Программа реструктуризации клуба Первая волна 51 слайд 2

Программа реструктуризации клуба. Первая волна 51 слайд, 2 таблицы и 1 картинка

Матричная система управления

Плюсы структуры • Одновременное использование нескольких видов деятельности в рамках осуществляемых программ. • Получение качественного результата по многим проектам и программам. • Вовлечение в дело с целью реализации конкретных целей большего числа руководителей и специалистов всех уровней. • Преодоление препятствий, которые создаются в самой организации. При этом развитие функциональной специализации не страдает. • Уменьшение нагрузки на руководителя высшего уровня за счет перераспределения какой-то части полномочий на руководителей средних уровней.

Минусы структуры • необходимость периодического разрушения структуры первичных групп • возможный рост конфликтности

Новые принципы организации работы

Принцип № 1 Сначала давать, потом брать • Постиндустриальная эпоха – эпоха услуг • Если берем не давая – люди уходят • Целевое направление деятельности – помощь в трудоустройстве Итог: • объявление о предоставлении сервиса по помощи в трудоустройстве в госорганы в университете • Учреждение функционального органа по работе с клиентами • Разработка программы по удержанию связи с успешными кадрами – сначала устроишь ты, потом тебя

Принцип № 2 Знание - сила • Клуб – образовательная площадка (практика – часть образования) • Для успешной деятельности нужны специальные знания Итог: • Проведение регулярных курсов для студентов по подготовке кадров в ОГи. МВ • Выдача сертификатов об их прохождении

Курсы: Soft-skills • Нетворкинг • Командообразование Hard-skills • Подготовка к помощничеству • Подготовка к работе в ФОИВе

Принцип № 3 Демократия • На конфронтации и споры тратится много времени в процессе исполнения поручений – общим обсуждением они будут разрешаться быстрее

Принцип № 4 Самоуправление • Принцип работы отделов должен совпадать с принципом всего клуба • Ситуация: Информ тонет в директивном управлении и контроле - Мотивация=0 - Исполнительность=0 - Инициативность=0 - Доверие=0

Принцип № 5 Сотрудничество лучше конкуренции • Другие студенческие организации в университете тоже стремятся улучшить окружающую среду в лучшую сторону, у всех благие намерения • Совместная координация деятельности поможетдобиваться больших результатов

Принцип № 6 Готовность к изменениям • Мир вокруг меняется быстрее, чем мы замечаем это • Выживает тот, кто в теме

Принцип № 7 Главное - люди «Люди должны верить в себя, рисковать, ошибаться, но всегда идти дальше, и мы должны инвестировать в их идеи при любых обстоятельствах» Вся работа с персоналом – на основах науки о мотивации Взаимоуважение чужого времени и чужого мнения

Принцип № 8 Открытые данные • Все «управленческие документы» должны быть в открытом доступе, чтобы любой желающий мог провести экспертную оценку в целях улучшения операционной деятельнсти

Теория реструкутризации

Этапы проведения реструктуризации • Определение целей реструктуризации • Диагностика организации • Разработка стратегии и программы реструктуризации • Осуществление реструктуризации в соответствии с программой • Сопровождение программы и оценка рез-тов

Диагностика SWOT • Анализ операционной деятельности • Организационный анализ

Модель управления айсберг

Agile: новая концепция самоуправления в менеджменте • Отделы САМИ решают как выполнять это задание и выполнять ли его вообще – им действительно виднее в своей профессиональной сфере как им удобно – не существует заданий которые «не обсуждаются» • Мы образовательная, а не коммерческая площадка и можем позволить «торможения ради осознания»

«После трансформации госслужбы – это станет самым привлекательным местом работы для самых лучших лидеров» - Мы можем стать «лучшим местом для лучших лидеров» если возьмем за основу госслужбу, и применив новейшие методы работы с персоналом

Организация проектной работы

О проектной работе • В каждом проекте – специалисты из функциональных отделов, которые нужны в реализации именно этого проекта + волонтеры • KPI для проектов • Каждое начало проекта – оформление папки проекта, в процессе оформления которой инициатор может осознать важность проекта, и отменить его (Самофильтрация)

Классификация проектов По направлению • Общие • Целевые По новизне • Пилотные • Опытные

Организация функциональной работы

Работа с отделами • Совместное ведение: определить миссию отдела, добавлять, изменять, удалять целевые требования клуба от отдела • Ведение ТМ: давать поручения не относящиеся к целевым требованиям, но профильно подходящие отделу • Ведение отдела: методы исполнения целевых требований в соответствии с профильными знаниями,

Целевые требования - То, какие цели преследует клуб, для достижения которых он учредил данный отдел Пример: Информационный Отдел Цель клуба: чтобы о деятельности клуба знали как можно больше «целевой аудитории» Целевое требование: обеспечить максимальную информированность о деятельности клуба в Интернете Плохой пример: вы должны постить все посты каждый день на сайт, кафедру и паблик

