РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Руководство любой организации, независимо от ее

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Руководство любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, наделяются правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

В распорядительных документах получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов управления. Распорядительные документы с точки зрения сферы своего действия подразделяют на:

правовые акты, действующие на федеральном уровне ( издаваемые Президентом и Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти) – Указ президента РФ, Распоряжение Президента РФ, Постановление Правительства РФ, распоряжение Правительства РФ, акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения);

правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ; правовые акты, действующие на уровне краев, областей, городов республиканского значения (Москва, Санкт-Петербург), автономных областей и округов;

правовые акты, действующие в пределах отрасли; правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления власти, компетенцией должностного лица , порядком принятия управленческого решения ( единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти РФ издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции. Органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения и распоряжения.

Администрации учреждений, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания. РД издаются одним или несколькими исполнителями (должностными лицами, структурными подразделениями). Для разработки могут создаваться рабочие группы, комиссии с привлечением специалистов из числа практиков и ученых.

Подготовка РД складывается из нескольких этапов: изучение управленческого вопроса (существа вопроса и сбора необходимых сведений); подготовка проекта распорядительного документа; согласование документа; подписание документа.

Подготовка проекта документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части . В ходе подготовки текста проекта РД исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта РД перепечаткой и оформлением.

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу – руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах – приказы, распоряжения.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений, или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. После подписания внесение каких-либо изменений в документ не допустимо.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Приказы бывают по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления этих приказов отличаются от приказов по основной деятельности.

Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей , визировавших проект приказа, и указывают дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению и имеют самостоятельную порядковую нумерацию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия, применяются межведомственные формы приказов (распоряжений) о приеме на работу (форма Т-1) и т.д. Копии приказов , заверенные работником отдела кадров , передаются в бухгалтерию для открытия лицевого счета на выплату заработной платы. На основании данного приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

Приказы по основной деятельности – это приказы по организации работы предприятия , финансированию , планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№1,№2 и т.д.), нумерация ведется отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия». Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит из двух частей. Первая – констатирующая (указываются основания издания приказа). В инициативных приказах излагаются цели и задачи управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах , издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа.

Вторая часть – распорядительная начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двоеточие, пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать», «до какого числа».

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия (осуществить, обеспечить, подготовить и т.д.). Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя , либо в последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением, если этот пункт отсутствует, то контроль осуществляет руководитель предприятия лично .

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу в таких документах ставится : «Приложение к приказу генерального директора ЗАО……от……№…». Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Приказы согласовываются с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами. Такое согласование оформляется визой. Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт организует ознакомление с приказом сотрудников предприятия. Один экземпляр вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за исполнение

В практике возникает необходимость подготовить выписку из приказа. Выписка содержит все реквизиты приказа, а из распорядительной части берется только необходимая информация.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующего на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение оформляется по тем же правилам, что и приказ. Однако распоряжение, как правило, заголовка не имеет. В распоряжении вместо ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» пишется «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»,»РЕКОМЕНДУЮ». В текстах распоряжений часто отсутствует констатирующая часть.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти документы составляются аналогично приказам. Констатирующая часть в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами : «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются ,как правило, на бланках, включающие следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место издания, место для размещения заголовка к тесту.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа его применяющего, и слова «РЕШИЛ» («РЕШИЛА»), которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть , как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Наименование организации РАСПОРЯЖЕНИЕ ____________________ _______________________________ Дата Регистрационный номер документа ________________________________________ Место издания документа Заголовок к тексту распоряжения Текст [Констатирующая часть Вступление (указывают причину издания документа) Доказательство (излагают основные факты) Заключение (отмечают цель издания постановления) Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять 1.1. | 1.2. | Конкретные поручения и т.д. | 2. Срок исполнения 3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)] Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия Визы согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)

Наименование министерства (если государственное предприятие) Наименование организации ПРИКАЗ От_______________ № _________________ Дата _______________________________________ Место издания документа Заголовок к тексту приказа Текст [Констатирующая часть Отделяется от распорядительной части словом ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять 1.1. | 1.2. | Конкретные поручения и т.д. | 2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).] Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия Визы согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)

Наименование организации ПРИКАЗ от ________№ ___________ Дата _________________________ Место издания документа О внесении изменений в должностную инструкцию ___________________________ Наименование категории работников отдела В связи с _________________________________________________ Основание ____________________________________________________________________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: Внести в должностную инструкцию __________________________ _________________________________________________________ (Наименование категории работников отдела) следующие изменения: 1.________________________________________________________ 2. _______________________________________________________ 3. _______________________________________________________ Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия Визы согласования (на оборотной стороне листа)