Расположение реквизитов и границы зон на формате А

Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 углового бланка

Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 продольного бланка

Требования к оформлению реквизитов n n n 01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, ко торым предоставлено такое право. 02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 03 - Эмблема организации (логотип) или товарный знак (знак обслуживания) — условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном в середине верхней части листа. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

n n 04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит служит для уско рения передачи документа по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных. 05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 07 - Наименование (код) формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и располагают в правом верхнем углу документа под кодом организации.

n n n 08 - Наименование организации, являющейся автором документа. Этот реквизит записывается в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Сокращенное наименование организаций или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования перед своими собственными. Реквизит "Наименова ние организации" располагается под реквизитом "Эмблема организации". 09 - Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. ). Рекви зит располагается на нижнем поле документа или в левом верхнем углу под реквизитом "Наименование организации". 10 - Наименование вида документа. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме факсов и писем (исключение составляют гарантийные пись ма). Название вида документа печатают прописными буквами. Реквизит "Наименование вида документа" помещают в заголовочной части документа после реквизита "Наименование организации" и адресных данных предприятия и располагают в центре страницы на продольных бланках и непосредственно от границы левого поля на угловых бланках.

11 - Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Этот реквизит проставляется не посредственно от границы левого поля под реквизитом "Наиме нование вида документа". Для большинства документов дата про ставляется при завершении оформления документа. Датой документа является: дата его подписания (для приказов, писем, факсов, спра вок); n дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инст рукций); / дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов). Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 01 (нуль), например 01. 02. 2003. Допускаемся словесно цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2003 г. , а также оформление даты в следую щей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003. 01. 05. n 12 - Регистрационный индекс — условное обозначение доку мента, присваиваемое ему при регистрации. Индекс документа проставляется рядом с реквизитом "Дата". Составные части индекса разделяются косой чертой, например: 125/1 7, где 125 — номер, который присвоен письму в журнале регистрации входя щих или исходящих документов; 1— структурное подразделение; 7 — номер дела в этом подразделении.

n n 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 12/1 5 от 03. 05. 2002. 14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Этот реквизит оформляется непосредственно от границы левого поля, например: г. Переславль Залесский. Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то повторно можно его не указывать, например: Московский институт электронной техники технический университет (МИЭТ ТУ).

15 - Адресат. Документы направляются в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут выступать физические лица. При направлении документов в адрес организации реквизит оформляется следующим образом: Министерство финансов РФ Управление налоговой реформы При направлении документов должностному лицу реквизит оформляется следующим образом: ОАО "Юпитер" Бухгалтерия Старшему экономисту А. С. Николаеву При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата, например: / Генеральному директору издательства "Бизнес и компьютер" И. П. Матвееву Реквизит "Адресат" оформляется в правой верхней части документа с отступом 8 см от границы левого поля. При необходимости в состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул. , д. 82. Москва, 117393 n

16. - Гриф утверждения. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения их руководителем организации, коллегиальные органом или вышестоящим органом власти. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоко лом гриф утверждения состоит из Слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наиме нования органа, утвердившего документ, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом начальника Главного управления лицензирования и контроля от 23. 04. 2000 № 34 или УТВЕРЖДЕН Протоколом совета университета от 07. 12. 2000 № 4 Если документ утверждается единолично руководителем организации, то гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Гранд» Личная подпись _____И. В. Сергеев 12. 09. 2002 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Гриф «Утверждения» располагают в правом верхнем углу документа и печатают с отступом 10 см от границы левого поля, заверяется печатью предприятия. n

17 - Резолюция соответствующего должностного лица содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, содержащимся в документе, например: Никитину П. С. Прошу подготовить проект соглашения с фирмой "Юпитер" к 21. 012012 Личная подпись 05. 02. 2003 или Васильевой О. Р. Отправить факс о согласии до 01. 02. 2012. На письмах и факсах резолюция располагается между реквизитами "Адресат" и "Текст" на первом листе документа. n 18 -Заголовок к тексту содержит краткое изложение смысла составляемого документа, например: Приказ. . . О создании экспертной комиссии. Заголовок располагают после реквизитов "Дата" и "Регистра ционный индекс". n 19 - Отметка о контроле за исполнением документа , которая обозначается буквой "К" (наносится от руки красным фломастером) или специальным штампом "Контроль". Этот реквизит располагается на левом поле документа, на уровне заголовка. n

