Рациональное использование рабочего времени
Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Время отдыха -- время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Видами времени отдыха являются: перерывы в течение рабочего дня (смены); ежедневный (междусменный) отдых; выходные дни (еженедельный непрерывный отдых); нерабочие праздничные дни; отпуска. Перерывы в работе. Выходные и нерабочие праздничные дни Перерывы для отдыха и питания
Недельный режим труда и отдыха устанавливается с учетом видов рабочей и производственной недель по периодам года. Рабочие недели различаются по продолжительности рабочих дней - шестидневная с одним выходным днем или пятидневная с двумя выходными днями. Производственная неделя может быть прерывная и непрерывная. С учетом вида производственной недели разрабатывают и типы графиков труда и отдыха: для прерывного производства - твердые, для непрерывного - скользящие. При твердых графиках рабочие и выходные дни устанавливают на одни и те же дни недели, а при скользящих графиках дни работы и отдыха работника приходятся на разные дни недели.
При проектировании суточного режима труда и отдыха определяется количество смен в рабочем дне, продолжительность каждой смены, их начало и окончание.
При построении графиков сменности необходимо учитывать следующие основные требования: - продолжительность ежедневного отдыха между окончанием работы и ее началом в следующий день (смену) не должна быть меньше 12 часов; - на сменных работах при неодинаковой продолжительности еженедельного отдыха более длительный отдых целесообразно предоставлять перед ночной сменой или после нее; - график выхода на работу должен создавать условия для наиболее целесообразного использования внерабочего времени.
Тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.
Умение управлять другими людьми начинается с умения управлять самим собой.
Существует несколько признаков, которые указывают на то, что руководитель испытывает трудности с использованием и распределением своего времени. 1. Не имеется детального расписания работ на предстоящий день. 2. Руководитель постоянно запаздывает с ответами на деловые письма. 3. Менеджер часто сталкивается с мелкими помехами в работе. 4. Руководителю часто приходится решать задачи за своих подчиненных и выполнять их работу. 5. При выполнении поручений высшего руководства часто возникают проблемы со временем.
Проблема дефицита времени часто возникает вовсе не от того, что в сутках только 24 часа, а от неумения эти часы рационально распределить. Человек, умеющий эффективно распоряжаться своим временем, всегда более успешен, большего добьется в жизни и в конечном итоге сможет полнее реализовать себя.
Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно подразделить на внешние и внутренние. Внешние причины дефицита времени обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие: нагромождение работ, неэффективный информационный обмен, слабая мотивация труда. Внутренние причины. Постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость, бесплановость работы, нежелание видеть проблему,
Принципы и правила планирования времени Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Основные правила планирования времени: Соотношение (60: 40). Опыт показывает , что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%) Сведение задач воедино - план действий. Регулярность - системность — последовательность. Реалистичное планирование. Восполнение потерь времени. Фиксация результатов вместо действий. Установление временных норм. Срок исполнения. Переработка — перепроверка. Согласование временных планов.
Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность
Управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.
РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ Если в список ваших личных целей входят материальное благополучие и карьерный рост, то самый надежный способ достигнуть этого – приложить все усилия для эффективного достижения целей организации, в которой вы работаете. А для этого необходимо научиться определять, на что нужно тратить время в первую очередь. При работе с сотрудниками руководитель должен четко и однозначно дать понять, что даже в том случае, если он согласится помочь, данная проблема ни на минуту не станет его проблемой. «Тени из прошлого» . Одноклассники из школы, где вы когда-то учились, одногруппники из института, который вы давно закончили, коллеги с бывшей работы – все это люди, с которыми у вас давно уже нет общих интересов и трудно ожидать, что они появятся в будущем. Поэтому, какой бы жесткой не показалась такая рекомендация, контакты с такими людьми необходимо прервать как можно быстрее. Они будут тянуть вас в прошлое, а вы должны думать о будущем.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИКОВ И ПЛАНОВ Чтобы время, отведенное на обработку информации, использовалось как можно более эффективно, необходимо все имеющиеся сообщения подразделить по степени важности Планирование совещания. Даже если менеджеру кажется, что он имеет достаточно четкое представление о том, какие вопросы необходимо обсудить, может оказаться, что, попытавшись изложить их на бумаге, он увидит перед собой несвязный набор слов. . Кроме разработки календарных планов, обычно составляются графики проведения тех или иных работ, необходимых для успешного осуществления производственного процесса.
ПРАВИЛО ПАРЕТО В общем случае это правило гласит, что 80% результатов системы обеспечиваются 20% процентами затрат. Для менеджера правило Парето полезно тем, что наталкивает на два очень важных вывода. Не следует стремиться чересчур тщательно делать все дела. В каждом деле необходимо определить момент, когда оно будет считаться завершенным.
Даже научившись с максимальной эффективностью выполнять свои повседневные профессиональные задания, менеджер не будет выглядеть в глазах руководства как перспективный работник, если он не стремится к чему-то еще. Менеджер, ориентированный на развитие, всегда сумеет предусмотреть в своем графике время не только на важнейшие 20% дел, которые обеспечивают 80% результатов, но и на прочие занятия.
ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО РАЗВИТИЯ Общение с коллегами, чтение литературы, в том числе и специальной, внимание к проблемам подчиненных хотя и не сказываются непосредственно на производительности, но создают комфортную атмосферу, улучшают психологический климат в организации и в результате работают на ту же производительность. Выявление своих трудовых привычек – задача, которая только на первый взгляд может показаться простой. Как правило, человек не задумывается над тем, как он работает, он просто выполняет задание, и часто ему даже в голову не приходит, что те или иные действия можно производить как-то иначе. Ежедневные записи своих поступков и впечатлений могут принести огромную и совершенно реальную, практическую пользу человеку, который хочет больше узнать о себе самом. Анализируя записи в дневнике, можно мысленно нарисовать себе типичную схему своего рабочего дня и выявить все ее недостатки и узкие места.
Руководитель в первую очередь должен выполнять самую важную работу и тратить свое время на решение приоритетных задач. Чтобы новый план был по-настоящему эффективным, он должен быть гибким. Кроме гибкости, при составлении нового оптимизированного плана использования рабочего времени следует более четко регламентировать время на работу с подчиненными.
МЕТОДЫ МИНИМИЗАЦИИ ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ В данное время занимайтесь только одним делом Несложные, ежедневно повторяющиеся дела доведите до автоматизма Не вините себя, если чего-то не успели Эффективный начальник – эффективный подчиненный Не пытайтесь достичь совершенства Учитесь правильно читать Избегайте церемоний Не торопитесь Активнее используйте оргтехнику Планируйте свой отдых
Согласовывайте расписание Умейте сказать «нет» Всегда ставьте перед собой цель
Скачать презентацию Рациональное использование рабочего времени Рабочее время —
Рационализация рабочего времени.ppt