше письмо. Частное неофициальное письмо Москва, 18. 1. 2008 г. Дорогой Сергей Викторович! Получил Ваше письмо, огромное спасибо.
В) ОБРАЩЕНИЯ В ПИСЬМЕ Выбор этикетных форм обращения определяется нормами русского речевого этикета: Уважаемый( ая, ые) господин директор! Многоуважаемые госпожа Орлова! Глубокоуважаемый ( ая, ые) коллеги! Дорогой ( ая, ие) господа! господин президент! Юрий Денисович! Юлия Петровна! Господин редактор Смирнов! Госпожа Браун! Госпожа Смирнова! Друзья! Коллеги! Дорогие друзья! Дорогие коллеги!
Комментарии Если деловое письмо адресуется конкретному лицу в учреждении (директор, декан и т. п. ), то в обращении употребляется или наиме нование должности, или фамилия со словом господин, госпожа. Если же неизвестно, к каким конкретно лицам в учреждении надо обратиться, то используется обращение: Уважаемые господа (коллеги, друзья)! В письмах к отдельному лицу предпочтительнее обращение по имени и отчеству, если они известны отправителю. Если же они неизвестны, то обращением служит наименование должности, звания и т. п. , напр. : Уважаемый господин декан. В международной переписке употребляются также слова: господин ( жа), господа. В коммерческой переписке между предприятиями, фирмами и т. д. , где не предполагается конкретное лицо, обращение не предусмотрено.
Примеры: Московский государственный университет им. М. В. Ломоносова « 30» августа 2008 Многоуважаемая профессор Смирнова! Благодарим за Ваше согласие принять участие в нашей конференции. Иркутск, Лесная ул. , 5 тел. Факс(412) 310 56 08 от 13. 04. 2008 Уважаемые друзья! Мы внимательно изучили Вашу просьбу и готовы на неё откликнуться в самое ближайшее время.
Правило 4 Г) КОНЦОВКА ПИСЬМА Концовка письма так же, как и зачин, имеет нормированную по следовательность частей. Деловое письмо в концовке может содержать просьбу ответить и заканчивается подписью официального лица с указанием его дол жности (в некоторых случаях в конце такого письма стоит круглая печать). Частное официальное письмо может заканчиваться прощанием, фразами, сопровождающими прощание (просьба писать, пожела ния) и подписью. Если в начале письма не указывались дата и место написания, эти сведения могут сообщаться в конце письма.
Итоговые стереотипные фразы: Просьбы писать: Просьба подтвердить получение письма прислать Ваши предложения сообщить Ваше мнение (решение) Убедительно просим сообщить Настоятельно хотим просить Вас Со своей стороны хотели бы предупредить Вас Извинения, поздравления, пожелания, благодарности: Разрешите поблагодарить Вас за… Позвольте поздравить Вас с… Хотелось бы извиниться перед Вами за… Примите наши поздравления (извинения) (нашу благодарность)
Предположения, что переписка будет нормальной: В надежде на Ваш быстрый ответ Надеемся получить Ваш ответ На получение Вашего ответа на продолжение переписки Желательно получить Ваш ответ как можно скорее Желательно было бы Хотелось бы
ПОДПИСЬ В КОНЦЕ ПИСЬМА Подписывается деловое письмо от имени учреждения должностью подписывающего лица и его фамилией с расшифровкой фамилии. Частные официальные письма подписываются чаше всего фами лией отправителя или же именем и отчеством. Расположение элементов начала и конца в деловом письме. Итоговые фразы (просьба, поздравление, благодарность, извинение). Предположение, что переписка будет регулярной Уверения в уважении Должность, подпись Возможно «Приложение» в деловом письме.
СХЕМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ЗАГОЛОВОК (название и адрес организации отправителя) Место и дата Внутренний адрес (наименование и адрес получателя) КАС: (обращение) (текст письма) ……………………………………………………………. ПРИЛОЖЕНИЯ: Формулы вежливости Должность подпись (Расшифровка подписи)
Пример делового письма: Председателю ООО «Прогресс» г ну В. В. Никифорову 14 ноября 2008 г. Уважаемый господин председатель! ………………………………………………. . Просьба ответить на наше предложение …. С уважением Представитель ЗАО «Кристалл» [подпись) (О. Макаров)
Комментарий По правилам русской пунктуации запятая после слов «с уважением» не ставится, так как по смыслу они связаны с подписью. Однако, подражая английской пунктуации, многие предприятия России используют запятую. Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе. Если пишется письмо впервые, необходимо начать его с представления своей организации, ее целей и задач, которые она ставит перед собой в сфере международной деятельности. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть на языке партнера или на английском языке. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: "Искренне Ваш", "С уважением" и т. п. Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью.
Д) Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того, в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц. Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.
