Projektový management podle standardu PRINCE 2 Cross

Projektový management podle standardu ® PRINCE 2 Cross Czech a. s. Mgr. Romana Křížová

Management kvality v Cross Czech a. s. Ø ČSN EN ISO 9001: 2009 § Projektové poradenství § Projektový management § Evaluace a monitoring Ø PRINCE 2®: Pracovníci Cross Czech a. s. jsou držiteli certifikátu PRINCE 2® Practitioner Ø ISO 10006: 2003 § ISO/IEC Guide 73: 2002 - Risk Management § ISC 62/198: 2001 - Project Risk Management § EN ISO 10007: 03 - Configuration Management Certifikát byl vystaven pro: § "assesment audity" dle projektového řízení metodiky PRINCE 2® § implementace standardů projektového řízení § řízení projektových rizik 2

Co je to PRINCE 2® (PRojects IN Controlled Environments) • • Metodika PRINCE® vytvořena v roce 1989 britským vládním úřadem Office of Government Commerce (OGC), od roku 1996 verze PRINCE 2® Rychle se ujala v nekomerční i komerční sféře Vedoucí mezinárodní standard projektového řízení Používáno ve státní správě v UK, Francii, Beneluxu, Německu V ČR známa verze Princ. Egon – využívána pro management projektů financovaných z veřejných prostředků Nově se zavádí i u projektů financovaných přímo Evropskou komisí Metodika určena pro všechny účastníky projektu: – – – • Manažeři programu či korporátní manažeři Osoby zodpovědné za projekt na straně poskytovatele dotace/zákazníka Manažeři projektu a jejich podpora Týmoví manažeři a členové týmů Zainteresované strany Metodika PRINCE 2® postavena na principu dobrých praxí Principy, procesy a techniky umožňující jednotlivcům i organizacím úspěšně realizovat projekty 3

Témata v PRINCE 2® • • Obchodní případ: "Proč? " Organizace: "Kdo? “ Kvalita: "Co? “ Plány: "Jak? "; "Za kolik? "; "Kdy? " Rizika: "Co když? " Změny: "Jaký je dopad? " Postup: "Kde jsme teď? "; "Kam směřujeme? "; "Měli bychom pokračovat? „ © Crown Copyright 2009. Reproduced under licence from OG C Tématům odpovídají jednotlivé oblasti znalostí v projektovém managementu 4

PRINCE 2® Praktická kuchařka projektového managementu 5

Orientace na produkty a procesy • Metodika PRINCE 2 ® je procesně orientovaná – přehledné postupy průběhem životního cyklu projektu od začátku až do ukončení – každý proces má přiřazené checklisty (kontrolní seznamy), aktivity, produkty a odpovědnosti – Např. proces nastavení projektu, celkové řízení projektu, řízení etap, řízení přechodu mezi etapami, změny v projektu, ukončení projektu, apod. • PRINCE 2 ® plánování je Produktově Orientované (Product. Based) nikoli Orientované na Činnost (activity-based) - zajišťuje co bude vyrobeno a v jaké kvalitě • Vlastnosti produktu jsou těžištěm pro plánování, posouzení kvality a schválení výstupů 6

Hlavní principy • Důraz na zdůvodnění realizace projektu • Produktově orientovaný způsob plánování • Rozdělení projektu na řiditelné a kontrolovatelné etapy (= rozhodovací body) • Flexibilita a přizpůsobivost podmínkám projektu • Jasně definovaný životní cyklus (trvání) projektu • Definované a měřitelné produkty • Koordinované postupy k dosažení/vytvoření produktů • Předem definovaný rozsah zdrojů (čas, peníze, atd. ) • Organizační struktura s definovanými odpovědnostmi k řízení projektu © Crown Copyright 2009. Reproduced under licence from OGC 7

Řídící struktura v projektu 8

Výhody strukturovaného projektového managementu • Výsledky jsou opakovatelné a srozumitelné • Zkušenosti jsou 'zachyceny' a slouží jako znalostní báze (schopnost učení se firmy) po dokončení může být projekt auditován na základě jeho dokumentace • Kontrola výsledků (každý ví co očekávat) • Řízení rizik a problémů • Základ proaktivní činnost (minimalizace rizik) • Vysoká rychlost reakce pomocí předem určených procesů a struktur • Kvalita výsledků a provedení je řiditelná - kontrola efektivity a účinnosti 9

