Программа профессиональной переподготовки Управление проектами Тема 4 Управление

Программа профессиональной переподготовки Управление проектами Тема 4. Управление содержанием проекта Тимофеев Константин Николаевич доц. , к. т. н. 2016

Области знаний по управлению проектами Тема 4 Управление интеграцией проекта Тема 5 Управление содержанием проекта Тема 6 Управление сроками проекта Тема 7 Управление стоимостью проекта Тема 8 Управление качеством проекта Тема 9 Управление человеческими ресурсами проекта Тема 10 Управление коммуникациями проекта Тема 11 Управление рисками проекта Тема 12 Управление поставками проекта

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, требуемые для обеспечения того, чтобы проект содержал все и только те работы, которые требуются для успешного выполнения проекта. Управление содержанием проекта непосредственно связано с определением и контролем того, что включено и что не включено в проект.

Планирование проекта Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки элементов проекта. Начальным этапом планирования и является – содержание работ и сроков их выполнения

Управление содержанием проекта !!! В контексте проекта термин «содержание» в PMBo. K v. 5 может обозначать: • содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат; • содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить для создания продукта, услуги или результата с указанными характеристиками и функциями. Термин «содержание проекта» иногда включает в себя содержание продукта.

Управление содержанием по PMBo. K v. 4 – что добавилось в версии 5 ?

Общая схема процессов управления содержанием проекта 5. 1 Планирование управления содержанием — процесс создания плана управления содержанием, документирующего, каким образом содержание проекта будет определяться, подтверждаться и контролироваться. 5. 2 Сбор требований — процесс определения, документирования и управления потребностями и требованиями заинтересованных сторон для достижения целей проекта. 5. 3. Определение содержания — процесс разработки подробного описания проекта и продукта. 5. 4 Создание иерархической структуры работ (ИСР) — процесс разделения поставляемых результатов проекта и работ проекта на меньшие компоненты, которыми легче управлять. 5. 5 Подтверждение содержания — процесс формализованной приемки полученных поставляемых результатов проекта. 5. 6 Контроль содержания — процесс мониторинга состояния содержания проекта и продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию.

Рис. Общая схема управления содержанием проекта

Кратко. Что мы делаем и зачем? В результате исполнения пунктов (применительно к нашему проекту) 5. 1 Планирование управления содержанием 5. 2 Сбор требований 5. 3. Определение содержания 5. 4 Создание иерархической структуры работ (ИСР) 5. 5 Подтверждение содержания. Получаем базовый план по содержанию. Но в процессе выполнения проекта в содержание (базовый план) часто приходиться вносить изменения. Для этого есть пункт 5. 6 Контроль содержания — процесс мониторинга состояния содержания проекта и продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию. Базовый план по содержанию Содержание корректировать не надо корректировать надо Наш проект

5. 1 Планирование управления содержанием — процесс создания плана управления содержанием, документирующего, каким образом содержание проекта будет определяться, подтверждаться и контролироваться. В данный момент вырабатываются указания относительно управления содержанием проекта на протяжении всего проекта.

Планирование управления содержанием: инструменты и методы 1. Экспертная оценка — это суждение, полученное от знающих и опытных сторон. Экспертное заключение могут давать как группы, так и отдельные лица, имеющие специальное образование, знания, навыки, опыт или подготовку в области разработки планов управления содержанием. 2. Совещания Команды проекта могут участвовать в совещаниях проекта по разработке плана управления проектом. Среди участников таких совещаний могут быть руководитель проекта, спонсор проекта, определенные участники команды проекта, определенные заинтересованные стороны, любые лица, отвечающие за какие-либо процессы управления содержанием, и, при необходимости, другие лица.

Планирование управления содержанием: выходы 1. План управления содержанием — компонент плана управления проектом или программой, описывающий, каким образом содержание будет определяться, разрабатываться, отслеживаться, контролироваться и проверяться. Компоненты плана управления содержанием включают в себя: • процесс подготовки подробного описания содержания проекта; • процесс, который позволяет создавать ИСР из подробного описания содержания проекта; • процесс, который определяет, как ИСР будет поддерживаться и одобряться; • процесс, который устанавливает, как будет производиться формальная приемка полученных поставляемых результатов проекта; • процесс контроля обработки запросов на изменения в отношении подробного описания содержания проекта. План управления содержанием может быть формальным и неформальным, детализированным или задавать лишь общие рамки в зависимости от потребностей проекта.