В письмах используются речевые стандарты, принятые в деловых письмах. 1. Это термины, профессионализмы, связанные с тематикой писем: бухгалтерские, юридические, экономические, торговые и т. д. (спрос, экспорт, импорт, поставщик, контракт и т. п. ). 2. Это административно хозяйственные обороты речи (настоящим сообщаем, вышеуказанные данные, надлежащим образом и т. п. ). 3. Вместо глаголов употребляются отглагольные существительные (назначение, одобрение, согласие и т. п. ) 4. Широко представлены сложные предлоги и выражения : в течение, в связи с, в соответствии с чем, в результате чего, в целях, в силу и т. п. 5. Местоимения Я и МЫ избегаются. Предпочитаются конструкции типа: Предложение одобрено нашей организацией. Оплата счёта нами гарантируется. Дирекция нашего банка не возражает. 6. Должности, звания употребляются только в форме мужского рода. Например: сотрудник банка О. С. Миронова, работник прокуратуры П. В. Воробьёва. 7. В тексте письма Вы и Ваше пишутся с прописной буквы, если они относятся к одному лицу: "Хотел бы Вас повидать", "Получил Ваше письмо".
Е) ВИДЫ ПИСЕМ и ТИПИЧНЫЕ КЛИШЕ в ЭТИХ ПИСЬМАХ Типичными для всех вводов писем являются такие клише: 1. В письме (что то) описывается, излагается, сообщается, рассматривается, анализируется, отмечается, подчёркивается, освещается, разбирается, констатируется, затрагивается (вопрос, проблема), затронуто (такой вопрос), приводится (данные, выводы, результаты анализа, аргументация), (чему то) даётся обзор, даётся описание, даётся анализ, уделяется внимание, даётся оценка, (на что то) обращается внимание, (о чём–то) говорится, формулируется позиция, идёт речь. Настоящим сообщаем (Вам) С удовлетворением подтверждаем С сожалением уведомляем (Вас) К нашему крайнему сожалению напоминаем (Вам) Согласно Вашей просьбе ставим Вас в известность Ссылаясь на Вашу просьбу, доводим до Вашего сведения В ответ на Ваше письмо информируем (Вас) В подтверждение Вашего письма отправляем (Вам) Для вашего сведенья отсылаем (Вам) Позвольте уведомить (Вас) Разрешите поставить Вас в известность
Нам необходимо известить (Вас) хотелось бы довести до Вашего сведения Мы вынуждены подтвердить должны констатировать считаем своим долгом написать (Вам) хотели бы адресовать (Вам) Скрепы присоединения: Дополнительно ( к вышеуказанному) сообщаем В дополнение ( к вышеизложенному) следует добавить Одновременно с этим необходимо Вас уведомить К тому же стоит отметить Кроме того нужно отметить Также мы вынуждены обратить внимание При этом нам хотелось бы дополнить Ещё мы должны ознакомить (Вас) Добавим к этому, что… кроме того, что… также, что во первых, … во вторых, …. в третьих, …. наконец, Скрепы –противопоставления: Однако мы вынуждены сказать Тем не менее, нам приходится сообщить Несмотря на это, необходимо отметить Но
2. Подчёркивается важное Мы останавливаемся (на чём), касаемся(чего), ссылаемся (на данные, факты, цифры, положение), приводим (такие примеры), доказываем, выделяем, заостряем внимание (на чем), акцентируем внимание. 3. Выражается позиция Мы соглашаемся (с чем), согласны (с кем), одобряем, подтверждаем, утверждаем, разделяем точку зрения, отрицаем, не можем согласиться, возражаем, оспариваем, полемизируем, критикуем, расходимся во взглядах, опровергаем, спорим, выдвигаем противоположное мнение, придерживаемся другой точки зрения, наши взгляды не совпадают (расходятся) 4. Высказывается убежденность Мы убеждены, уверены, не сомневаемся, считаем, полагаем, это очевидно, само собой разумеется, нет сомнения в том, что…
5. Дается обобщение, итог Исходя из вышеизложенного, следует В заключение необходимо Суммируя все изложенное выше, нам хочется В связи с перечисленным выше нам хотелось бы Таким образом, считаем необходимым сообщить В итоге, Итак, Одним словом, Подводя итоги, Обобщая сказанное, Подытоживая, Приходим к выводу Следовательно
1. ПИСЬМО СООБЩЕНИЕ, ИЗВЕЩЕНИЕ, ИНФОРМАЦИЯ – письма, в которых что либо сообщается или утверждается. О бычно являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (извещаем) о том, что… Информируем… Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность, Настоящим сообщаем Вам о том, что. . . (Кроме того) Мы вынуждены также поставить Вас в известность…… В заключение письма позвольте ещё раз напомнить Вам, что. . Мы получили Ваше письмо…от…, и в ответ на него хотели бы сообщить следующее…. Одновременно (дополнительно к изложенному выше) нам бы хотелось поставить Вас в известность относительно сроков заезда…Однако (несмотря на это) мы согласны начать переговоры… или о … В подтверждение нашей телеграммы от. . . сообщаем, что. . . Что касается сроков поставки, то напоминаем Вам, что, согласно Вашей просьбе…. Что же касается сроков гарантии, то мы рады сообщить Вам о своей готовности. . . Однако окончательно решить. . .
Примеры: 1. …Дополнительно к вышеизложенному мы должны добавить, что сведения, которые были отправлены Вам в предыдущем письме, несколько устарели. Однако, к сожалению, новые сведения мы можем Вам переслать не ранее, чем через месяц. Итак, заключая всё сказанное, мы считаем целесообразным отложить переговоры до мая месяца сего года. 2……Мы с удовольствием ознакомились с содержанием Вашего письма и хотели бы сообщить Вам некоторые свои встречные предложения. При этом мы просим учесть и те предложения, которые были уже нами отправлены 14 октября с. г. Добавим к тому, что уже было предложено, следующее. Во первых, срок выполнения заказа следует перенести с … на…. Во вторых, что касается программы обучения, то мы полностью полагаемся на Вас. . .
2. СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму: Сообщаем, что направляем (высылаем) Вам… К данному письму прилагаем (приложены) (следующие документы). 3. ПИСЬМО НАПОМИНАНИЕ – письмо о нарушениях сроков, о договорённости и т. п. Напоминание выра жается такими фразами: Напоминаем, что. . . срок нашей договорённости истекает. . . В связи с приближением срока доставки товара. . . Из за истечения указанного срока. . . Ваша организация до сих пор не выслала нам обещанную лите ратуру. По условиям нашего соглашения Ваша фирма должна произвести оплату 16 мая 2006. 4. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего либо (места работы). Эти письма имеют повышенную правовую функцию. Письма гарантии используют такие фразы: Оплату наша фирма гарантирует. Качество нашей продукции гарантируется. Сроки выполнения нами гарантируются.
5. ПИСЬМО ПРОСЬБА, ЗАПРОС, ПРЕДЛОЖЕНИЕ, ПРИГЛАШЕНИЕ Просьбы типичны для всех видов деловых писем и тематика их различна. Среди этих писем находится и инициативное письмо – письмо, требующее ответа. Оно выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких либо вопросов. Просьбы выражены в письме– запросе – коммерческом документе, представляющим собой обращение импортера к экспортеру с какой либо просьбой. Письмо–приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком либо проводимом мероприятии, также использует типичные фразы просьбы. Адресуется как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Письмо предложение имеет цель заинтересовать и уговорить. Прежде чем приступить к написанию, необходимо: как можно лучше разобраться в продукции, идее или услуге (принцип действия, конструкция, обслуживание, цена, достоинства, чем отличается от конкурирующих аналогов, гарантии и т. п. ; навести справки о лице (группе лиц), которому адресуется письмо, чтобы затронуть его чувства или интересы.
Письмо предложение: 1. Привлечение внимания читающего. В самом начале письма необходимо пробудить любопытство ("самое большое достоинство нашей продукции в том, что. . . "), предложить снижение цены ("две пары сапог по цене одной"), намекнуть на особую актуальность предложения ("сегодня более 1 млн человек читают нашу газету. . . "). Характерные ошибки: неумение и нереальные вопросы типа: "Как удвоить доходы и уменьшить количество рабочих часов в неделю? "; не относящиеся к делу заявления ("между прочим, ты не обязан быть миллионером") выглядят интригующе, но неуместно. Основное правило связь вступительного заявления с товаром. 2. Стимулирование интереса содержанием текста. Ваша цель вызвать желание приобрести товар. Акцент должен делаться на основные моменты: описание товара и сообщение о его качестве или о результатах пользования товаром. Например, при продаже газонокосилки лучше не рекомендовать клиенту машину, а подчеркнуть его удовлетворение фактом хорошо скошенной травы. 3. На этом этапе настроение читающего письмо должно смениться с "хотел бы это иметь" на "мне это действительно необходимо". Здесь вы должны обратиться либо к чувству, либо к логике, либо к тому и другому сразу. Например, продавец автомобилей может делать упор на логику (трехлетняя гарантия) или на эмоции (новая марка автомобиля, какой нет еще ни у кого в этом городе, районе). 4. Завершение письма должно указывать на конкретный поступок, который следует совершить читающему. Некоторые хорошо проработанные по первым трем позициям письма не имеют эффекта из за того, что в них не сформулировано конкретное ожидаемое действие. В конце письма предложения можно еще раз кратко напомнить адресату аргументы в пользу приобретения данного товара, услуги, идеи.
Пример письма предложения: "Вы хотите сделать свою квартиру более привлекательной и удобной? Не забивать себе голову покраской стен? Владелец квартиры тратит массу времени и денег, чтобы поддерживать ее в хорошем состоянии. Вы отлично это знаете и хотели бы найти возможность сэкономить деньги и время. Представьте, что ваша квартира выглядит лучше, а у вас появилось больше свободного времени. Вы будете делать все, что душе угодно, а не как обычно красить, чистить и заниматься ремонтом. Людей, которые имели дело с нами, т. е. с фирмой. . . (название), легко узнать, потому что они чаще улыбаются. Почему бы и не улыбаться, если тебе не нужно больше ничего красить и чистить? Заполните купон с маркой и тотчас же отправьте его. В ответ мы вышлем брошюру с подробной информацией. Когда вы увидите, как наша фирма может улучшить вашу квартиру, то зададите себе вопрос: "Почему я не сделал этого раньше? "
Вполне вероятно, что, прочитав такое интересное письмо, адресат непременно станет клиентом этой фирмы. При всей кажущейся простоте и надежности письма этот метод установления контактов имеет много "подводных рифов", и прежде всего низкий коэффициент полезности одного письма. Как показывает статистика, вероятность получения ответа на одно письмо составляет не более 5 8%. Опытные бизнесмены, начинающие дело, рассылают письма одновременно в несколько адресов, а через несколько дней звонят своим адресатам.