KPI Внедрение: Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) — показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей + Повышение мотивации + Контроль за эффективностью

Система ситуационных протоколов • На каждую ситуацию в организации готов ситуационный протокол: документ с порядком действий каждого из участников при появлении данной ситуации • Протоколы разрабатываются совместно со всеми участвующими в них организационными элементами

Пример: СП-1: Назначен приезд депутата в универ Порядок действий: Информационный отдел: 1. Опубликовать анонс 2. Принять текст релиза и фото после проведения 3. Опубликовать релиз в течении 3 -х часов Председатель: 1. Заказать пропуск 2. Взять ключ от пресс-центра

Система технических заданий Предотвратит пустую трату времени, недопонимание, ненужные поручения ТЗ • Название/номер • Цель задания • Что должно быть на выходе – результат деятельности и ВСЕ его свойства • Дедлаин Все дальнейшие поправки ИСХОДЯ ИЗ НАЧАЛЬНЫХ СВОЙСТВ

Пример: ТЗ-1: Плакат с клубниками Цель: для пиара отдельных членов, повышения личной мотивации требуется их вывешивание Ожидаемые итоги: на плакате сверху должен быть логотип, топменеджмент, замы, члены клуба должны идти углом вниз, как на предыдущем варианте, на фоне флаг РФ, яркий, но при этом не должен перебивать логотип. На свое усмотрение: размер, остальные детали стилистики. Дедлаин: 11. 11 11: 11

Базы данных • О всех членах, их районов регионов, трудоустройствах в электронном формате • О контактах трудоустройства (по регионам/районам) номера телефонов, контактные лица, свойства и методы разговора

Организация работы с персоналом

Кадровый резерв • Делится на активы, каждый из которых курирует заместитель • Заместитель решает вопросы практики

Мотивация Психологические: (инструмент – речь) • Формирование сопричастности к глобальным изменениям • выработка чувства ответственности за свою деятельность • понимание ее важности для компании • профессиональная гордость выполняемой работой Организационные: • Повышение сотрудниками своей квалификации, получение новых знаний и навыков, опыта работы • Получение сертификатов для портфолио • возможности для профессионального роста, повышения в должности • вовлечение работников в дела компании

Еще несколько способов: • Понятные задачи и критерии оценки. Треть директоров придерживаются прозрачных систем при постановке задач и контроле полученных результатов. • Возможность высказать свое мнение и быть услышанным. В работе компании многие руководители предпочитают привлекать к решению глобальных задач своих компаний и рядовых сотрудников. Работнику важно чувствовать значимость своего вклада в общее развитие компании. ( «выпрашивать» у всех свое мнение по любому вопросу) • Контроль как способ мотивации персонала. Многие руководители убеждены в необходимости контроля сотрудников. Контроль действительно позволяет мотивировать сотрудников. Основная идея заключается в предоставлении работникам возможности самостоятельного принятия решения по всем вопросам, для которых централизованный контроль не требуется. Позвольте сотрудникам изменять любые аспекты своей рабочей среды самостоятельно, если они не приводят к угрозе для имиджа и безопасности компании. • Банк идей. Следует интересоваться мнениями и мыслями своих сотрудников. Многие сотрудники могут располагать действительно полезными и эффективными идеями, но не видят заинтересованности в них. Хотя при этом большинство менеджеров заинтересовано, чтобы сотрудники делились актуальными мыслями и идеями, просто не все руководители умеют спрашивать. Они в большинстве своем просто перебивают сотрудника и отвергают его инициативы, что лишает работников уверенности в себе и мотивации

И еще: • Похвала. Каждому человеку, который добросовестно выполняет свою работу, приятно слышать, что его труд не остался незамеченным. Руководителю нужно периодически анализировать работу сотрудников и не пренебрегать похвалой. Используя этот метод, вы не тратите ни копейки, но в разы поднимаете производительность труда. • Обращаться к сотрудникам по имени. Для авторитета директора фирмы очень важно выучить имена всех работников. Обращаясь к человеку по имени, руководитель показывает свое уважение к подчиненному. • Возможность высказывать свое мнение и быть услышанным. В любом коллективе важно всем работникам предоставить возможность высказывать свое мнение. Но мало просто слушать, руководство должно еще и прислушиваться к советам и пожеланиям своих сотрудников. Таким образом, работники будут понимать, что с их мнением считаются и к нему прислушиваются. • расивое название должности. Каждая профессия и должность хороша по-своему. Но если санитарку в медучреждении обозначить, как младшая медсестра, то человеку будет не зазорно сказать, кем он работает. • Корпоративы. На многих предприятиях по случаю больших праздников, устраиваются вечеринки. На этих торжествах люди общаются в неформальной обстановке, расслабляются, заводят новые знакомства. Корпоративы помогают отвлечься сотрудникам и демонстрируют заботу компании о них.