20 - Текст документа — важнейший и обязательный реквизит для всех видов организационно распорядительных документов. Тексты документов могут быть составлены на основе унифицированных текстов (типовых и трафаретных) или в произвольной форме; они могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связанного текста или путем комбинации этих форм. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей: n в первой (вводной) части указывают причины, основания, цели составления документа; n во второй (основной или заключительной) части формулируют решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только одну часть — заключительную, например, в приказах — только распорядительную часть (без констатирующей), в письмах, заявлениях — просьбу (без пояснения), в справках, докладных записках — оценку фактов, выводы. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. , то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах используются следующие формы изложения текста: n в распорядительных документах организаций (приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках и т. п. ) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа — приказываю, предлагаю, обязываю, прошу; n в распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа — постановляет, решил (о); n в, совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа — приказываем, предлагаем, решили; n текст протокола излагают от третьего лица множественного числа — слушали, выступили, постановили. n

21 - Отметка о наличии приложения располагают у границы левого поля под реквизитом Текст", перед реквизитом "Подпись", например: Приложение: 1. Контракт от 20. 07. 2001 № 21/3 на 5 л. в 2 экз. 2. Акт приемки работ от 15. 09. 2001 № 17 на 1 л. в 4 экз. Если приложение к документу существует в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции и т. д. ) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с ука занием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу Росархива от 05. 06. 2011 № 319 n

22 -Подпись обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. В состав реквизита "Подпись" входят: n наименование должности лица, подписавшего документ; n личная подпись; n расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например: Генеральный директор личная подпись М. А. Орлов Главный бухгалтер личная подпись НИ. Павлова При подписании документа несколькими лицами, занимаю щими одинаковую должность, их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора по научной работе Личная подпись И. А. Петров Личная подпись ИВ. Конов n Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии. Реквизит "Подпись" помещают с отступом в два интервала после реквизитов "Текст" и "Отметка о наличии приложения".

23 -Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись" в нижней части страницы с нулевым отступом от границы левого поля. Гриф согласования состоит: n из слова СОГЛАСОВАНО; n наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации); n личной подписи и ее расшифровки; n даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова 23. 02. 2005 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05. 10. 2004 № 512 178 n

24 -Визы согласования документа (внутреннее согласование). Согласование документа проводят до его подписания и оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату визирования и должность визирующего, например: Начальник юридического отдела Личная подпись В. А. Сидоров 25. 12. 2002 n 25 -Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре Государственного герба, а по окружности — названия учреждения. Гербовая печать ставится на подлинниках, требующих особого удостоверения, например, на паспорте, дипломе, чеках, доверенностях и т. п. Гербовые печати ставятся только на подписи первых лиц организации. На служебных письмах печать не ставится. Простые печати могут быть разной формы, без изображения герба. Они ставятся на размноженных экземплярах документов, справках, пропусках, при опечатывании пакетов. n

26 - Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись". В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные копии заверяются секретарем референтом, удостоверяющим полное соответствие копии подлиннику. При заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют: n заверительную надпись "Верно"; n должность лица, заверившего копию; n личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фа милию); , n дату заверения, например: Подпись Верно Начальник отдела кадров личная подпись Н. Н. Молоткова 07. 06. 2000 n 27 - Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, после реквизитов "Подпись" и "Визы согласования", например: n В. А. Сидоров 709 44 23

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляют в том случае, если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в этом документе. Реквизит "Отметка об исполнении" включает следующие данные: n ссылку на дату и номер (индекс) документа, свидетельствующего о его исполнении; n слова "В дело" и "Номер дела", в котором будет храниться документ; n подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дату проставления отметки. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа первого экземпляра документа после реквизита "Отметка об исполнителе", например: Отправлен факс № 1218 от 0104. 2002 В дело 01 05. Исполнитель личная подпись Серова n 29 - Отметка о поступлении документа в организацию располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: n сокращенного наименования предприятия, получившего документ; n даты поступления документа, при необходимости — часы и Минуты; n его входящего номера, например: АО "Грант" 01. 02. 2003, 15. 45 Bx. № 001. n