Планирование управления содержанием: выходы 2. План управления требованиями — это компонент плана управления проектом, описывающий способы анализа, документирования требований и управления ими. Компоненты плана управления требованиями могут включать в себя, среди прочего: • порядок планирования, отслеживания и составления отчетов о действиях в отношении требований; • действия по управлению конфигурацией, такие как порядок инициирования изменений продукта, порядок анализа воздействий, уровни полномочий, необходимые для одобрения данных изменений; • процесс приоритезации требований; • используемые метрики продукта и обоснование их использования; • структуру отслеживания, т. е. какие параметры требований будут отражены в матрице отслеживания.

Инструменты и методы для управления проектами Экспертные оценки

Методы экспертных оценок – это методы организации работы со специалистами-экспертами и обработки мнений экспертов, выраженных в количественной и/или качественной форме с целью подготовки информации для принятия решений ЛПР. Для проведения работы по методу экспертных оценок создают (формально или по существу) экспертную комиссию (ЭК). Существует множество методов получения экспертных оценок. В одних с каждым экспертом работают отдельно, он даже не знает, кто еще является экспертом, а потому высказывает свое мнение независимо от авторитетов. В других экспертов собирают вместе для подготовки материалов для ЛПР, при этом эксперты обсуждают проблему друг с другом, учатся друг у друга, и неверные мнения отбрасываются. Математические методы оценки мнений экспертов следует применять, ясно понимая область их применимости. Например, считается, что решение может быть принято лишь на основе согласованных мнений экспертов.

Для проведения экспертных исследований, целесообразно выделять следующие стадии экспертного опроса: 1) формулировка ЛПР, цели экспертного опроса; 2) разработка и утверждение у ЛПР технического задания на проведение экспертного опроса; 3) разработка подробного сценария проведения сбора и анализа экспертных мнений (оценок), включая конкретный вид экспертной информации и конкретные методы анализа этой информации; 4) подбор экспертов в соответствии с их компетентностью и формирование экспертной комиссии; 5) проведение сбора экспертной информации; 6) анализ экспертной информации; 7) применении процедуры из нескольких туров – повторение двух предыдущих этапов; 8) интерпретация полученных результатов и подготовка заключения для ЛПР; 9) официальное окончание деятельности экспертной комиссии. Необходимо подчеркнуть, что подбор экспертов, в конечном счете – функция ЛПР, и никакие методики подбора не снимают с ЛПР ответственности за результаты принятых решений.

5. 2 Сбор требований — процесс определения, документирования и управления потребностями и требованиями заинтересованных сторон для достижения целей проекта. На успех проекта напрямую влияет активная вовлеченность заинтересованных сторон в выявление и декомпозицию потребностей в требования, а также тщательность определения, документирования и управления требованиями к продукту, услуге или результату проекта. Организации подразделяют требования на различные типы и классы, например: • Бизнес-требования, описывающие высокоуровневые потребности организации в целом. • Требования заинтересованных сторон, описывающие их потребности. • Требования описывающие свойства, функции и характеристики продукта, услуги или результата и, в частности: - Функциональные требования описывают поведение продукта. - Нефункциональные требования дополняют функциональные и включают в себя: надежность, защищенность, производительность, безопасность, уровень обслуживания. • Требования к качеству.

Сбор требований: входы, инструменты и методы, а также выходы

Сбор требований: инструменты и методы 1. Интервью 2. Фокус-группы 3. Семинары с участием модератора 4. Групповые творческие методы - мозговой штурм. - метод номинальных групп. В данном методе к мозговому штурму добавляется процесс голосования, используемый для ранжирования наиболее полезных идей для будущего мозгового штурма или расстановки приоритетов. - метод Дельфи. - составление интеллект-карт. 5. Методы группового принятия решения Существует множество методов принятия группового решения, например: • единогласие. Все соглашаются с определенным направлением действий. • большинство голосов. Поддержка со стороны более 50 % членов группы. • относительное большинство голосов. Выбирается решение самого многочисленного блока в группе, даже если не достигнуто большинство голосов. • диктатура. Один человек принимает решение за всю группу.

