Программные средства автоматизации ИС в бухучете Лекция 4

Программные средства автоматизации ИС в бухучете Лекция 4 Дисциплина «Информационные системы в бухучете» l

Назначение документов Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. l При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события. l

l В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как "Платежное поручение", "Счет", "Приходная накладная", "Расходная накладная", "Накладная на внутреннее перемещение", "Приходный кассовый ордер" и так далее.

Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

l Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. l В системе 1 С: Предприятие документ является основной учетной единицей. l Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем.

l Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций.

l При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. l Например, если установлена компонента "Бухгалтерский учет", документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

l Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий так, как они происходили реально.

l Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: l например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; l в приказе о приеме на работу информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. l

Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами.

l Например, если установлена компонента "Бухгалтерский учет", документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

Состав документа l С точки зрения программиста, у документа есть экранная форма -Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм -- Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге.

l Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1 С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1 С: Предприятие.

Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. l У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод Исходная. Таблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться. l

Проведение документа l Некоторые документы могут проводиться. С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура Обработка. Проведения).

Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. l Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника. l

Реквизиты документа l l Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода — экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин "шапка" — достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз.

l Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть — это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате.

Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию — стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. l В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. l Структура документа в системе 1 С: Предприятие может содержать только одну табличную часть. l

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. l Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1 С: Предприятие. l

l Работая с системой 1 С: Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Журналы документов l Все документы хранятся в журналах. l Журнал документов -- это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами.

l Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые, который будет включать документы "Приказ о приеме на работу", "Приказ об увольнении", "Кадровое перемещение". С этим журналом будет работать пользователькадровик. l Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы "Платежное поручение" и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. l Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. l Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. l

l Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. l Например, может быть создан журнал «Складские документы» , который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

l l l Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления. Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы. От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1 С могут быть трех видов: Обычный, Общий и Дополнительный. l Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. l Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. l Дополнительных журналов может быть несколько. l Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. l Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. l Например, в журнале Приказы. Кадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник l

l l Сравнение документов с другими объектами хранит нормативно-справочную информацию, а документы отражают события реального мира. Обычно значения реквизитов документов выбираются из справочников. Документ обычно проводится, имеет дату и время. Справочники, в отличие от документов могут быть многоуровневыми, иметь периодические (привязанные к дате) реквизиты. Перечисленияхранится в БД, хранит список значений. Перечисление может хранить только список значений, который задается разработчиком в режиме Конфигуратор. Не имеют печатной формы. Не редактируются пользователем. Таблица значенийимеет строки и колонки (не хранится в БД)Таблица. Значений предназначена для временного хранения промежуточных данных в памяти компьютера, возникающих во время работы программы, и удаляется, когда работа с ней закончена. Документ записывает все данные в БД. Таблицы значений не могут быть подчиненными другу. Не имеют печатной формы. Список значенийхранит список значений (не сохраняется в БД)Представляет собой временный набор данных, так же как и таблица значений. Не имеют печатной формы. Отчеты. Имеет печатные формы. Отчет обычно считывает данные, хранящиеся в БД и формируются печатные формы для вывода данных в нужном виде на экран или на принтер.

Сравнение документов с другими объектами Объект Сходства Различия Константы хранят значения, сохраняются в базе данных Документ хранит не одно значение, а событие хозяйственной деятельности предприятия, кроме того событие порождает изменение состояния данных. Документ обязательно имеет дату и время, может содержать табличную часть, хранит множество данных различных типов, которые могут быть связаны с данными других объектов. Константы не имеют печатной формы. Справочники Сохраняется в базе данных, имеет реквизиты, справочники могут быть подчиненными другу. Могут иметь печатные формы

Назначение отчетов l Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных. Отчеты похожи на документы, только эти объекты выполняют разные функции. Документы вводят информацию в базу данных, отчеты выводят результаты.

Состав отчета l l l У любого отчета в системе 1 С есть экранная форма -- Диалог, который пользователь видит на экране. В диалоге пользователь обычно задает параметры формирования отчета, например, период времени. Также у отчета обычно есть одна или несколько бумажных форм -- Таблиц. С помощью таблиц отчет печатается на бумаге.

Алгоритм формирования отчета записывается в модуле отчета на встроенном языке 1 С. l Например, для кадрового отчета "Сотрудники, принятые за период" нужна экранная форма с двумя полями Начало и Окончание. Оба поля будут иметь тип "дата". l Модуль отчета должен выбрать из справочника Сотрудники нужных людей и вывести их в таблицу. l

Секции l Фирма 1 С предоставила мощный инструмент формирования отчетов -- Секции. Секция -это область таблицы, предназначенная для многократного вывода. Например, в отчете по сотрудникам будет секция "Сотрудник", которую нужно будет выводить для каждого сотрудника. Секции могут быть горизонтальными или вертикальными. Можно также выводить пересечения горизонтальных и вертикальных секций.

Поведение сформированного отчета В системе 1 С: Предприятие отчеты могут быть вполне активными объектами. Это означает, что щелкнув например, на фамилии сотрудника можно открыть форму этого сотрудника или сформировать более детальный отчет только по этому сотруднику. Это очень удобно для бухгалтеров, которые от сводных отчетов могут перейти к более детальным и узнать, откуда взялась каждая сумма, вплоть до конкретной проводки. Для этого предназначены свойства ячейки Расшифровка и процедура Обработка. Ячейки. Таблицы.

l Спасибо за внимание