n n n 30. Идентификатор электронной копии документа оформляется в нижнем колонтитуле в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит: наименование файла на машинном носителе (при введении документа в память ПК); фамилию лица (оператора), осуществляющего введение документа в ПК или его код; дату; другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Письма, требующие ответа: Письма, не требующие ответа: Письмо-просьба Письмо-обращение Письмо-предложение Письмо-предупреждение Письмо-напоминание Письмо-отказ Письмо-распоряжение Сопроводительное письмо Письмо-извещение Гарантийное письмо Инструкционное письмо Письмо-запрос Письмо-требование Письмо-претензия Письмо-приглашение Информационное письмо

Примеры оформления реквизита "Адресат". Пример 1 Директору ОАО "Старт" г ну А. В. Полякову 190330, Санкт Петербург, ул. Строителей, 14 n Пример 2 ЗАО "Восход" Начальнику отдела рекламы г ну Б. . Г. Егорову 190023, Санкт Петербург, ул. Гороховая, 50 n Пример 3 Директору школы № 1023 копия: Главному врачу детской поликлиники № 106 n

Вступительная часть письма n n n Господин Вешняков; Уважаемый господин Вешняков; , Уважаемый Владислав Викторович; Уважаемые господа (употребляется в случае коллективного обращения или когда неизвестны имена получателей письма).

Основные обороты вводной части В связи с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор Ml 7 от 20. 03. 2000) было обнаружено нарушение технологии проведения работ (акт № 2 от 08. 09. 2000). . . в связи с. . . ; согласно контракту (предварительной договоренности) от. . . ; • в соответствии с. . . и т. д. В зависимости от темы письма используются следующие обороты. Отправка груза, документа (сопроводительное письмо) Направляем Вам. . . Отправляем Вам. . . Высылаем Вам.

Напоминание, предупреждение n Напоминаем Вам, что. . . n По истечении. . . срока предложение нашей фирмы теряет силу. . . n Фирма оставляет за собой право обратиться. . . , если Вы. . . n Задержка поставок может привести к. . . n Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены. . . Извещение n Сообщаем Вам, что. . . n Ставим Вас в известность, что. . . n Извещаем Вас, что. . . Гарантия n Оплату гарантируем. n Фирма гарантирует качество продукции. Предложения n Мы рады предложить Вам. . . n Предлагаем Вам. . . n Мы можем рекомендовать. . . n Мы уверены, что Вы заинтересуетесь. . . Отказ n К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам. . . n К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из за. . . n К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из за. . . Приглашение n Просим Вас принять участие. . . n Приглашаем Вас. . . n Мы рады пригласить Вас. . .

Структура письма Эмблема предприятия Наименование предприятия Полный юридический адрес Дата № На № от Адресат: Наименование предприятия Почтовый адрес Должность, ИОФ получателя Заголовок к тексту Обращение Причины написания письма Основная часть С уважением (или другие фразы) Должность Подпись И. О. Фамилия

КИТАЕВА МАРГАРИТА НИКОЛАЕВНА Контакты: мобильный 8 905 ХХХХ e mail: ХХХХХХХ Дата рождения: 11 декабря 1980 г. ; Место прописки: Московская область Фактический адрес: г. Москва, ул. М. Ботаническая, д. 10, кв. 29 Образование: Магистр политологии (Москва, «Государственный университет – Высшая школа экономики» , ф т Прикладной политологии. Магистерская диссертация на тему «Современные коммуникационные технологии: истоки и перспективы. Подзаголовок: PR как современная магия» ) Бакалавр политологии (Москва, «Государственный университет – Высшая школа экономики» , ф т Прикладной политологии, специализация «Корпоративные связи с общественностью» . Диплом на тему «Управление деловой репутацией» ). Опыт работы: 10. 04. 2008 – 11. 06. 2008: пресс-атташе XII Петербургского международного экономического форума. PR поддержка Форума в российских СМИ до его начала, подготовка и проведение пресс мероприятий в дни работы Форума и до его начала. Работа со спикерами (участниками) Форума, в том числе иностранными.

