Работа в Microsoft Access Основные понятия

Работа в Microsoft Access

Основные понятия • Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), т. е. программа, предназначенная для создания, хранения и обработки баз данных. • База данных представляет собой упорядоченную последовательность наборов данных, описывающих характеристики отдельных объектов. • Поле и запись – структурные единицы базы данных. Запись – нумерованная совокупность всех характеристик, относящихся к одному объекту (содержит все сведения об одном объекте) • Поле – поименованная совокупность значений , относящихся к какой-либо одной характеристике, для всех объектов.

Основные понятия • Компьютерная база данных представляет собой хранилище объектов. • Объектами СУБД Microsoft Access являются: – таблицы, – запросы, – формы, – отчеты, – макросы, – модули.

Основные понятия. Объекты СУБД • Таблицы являются основой реляционной базы данных. • Данные в таблицах организованы таким образом, что каждое поле расположено в отдельном столбце, а каждая запись – в отдельной строке. • В таблицу вносятся необработанные данные.

Основные понятия. Объекты СУБД • Запросы предназначены для обработки данных. • Например, с помощью запроса можно создать новую таблицу, отобрав нужные поля и записи из существующих таблиц, выполнить вычисления, добавить и удалить записи и т. д. • Запросы – основной рабочий инструмент СУБД.

Основные понятия. Объекты СУБД • Формы – это интерфейсы, которые используются для работы с данными. • При помощи форм можно просматривать, вводить и редактировать данные. • Формы часто содержат командные кнопки, которым программным путем назначается выполнение различных задач, таких как фильтрация данных, открытие других форм, отчетов и т. д. • Формы позволяют задавать условия работы других пользователей с информацией, содержащейся в базе данных, например, ограничить набор отображаемых полей и разрешенных операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода.

Основные понятия. Объекты СУБД • Отчет предназначен для создания печатного документа. Позволяет эффективно организовать данные при выводе на печать. • Макрос – это программа, написанная на специальном языке программирования, которая выполняет необходимые действия над объектами базы данных. Создается путем выбора макрокоманд из списка. Макросы часто связываются с командными кнопками, расположенными в формах

Основные понятия. Объекты СУБД • Модуль – это программа на языке Visual Basic for Application. Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке.

Основные понятия. Реляционная БД Реляционной называется База данных, представляющая собой совокупность взаимосвязанных таблиц

Основные понятия. Типы межтабличных связей Существует три типа межтабличных связей: • связь типа «один – к – одному» означает, что каждой записи в первой таблице может соответствовать не более одной записи во второй таблице, а каждой записи во второй таблице – не более одной записи в первой таблице; • связь типа «один – ко – многим» означает, что одной записи в первой таблице, называемой главной, могут соответствовать несколько записей во второй, подчиненной, таблице; но каждой записи во второй таблице соответствует не более одной записи в первой таблице; • связь типа «многие – ко – многим» означает, что каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а каждой записи во второй таблице – несколько записей в первой таблице.

Основные понятия. Типы межтабличных связей • В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь ключевое поле (или ключ). • Ключ – это одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. • В ключевом поле не должно быть повторяющихся или пустых значений. • Если в качестве ключевого определено одно поле таблицы, такой ключ называется простым. • В случае, когда все поля в таблице имеют повторяющиеся значения, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Такой ключ называется составным.

Этапы разработки базы данных 1. Формирование перечня необходимых данных. 2. Определение нужных полей. 3. Определение таблиц (распределение полей по таблицам). 4. Определение ключевых полей. 5. Определение связей между таблицами. 6. Ввод данных в таблицы. 7. Создание других объектов базы данных: запросов, форм, отчетов, макросов, модулей.

Создание таблиц в Access. Шаг 1 1. Загрузить Access 2. Выбрать Новая пустая база данных

Создание таблиц в Access. Шаг 2 3. В поле Имя файла ввести название файла Торговый дом. accdb 4. Кнопка Создать

Элемент окна интерфейса Access: область переходов В результате загрузится рабочее окно Access Все объекты БД отображаются в области переходов Область переходов – служит для доступа к объектам БД

Элемент окна интерфейса Access: область переходов В результате загрузится рабочее окно Access Меню области переходов позволяет назначить способ отображения объектов Кнопка меню Области переходов Тип объекта – группировка объектов по типам (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы) Таблицы и связные представления – объекты группируются вокруг таблицы, с которыми они связаны (могут изображаться несколько раз, например, формы) - Дата создания (изменения) сортировка по датам

Способы создания таблиц в Access • • в режиме Конструктора; в режиме таблицы: на основе шаблона таблицы; с помощью импорта данных или связи с ними

Создание и редактирование таблиц в режиме Таблица 1. на вкладке Создание в группе Таблицы щелкнуть по кнопке Таблица. 2. В результате открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. 3. Сформированное автоматически первое поле таблицы является ключевым, имеет имя Код и тип данных Счетчик. 4. Для создания нового поля необходимо ввести данные в столбец Добавить поле. Поля таблицы получают стандартные имена Поле 1, Поле 2 и т. д. Типы и свойства полей определяются автоматически. 5. Для Переименования поля: • Пункт меню Режим таблицы Переименовать и ввести новое имя; • в контекстном меню заголовка поля выбрать команду Переименовать столбец и ввести новое имя; • дважды щелкнуть по имени поля и ввести новое имя.

