Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung Kick-Off-Veranstaltung 26 Juni 2009 Hochschul-IT

Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung Kick-Off-Veranstaltung 26. Juni 2009 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 1

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 2

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 3

Projektziele Hochschulentwicklung der FHH Qualität von Lehre, Forschung und Weiterbildung Autonomie der FHH ISO 9001 Zertifizierung Systemakkreditierung Aufbauorganisation Ablauforganisation Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 4

Qualitätsorientierte Steuerung Quelle: ASIIN Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 5

Zusammenhang ISO 9001 – Systemakkreditierung - IT 1. 2. 3. 4. 5. 6. QMH Anforderungen Inhalt Strategische Grundlagen Organisation Managementprozesse Kernprozesse Unterstützungsprozesse SAkk Anforderungen I. Ziele u. Q-Verständnis II. Q-Managementsystem III. Kernprozess Studium und Lehre IV. Unterstützende Prozesse IT-Systeme HIS Navision Typo 3 … QMH – Qualitätsmanagementhandbuch SAkk – Systemakkreditierung Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 6

QM: Strategieansatz SAkk (PAkk) ECTSLabel ECTS European Credit Transfer System PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung ITIL Information Technology Infrastructure Library Familiengerechte Hochschule ISO 9001 H-IT (ITIL) Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Total E-Quality QM und SAkk Kick-Off … 26. Juni 2009 7

Programm- vs. Systemakkreditierung Hochschule QMS PAkk Studiengang QMS Qualitätsmanagementsystem PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 8

MWK Strategieplanung Externe Zielvereinbarungen Präsidium abgestimmt Wirtschaftspläne (14) Strukturkonzepte (14) Präsidium Rückkopplung Strategieentwicklung Fakultäten (5) Dezernate (4) Zentrale Einrichtungen (5) Rückkopplung Planung Interne Zielvereinbarungen abgestimmt Hochschulwirtschaftsplan Hochschulentwicklungsplan Monitoring im Jahresverlauf SOLL / IST Vergleich Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 9

Zeitplan Funktion WS 08/09 SS 09 WS 09/10 SS 10 WS 10/11 SS 11 Programmreakkreditierung Dokumentation Audits Systemakkreditierung Dokumentation Audits Dokumentation int. Audits Verwaltung int. Audits Fakultäten ISO-Zertifizierung Studierendenverwaltung IT-Infrastruktur ISO 9001 IT-Management HISin. ONE IT-Redundanz FHHCard / IDM / Asset Mgt. / Support / Security Mgt. Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause WS 11/12 QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 10

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 11

Organisationsstruktur Für jede Organisationseinheit der FHH müssen nach einheitlichen Verfahren definiert werden: • Aufbauorganisation • Ablauforganisation – Funktionen – Prozesse Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 12

Aufbauorganisation der FHH - Entwurf Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 13

Funktionen, Beispiel aus Dezernat 1 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 14

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 15

Prozessmodell der FHH Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 16

Prinzip der Prozessdefinition • Ein MKU-Prozess – ist ein wiederkehrender, relevanter Arbeitsablauf – hat Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten – ist verlässlich für Nutzende und Ausführende • Wir strukturieren MKU-Prozesse in – Hauptprozesse, eingeteilt in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse – Hauptprozesse bestehend aus Prozessgruppen – Prozessgruppen bestehend aus MKU-Prozessen (Einzelprozessen) • Wir nummerieren MKU-Prozesse (Einzelprozesse) – Kennzeichen für den Hauptprozess, z. B. KD 3 (Kernprozess Studierenden- und Alumniverwaltung) – Kennzeichen für die Prozessgruppe, z. B. KD 3 -BERI (Berichtswesen) – Nummer für den Einzelprozess, z. B. KD 3 -BERI-1 mit Versionsnummer – Format [M, K, U]AA-AAAA-[1. . 9]. MMJJ Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 17

