Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 1
Kaizen. . . Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Un camino hacia la MEJORA CONTINUA. . . Es enfrentar diferentes grupos humanos con sus problemáticas y solucionarlas en forma gradual. Es un proceso de Mejora Continua que comienza y no tiene fin. Es un círculo virtuoso que se debe realimentar en forma constante. Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 2
Kaizen. . . Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Proceso y Resultado. . . Nos referimos a Kaizen como un proceso, pues al asegurarlo también obtendremos el resultado deseado, pero si solo buscamos el resultado no lo conseguiremos, o será efímero y no perdurará en el tiempo. Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 3
Kaizen. . . Notas Distintivas Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation La Posibilidad de Trabajar con Variables Medibles y Contrastables Esto nos permitirá comparar y monitorear periódicamente dónde nos encontramos para poder seguir avanzando. Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 4
Kaizen. . . Notas Distintivas Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation El Proceso será normal ó anormal y a partir de ello podremos tomar Medidas Correctivas El tener un proceso controlado nos ayuda a ser previsibles y cumplir con los requerimientos de nuestros clientes tanto internos como externos Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 5
Kaizen. . . Notas Distintivas Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation El proceso permite trabajar analizando las causas de los problemas como por ejemplo con las 5 M de un Diagrama Causa-Efecto Categorías de Causas: Máquinas, Métodos, Mano de Obra, Materiales y Medioambiente Recursos, Procedimientos, Personas, Políticas Alrededores, Proveedores, Sistemas, Capacidades El análisis exhaustivo de las últimas causas de nuestros problemas es una oportunidad de aprendizaje y de mejora que no debe ser desaprovechada Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 6
Kaizen. . . Notas Distintivas Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation El proceso nos permite estandarizar (definir procedimientos) y luego realizar nuevamente una mejora continua en dichos estándares El estandarizar a su vez nos permite: - Preservar el conocimiento en el tiempo - Delegar - Observar la relación Causa-Efecto - Sirve de base para el entrenamiento y capacitación Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 7
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen • Es importante comenzar eligiendo un Grupo Piloto asegurándole al mismo los recursos humanos y materiales para comenzar con éxito la experiencia Kaizen Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 8
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen • Acompañando al mismo se debe elegir un tema directamente relacionado con: a) las prioridades de los objetivos y metas y b) los miembros del grupo y sus tareas/ocupaciones diarias. De esta manera, se evitará tratar temas de poco impacto organizacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 9
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen • Luego los siguientes Grupos buscarán replicar con éxito la experiencia del primero renovándose así el proceso en forma constante. Resulta relevante contar con un coordinador en cada localización que facilite y aliente el trabajo de los Grupos y resuma el esfuerzo en un Tablero de Comando Mensual Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 10
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Factores de Riesgo Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • Desconexión entre las necesidades del organismo y los temas tratados • Pérdida de motivación de la gente • Apartamiento de la metodología • No mantenimiento de los logros alcanzados • No involucramiento de los Directivos y Mandos Medios • No cumplimiento de los requerimientos mínimos / solicitados por los grupos Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 11
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Factores de Éxito Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • El compromiso de la Alta y Media Gerencia • Importancia de los logros del Grupo Piloto y su efecto de credibilidad en los próximos grupos • Desempeño del coordinador general y los de las distintas áreas/localizaciones • Disponibilidad de los recursos mínimos para operar Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 12
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Factores de Éxito Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • El trabajo diario y constante de toda la organización • Paciencia parar dejar que maduren los resultados • Preocupación permanente por la Mejora Continua • Reconocimiento de los logros alcanzados por los grupos • Elección de temas prioritarios para el Organismo y que estén relacionados directamente con la tarea de los miembros del grupo Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 13
Kaizen. . . Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Es fundamental evaluar económicamente cada trabajo y hacer un resumen, para perpetuarlos en el tiempo Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 14
