РАЗДЕЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

РАЗДЕЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Номенклатура дел организации

Вопросы 1. Номенклатура дел: основные положения 2. Порядок разработки и применения номенклатуры дел организации

Номенклатура дел: основные положения Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел: основные положения Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел: основные положения Назначение номенклатуры дел: • систематизация документов , т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных; • указание на сроки хранения документов , т. е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа (первый этап экспертизы ценности документов);

Номенклатура дел: основные положения Назначение номенклатуры дел: • закрепление индексации дел , что предполагает ее использование при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; • справочное значение при изучении структуры организации; • основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основной учетный документ в делопроизводстве; • учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения ; • основа для составления актов на уничтожение дел ; • основа схемы построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел: основные положения Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии. Номенклатура дел должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел : • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3. 4); • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3. 5).

Номенклатура дел: основные положения Виды номенклатур дел: • типовая; • примерная; • индивидуальная. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел: основные положения Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок разработки и применения НД Для составления индивидуальной номенклатуры дел используются типовые и примерные номенклатуры дел: • в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; • в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Порядок разработки и применения НД Разработка индивидуальной номенклатуры дел организации на предстоящий год начинается в последнем квартале и завершается в декабре. С января следующего года она вводится в действие.

Порядок разработки и применения НД Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Служба ДОУ объединяет эти номенклатуры дел в сводную. «Основные правила работы архивов организаций» , одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. : сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Порядок разработки и применения НД Номенклатура дел структурного подразделения: • составляется работниками этого подразделения; • согласовывается со службой ДОУ и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации; • подписывается руководителем этого структурного подразделения; • направляется в службу ДОУ.

Порядок разработки и применения НД Сводная номенклатура дел: • подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления; • визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив; • согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации; • направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы); • утверждается руководителем организации. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Порядок разработки и применения НД Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: • уставом или положением об организации, • положениями о структурных подразделениях, • штатным расписанием, • номенклатурой дел организации за прошлый год, • описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, • регистрационными формами, • ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, • типовыми и примерными номенклатурами дел.

Порядок разработки и применения НД Для разработки индивидуальной НД необходимо изучить и проанализировать: документы текущего делопроизводства для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности; документацию прошлых лет. В НД должны быть включены: • все документы , создаваемые в данной организации; • все входящие документы; • все регистрационно-справочные журналы и картотеки; • электронные документы; • базы данных; • документы коллегиальных и общественных органов, Исключение : печатные издания и технические документы.

Порядок разработки и применения НД НД конкретной организации состоит из разделов, соответствующих: наименованиям структурных подразделений; направлениям деятельности; должностям руководителей и специалистов. Документы общественных органов включаются в номенклатуру дел как самостоятельный раздел.

Порядок разработки и применения НД Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс. Пример разделов НД по структурным подразделениям : 01 – служба ДОУ, 02 – финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т. д. Пример разделов НД по направлениям деятельности : 01 – ректорат, 02 – учебная работа, 03 – НИР, 04 – КТР, 05 – воспитательная работа и т. д. Пример разделов НД по должностям руководителей и специалистов : 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т. д.

Порядок разработки и применения НД Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме. Приложение 7 к п. 3. 4. 6 «Основных правил работы архивов организаций» , одобренных решением Коллегии Росархива от 06. 02. 2002 Примеры\Форма номенклатуры дел организац ии. docx

Порядок разработки и применения НД В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью: • вначале систематизируют документы вышестоящих организаций; • затем – дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д. ; • в последнюю очередь – справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д. ). В конце каждого раздела номенклатуры необходимо оставлять 2 -3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Порядок разработки и применения НД В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела, чаще всего, состоит из: • установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения; • порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

Порядок разработки и применения НД Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 -03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятельности» (02 -03, 03 -03, 04 -03 и т. д. );

Порядок разработки и применения НД В графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

Порядок разработки и применения НД Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, т. е. указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу. МАХ перечень элементов заголовка дела : • название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д. ); • автор документа (название организации, структурного подразделения); • корреспондент (название организации, от которой получены документы); • вопрос или краткое содержание документов дела; • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; • даты (период), к которым относятся документы дела (для дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы); • указание на копийность документов.

Порядок разработки и применения НД Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Название документа в заголовке может быть как в единственном ( «Журнал учета выдачи дипломов « ), так и во множественном числе ( «Приказы ректора по основной деятельности» ). При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке, например: « Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам образовательной деятельности» .

Порядок разработки и применения НД Если в деле объединены различные виды документов (более 2– 3) по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «документы» . Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др. )» . Термин «документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих приложения к другим документам. Например, « Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др. )» .

Порядок разработки и применения НД Термин «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например, «Личное дело Штолера Андрея Владимировича» .

Порядок разработки и применения НД В заголовке, который начинается со слова «переписка» , уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название, например, «Переписка с Министерством культуры Российской Федерации» . Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента, например, «Переписка с образовательными организациями высшего образования» . Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос, например, «Переписка об организации повышения квалификации работников» .

Порядок разработки и применения НД В заголовках дел с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа (во множественном числе) указывают автора, например, «Протоколы заседаний ученого совета за 2014 г. » . Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, т. е. дату первого и дату последнего документа, например, «Приказы по личному составу. Том 1. 11 января– 30 июня 2014 г. » . В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов, например «Положение о персонале. Копия» .

Порядок разработки и применения НД Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» . Они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. В графе «Примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения.

Порядок разработки и применения НД В графе 3 «Кол-во ед. хр. » номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года, т. к. может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

Порядок разработки и применения НД В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются: • срок хранения дела, • номера статей по перечню (типовому, ведомственному), • при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. В графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи, например, Постоянно, ст. 18 «и» .

Порядок разработки и применения НД Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных типовых или ведомственных перечней документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения. Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

Порядок разработки и применения НД Типовые перечни: • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25. 08. 2010 № 558 с изменениями от 04. 02. 2015). • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31. 07. 2007 № 1182 (ред. от 28. 04. 2011); • Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы (Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации. М. : ВНИИДАД, 1997).

Порядок разработки и применения НД В ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организаций отражены с большой полнотой и конкретизацией.

Порядок разработки и применения НД При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Порядок разработки и применения НД В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки : • о заведении дел; • о переходящих делах; • о выделении дел к уничтожению; • о передаче дел в другую организацию для продолжения; • о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и др.

Порядок разработки и применения НД При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примечание» делается отметка о заведении дела ( «дело заведено» ). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел. При составлении номенклатуры дел организации, имеющиеся в Перечне 2010 примечания, включая отметку «ЭПК» , сопровождающую срок хранения отдельных видов документов, переносятся в номенклатуру дел и в дальнейшем учитываются при проведении экспертизы ценности документов.

Порядок разработки и применения НД При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае если номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01 -11, то первое дело финансового отдела будет иметь номер 02 -12. Если номера дел финансового отдела с 02 -12 до 02 -24, то дела службы персонала (03) начинаются с номера 03 -25.

Порядок разработки и применения НД По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения. Она составляется по форме, приведенной в Приложении 7 к п. 3. 4. 6 «Основных правил работы архивов организаций» , одобренных решением Коллегии Росархива от 06. 02. 2002. Примеры\Форма итоговой записи к номенклатур е дел организации. docx Примеры\Пример итоговой записи к номенклату ре дел организации. docx