Project Expert Вопросы 1 Технологии управления проектами

Project Expert

Вопросы 1. Технологии управления проектами • Основные понятия. • Жизненный цикл проекта. • Бизнес-план проекта. • Информационные технологии управления проектами. 2. Построение бизнес-плана и оценка проекта в программе Project Expert. • Интерфейс программы Project Expert.

Технологии управления проектами Проект – уникальный процесс, с начальной и конечной датами, включающий выполнение определенного комплекса задач, направленный на достижение целей, соответствующих конкретным требованиям. Проекты классифицируются по масштабу (мелкий, средний, крупный), по длительности ( краткосрочный, среднесрочный, долгосрочный, по характеру (инвестиционный, инновационный, научно-исследовательский), проекты различаются по степени сложности. По основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект, различают технические, организационные, экономические, социальные смешанные. По характеру предметной области: проекты инвестиционные, инновационные, научноисследовательские, учебно-образовательные, смешанные.

Моделирование проекта. Управление проектом осуществляется посредством планирования и выполнения работ, координации действий специалистов и организаций, участвующих в проекте. Для эффективного управления проектом и решения поставленных задач необходимо иметь модель проекта. Тип модели зависит от типа проекта. Модель реализуется выбором подходящего формализма. Для создания финансовой модели проекта (новый бизнес, например) надо построить экономико-математическую модель с использованием методологии дисконтированных денежных потоков. Для моделирования управления комплексами работ используются методы сетевого планирования, позволяющие выбирать наилучший план из всех возможных вариантов. Результат оценивается в соответствии с выбранными критериями эффективности. Как и моделирование задачи, моделирование проекта включает следующие этапы:

1. Постановка задачи. Определение проблемы. Прежде всего, необходимо описать проблему, которая явилась причиной создания проекта. Найти аргументацию существования проблемы, четко сформулировать и определить цели, которые связаны с той конкретной работой, которая должна быть выполнена. В результате выполнения проекта должен быть получен устойчивый результат - уникальный продукт. Продукт проекта – новый объект, новый бизнеспроцесс, предоставленная услуга, информационная система и пр. Отбор данных и ситуаций, реализующих поставленную цель, Описание проекта через управляемые параметры. 2. Определение входных и выходных показателей и критериев эффективности. 3. Определение стратегии выполнения поставленных задач и финансирования в соответствии с выбранной целью, сроками и имеющимися ресурсами 4. Анализ и оценка результата на основе выбранных критериев эффективности

Основные термины Цель проекта – четко сформулированный результат, выход, продукция, определяемая в терминах затрат, качества и времени реализации. Цель должна быть ясной и реальной. Задачи ( работы) проекта – действия, осуществляемые в рамках проекта для достижения определенного результата. Характеризуются датами начала и окончания. Задачи можно сгруппировать, создавая структуру проекта. Логическая структура проекта - комплекс взаимосвязей между работами, определяет взаимодействие работ. Длительность выполнения работ - общий интервал активного рабочего времени, необходимого для выполнения работы. План – последовательный список задач и времени, необходимых для их выполнения или график задач.

Ресурсы - исполнители, оборудование, материалы, которые необходимы для выполнения работ. Затраты— финансовые средства, запланированные на работу, ресурс или весь проект, необходимые для его реализации. деньги – это “гибкий” ресурс проекта, общая его стоимость должна быть установлена с самого начала. Ключевая задача - так управлять ресурсами, чтобы затраты не превысили запланированной суммы. Контрольные точки (вехи) – это точки, в которых измеряются показатели времени (сроки), стоимости (расходы) и качества. Контрольные точки могут служить границами между этапами. Управление проектом - система организации, планирования, отслеживания состояния работ и определения, выполняются ли они в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять меры для ликвидации задержки. Организация проекта – определение и структурирование комплекса взаимосвязанных задач и ресурсов, обеспечивающих выполнение проекта.