Kaizen. . . Beneficios Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • Provoca una sustancial mejora en la relación cliente y proveedor interno, incrementando no sólo la eficiencia y eficacia de la operación sino también las relaciones interpersonales y entre las distintas áreas de la compañía • Colabora a simplificar los procesos y a estandarizar las pautas y normas por ejemplo las de calidad • Mejora el acercamiento con los proveedores externos Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 15
Mejora Continua: Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas A R EJO M Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Ciclo P-D-C-A 16
Requisitos Normativos ISO 9001: 00 Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation 17
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Modelo Integrador: Gestión de Recursos Entrada Medición, Análisis, y Mejora Proceso Salida CLIENTE Requisitos CLIENTE Resp. de la Dirección Satisfacción MEJORA CONTINUA Producto o Servicio SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 18
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Objetivo de los SGP Los Sistemas de Gestión buscan detectar rápidamente los costos ocultos que impiden que los Procesos sean Eficientes. Por tal motivo se focalizan sobre los procesos. Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 19
SGP Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Ventajas de la Gestión por Procesos • Focalización hacia el incremento del valor • Orientación de los resultados a través de las mediciones de los procesos • Aumento de la efectividad de los procesos • Nuevos impulsos para las acciones de mejora • Priorización de los procesos derivados de los objetivos de la organización • Fuerte compromiso del personal por creación de equipos y “dueños” de los procesos Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 20
SGP Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Elemento de un Sistema Efectivo • Medición de los Procesos Creando sistemas para monitorear e informar como es la actual performance, comparada con la performance planeada y usar los datos necesarios para identificar problemas y éxitos Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 21
P-D-C-A Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation 22
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Herramientas de Gestión para la Mejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando • Auditorias internas • No Conformidades • Acciones Correctivas y Preventivas Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 23
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Herramientas de Gestión para la Mejora Continua • Sistema de Gestión Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 24
Sistema de Gestión de Calidad Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation (Estructura Documental) MISIÓN, VISIÓN Y VALORES Política de la Calidad OBJETIVOS Y METAS Principios de la Calidad (Manual de la Calidad) PROCEDIMIENTOS DE LA CALIDAD REGISTROS INSTRUCCIONES DE TRABAJO REGISTROS Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 25
Sistema de Gestión de Calidad Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation (Proceso de Mejora) Incorporación de: Requisitos Hallazgos Oportunidades de Mejora Rev. 0 Rev. n 100% Eficiencia Tiempo Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 26
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Herramientas de Gestión para la Mejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 27
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Agenda de Reunión de Revisión del SGC por la Dirección Ítems de Acción de la última reunión de Revisión por la Dirección Auditorias Internas de Calidad Sistema de Gestión de la Calidad Mejora Continua Cambios que puedan afectar al Sistema de la Calidad Capacitación Necesidades, Expectativas y Satisfacción del Cliente Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 28
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Agenda de Reunión de Revisión del SGC por la Dirección No Conformidades y Acciones Correctivas/Preventivas Retroalimentación y Reclamos del Cliente Performance de los Procesos y Conformidad del Producto Política de la Calidad Asignación de Recursos Otros temas Relevantes respecto a la Evolución del SGC Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 29
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Modelo de Reunión de Revisión por la Dirección (Proceso de Mejora) Tema Coordinador Sistema de Gestión de la Calidad Puntos Principales, Conclusiones / Discusiones, Decisiones, Próximos pasos • Fecha de apertura Descripción Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Asignado a Fecha del Objetivo Fecha de Cierre 30
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Herramientas de Gestión para la Mejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 31
Eficiencia Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción La eficiencia es la capacidad administrativa de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, el mínimo de energía y en el mínimo de tiempo posible Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 32