Фразы, типичные для этих писем: Настоящим просим Вас сообщить о Ваших планах ( подтвердить получение заказа, не задерживать ответа, уведомить нас о дате Вашего приезда, выслать нужные документы, держать нас в курсе дела…) Убедительно просим Вас приложить все силы к тому, чтобы выполнить наш заказ Обращаемся к Вам с просьбой ( с предложением) выслать нам… Нас интересуют (интересны, нужны) дополнительные сведения (предложения, Ваше согласие, подтверждение) Мы заинтересованы в сотрудничестве. Не откажите в любезности сообщить Ваши условия Мы должны просить Вас о… хотим хотели бы вынуждены
Разрешите (позвольте) пригласить Вас в нашу страну ( предложить Вам посетить наш институт) Мы хотели бы принять Вас ( Ваших представителей) в нашей Академии. Нам хотелось бы… Мы рады будем Мы с радостью готовы Не согласитесь ли Вы посетить нашу организацию? Не хотели бы Вы Не могли ли бы Вы Мы надеемся, что Вы примите наше приглашение Нам хотелось бы надеяться на Ваше согласие Мы выражаем надежду (уверенность), что Ваши ученые примут участие в нашей конференции Примеры: Настоящим просим Вас сообщить, какие документы должны быть Вам высланы для получения нами визы Мы заинтересованы в сотрудничестве с Вашей организацией и просим выслать нам Ваши рекламные материалы. Настоятельно просим не задерживать отправку нужной документации.
6. ПИСЬМО ОТВЕТ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса (принятие предложения или отказ от него). В ответ на Ваше письмо от (число, месяц, год) за ( номер)… сообщаем Отвечая на Ваше письмо от…за…, сообщаем… Отвечаем на… Отвечаем, что получили… В подтверждение вашего письма от. . за… сообщаем, что… Подтверждаем, что получили Ваше письмо… Настоящим с благодарностью подтверждаем получение… (Настоящим) сообщаем (уведомляем, ставим в известность) доводим до Вашего сведенья), что получили Ваше письмо. . Ссылаясь на Ваше письмо от. . за. . , сообщаем… Несмотря на Ваше молчание, считаем возможны (целесообразным, желательным, необходимым, нужным) уведомить Вас… Несмотря на отсутствие подтверждения с Вашей стороны, ….
Примеры: Многоуважаемые господа! С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от 14 марта с. г. и подписанных Вами экземпляров протокола. . . Уважаемый профессор Никитин! Несмотря на отсутствие подтверждения с Вашей стороны, считаем возможным ещё раз напомнить Вам, что Ваш доклад на конгресс планируется на 28 августа 1984 года. Оргкомитет
7. ПИСЬМО – СОГЛАСИЕ И ОТКАЗ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ И ПРИГЛАШЕНИЕ А) Согласие в ответ на просьбу… Ваша просьба (нами) удовлетворена. рассмотрена. решена положительно. выполнена в ближайшее время. Ваш заказ может быть нами в ближайшее время, выполнен в установленные нами сроки и т. д. Ваш заказ нами принят. Ваше предложение принято рассмотрено, нас устраивает. Мы имеем возможность (приглашение). удовлетворить Вашу просьбу. Ваше приглашение Нами принято, Мы принимаем (приняли) с благодарностью. Мы согласны принять Ваш заказ (Ваше предложение), удовлетворить Вашу просьбу. В ответ на Вашу просьбу (Ваше предложение, приглашение) сообщаем, что мы Относительно Вашего запроса согласны. . .
Б) Неопределённый ответ Ваша просьба (Ваше предложение, пригла шение) находится на рассмотрении (в стадии рассмотрения, изучения), передана ( о) на рассмотрение, может быть выполнена ( о) в случае. (в случае, если. . . ). при условии. . . (при условии, если. . . ) Ваше предложение изучается (рассматривается и т. д. ). может быть принято в случае. Ваше предложение (приглашение) в целом (нами) принимается С Вашим предложением в целом мы согласны. Нам необходимо уточнить условия (изменить сроки и т. нужно надо следует Мы должны хотим ( хотели бы) О результатах рассмотрения Вашего предложения (заказа) сообщим (информируем Вас) дополнительно. По получении результатов рассмотрения ответ Вам будет послан незамедлительно.
В) Отказ в ответ на просьбу, предложение, приглашение и претензию. Письмо отказ на просьбу, предложение, приглашение и претензию клиента или партнера требует продуманности и правильного изложения. . . Правильно написанное письмо отказ выполняет важную роль в сфере "паблик рилейшнз" помогает, несмотря на отказ, сохранить о вас хорошее мнение и поддерживать отношения с клиентом. Начало письма должно нести нейтральный комментарий, в котором вы перечисляете то, с чем согласны. Избегайте всего, что может вызвать впечатление, будто претензии можно удовлетворить или же они с ходу были отвергнуты (слова "однако", "но", "к сожалению"). Перечисление и объяснение причин отказа предваряет сам отказ. Ясное и правдоподобное объяснение поможет получателю проглотить его более или менее безболезненно. Перечисляя причины отказа, избегайте чрезмерных объяснений (в случае необоснованных претензий извинения не обязательны), не прячьтесь за бюрократические процедуры или правила (это неубедительно), не отвечайте слишком кратко или общо (теряется связь между объяснением и самой проблемой). Отказ должен логически вытекать из предыдущего содержания письма. Если причины перечислены достаточно ясно, человек в большинстве случаев примет отказ еще до того, как до него дойдет очередь. Позитивная концовка должна создать у получателя впечатление, что больше заинтересованы им самим, чем отказом. Даже если невозможно положительно решить вопрос клиента, надо поддержать доброе имя фирмы и выразить готовность продолжать сотрудничество.
Отказ в кредите. Нейтральный комментарий: "Благодарим за заказ вашим магазином 300 аппаратов для распыления средств защиты растений. Крупный заказ говорит о том, что вы ожидаете прибыльной торговли весной". Изложение причин отказа: "Репутация вашего предприятия как кредитоспособного свидетельствует о предприимчивости и оперативности". Отказ: "Ожидаемое весной оживление в экономике, вероятно, улучшит ваши позиции. По прежнему предлагаем наши услуги на основе оплаты наличными или чеком. Этот вид оплаты дает возможность 2 процентной скидки". . . Позитивная концовка: "Кроме снижения стоимости, этот вид оплаты означает возможность закупки любого количества товара. Ваши заказы будут реализованы незамедлительно по получении оплаты". В ответ на Ваш ( у, е) запрос (заказ, просьбу, предложение) с сожалением сообщаем вынуждены сообщить мы должны ответить отказом Ваш ( е) заказ (запрос, предложение не может быть (нами) принят мы не можем принять Вашу просьбу мы не можем удовлетворить. Ваша просьба, к сожалению, не может быть удовлетворена. Мы не считаем возможным принять Ваше предложение. Мы не имеем возможности согласиться на Ваши условия У нас нет возможности принять Ваши условия Мы готовы ещё раз вернуться к этому вопросу Мы можем (согласны) рассмотреть Ваше предложение повторно
Примеры: В ответ на Ваш запрос от 17 октября с. г. высылаем Вам технические данные машин (материалы прилагаются) и сообщаем, что Ваш заказ нами принят на условиях, подписанных нами 6 сентября. В ответ на Ваше приглашение от 16. 5. 06. г. сообщаем, что мы его принимаем с благодарностью и в свою очередь просим Вас прибыть к нам с ответным визитом в приемлемые для Вас сроки. Сообщаем, что Ваш запрос от 18 мая с. г. находится в стадии рассмотрения. О результатах рассмотрения Вашего предложения сообщим Вам дополнительно. С Вашими предложениями в целом согласны. Однако нам необходимо уточнить пункт № 4 Ваших условий. Ваше приглашение с благодарностью будет нами принято в том случае, если Вы согласитесь изменить срок нашего приезда. В ответ на Ваш заказ от 16 го с. м. вынуждены сообщить, что заказ не может быть нами принят по соображениям, которые нами уже были высказаны в письме от 26 ноября с. г.
8. ВЫРАЖЕНИЕ МНЕНИЯ В ПИСЬМЕ Позволь ( те) Разреши ( те) Мы (Я) хотим (хочу) Мы (Я) бы хотели (хотел, а), высказать (написать) наше (моё, своё) мнение, выразить Вам (тебе) наше (моё, своё) отношение поделиться с Вами (с тобой) своими мыслями Нам (Мне) хотелось бы Мы (Я) должны ( жен, жна) Нам (Мне) необходимо (нужно), Я не могу, Не позволю себе Мы (Я) считаем ( ю), что так было бы целесообраз нее т. д. и уверены ( ен, а), убеждены ( ён, ена), Думаем ( ю), что это верно полагаем ( ю), что м (я) правы (прав, а Мы ( я) придерживаемся ( юсь) такого мнения. . . разделяем ( ю) следующую (такую) точку зрения, Категоричность мнения смягчается в том случае, если вводится сослагательное наклонение, модальное, вводное слово, Я хотел бы поделиться своими мыслями.
Примеры: Настоящим письмом мы хотели бы познакомить Вас с нашим мнением по интересующему Вас вопросу. Мы полагаем, что. . . Такова наша окончательная позиция, которая пересмотру не подлежит. В решении данного вопроса мы придерживаемся следующего мнения. . . Мы уверены, что этот вопрос может быть решён только с изло женных выше позиций.
9. СОГЛАСИЕ, НЕСОГЛАСИЕ С МНЕНИЕМ КОРРЕСПОНДЕНТА Согласие или несогласие с мнением корреспондента (или сомне ние в правильности его мнения) обычно выражается в ответном письме. Поэтому оно нередко вводится упоминанием о том, что высказал в своем письме «собеседник» , например: В своём письме Вы пишете, что повести этого писателя интересны и самобытны. Вполне согласен с Вами. (Не могу с этим согласиться). Согласие и несогласие с мнением корреспондента характерны для всех видов писем. Эта часть информации помещается в любой части письма.