Жизненный цикл проекта – это период времени от зарождения идеи проекта до его завершения, который состоит из фаз: концепция, разработка, реализация, завершение. От фазы к фазе степень неопределенности уменьшается, достигается определенная степень правильного определения продукта проекта и большая управляемость проекта. Жизненный цикл проекта может быть разделен не только на фазы или этапы, но и на более мелкие элементы, что и составит подробную структуру проекта. В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на под-этапы из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования. Типичный жизненный цикл проекта состоит из 4 фаз:

1. начальная фаза – разработка миссии (концепции проекта); 2. фаза разработки – планирование проекта. Определение и уточнение цели, планирование действий, необходимых для достижения целей. 3. фаза реализации – поэтапный процесс исполнения проекта; объединение человеческих и других ресурсов для выполнения план-графика. 4. фаза завершения – формализация приемки продукта, услуги или результата подводит проекта к корректному завершению. Процесс выхода из проекта. В период реализации проект сопровождается процессами мониторинга и управления. Регулярно оценивают прогресс проекта и осуществляют мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от план-графика, и, в случае необходимости, проводят корректирующие действия для достижения целей проекта. Как правило, проект имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Этот комплекс времени, финансов и объема определяется как проектный треугольник: при внесении изменений в один из этих элементов меняются оба других. Для проекта в равной степени важны все три элемента, но только один из них имеет наибольшее влияние на другие в зависимости от выбранных приоритетов. Как изменения в плане влияют на другие стороны треугольника, зависит от обстоятельств и специфики проекта. В некоторых случаях уменьшение расписания увеличивает стоимость, а в других — уменьшает.

Если созданный план не удовлетворяет ожиданиям, например, проект заканчивается слишком поздно или его стоимость превышает допустимые пределы, то его нужно оптимизировать, чтобы привести в соответствие ожиданиям. При оптимизации проекта следует помнить обо всех элементах треугольника и о том, что изменение одной из сторон затрагивает две другие — позитивно или негативно, в зависимости от проекта

Качество, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество. Качество не является стороной треугольника - это результат того, что происходит с временем, деньгами и объемом работ

Бизнес-план проекта После построения модели проекта, постановки задачи следует разработать развернутый бизнес-план проекта - документ, содержащий в структурированном виде всю информацию о проекте, необходимую для его осуществления. В бизнес-плане описываются основные аспекты будущего проекта, определяются способы решения проблем. Бизнес-план помогает предпринимателям и финансистам лучше изучить емкость и перспективы развития будущего рынка сбыта, оценить затраты по изготовлению продукции и соизмерить их с возможными ценами реализации, чтобы определить потенциальную прибыльность задуманного дела. Правильно составленный бизнес-план в конечном счете отвечает на вопросы, стоит ли вообще вкладывать деньги в данное дело и окупятся ли все затраты сил и средств. Он помогает предугадать будущие трудности и понять, как их преодолеть. Как правило, бизнес-план имеет следующую структуру: • Цели проекта, его ориентация и экономическое окружение, юридическое обеспечение

• • Маркетинговая информация (возможности сбыта, конкурентная среда, перспективная программа продаж и номенклатура продукции, ценовая политика). Материальные затраты (потребности, цены и условия поставки сырья, вспомогательных материалов и энергоносителей). Место размещения с учетом технологических, климатических, социальных и иных факторов. Проектно-конструкторская часть (выбор технологии, спецификация оборудования и условия его поставки, объемы строительства и т. п. ). Организация предприятия и накладные расходы (управление, сбыт и распределение продукции, условия аренды, графики амортизации оборудования). Кадры (потребность, обеспеченность, режим работы, условия оплаты, необходимость обучения). График осуществления проекта (сроки работ, период функционирования). Оценка эффективности инвестиционного проекта.

Информационные технологии управления проектами Успешная реализация проектной деятельности компании невозможна без применения информационных технологий. Информационной системой (ИС) управления проектами является организационно-технологический комплекс технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом. На основе актуальной и доступной информации происходит эффективное стратегическое и оперативное управление, а также анализ и поиск возможных путей оптимизации работ, распределение конкурирующих ресурсов, принятие взвешенных решений. Таким образом, информационная система управления проектами - инструмент для автоматизации проектного управления. На протяжении всего жизненного цикла она обеспечивает эффективность процессов управления за счет:

• автоматизации задач по планированию и контролю проекта; • предоставления «единой картины» всех проектов компании для взвешенного принятия управленческих решений; • сокращения времени на коммуникации между частниками проектной деятельности; • обеспечения документооборота по проектной деятельности. Spider Project. Этот пакет управления проектами разработан с учетом опыта, потребностей и особенностей Российского бизнеса. Сопровождается консалтинговой компанией Технологии управления Спайдер. Поставляется в вариантах Professional и Lite (www. spiderproject. ru). Primavera Enterprise 5. 0. Пакет предназначен для управления проектами с очень большим объемом данных. Пакет состоит из отдельных модулей. Разработка компании Primavera Systems, в России сопровождается компанией ПМСОФТ (www. pmsoft. ru).