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Tablero de Comando Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • Los Indicadores pueden ser clasificados de acuerdo con el mecanismo de control para el cual obtienen información del Sistema. • Así los indicadores pueden ser de eficiencia, si se enfocan en el control de los recursos o las entradas del Sistema; de eficacia, si se enfocan en el control de los resultados del Sistema. • Los Indicadores de eficiencia son aquellos que evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades del Sistema. Ejemplo: cumplimiento de la programación establecida, nivel de desperdicios, etc. Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 33
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Tablero de Comando Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • Los indicadores de eficacia son aquellos que evalúan la relación entre la salida del Sistema y el valor esperado (Meta) del Sistema. Ejemplo: Indicadores de Calidad, de Satisfacción, etc. • Los indicadores de Efectividad / Productividad son el resultado de la eficiencia y de la eficacia. Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 34
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Tablero de Comando Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • Indicador de Condición Atributo a Medir Valor Esperado • Indicador de Eficiencia del Proceso “X” Cantidad de Recurso o Servicio (MP) Desperdiciado Cantidad de Recurso o Materia Prima Utilizada • Indicador de Efectividad del Proceso “X” Valor de un Atributo de Salida del Proceso Valor Esperado del Atributo Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 35
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Tablero de Comando Muéstrame un simple colaborador que tenga una meta. . . y te mostraré un hombre que hará historia. . . Muéstrame un hombre sin una meta. . . y te mostraré a un simple colaborador. J. C. Penney Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 36
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation CONSIDERACIONES FRENTE A LOS INDICADORES Responsable del Proceso • Indicadores sensibles a los inconvenientes del proceso • Las variaciones surgidas en proceso se deben reflejar en las variaciones de los indicadores considerados • No considerar a los resultados de los indicadores como ítems de evaluación personal si no de “equipo” (Desafíos – Metas – Logros - Beneficios) • La colocación de indicadores es difícil y lleva su tiempo Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 37
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation CONSIDERACIONES FRENTE A LOS INDICADORES Responsable del Resultado • Ver al TC como una herramienta Gerencial para un control estadístico de los procesos • Herramienta para ver tendencias (predictiva) • Actuar sobre los resultados de los objetivos y metas y no sobre los responsables de los procesos • Hacer partícipes a los dueños de los procesos de los logros que se obtengan Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 38
Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Indicadores de Eficacia Nivel de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, sin referencia alguna al costo de consecución: – Indicadores de impacto deseado: miden los efectos buscados que han sido alcanzados por el programa. Es decir, en que grado la actividad desarrolllada por el programa mejora las condiciones iniciales - Reducción de tasas de mortalidad infantil, - Aumento en la esperanza de vida, - Disminución de los índices de pobreza, - Erradicación de plagas, Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 39
Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Indicadores de Eficacia Nivel de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, sin referencia alguna al costo de consecución: – Indicadores de producto: proporcionan información sobre los bienes producidos y servicios prestados, de tal forma que permiten medir los volúmenes físicos de producción realizada - Estudiantes graduados, - Kilómetros construidos, - Niños inmunizados Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 40
Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Indicadores de Eficiencia Grado de optimización del resultado obtenido en relación con los recursos empleados: - Máximo producto/servicio posible para una cantidad de recursos dados, - Utilización de un mínimo de recursos para un nivel de producto o servicio dado Producción: Atencion de Partos / Recursos: Nro. personas-mes Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 41
Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Indicadores de Calidad Miden la capacidad de cumplir adecuadamente con los requisitos de satisfacción del producto/servicio que esperan los usuarios, en términos de oportunidad, accesibilidad, precisión, plazos, etc. - Desde el punto de vista de atributos y características del producto: información sobre la conformidad del bien o servicio con las especificaciones establecidas - Desde el punto de vista de satisfacción de los usuarios: información sobre la adaptación del producto o servicio prestado a las expectativas del destinatario Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 42
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Gestión por Procesos Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation ENTRADA Eficiencia Eficacia Asignación de Recursos Proceso 2 Proceso 3 Valor Esperado Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) SALIDA Proceso 4 Sistema / