Работа по статье Андрей Рыбаков “Вопрос-ответ” Минск, 2014 Подготовила студентка ВШТ, группы ЗТТ-2 Евсейчик Ольга
Вопрос № 1 Согласно инструкции, в каждой организации назначается ответственный работник и ведется “служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета и бронирования военнообязанных”. По указанию вышестоящей организации ответственность за данный раздел работы возлагается на работника отдела кадров. Является ли нарушением включение отдельных дел по воинскому учету в номенклатуру дел отдела кадров и правовой работы?
В каждой организации предусмотрены разработка и ведение комплекса документов по вопросу ведения воинского учета 1. План работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанн ых 5. Картотека личных карточек граждан, состоящих на воинском учете 2. Приходнорасходная книга по учету бланков специального воинского учета по форме 18 3. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных по форме 24 4. Служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета и бронирования военнообязанных в организации 6. Расписки в приеме документов воинского учета по форме 22 7. Справочная информация, документы по воинскому учету и бронированию военнообязанных в организации 8. Другие документы по ведению воинского учета
Инструкция по воинскому учету не раскрывает содержание понятий "служебное делопроизводство" и "отдельное дело". Ведение делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26. 05. 2005 г. № 544 определено, что делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами. Следовательно • Следует отметить, что в нормативных правовых актах Республики Беларусь применяются понятия, близкие по смыслу понятию "отдельное делопроизводство". Например: Ведение отдельного делопроизводства предполагает отдельную регистрацию поступающих в организацию обращений граждан, формирование этих документов, а также документов, связанных с их рассмотрением в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа
Порядок ведения делопроизводства по административным процедурам Ведение делопроизводства по административным процедурам Централизованно Децентрализованно
• Ведение делопроизводства по административным процедурам ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННО предполагает отдельную регистрацию заявлений и жалоб заинтересованных лиц, обратившихся за осуществлением административной процедуры, возможность формирования этих документов и документов, связанных с осуществлением административных процедур, в отдельное дело (дела).
• При этом нормативные правовые акты Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу НЕ предусматривают обязательность выделения в номенклатуре дел организации самостоятельных разделов для включения в них заголовков дел, формирующихся в процессе ведения отдельного делопроизводства. следова тельно
• На этом основании представлется, что включение заголовков дел по воинскому учету в номенклатуру дел отдела кадровой и правовой работы НЕ БУДЕТ ЯВЛЯТЬСЯ НАРУШЕНИЕМ.
• В то же время нормативные правовые акты Республики Беларусь предусматривают возможность построения номенклатуры по функциональному и структурнофункциональному принципу. В этом случае в номенклатуре дел организации может быть выделен самостоятельный раздел “Воинский учет”, либо соответствующий подраздел может быть выделен в разделе “Отдел кадровой и правовой работы” номенклатуры дел организации.
• На этом основании представляется, что выделение в номенклатуре дел самостоятельного раздела(подраздела) с названием “Воинский учет” также НЕ БУДЕТ ЯВЛЯТЬСЯ НАРУШЕНИЕМ.
Вопрос № 2 Работники часто представляют в отдел кадров документы о повышении квалификации с большим опозданием. Если включать ксерокопии по дате их предоставления, то нарушается хронологический порядок и становится неудобно следить за ходом обучения в процессе трудовой деятельности. Допускается ли ксерокопию документа об обучении помещать в личное дело в то место, где она должна находиться по хронологии, нумеровать лист с использованием литеры “a”, а во внутренней опсиси личного дела данную ксерокопию указывать под очередным порядковым номером(с указанием литерного номера листа дела и даты фактического включения документа в дело? )
Пример бланка Внутренняя опись личного дела •
Свидетельство об окончании курсов повышения квалификации в 2008 году работник предоставил в 2011 году: № п/п Название и заголовок документа Дата документа Индекс документа Номера листов дела Дата включения документа в личное дело Примечан ие 1 2 3 4 5 6 7 … 12 Завление о переводе 01. 02. 2006 15 25 01. 02. 2006 13 Копия приказа о переводе 01. 02. 2006 22 -К 26 01. 02. 2006 14 Копия приказа об изменении фамилии 08. 10. 2010 66 -К 27 08. 10. 2010 15 Копия свидетельства о повышении квалификации 06. 12. 2008 00098055 26 а 08. 2011 02. 10. 2011 122 -К 40 02. 10. 2011 … 16 Копия приказа об увольнении
• Частью третьей пункта 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее - Инструкция), установлено, что в сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
Но какая последовательность должна соблюдаться? Последовательность документов, отраженная в датах их составления? или Последовательность поступления документов в кадровую службу организации?