© Crown Copyright 2009. Reproduced under licence from OGC Parametry projektu 10

Externí kontrola v projektech Project Assurance (Projektový dohled) • Zajišťuje klíčovým zainteresovaným stranám, že projekt je správně řízen a realizován; • Vyhodnocuje, do jaké míry projekt vyhovuje předdefinovaným standardům kvality; • Musí být nezávislý na projektovém manažerovi, projektové podpoře, manažerském a projektovém týmu. Quality Assurance (Zajištění kvality) • Zajišťuje korporátnímu vedení či programu, že projekt je v souladu se standardy a politikou programového magementu (či s korporátní politikou a standardy); • Musí být vykonáváno osobami, které jsou externí vůči projektovému týmu (jsou nezávislé na projektu). 11

Výhody PRINCE 2® • PRINCE 2® obsahuje zavedené standardy dobré praxe ("best practices") a je zdarma • Terminologie a definice jsou ustanoveny před zahájením projektu - jednotná terminologie vytváří prostředí pro jednotné chápání • Předdefinované struktury pro organizaci, delegování, pravomoci a komunikaci – Jasné struktury redukují potřebu extra koordinace – Role a jejich popisy jsou definovány - musí být pouze přiřazeny jednotlivcům • Zaměření na produkt zajišťuje co bude dodáno (proč, kdy, komu, kým) • Průběžné „obchodní“ zdůvodnění projektu 12

Výhody PRINCE 2® • Jednoduché manažerské řízení (Řízení na základě výjimek - Management by Exception) – tolerance nastaveny pro všech 6 parametrů projektu • Pravidelné, ale detailní manažerské zprávy/reporty • Schůzky jsou potřeba pouze v případě, kdy je potřeba v projektu přijmout rozhodnutí • Zákazník je zahrnut do procesu rozhodování; všechny zainteresované strany jsou zastoupeny • Posouzení Kvality (Quality Reviews) probíhají pravidelně • Projekty jsou orientovány na učení & kontinuální zlepšování • PRINCE 2® je nástrojem pro auditování a hodnocení projektů PRINCE 2® je mezinárodně uznávaný certifikovaný standard 13

Projektový managementu jak jej známe ze strukturálních fondů Projektový management zahrnuje: q Plnění administrativních a účetních náležitostí a jejich včasné, správné a úplné zabezpečení q Komunikaci s poskytovatelem dotace v oblasti řízení projektu a zabezpečení souladu s pravidly operačního programu q Zpracovávání: • průběžných zpráv o stavu projektu • finančních výkazů a zpráv q Kontrolu vedení účetních záznamů pro potřeby projektu q Asistenci při organizaci při povinných či dobrovolných výběrových řízení apod. q Podporu vedoucímu projektu a členům projektového týmů Aktivity projektové kanceláře: : • • • Tvorba, údržba a rozvoj projektových standardů včetně typových projektových postupů Pravidelné projektové prověrky Sledování projektů a reportování Vedení dokumentace projektu a její archivování Finanční účtování projektů Vyhodnocování projektu, tvorba závěrečné zprávy (společně s vedoucím projektu) 14

Praktické využití PRINCE 2® • Aplikování v jednotlivých projektech, zejména u zakázek pro orgány státní správy a u dotací ze zdrojů EU • Quality Assurance a Project Assurance – externí služby nezávislé na projektu • Zpracování a využívání hlavních dokumentů nezbytných projektový management dle standardu PRINCE 2® • Firemní magement kvality a projektové řízení jako součást ISO 9001: 2009 nebo ISO 10006: 2003 • Aplikování v řízení programů (Financial Mechanism Office) 15

Děkuji za pozornost Cross Czech a. s. Mgr. Romana Křížová romana. krizova@crossczech. cz +420 296 356 108, +420 602 764 247 Růžová 1416/17, 110 00 Praha 1 www. crossczech. cz V prezentaci jsou použity podklady z materiálů firem expertplace advisory gmbh a solit project, s. r. o. 16