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 18

Prozessgruppen im Hauptprozess KD 3 Studierenden- und Alumniverwaltung • • • KD 3 -IMMA Immatrikulation KD 3 -EXMA Exmatrikulation KD 3 -RUEM Rückmeldung / besondere Semester KD 3 -STUB Studienbeiträge KD 3 -LEIS Leistungserfassung KD 3 -EVAL Evaluation KD 3 -STAM Stammdaten KD 3 -AEND Änderung an formellen Verfahren KD 3 -BERI Berichtswesen Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 19

Prozessgruppen im Hauptprozess KLS Lehre und Studium • • KLS-ESTG Entwicklung von Studiengängen KLS-PLAL Planung von Lehrveranstaltungen KLS-DFLV Durchführung von Lehrveranstaltungen KLS-EVAL Evaluation der Lehre KLS-EVAS Evaluation der Studiengänge KLS-PVPR Planung und Verwaltung von Prüfungen KLS-BPAA Betreuung Praxisphasen und Abschlussarbeiten Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 20

MKU-Prozess KD 3 -EVAL-1. 0609 Lehrevaluation durchführen Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 21

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 22

KD 3 -STUB Studienbeiträge • • KD 3 -STUB. 1 KD 3 -STUB. 2 KD 3 -STUB. 3 KD 3 -STUB. 4 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Einnahmen Verteilung Verwendung Berichtswesen QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 23

KD 3 -STUB. 1 Einnahmen • Zeiträume Studienbeiträge: – Januar bis März – Juli bis September • Zeiträume Langzeitstudiengebühren – Januar, Juli • Beteiligte: Dez. III, Dez. IV • Aufgaben: Einnahme, Kontrolle, Mahnung, Rückzahlung Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 24

KD 3 -STUB. 2 Verteilung • Zeitraum: Februar • Beteiligte: Dez. III, Präsidium, VPK, Dez. IV • Aufgaben: – Entwurf Verteilung der zentralen und dezentralen Studienbeiträge (Dez. III) – Entwurf Zuweisungen an Fakultäten und OEs (Dez. III) – Entscheidung (Präsidium) – Information an Dez. IV und Fakultäten (VPK) – Studienbeiträge zuweisen (Dez. IV) Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 25

KD 3 -STUB. 3 Verwendung • Zeitraum: Dezember • Beteiligte / Aufgaben: – Fakultäten: Jahresplanung Verwendung Studienbeiträge – VPK/Senatskommission: Jahresplanung Verwendung zentrale Studienbeiträge – Präsidium: Entscheidung – VPK: Information an Dez. IV und Fakultäten – Dez IV: Freigabe Studienbeiträge Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 26

KD 3 -STUB. 4 Berichtswesen • Zeiträume: Juni und Dezember • Beteiligte / Aufgaben: – VPG, VPK, Controller, Dez. III, Dez. IV: Evaluationsbericht für MWK erstellen – VPG, Präsidium, erweitertes Präsidium: Bericht über Stand der Ausgaben Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 27

KD 3 -STUB: Aufgaben für QM-AG K 3: • Konsolidierung der Dokumente – Wirtschaftspläne der Fakultäten und OEs – Pläne (Anträge) zur Verwendung von Studienbeiträgen – Bericht Verwendung an MWK • Konsolidierung der Prozesse und Modellierung als MKU-Prozesse Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 28

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 29

Organisation – Funktionen – Prozesse Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 30

Organisation – Funktionen – Prozesse Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 31

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 32

QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Managementprozesse (8 Hauptprozesse) – MSZ Strategie- und Zielvereinbarungsprozess PP – MAS Akademische Selbstverwaltung PP – MQM Ständige Verbesserung (4 UP) QMB – MWT Weiterbildung und Schulung ZWT – MD 1 Berufung von Professoren Dez. I – MD 4 Haushalts- und Wirtschaftsplanung Dez. IV – MCO Controlling (qualitativ und quantitativ) PP / Controller – MPP Hochschulmarketing und Öffentlichkeitsarbeit PP Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 33

QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Kernprozesse (5 Hauptprozesse) – KLS Lehre und Studium (8 PB) VPK – KFE Forschung und Entwicklung (2 PB) VPJ – KWT Weiterbildung und Technologietransfer (1 PB) ZWT – KD 3 Studierenden- und Alumniverwaltung (2 PB) Dez. III – KIB Internationale Kooperation (4 PB) IB Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 34

QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Unterstützungsprozesse (6 Hauptprozesse) – – – UD 1 Personalmanagement UD 2 Gebäudemanagement und Instandhaltung UD 4 Rechnungswesen und Beschaffung UBI Bibliotheksmanagement UCC Career Center / Mentoringprogramme UIT Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off Dez. II Dez. IV B ZWT H-IT 26. Juni 2009 35

Realisierung QM durch Arbeitsgruppen (AG) • 16 Arbeitsgruppen insgesamt – 7 AGs für Managementprozesse (M 1 – M 7) – 5 AGs für Kernprozesse (K 1 – K 5) – 4 AGs für Unterstützungsprozesse (U 1 – U 4) • Jede AG besteht aus drei Mitgliedern – bei Bedarf Ergänzung durch Fachkundige • Koordinierung und Weiterentwicklung der MKU-Prozesse in Absprache mit den Prozessverantwortlichen, QM-Zirkel und QMB Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 36

Arbeitsgruppen AG Bezeichnung Leitung Mitglieder M 1 Strategie VPJ, DT, MA M 2 Ständige Verbesserung HB HB, MS M 3 Interne Weiterbildung EB EB, KG, KUK M 4 Berufung N. N. , NR, BJ M 5 Haushalt VPG, HH, FW M 6 Controlling VPG, MA, FW M 7 Marketing DT DT, PS, MM K 1 Lehre VPK, MK, DS K 2 Forschung VPJ, EF, RS K 3 Externe Weiterbildung VPJ, EB, MZ K 4 Studierendenverwaltung VPK, BK, CJA K 5 Internationales VPK, BB, GH U 1 Personalwesen VPG, NR, EW U 2 Facility Management HK HK, TH, WG U 3 Bibliothek HF HF, MS, AH U 4 Hochschul-IT MK MK, YJ, CJA Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 37

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 38

Projektaufgaben • IST-Analyse – Identifikation der Prozessgruppen – derzeitige Abläufe – evtl. vorhandene Prozessdokumentation • Klärung der Anforderungen aus ISO 9001 und Systemakkreditierung • Identifizieren von MKU-Prozessen in den Prozessgruppen Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 39

Projektaufgaben • Definition der MKU-Prozesse unter Berücksichtigung von – Konformität zwischen Systemakkreditierungs- und ISO 9001 -Anforderungen – unterschiedlicher Handhabung in den Fakultäten – Ineffizienzen Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 40

Projektaufgaben • Dokumentation der Prozesse im QMHandbuch – graphische Modellierung – verbale Beschreibung • Erstellen eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der erforderlichen Anpassungen Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 41

Projektressourcen • Arbeitsgruppe (QM-AG) und bei Bedarf weitere Hochschulmitglieder • Hiwis (in 2009: 4500€ pro Fakultät) • Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) für die Dokumentation der Prozesse (Prozessdiagramme und -beschreibungen) in SYCAT (V-IT, MB, HB) • QM-Software SYCAT Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 42

Projektzeitplan Projektende 31. 08. 2010 Definition der Aufbauorganisation (incl. Funktionen und Rollen), Identifikation der Prozessgruppen Prozessdokumentation in SYCAT Maßnahmenplan 31. 05. 2010 30. 06. 2010 Meilensteine: 31. 10. 2009 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 43

Inhalt • • • Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD 3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD 3 -STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 44

Aufgabenstellung Kick-Off-AGs • Dekane – Erstellen Sie Entwürfe für die Organisationsdiagramme der Fakultäten! • Andere AGs – Identifizieren Sie Prozessgruppen zu den Ihrer AG zugeordneten Hauptprozessen! • Alle – Darstellung der Ergebnisse auf Flip Chart – Kurzpräsentation der Ergebnisse im Plenum Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause QM und SAkk Kick-Off 26. Juni 2009 45