Мотивация на основе Маслоу • Самовыражение, самопознание (своих возможностей) • Социальные потребности Требует: информирование о возможности реализации своих потребностей

• 3 уровня мотивации: • Индивидуальная мотивация – труд работника должен оплачиваться достойно. При расчете величины выплат, в учет должны браться знания, умения и навыки, которыми обладает сотрудник. Важно дать понять подчиненному, что в случае качественного выполнения своих обязанностей, он получит повышение. • Командная мотивация – группа людей, объединенная одним делом и целью, трудится более эффективно. Каждый член команды понимает, что от результативности его работы зависит успех всего коллектива. Мотивируя группу людей, очень важно, чтобы атмосфера внутри команды была дружеской. • Организационная мотивация – весь коллектив предприятия нужно объединить в одну систему. Люди должны понимать, что их организация – это единый механизм и от действий каждого зависит положительный результат. Для руководителя это одна из самых тяжелых задач.

Командно-бригадная система + В команде 5 работают за 7 + Помощь в установлении новых связей + Адаптация членов происходит быстрее + Командная работа – будущее госслужбы

Свойства команды • кросс-функциональная • самоорганизующаяся • 4 -5 человек • Без лидера • Взаимопонимание • Сплоченность • Доверие • Приоритет общей цели • Личная ответ-ть за общее дело

Принципы работами с командами • • объяснить, какие выгоды получит каждый в результате успешной деятельности; помочь членам команды лучше узнать друга; обеспечить поддержание командного духа совместно определять цели и задачи Цели должны быть четкими, сфокусированными и должны создавать представление о методах работы и задачах, которые приведут к успеху, устанавливаются реалистичные, достижимые цели. • Открытое общение: приветствуются новые идеи, новые методы улучшения работы, постановка новых проблем и т. д. • Конфликт понимается как нормальное событие и рассматривается как возможность решить проблемы. Проблемы, если они вынесены на открытое обсуждение, могут быть решены до того, как станут разрушительными. • Команда в целом и индивидуальные участники поощряются за результаты и старание. • Приветствуется, когда участники пробуют свои возможности и предлагают новые идеи.

Принципы эффективным управлением командой • Ценности • Гармония • Доверие • Равноправие

Применение команд • Команды берут на себя функцию какой-либо отдельной или подведомственной службы, либо как волонтерский корпус в проекте • В конце цикла клуба, одна из них образует собой топменеджмент с идеальной внутренней координацией

Организация внешней работы

Позиционирование Открытая площадка: «Приходи в любой день!» «У тебя есть проект? Мы готовы помочь с реализацией!» «Знаешь, что и как можно исправить на уровне от университета до страны? Пиши нам!» Сервис: «Хочешь на государственную службу после универа? Мы подготовим тебя, и поможем получить опыт работы!»

Франчайзинг • Открывать филиалы клуба в школах • Распространять по франшизе «Клуб под ключ» в других вузах, разработать программу координации, помогать с развитием

Обеспечение реструктуризации

Новые функциональные единицы - стратегического планирования (анализ развития, подготовка программ, изучение менеджмента) - поиска возможностей(внешние мероприятия и конкурсы, гранты) - учебный отдел (курсы, преподавание, решение проблем с оценками) - контроля качества (все тексты и картинки через них, сбор внешних отзывов о клубе, требования-грамотные и внимательные) - урегулирования конфликтов - Отдел внешних связей (т. к. наши связи не только с органами власти) - Кадровая служба(все вопросы работы с персоналом, работа с командами) - Отдел трудоустройства - Аппарат председателя (секретариат+оформление тз председателя)

Принципы работы функциональных отделов • Автоматизация • Протоколизация • Доверие

Кадровая ревизия • Провести с каждым членом собеседование • Выявление его первоначальной мотивации и цели • Его способности к применению в клубе (зачисление в службу/отдел/резерв либо первод) выявление его психолог. потенциалов (амбициозность, опасность, преданность итп) • Его интересы и те, с кем он пришел (для группировки в команды с идентичными интересами) • проведение предварительного консультирования по поводу трудоустройства • какие минусы/угрозы/возможности видит у клуба, какие решения/идеи у него есть для внедрения

Программа реструктуризации • Переход на новую структуру • Введение новых принципов работы • Введение новых методов работы

Работа с наставниками • Проведение встреч наставников

Подготовка к 2 -ой волне реструктуризации • Вся деятельность основывается на работе НКО • Анализ итогов первой реструктуризации, проведение нового операционного и организационного анализа

Конец Ноябрь 2017 Максим Черкасов Maxim. cherkasov 98@Yandex. ru