Сбор требований: выходы Компоненты документации по требованиям могут включать в себя: • Бизнес-требования, включая: - цели организации и проекта для возможности отслеживания; - бизнес-правила для исполняющей организации; - руководящие принципы организации. • Требования заинтересованных сторон, включая: - воздействие на другие области организации; - воздействие на другие субъекты внутри или за пределами организации; - требования к коммуникациям и отчетности для заинтересованных сторон. • Требования к решению, включая: - требования соответствия технологиям и стандартам; - требования к поддержке и обучению; - требования к качеству; - требования к отчетности.

Сбор требований: выходы 2. Матрица отслеживания требований — это таблица, связывающая требования к продукту, начиная от их создания и заканчивая предоставлением соответствующих им поставляемых результатов. Применение матрицы отслеживания требований помогает удостовериться, что каждое требование добавляет бизнес-ценность, связывая требование с целями организации и проекта.

5. 3 Определение содержания — процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Процесс описывает границы продукта, услуги или результата путем определения того, какие из собранных требований будут включены в содержание проекта и какие исключены из него. Подготовка содержания проекта чрезвычайно важна для успеха проекта и основывается на основных требуемых результатах, допущениях и ограничениях, документированных во время инициации проекта.

Определение содержания: инструменты и методы 1. Экспертная оценка часто используется для анализа информации, необходимой для разработки описания содержания проекта. Подобные экспертизы проводятся любым лицом или группой лиц, обладающих специальными знаниями или подготовкой, и доступны из множества источников, включая следующие: • другие подразделения в рамках организации; • консультанты; • заинтересованные стороны проекта, в том числе заказчики или спонсоры; • профессиональные и технические ассоциации; • промышленные группы; • эксперты по отдельным вопросам.

Определение содержания: выходы 1. Описание содержания проекта формулирует и документирует общее понимание содержания проекта заинтересованными сторонами проекта. Детальное описание содержания проекта либо непосредственно, либо с помощью ссылок на другие документы включает в себя: • описание содержания продукта. Последовательно уточняет характеристики продукта, услуги или результата, описанного в Уставе проекта или в документах по требованиям. • критерии приемки продукта. Определяет процесс и критерии приемки завершенных продуктов, услуг или результатов. • поставляемый результат. Результаты могут быть описаны обобщенно или с высокой степенью детализации. А также ограничения, допущения и исключения из проекта

Хотя устав проекта и описание содержания проекта иногда воспринимаются как материалы, в определенной степени дублирующие друга, они различаются уровнем детализации. Устав проекта содержит высокоуровневую информацию, а описание содержания проекта — подробное описание элементов содержания.

Определение содержания: выходы 2. Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • реестр заинтересованных сторон, • документацию по требованиям, • матрицу отслеживания требований.

5. 4 Создание ИСР Создание иерархической структуры работ (ИСР) — это процесс разделения поставляемых результатов проекта и работ проекта на меньшие компоненты, которыми легче управлять. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он предоставляет структурированное видение того, чего необходимо достичь.

ИСР (система декомпозиции работ) MS Project 2010/13 /16

Иерархическая структура работ (ИСР, СДР) (Work Breakdown Structure, WBS) ИСР организует и определяет общее содержание проекта и отображает работы, указанные в текущем одобренном описании содержания проекта. Запланированные работы содержатся в элементах ИСР самого нижнего уровня, которые называются пакетами работ. Пакет работ может использоваться для группировки операций, на уровне которых составляется расписание работ и проводится их оценка, осуществляется мониторинг и контроль. В контексте ИСР «работа» означает продукты или поставляемые результаты работ, являющиеся результатами операций, но не сами операции.