18. 12. 2007 – 23. 03. 2008: участие в проекте Государственного комитета по рыболовству РФ. Информационное сопровождение кругосветного плавания фрегата «Паллада» . 27. 09. 2004 – 31. 11. 2007: работа в Департаменте общественных связей корпорации FOCUS GROUP: 18. 06. 2007 – 31. 11. 2007: директор Департамента общественных связей. Руководство отделами: пресс служба, отдел специальных мероприятий, производство сувенирной продукции и полиграфии, видеостудия, редакция корпоративного журнала. В подчинении 26 человек. май 2005 – 18. 06. 2007: руководитель пресс-службы. Обязанности: руководство отделом из 3 х человек; разработка стратегии и тактики информационной политики корпорации; управление информационными поводами; подготовка комментариев в СМИ, работа с журналистами; организация и проведение специальных мероприятий (пресс конференции, брифинги, пресс ланчи, презентации, приёмы, выставки, в том числе международные); издание полиграфической продукции (буклеты, журналы); написание и выпуск новостей; разработка структуры и создание контента корпоративных сайтов www. mirax. ru, www. 7211000. ru, www. a s r. ru. сентябрь 2004 – май 2005: редактор корпоративного журнала и газеты службы эксплуатации. Обязанности: составление тематического плана, сбор информации, написание статей, подбор фотографий и иллюстраций, контроль вёрстки, работа с типографией, логистика;

02. 03. 2001 – 18. 08. 2003: работа в агентстве «Земля имиджа» : апрель 2003 – июнь 2003: ассистент менеджера в отделе по работе с международными клиентами. Проекты: Авторалли «Навстречу 300 летию Санкт Петербурга» , выставка испанских товаров для дома «Expohabitat 2003» , КБК «Черемушки» , Merloni Elettrodomestici SPA. Обязанности: Работа со СМИ: составление референтной базы журналистов, общение с журналистами, написание пресс релизов, подготовка и проведение пресс конференций, мониторинг, подсчет статистики; Работа со спонсорами: составление спонсорских пакетов, ведение переговоров, решение текущих вопросов; Организационная работа: координация специальных мероприятий в рамках проекта (концерты, приемы, круглые столы). март 2001 – апрель 2003 – сотрудник аналитического отдела агентства. Работа по проектам Merloni, KPMG, Samsung Electronics, Cisco Systems, Reebok, Motorola, Всероссийская перепись населения, Версател. Обязанности: ручной и электронный мониторинг СМИ (информационные базы «Интегрум Техно» , «Public. ru» ), написание аналитических отчетов, подсчет статистики, оценка эффективности PR деятельности. Навыки: опыт предоставления радио и телеинтервью (ОРТ «Доброе утро» , « 3 канал» ) опыт написания PR предложений и предложений на тендер; английский язык (upper intermediate, говорю свободно), прошла курс изучения английского на Мальте в школе European School of English; компьютер (Microsoft Word, Excel, Power. Point, Internet – опытный пользователь; навыки работы в Adobe Photoshop);

Личные качества: целеустремленность, коммуникабельность, аналитическое мышление, способность работы в сжатые сроки, стрессоустойчивость. Хобби: путешествия, парапланеризм, история России, история религии. Дополнительные данные: Портфолио (подборка статей) предоставляется по требованию; Возможны командировки. Рекомендации: Владимир Артаев, член Совета директоров корпорации FOCUS GROUP, тел. +7 495 хххх Сергей Андреев, пресс секретарь Госкомрыболовства, моб. тел. +7 985 хххх Валентина Минаева, руководитель отдела PR и рекламы XII ПМЭФ, моб тел. +7 911 хххх

Пример вводной части приказа На основании постановления Правительства РФ от 20. 04. 2000 г. № 76 "О работе в праздничные дни". На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12. 05. 2000 г. В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии.

Образец приказа по основной деятельности

Образец выписки из приказа по основной деятельности

Пример оформления приказа по личному составу

Пример оформления распоряжения

Пример оформления краткого протокола

Пример оформления выписки из протокола

Пример оформления решения

Пример оформления акта

Самостоятельная работа n Создание делового письма(просьба / благодарность / отказ) n Создание справок (с места работы ) n Создание заявления (о приеме на работу, о переводе на другую должность, об увольнении) n Создание визитных карточек (представительная, личная деловая) n Создание приказа (по основной деятельности и по личному составу) n Создание распоряжения n Создание протокола n Создание акта