Примеры переименования поля Режим таблицы – Переименовать С использование контекстного меню

Работа с полем данных Для изменения типа данных поля: пункт меню Режим таблицы тип данных (в списке Тип данных выбрать нужный тип) • Для изменения формата поля: пункт меню Режим таблицы Формат (в списке Формат выбрать нужный формат).

Создания таблиц на основе шаблона Пункт меню: Создание – Шаблоны таблиц

Создания таблиц с помощью импорта данных 1. 2. Создать таблицу Excel Файл – Открыть – Книга Excel 4. Определить параметры связи с электронной таблицей: 5. Указать Заголовки столбцов в первой строке 3. Выбрать нужную таблицу Excel. Кнопка Открыть 6. Указать Имя связной таблицы. Кнопка Готово.

Создания таблиц с помощью импорта данных. Результат

Создания таблиц в режиме конструктора Создание – Конструктор таблиц Имена, типы данных, описание полей Свойства текущего поля

Создание ключевого поля • Вызываем контекстное меню Поля • Выбираем – Ключевое поле либо: пункт меню Конструктор – Ключевое поле

Сохранение таблицы Сохранить Команда Файл – Сохранить (Сохранить как)

Переход в режим таблицы Режим таблицы – Режим таблицы Ввод данных осуществляется в режиме Таблица

Создание поля подстановок • Поля подстановок используются для того, чтобы вводить в таблицу значения из заданного списка. • Источником списка может быть таблица или фиксированный набор значений.

Создание поля подстановок 1. Режим Конструктор 2. Тип данных – Мастер подстановок 3. Выбрать фиксированный набор данных

Создание поля подстановок 4. В появившемся окне ввести список. Кнопка Далее 5. Ввести название поля, в кот. организуется подстановка. Кнопка Готово 6. Результат в режиме Таблица

Создание поля подстановок. Способ 2 1. В режиме Конструктора поместить курсор в нужное поле. 2. На панели Свойства поля открыть вкладку Подстановка. 3. В строке Тип элемента управления выбрать вариант Поле со списком. 4. В строке Тип источника строк выбрать один из вариантов: 5. Таблица или запрос – для создания списка на основе таблицы или запроса; 6. Список значений – для создания фиксированного списка.

Создание поля подстановок. Способ 2 7. В строке Источник строк: • для создания списка на основе таблицы или запроса щелкнуть по кнопке раскрытия списка и выбрать нужную таблицу (запрос), затем щелкнуть по кнопке построителя запросов (кнопка с троеточием) и в списке полей двойным щелчком выбрать нужное поле; • для создания фиксированного списка ввести список значений, разделяя их точкой с запятой.

Маска ввода

СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ После создания таблиц необходимо установить связи между ними. 1. Закрыть все открытые таблицы (создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя). 2. Переключиться в окно базы данных. 3. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть щелкнут по кнопке Схема данных. 4. Если на схеме представлены не все таблицы, на вкладке Связи щелкнуть по кнопке Отобразить таблицу, в открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать нужные таблицы (щелчком по кнопке Добавить или двойным щелчком по имени таблицы) и закрыть это окно 5. Для установления связи между двумя таблицами выделить в главной таблице поле для связи и перетащить его в подчиненную таблицу на поле, с которым устанавливается связь.

СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ 6. В открывшемся диалоговом окне Связи проверить правильность установленной связи: в левом столбце должно быть имя главной таблицы, в правом – подчиненной; во второй строке – имена полей, по которым установлена связь. При необходимости внести изменения. 7. Проверить тип отношения. 8. При необходимости установить параметры связи: Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных записей. 9. Щелкнуть по кнопке ОК и закрыть окно Схема данных. 10. Для изменения существующей связи в окне Схема данных дважды щелкнуть по линии связи, параметры которой надо изменить, и в открывшемся диалоговом окне Связи внести нужные изменения. 11. Для удаления существующей связи щелкнуть по линии связи, которую следует удалить, и нажать клавишу Del.

СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ

Практическая работа 1 Тема: Создание базы данных Торговый дом

Постановка задачи автоматизации процесса обеспечения клиентов необходимыми товарами

Бланк документа ЗАКАЗ

Структура таблицы Заказы Имя поля Тип данных Номер заказа Счетчик Наименование товара Текстовый (Список) Количество Числовой Клиент Текстовый (Список) Продавец Текстовый (Список) Основные типы данных: -Текстовый - Числовой -Поле Мемо - Дата / Время - Денежный - Счетчик - Логический - Вложение - Мастер подстановок

Структура таблицы Производители Имя поля Тип данных Название фирмы Текстовый Телефон Текстовый Адрес Текстовый Структура таблицы Товары Имя поля Тип данных Наименование товара Текстовый Название фирмы Текстовый (Список) Производители Текстовый (Список) Розничная цена Денежный Оптовая цена Денежный

Структура таблицы Продавцы Имя поля Тип данных Фамилия продавца Текстовый Имя Текстовый Отчество Текстовый Дата рождения Дата/Время Место рождения Текстовый Структура таблицы Клиенты Имя поля Тип данных Фамилия клиента Текстовый Адрес Текстовый Рабочий телефон Текстовый Домашний телефон Текстовый Мобильный телефон Текстовый Адрес электронной почты Текстовый

Построить и связать таблицы