Создание ИСР: инструменты и методы 1. Декомпозиция — это метод, предполагающий разбиение содержания и поставляемых результатов проекта на более мелкие и легко управляемые элементы. Пакет работ — это элемент работ, расположенный на самом низком уровне иерархической структуры работ, для которого возможна оценка стоимости и длительности, а также управление ими. Уровень детализации пакетов работ различается в зависимости от масштаба и сложности проекта. Декомпозиция всей совокупности работ проекта до пакетов работ обычно включает в себя следующие операции: • определение и анализ поставляемых результатов и соответствующих работ; • структурирование и организацию ИСР; • декомпозицию верхних уровней ИСР на детализированные компоненты более низких уровней; • разработку и присвоение идентификационных кодов компонентам ИСР.

Рис. Пример иерархической структуры работ с некоторыми ответвлениями, декомпозированными до уровня пакетов работ

Создание ИСР: выходы Базовый план по содержанию это одобренная версия описания содержания, иерархической структуры работ (ИСР) и связанного с ними словаря ИСР, которая может быть изменена только с помощью формальных процедур контроля изменений и используется как основа для сравнения. Элементы базового плана по содержанию включают в себя: • описание содержания проекта. Описание содержания проекта включает в себя описание содержания продукта, результаты проекта и определяет критерии приемки продукта пользователем. • ИСР — это иерархическая декомпозиция полного содержания работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и создания требуемых поставляемых результатов. • словарь ИСР. Это документ, который содержит подробное описание работ и техническую документацию по каждому элементу ИСР.

5. 5 Подтверждение содержания — процесс формализованной приемки полученных поставляемых результатов проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он обеспечивает объективность процесса приемки и повышает вероятность приемки конечного продукта, услуги или результата путем подтверждения каждого поставляемого результата.

Проверенные поставляемые результаты, полученные в процессе контроля качества, проверяются заказчиком или спонсором, чтобы гарантировать, что они выполнены удовлетворительно, и что поставляемые результаты были формально приняты заказчиком или спонсором. Подтверждение содержания: инструменты и методы 1. Инспекция включает в себя такие действия, как измерение, обследование и подтверждение, позволяющие определить, соответствуют ли работы и поставляемые результаты требованиям к продукту и критериям его приемки. Инспекции иногда называются «проверками» , «проверками продукта» , «аудитами» или «сквозным контролем» . 2. Методы группового принятия решений используются для принятия решения, когда подтверждение выполняется командой проекта и другими заинтересованными сторонами.

Подтверждение содержания: выходы 1. Принятые поставляемые результаты Поставляемые результаты, соответствующие критериям приемки, получают формальное утверждение и одобрение заказчика или спонсора. Формальная документация, полученная от заказчика или спонсора, подтверждающая формальную приемку заинтересованной стороной поставляемых результатов проекта, передается в процесс закрытия проекта или фазы.

5. 6 Контроль содержания — процесс мониторинга состояния содержания проекта и продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет придерживаться базового плана по содержанию на протяжении всего проекта.

Контроль содержания проекта обеспечивает обработку всех запрошенных изменений и рекомендованных корректирующих воздействий или предупреждающих действий в рамках процесса интегрированного контроля изменений. Неконтролируемое расширение содержания продукта или проекта без учета влияния на сроки, стоимость и ресурсы называется расползанием содержания. Изменения в любом случае неизбежны, и поэтому для каждого проекта необходим процесс контроля изменений в том или ином виде. Контроль содержания: инструменты и методы Анализ отклонений — это метод определения причины и степени различий между базовым планом и фактическим исполнением. Измерения исполнения проекта используются для оценки величины отклонения от первоначального базового плана по содержанию. Контроль содержания проекта включают в себя определение причины и степени отклонения от базового плана по содержанию и принятие решений о необходимости корректирующих воздействий или предупреждающих действий.

Контроль содержания: выходы 1. Информация об исполнении работ включает в себя взаимосвязанную и увязанную с контекстом информацию о том, как содержание проекта исполняется в сравнении с базовым планом по содержанию. Данная информация является основой для принятия решений в отношении содержания. 3. Обновления плана управления проектом могут включать в себя, среди прочего: • Обновления базового плана по содержанию. • Обновления прочих базовых планов. 4. Обновления активов процессов организации Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • причины отклонений, • выбранные корректирующие воздействия и причины выбора, • другие виды уроков, извлеченных в ходе контроля содержания проекта.