Projektabschlussphase l Inhalt: - Festlegung und Durchführung des Projektabschlusses - Abschließende Umfeldanalyse - Projektauswertung - Projektabschluß-Sitzung n Durchführung: - Lehrgespräch - Diskussion n Ergebniserwartungen: - Bedeutung der Projektabschlussphase erkennen - Schritte und Instrumente der Projektabschluß-Phase kennenlernen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 1
Projektabschlussphase Ein systematischer Projektabschluß mit Analyse findet in der Praxis sehr selten statt. Die Mitarbeiter, die für das Vorhaben abgestellt waren, haben neue Aufgaben übernommen, bei weniger erfolgreichen Projekten vergißt jeder gerne die negativen Aspekte und Konflikte, die während des Projektes auftraten. Dabei ist ein systematischer Ablauf und eine gründliche Analyse eines abgeschlossenen Projektes nicht nur für das Projekt selbst, sondern insbesondere für zukünftige Projekte von großer Bedeutung. Die Überprüfung des Vorhabens sollte sich dabei sowohl auf das Sachergebnis als auch auf die Art und Weise der Zusammenarbeit konzentrieren. Denn gerade aus Projekten, die nicht so erfolgreich waren, kann gelernt werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 2
Der Projektabschlusszeitpunkt Die beiden möglichen Meilensteine der Projektende-Phase Projektübergabe und Projektevaluierung werden in internationalen Anlageprojekten auch PAC (Provisional Acceptance Certificate) und FAC (Final Acceptance Certificate) genannt. Die Frage, zu welchem Zeitpunkt das Projekt tatsächlich beendet werden sollte, wird nicht einheitlich beantwortet, da mit beiden Varianten Vor- und Nachteile verbunden sind. Für den Zeitpunkt der Projektübergabe spricht, daß in der nachfolgenden Phase kaum noch Arbeiten des Projektteams notwendig sind. Ein Projektabschluß zu diesem Zeitpunkt tritt auch dem Eindruck eines schleifenden Projektes entgegen. Für den Zeitpunkt der Projektevaluierung spricht, daß die Zielerfüllung zu diesem Zeitpunkt erst endgültig überprüft werden kann. Auch die Enddokumentation, Mängelbehebungen, Garantieüberwachung, Restzahlungen etc. sind erledigt und damit kann das gesamte Projekt gleichzeitig abgeschlossen werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 3
Der Projektabschlusszeitpunkt Da keine eindeutige Präferenz dargelegt werden kann, ist folgender Vorschlag denkbar: Zum Zeitpunkt der Projektübergabe wird ein sogenannter vorläufiger, aber doch formaler Projektabschluß durchgeführt, der l die Abhaltung der Projektabschlusssitzung mit dem Kunden / Auftraggeber, l die Formulierung eines vorläufigen Projektabschlußberichtes, l den Abschluß der wesentlichen Umfeldbeziehungen (Lieferanten, Behörden, etc. ) und l die Auflösung des Projektteams, verbunden mit Feedback über ihre Projektarbeit, umfaßt. Im Rahmen dieser vorläufigen Projektabschlusssitzung werden der Projektleiter und das Projektteam entlastet. (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 4
Der Projektabschlusszeitpunkt Gleichzeitig wird der Projektleiter oder ein speziell dafür nominiertes Projektteammitglied mit der Veranlassung und Durchführung der Restaufgaben sowie mit der Überprüfung der Zielerfüllung bei der Projektevaluierung beauftragt. Im Rahmen der Projektevaluierung wird das Projekt endgültig beendet, womit l der endgültige Projektabschlußbericht, l die Projektnachkalkulation, l die dokumentierten Projekterfahrungen und l die Entlastung des Projektleiters verbunden sind. (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 5
Der Projektverlauf Auftraggeber, Kunde Auftragnehmer, Projektleiter Idee, Anfrage Angebot Auftrag Projektdurchführung Übergabeprotokoll Prüfung Übernahmeprotokoll Projektabschluß (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 6
Die Nachkalkulation des Projektes Beschreibung der Projektleistungen: Arbeitspaket Kostenplan Mehr(Budget) leistung Minderleistung Revidiertes Budget Ist. Kosten Abweichung Begründung Summe: Erkenntnisse: Projektleiter: Auftraggeber: (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 7
Der Projektabschlußbericht beschreibt das Ergebnis des Gesamtprojektes aus organisatorischer und fachlicher Sicht und die daraus gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte. Sein Inhalt bezieht sich einerseits auf die Projektrealisierung und andererseits auf den Projektinhalt. Er wird vom Projektleiter erstellt und in der Projektabschlusssitzung präsentiert. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 8