Система Open Plan. Распространенная в мире профессиональная система календарного планирования, совместно с модулями Cobra и Welcom. Home составляет законченную систему управления проектами. . Разработка компании Welcom Software Microsoft Office Project. Распространенная программа календарного планирования и управления проектами. В настоящее время поставляется как комплексное решение по управлению проектами в версиях Microsoft Project Standard или Professional 2013, Microsoft Project Server 13. Project Expert. Аналитическая программа для оценки инвестиционных проектов и разработки бизнес-планов. Работаем в Project Expert Работа с Project Expert может быть представлена в виде следующих основных шагов: • Построение модели • Определение потребности в финансировании. • Разработка стратегии финансирования. • Анализ эффективности проекта.

Интерфейс программы Project Expert

Интерфейс представлен в виде набора карточек, в которых вводятся настройки и описываются параметры проекта по разделам и модулям. На главной карте девять разделов: 1. Проект 2. Компания 3. Окружение 4. Инвестиционный план 5. Операционный план 6. Финансирование 7. Результаты 8. Анализ проекта 9. Актуализация

Раздел Проект Раздел состоит из шести модулей:

Финансовая модель проекта вновь создаваемого мало Рассмотрим методику построения модели проекта на примере создани бизнес-план. Пример. Предполагается создать малое ИТ- предприятие, предостав приложений и сайтов с использованием облачного сервиса. Планируе закупить компьютеры, подключиться к сети интернет. Организовать р деятельности фирма будет получать прибыль от реализации заказов о Постановка задачи 1) Компания, окружение: стартовый баланс; банк, , валюта, учетная ст 2) Инвестиционный план: календарный план работ проекта, ресурсы, 3) Операционный план: план сбыта продукции, общие издержки, план издержки; 4) Финансирование: с помощью программы выбрать лучшие условия Цель проекта - создание предприятия, предоставляющего услуги по сайтов. Проект начинается 1 01. 2014. Срок – 1 год. Стартовый капита

Список продуктов. Предполагается создание следующих информационных продуктов: Создание сайта, Интернет-магазин и их продвижение и поддержка. Окружение. Валюта – рубли. Налоги - для малого предприятия: упрощенная система налогообложения: 6% от доходов, 13% из зарплаты сотрудников, ПФР - 20%, ФСС 3%, ФОМС 2%. Затраты. Складываются из первичных инвестиционных затрат на создание предприятия и регулярных издержек в процессе деятельности. . 1. Аренда помещения: - 100000 руб. ежеквартально. 2. Регулярные выплаты по подписке на используемое ПО – 10000 руб. 3. Реклама - 50000 ежеквартально Ресурсы. Персонал предприятия составляет 10 человек, включая: • директор – 50000 руб/мес • Бухгалтер – 40000 руб/месс

• программист (3 чел) – 35000 руб/мес • менеджер (2 чел) – 25000 руб/мес • веб-дизайнер (3 чел) 30000 руб/мес Зарплата выплачивается в следующем месяце после начисления. Оборудование: компьютеры 10 шт. Календарный план. Включает последовательность задач, сроки выполнения и длительности. Структурируем задачи, выделим главные объединяющие этапы: 1. Объединенный этап Подготовительные работы: 2. Объединенный этап Создание ИТ- центра, 3. Объединенный этап Создание и тестирование пробных вариантов. Задачи каждого этапа, длительности, ресурсы, инвестиционные затраты представлены в Таблице

Услуги. Сбыт.

Раздел Компания

Создние файла

отображения данных.

• Структура автоматически по продуктам

Валюта и показатель инфляции.

Инвестиционный план Раздел состоит из модулей

Календарный план

Операционный план

План сбыта

План по персоналу

Общие издержки

Проведем расчет

Финансы Займы

ПОДБОР

Поступления

Результаты и анализ проекта

Кеш-фло

Баланс

Анализ Эффективность инвестиций

Отчеты