• По умолчанию, Инструкция исходит из того, что все документы будут своевременно предоставлены в кадровую службу организации. В этом случае будут соблюдаться обе последовательности, но нередко возникает ситуация, при которой личные документы представляются в кадровую службу организации с опозданием.
Представляется, что в данном случае документы должны включаться в личное дело в хронологической последовательности их поступления в кадровую службу. Это обусловлено спецификой формирования и ведения личных дел. По общему правилу внутренняя опись документов дела составляется после завершения делопроизводством в процессе полного оформления при подготовке к передаче на хранение в архив организации.
• В отношении личных дел в этом вопросе нормативные правовые акты содержат исключение: согласно пункту 10 Инструкции и части третьей пункта 186 Инструкции по делопроизводству внутренняя опись документов личного дела составляется после оформления личного дела и в процессе его ведения. следовательно
• Включение в личное дело несвоевременно представленных документов в хронологической последовательности их составления с последующим отражением этих фактов во внутренней описи(независимо от использования литерных номеров) технически будет возможно только в случае переформирования дела и последующего пересоставления внутренней описи. Это приведет к нарушению требований нормативных актов, а также повлечет за собой неоправданные затраты времени, бумаги и расходных материалов.
• Также следует обратить внимание, что в примере оформления внутренней описи, приведенном в вопросе, соблюдена хронологическая последовательность именно предоставления в кадровую службу, однако лист личного дела, содержащий копию свидетельства о повышении квалификации, должен был получить номер 29, а не 26 а!
• Нельзя также согласиться с автором вопроса в том, что если включать копии документов в личное дело по дате их представления, то будет неудобно следить по личному делу за ходом обучения работника в процессе трудовой деятельности. В дополнении к личному листку по учету кадров, форма которого установлена в приложении 3 к Инструкции, предусмотрен пункт 2. 2 "Сведения о повышении квалификации, аттестации", в котором должны фиксироваться сведения по данным вопросам с указанием основания для соответствующих записей, в том числе названия, даты и индекса свидетельства о повышении квалификации.
Каким образом правильно указать в листе-заверителе личного дела количество подшитых и пронумерованных листов, если в него включены листы под литерными номерами? В деле подшито и пронумеровано 40(сорок) листов, в том числе: Литерные номера: 26 а Пропущенные номера: нет + листов внутренней описи: 2(два) или В деле подшит и пронумерован 41(сорок один) лист, в том числе: Литерные номера: 26 а Пропущенные номера: нет + листов внутренней описи : 2(два)
• Согласно пункту 24 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 года № 2, оформление личных дел при передача в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. Одним из требований к оформлению дел, передаваемых в архив, является составление заверительной надписи.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела по установленной форме и помещается в конца дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, наличие литерных и пропущенных номеров листов.
Особенностью личного дела является то, что листы включенных в него документов нумеруются в процессе ведения личного дела, а не при подготовке его к передаче в архив организации. Ошибки в нумерации листов личного дела могут быть обнаружены на любом этапе его жизненного цикла: как в процессе ведения, так и при подготовке к передаче в архив и на этапе архивного хранения.
• В соответствии с требованиями части седьмой пункта 19 Инструкции по делопроизводству при наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа. Ecли при нумерации листов дела были обнаружены незначительные ошибки, то для их исправления используются литерные номера листов. 2122
Частью четвертой пункта 187 Инструкции по делопроизводству установлено, что при перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая надпись зачеркивается, но остается в деле. Если ошибки в нумерации листов незначительны, то они отражаются в заверительной надписи в строках "литерные номера" и "пропущенные номера". При этом общее количество листов, указанное в заверительной надписи, не меняется. При этом обратим внимание, что при отсутствии ошибок в нумерации листов (литерных и/или пропущенных номеров) слово "нет" в соответствующих строках не пишется. Это обусловлены тем, что ошибки в нумерации листов дела могут быть обнаружены уже после оформления Листа-Заверителя дела.
Автор статьи: Андрей Рыбаков Директор Бел. НИИДАД Кандидат исторических наук
Спасибо за внимание
Скачать презентацию Работа по статье Андрей Рыбаков Вопрос-ответ Минск 2014
7 вариант.Евсейчик.pptx