А) Согласие с мнением корреспондента Я совершенно, абсолютно, безусловно) согласен ( сна) с Вашим (твоим) мнением. с мнением, высказанным в Вашем письме, с Вами (с тобой), с этим. Разделяю Ваше (твоё) мнение (твою точку зрения). Присоединяюсь к Вашему (твоему) мнению, Придерживаюсь того же (такого же) мнения. Я уверен (а) , что это так. что Вы (ты) правы (прав, а). Я тоже так думаю. Я тоже так считаю. Я думаю (об этом) так же, как и Вы (ты). Я не возражаю против Вашего (твоего) мнения. Я, пожалуй, могу согласиться с Вами (с тобой). Вы (ты) не ошибаетесь ( ешься). Я уверен(а), что Вы (ты) правы (прав, а) Я убежден ( ена), что Ваше мнение правильно. Конечно, это правильно Разумеется, Безусловно, Ваше (твоё) мнение правильно. Ваши (твои) выводы (суждения)правильны (бесспорны). Наши мнения ( взгляды вкусы) сходятся, совпадают. Этого нельзя отрицать. С этим нельзя не согласиться. Против этого не возразишь (ничего не скажешь). Иначе быть не может! А как же иначе?
Б) Несогласие с мнением Мы (я) совершенно не согласны(согласен, а) с Вашим (твоим) мнением, Мы (я) не разделяем ( ю) Вашего (твоего) мнения. / не можем разделить Вашу (твою) точку зрения. присоединиться к Вашей (твоей) точке зрения, согласиться с Вами (с тобой). Я не придерживаюсь такого мнения (такой точки зрения). Мы (я) позволим ( ю) себе возразить Вам. Позвольте (мне) не согласиться с Вами. возразить Вам. Разрешите высказать иное мнение ( иную точку зрения). (Я) уверен ( а), что это не так убеждён ( ена), что Вы (ты) не правы (не прав, а). думаю, что Вы (ты) не правы (не прав, а). полагаю, что Вы (ты) не правы (не прав, а). что всё иначе. что Ваше (твоё) мнение неправильно. что Вы (ты) ошибаетесь ( ешься). Я хочу возразить Вам. хотел ( а) бы Мне хочется Я не могу не Я думаю иначе (не так). Я иначе, чем Вы, думаю об этом
Примеры: Уважаемый господин Никаноров! В Вашей статье высказана мысль о том, что популяризация учёных знаний должна быть поставлена ещё более широко. Это правильно, и, разумеется, каждый согласится с Вами. Однако о конкретных путях, предлагаемых Вами, можно поспорить. Многоуважаемый проф. Селезнёв! В последнем номере «Вестника МГУ» прочитала Вашу статью, которую Вы сами назвали полемической. На мой взгляд, Вы абсолютно правы. Я полностью разделяю Ваше мнение. Уважаемый Сергей Апполинариевич! Вы высказываете мнение о том, что опыт, поставленный в нашей лаборатории, не оправдал себя. С Вами невозможно согласиться. Уважаемая Анна Григорьевна 1 Вы высказываете мнение, что новый материал, полученный в Вашей лаборатории, сможет заменить 15 видов ранее известных. Допустим, что это так, хотя и сомнительно. Хотелось бы получить более убедительные доказательства.
10. ПИСЬМО – БЛАГОДАРНОСТЬ Благодарим Вас за Ваше предложение Мы признательны Вам за Вашу помощь Выражаем нашу признательность (благодарность) за то, что… Разрешите ( позвольте) выразить Вам нашу искреннюю признательность Нам бы хотелось поблагодарить Вас за… Это очень любезно с Вашей стороны Мы тронуты Вашим вниманием С благодарностью извещаем Вас… С признательностью подтверждаем… Мы получили Ваше письмо от…за…, за которое Вам признательны (благодарны) С удовлетворением сообщаем Выражаем удовлетворение от Вашего письма Мы удовлетворены результатами наших переговоров Заранее благодарим Вас (признательны Вам, выражаем признательность) за Ваш ответ на наше предложение
11. ПИСЬМО НЕОДОБРЕНИЕ, СОЖАЛЕНИЕ, УПРЕК Выражаем наше сожаление (недоумение, неудовлетворение) по поводу Вашего отказа Сожалеем, что до сих пор не получили Вашего ответа на наш запрос Сожалеем об отсрочке Вашего приезда С неудовлетворением (сожалением, недоумением) узнали о нарушении условий нашего договора Вынуждены (не можем не) напомнить Вам об условиях нашего договора Разрешите (позвольте) выразить Вам наше неудовлетворение (сожаление, недоумение, несогласие Примеры: Сожалеем о том, что до сих пор нами не получен ответ на наш запрос № 30/76 от 15 мая с. г. Не получив в срок Ваши материалы, с сожалением констатируем, что не сможем их опубликовать в сборнике тезисов. Выражаем своё недоумение по поводу отсутствия ответа на наш второй запрос и сообщаем, что будем вынуждены прервать переговоры. Позвольте выразить наше удивление по поводу того, что мы не получили Вашего ответа на наш повторный запрос. К сожалению, мы не удовлетворены результатами переговоров и вынуждены прервать наши контакты.