Der Projektabschlußbericht: Anforderungen und Inhalte Adressat: l l interner Auftraggeber ausgewählte Personen der Projektorganisation Zeitpunkt: l am Projektende Inhalt: l l l Umfang: l Gesamtbeurteilung des realisierten Projektes Darstellung des Projektverlaufs: Ausgangslage, Vorgehensweise Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine, verbrauchte Kosten und Personaleinsatz, Abweichungsanalysen l Besondere Ereignisse, Problemstellungen und Lösungen im Projektverlauf l für zukünftige Nutzung verwertbare Erfahrungen, Stärken. Schwächen-Analyse l Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise nach Projektabschluß je nach Projekt 2 - 10 Seiten, Anlagen zur Dokumentation (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 9
Projektabschlussbericht Projekt: Projekt-Nr. : Projektleiter: vorläufig: endgültig: Datum: Interner Auftraggeber: Ziele: Ursprüngliche Ziele: Zieländerungen: Termine: Ist-Ende Plan-Ende Abweichung Kosten: Ist-Kosten Plan-Kosten Abweichung Aufwände: Ist-Aufwand Plan-Aufwand Abweichung Ergebnis: Abweichungsbegründung / Konsequenzen / offene Angaben: Projektleiter: Auftraggeber: Terminplan Kostenplan Aufwandsplan Begründung Anlagen: Konsequenzen Maßnahmen Sonstige (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 10
Die Projektabschluss-Sitzung Die Projektabschluß-Sitzung ist ein langfristig einzuplanendes, organisatorisches Instrument des Projektabschlusses, zu dem alle Teammitglieder und der Projektauftraggeber einzuladen sind. Zweck der Projektabschluß-Sitzung ist eine gemeinsame formale Beendigung des Projektes mit folgenden Teilaufgaben: 1. Ergebnisanalyse und Erfolgsbewertung 2. Prozeßanalyse und Bewertung 3. Analyse der Konsequenzen auf die Nachprojekt-Phase 4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen 5. Verteilung der noch offenen Aufgaben 6. Emotionaler Projektabschluß (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 11
1. Ergebnisanalyse und Erfolgsbewertung Basis für die Bewertung des Projekterfolges hinsichtlich der Projektergebnisse sind die ursprünglich erstellte Projektdefinition, die Projektplanungen und die im Zuge des Projektes vorgenommenen Änderungen. Es geht also um die Ergebnis-Qualität. Zur Erfassung der Produkt- und Ergebnis-Qualität ist folgender Fragenkatalog zu diskutieren: l Sind die inhaltlichen Projektziele erreicht worden (vgl. Projektdefinition, Ergebnisspezifikation) ? l Sind alle im PSP erscheinenden Aufgaben erledigt ? Noch offene Fragen werden festgestellt, die Restkosten abgeschätzt. l Wurden die Projekttermine eingehalten ? l Wurde das Projektbudget eingehalten ? l Wurde mit dem Projektergebnis Akzeptanz beim externen Auftraggeber und den übrigen Umfeldgruppen erzielt ? l Was haben wir zusätzlich erreicht ? l Welches fachliche Know-how haben wir erworben ? WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlußphase (nach Patzak) 12
2. Prozeßanalyse und Bewertung Basis für die Bewertung des Projekterfolges hinsichtlich des Prozesses (es geht hier um die Prozeß-Qualität) sind Umfeldanalysen nach außen und innen, d. h. l Analyse der Kundenzufriedenheit mit dem Prozeß (z. B. mittels Fragebogen). Kunden sind der externe Auftraggeber, aber auch alle weiteren Umfeldgruppen, z. B. der interne Auftraggeber oder einflußreiche Behörden. l Analyse der Mitarbeiterzufriedenheit im Projektteam durch eine Reflexionsrunde über Stärken und Schwächen der Kommunikation und Kooperation. Folgender Fragenkatalog kann dabei herangezogen werden: Wie hat die Kommunikation zu den Umfeldgruppen, insbesondere zum internen und externen Auftraggeber, funktioniert ? l Wie sieht die Akzeptanz des Projektablaufs (Prozeß) aus Kundensicht aus ? l Wie hat die Teamarbeit funktioniert ? l Was haben wir im Projekt gelernt (integrierte Stärken-Schwächen-Analyse) ? l (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlußphase 13
3. Analyse der Konsequenzen auf die Nachprojekt-Phase Nach jedem Projekt geht das Leben weiter. Daher sind abschließende auf früheren Planungen basierende Überlegungen anzustellen, was sich durch den Abschluß des Projektes für die Umfeldgruppen geändert hat, und zwar l hinsichtlich der Projektaufgabe: - Wie gestaltet sich das After-Sales-Management ? Hierzu gehören Kundenbetreuung, Garantieleistungen, Nacharbeiten, die bei Übergabe zugesichert wurden. - Gibt es Chancen für ein Folgeprojekt ? - Wie kann das Know-how zur Akquisition neuer, ähnlicher Projekte genutzt werden ? l hinsichtlich des Projektteams (Personen): - Welche Probleme sind durch die Teamauflösung (letzte Phase des Team-Lebenszyklus) und die Wiedereingliederung in die Stammorganisation zu erwarten ? l hinsichtlich der Wissensbestände (Information): - Welche Projektdaten sind für wen von Wichtigkeit ? - Wie sind die Projektdaten weiterzugeben ? (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlußphase 14
4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen Die Sicherstellung der Im Projekt gemachten Erfahrungen ist zwar nicht für das gegenständliche Projekt, aber für die Weiterentwicklung des projektdurchführenden Unternehmens von Bedeutung. Das im abzuschließenden Projekt erworbene Wissen, sowohl fachliche Erkenntnisse als auch Prozeß-Erfahrungen, stellt einen meist unterbewerteten Teil des gesamten Projektgewinnes dar. Andererseits werden oft Projekte allein mit dem Hauptziel der Wissensakkumulation durchgeführt, wie z. B. die Errichtung von Referenzanlagen, Fußfassen in einem neuen Marktsegment, Entwicklungsprojekte und ähnliches. Diesen wesentlichen Teil des Gewinnes gilt es sicherzustellen. (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 15
4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen Die zentrale Frage lautet daher: Wie können wir unsere Projekterfahrungen und Projektergebnisse für die Zukunft am besten nutzbar machen ? Im einzelnen ist folgender Fragenkatalog durchzuarbeiten: l Was hat jeder Teilnehmer für sich aus dem Projekt gelernt ? l Welche Ergebnisse sind für die Gesamtorganisation wichtig ? l Welche positiven Erfahrungen können bei anderen Projekten angewendet werden ? l Was soll bei künftigen Projekten anders gemacht werden ? (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 16
4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen Beispiele für die Nutzung von Projekterfahrungen sind: l Ergebnisse der Projektarbeit werden in die Stammorganisation übernommen: Instrumente, die sich bei der Projektarbeit bewährt haben, werden auch im Routinebetrieb verwendet, z. B. eine genaue Rollenklärung in der Stammorganisation, Aufgabenstrukturpläne für die Routineaufgaben, Verhaltensweisen bei Teamarbeit, Moderation und Visualisierung, Verhandlungsstrategien mit Sponsoren etc. . l Projektergebnisse bilden die Basis für Folgeprojekte: Das im Projekt erstellte Konzept für die Reorganisation ist die Basis für das Projekt „Durchführung der Reorganisation“ etc. . l Projekterfahrungen werden in neuen Projekten genutzt: Standard-Projektpläne für ähnliche Vorhaben können erstellt werden. l Erfolgreiche Projektmitarbeiter werden mit Projektleiterfunktion in neuen Projekten betraut. l Projektmitarbeiter werden in der Stammorganisation mit Aufgaben betraut, bei denen das Know-how aus der Projektarbeit genutzt werden kann. (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 17
5. Verteilung der noch offenen Aufgaben Selbst bei einem systematischen Projektabschluß bleiben zumeist noch einzelne Aufgaben als Restaufgaben offen. Um eine Erledigung auch dieser Aufgaben zu gewährleisten, sollten diese benannt, abgeschätzt und auf die Personen, von denen sie zu erledigen sind, verteilt werden. Derartige Aufgaben könnten sein: l l l ein Bericht muß noch fertiggestellt werden das Protokoll der Abschlußsitzung muß noch erstellt und versendet werden Maßnahmen aus der Umfeldanalyse müssen noch erledigt werden für einige Zeit muß noch ein Ansprechpartner für den Kunden / Nutzer vorhanden sein Komplettierungsarbeiten, Nachbesserungen, Mängelbehebungen sind noch durchzuführen (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 18
Liste offener Punkte zum Projekt: : Nr. : Aufgabe: Status: zu erledigen bis: Verantwortliche: (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 19
6. Emotionaler Projektabschluß Der Projektabschluß ist manchmal mit attraktiven Perspektiven, zumeist jedoch auch mit gewissen Unsicherheiten behaftet. Je nach Erfolg und Attraktivität des abgelaufenen Projektes sind unterschiedliche Verhaltensweisen bei den Teammitgliedern zu beobachten: l Erfolgreiche Projekte mit gut kooperierenden Teams: Das Team ist beachtlich erfinderisch beim Definieren neuer, noch zu erledigender Aufgaben, Verbesserungen etc. . Es herrscht Perfektionsdrang. Diese Tendenz muß gebremst werden. l Nicht erfolgreiche Projekte mit Kooperationsschwierigkeiten: Dazu gehören abgebrochene, mißlungene oder auch emotional unbefriedigend abgelaufene Projekte. Solche Projekte werden zumeist so schnell wie möglich geistig im Keller begraben, wobei ihr Geist jedoch noch lange nachwirkt und rumort. Die Mitarbeiter suchen möglichst vor Projektende das Weite, denn bei Projekten gilt ganz allgemein: „Den letzten beißen die Hunde!“ In jedem Fall sollte ein Abschluß auf sozialer / emotionaler Ebene gefunden werden: durch ein kleines Abschlußfest, ein gemeinsames Essen, eine kurze Dankesansprache an alle Beteiligten o. ä. . (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektabschlussphase 20
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