12. ПИСЬМО ИЗВИНЕНИЕ. ОПРАВДАНИЕ Разрешите (позвольте) извиниться перед Вами за задержку ответа. Приносим наши искренние (глубокие) извинения Нам хотелось бы принести свои извинения за то, что… Мы виноваты перед Вами В своё оправдание мы должны сообщить… В ответ на Ваши упрёки ( ваше недовольство, недоумение) должны Вам сообщить, что… Признавая правоту Ваших упрёков, должны в своё оправдание сообщить Вам, что Разрешите выразить Вам наши сожаления по поводу Вашего недовольства и принести наши искренние извинения
13. ПИСЬМО ПРИВЕТСТВИЕ, ПОЗДРАВЛЕНИЕ, ПОЖЕЛАНИЕ Разрешите (позвольте) поздравить Вас с национальным праздником… Поздравляем Вас с Новым годом и желаем Вам больших успехов! От всего сердца (сердечно, от всей души, горячо, искренне) хотелось бы поздравить Вас с…. и пожелать здоровья, творческих успехов, большой работоспособности. Примите наши поздравления в связи с присуждением Вам звания…. Приветствуем Вас и поздравляем с открытием зимней олимпиады в Вашей стране Примите наши искренние пожелания больших достижений (новых успехов) Шлем Вам наши приветствия и наилучшие пожелания. Поздравления нередко сопровождаются похвалой, одобрением, комплиментарностью в адрес корреспондента. Мы восторгаемся (восхищаемся) Вашей работоспособностью (Вашим талантом, Вашими успехами). Мы хотим (нам бы хотелось. Не можем не) выразить Вам свое искреннее восхищение Вашими трудами. Мы Вас высоко ценим за Вашу отзывчивость (душевность)! Вы для нас образец (пример) высокой нравственности (духовности, честности) Ваша работа заслуживает самой высокой оценки.
Пример: Глубокоуважаемая Анастасия Викторовна! Разрешите нам, Вашим коллегам, присоединиться к многочисленному хору поздравлений, которые звучат сейчас в честь Вашего замечательного юбилея. 50 летие – это большое, важное и волнующее событие в жизни каждого человека. Нам приятно сознавать, что Вы встречаете свой юбилей в расцвете физических и творческих сил, полной энергии, умудренной жизненным опытом и знаниями. Мы высоко ценим Ваш светлый ум, Вашу душевность, спокойный и дружелюбный характер и большое трудолюбие. Мы гордимся Вашими творческими успехами! Желаем Вам, дорогая Анастасия Викторовна, новых больших успехов в труде, крепкого здоровья и личного счастья. Искренне Ваши коллеги
14. ПИСЬМО СОБОЛЕЗНОВАНИЕ Соболезнование является единственной темой письма. Это форма выражения сочувствия по поводу смерти человека или другого большого несчастья. Выражаем Вам свое глубокое соболезнование по поводу кончины (стихийного бедствия) Приносим Вам свои глубокие соболезнования в связи с кончиной (постигшим бедствием) Примите наше искреннее соболезнование по поводу… Позвольте (разрешите) выразить Вам наше соболезнование по поводу… (в связи с …) С глубоким прискорбием узнали о постигшем Вас несчастье. Мы скорбим вместе с Вами. Мы разделяем Вашу скорбь (горе)… Мы подавлены (потрясены) горем, обрушившимся на Вас. Мы понесли тяжелую утрату. Нас постигла тяжелая утрата. Светлая память о нем (о ней) навсегда останется (сохранится) в наших сердцах.
Ж) СЕТЕВОЙ ЭТИКЕТ (e mail) Правила этикета при общении по электронной почте (из справочной системы Pegasus Mail) В этом документе описываются простые правила этикета при общении пользователей по электронной почте. Адреса и персональные имена Тема письма (Subject) Длина, содержание и формат письма Ответы Подписи Простые правила вежливости "Смайлики" И наконец. . .
Адреса и персональные имена Персональное имя (не то же самое, что подпись) произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария. Если ваша система позволяет, всегда пишите персональное имя: оно является для вас лучшей "визитной карточкой", чем адрес e mail. Используйте осмысленные имена. Выражения типа "догадайся сам" не только мешают определить автора письма, но и оскорбляют адресата. Если ваша почтовая система позволяет отправлять письма вместе с именами адресатов, используйте эту возможность. Таким образом, администратору сети будет легче найти адресата по имени, если сам адрес окажется ошибочным. Пример: адрес 344188@foo. chaos. com содержит меньше информации, чем 344188@foo. chaos. com (Ford Prefect). Тема письма (Subject) Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все мэйлеры позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту. Избегайте бессмысленных названий. Например, отправляя письмо службе технической поддержки Word. Perfect, не следует называть его Word. Perfect с тем же успехом вы могли бы вообще ничего не писать. Если вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название. Точный заголовок самый простой способ определить тему беседы, и если вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.
Длина, содержание и формат письма Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу. Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно. Не пишите весь текст заглавными буквами его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений. Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании (по моему опыту, самое безграмотное сообщение электронное). Если вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были изложены правильно.
Избегайте публичных флэймов писем, составленных под влиянием эмоций. Послания, отправленные в момент душевных переживаний, чаще всего только ухудшают ситуацию. Возможно, позже вы будете раскаиваться в своих словах, поэтому перед тем как начать "флэймовую войну", спокойно обдумайте положение. (Попробуйте сварить себе кофе удивительно, как быстро улягутся ваши эмоции с помощью чашечки хорошего кофе. ) Если ваш мэйлер поддерживает различные параметры оформления текста (жирный шрифт, курсив и т. д. ), убедитесь, что мэйлер адресата обладает такими же возможностями. К тому времени, как был составлен этот документ, большинство программ электронной почты в Internet могли работать только с текстом, хотя ситуация, конечно, изменяется. Трижды подумайте перед тем, как включать номер вашей кредитной карточки в свои электронные письма. Электронную почту могут перехватить, и ваш счет в банке подвергнется опасности.
Ответы Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, электронная почта не разговор по телефону в реальном времени, и ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку). Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь. Не переусердствуйте в цитировании предыдущих посланий. Очень неприятно получать обратно собственное письмо на пяти страницах (в качестве комментария) с маленькой припиской типа "я согласен" в конце. Отделяйте каким то образом текст вашего послания от текста цитируемых писем, тогда ваш ответ будет легче читаться. Обычно используется для этих целей знак >, хотя это и не единственный вариант. Старайтесь не смешивать в своем послании информацию общего и личного характера. Спросите себя: так ли уж необходим ваш ответ. Например, если вы получили письмо в результате веерной рассылки, вряд ли стоит извещать каждого из адресатов о своем отношении к нему лучше послать письмо непосредственно автору.
Подписи Подпись небольшой текстовый отрывок в конце сообщения, обычно содержит информацию о контактах. Большинство мэйлеров могут автоматически "приклеивать" подпись к исходящим сообщениям. Подпись интересная вещь, но и в ней надо знать меру. Если можете, используйте подпись. Она должна идентифицировать вас и содержать данные об альтернативных каналах связи (обычный телефон, факс). На многих системах, в частности, тех, где почта проходит через шлюзы, ваша подпись может быть единственным идентификатором. Делайте свою подпись покороче 4 7 строчек вполне достаточно. Неоправданно длинные подписи загружают каналы связи. Некоторые мэйлеры позволяют добавлять случайные строки к вашей подписи: будьте с этим аккуратнее. В любом случае помните:
• Краткость сестра таланта. Цитата на сотни слов из "Критики чистого разума" Канта в качестве подписи вряд ли порадует ваших адресатов. • Понятие "оскорбления" может толковаться очень широко, поэтому старайтесь избегать выражений, которые могут послужить причиной конфликта на религиозной, расовой, политической или сексуальной основе. • Не используйте "местные" (понятные только вам и небольшому кругу лиц) замечания. Вы не найдете понимания у пользователей других городов, стран или культурных сообществ. • Изменяющиеся подписи лучше всего смотрятся, если носят шутливый характер. Высказывания на политическую тему, например, могут расстроить некоторых людей, в то время как короткая шутка только поднимает настроение.
Простые правила вежливости Электронная почта средство связи между людьми, и без правил вежливости здесь не обойтись. Если вы обращаетесь к кому либо с просьбой, не забудьте сказать "пожалуйста". В то же время, если кто то помогает вам, никогда не вредно сказать "спасибо". Хотя это может показаться банальным, вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни и словно забывают о своих манерах в переписке по e mail. Не ждите, что вам ответят немедленно. Тот факт, что вы в течение десяти минут не получили ответа на свой вопрос, вовсе не означает, что адресат вас игнорирует. Помните, что не существует надежной почтовой системы. Неразумно помещать очень личную информацию в электронное письмо, если только вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования. Помните об адресате. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в плохие руки. Включайте в свое письмо полную информацию по теме, особенно, если рассчитываете на квалифицированный ответ. Например, если вы посылаете сообщение "Программа электронных таблиц не работает" в службу технической поддержки компании "Lotus", консультант вряд ли сможет вам помочь ему для этого просто не хватит для этого информации. Вам нужно включить детальное описание проблемы, не забывая указать версию программы, которой вы пользуетесь.
«Смайлики» Хотя электронная почта похожа на разговор в реальном времени, она лишена возможности жестикуляции. Для решения этой проблемы в Internet используются "смайлики" последовательности ASCII символов, которые напоминают лицо, если смотреть на них, повернув голову набок. Чаще всего применяют такие "смайлики": : ) или : ) улыбка; обычно используется для выражения радости, удовольствия (иногда встречается или "усмешка"). : ( или : ( несчастное лицо; выражает сожаление или разочарование. ; ) или ; ) подмигивающее лицо; обычно выражает иронию и означает, что слова не следует понимать слишком буквально. Существуют сотни различных "смайликов", одни используются чаще, другие реже. Правильное использование "смайликов" способно придать вашему письму живой характер и даже заменить жестикуляцию. Однако не переусердствуйте. В деловой переписке их надо избегать. И наконец. . . Помните, что e mail средство связи с живыми людьми. Перед тем, как послать письмо, прочтите его внимательно еще раз и поставьте себя на место получателя.
Факс Любой деловой контакт немыслим без обмена посланиями по факсу. В американской традиции принято иметь стандартную первую страницу (Cover page) для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы. Бланк должен выглядеть так: в верхней его части размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в самом низу по всей длине строки адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (facsimile message). Далее страница оформляется примерно так:
Скачать презентацию РАЗДЕЛ I ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ 1
Презентациякультура деловой переписки.ppt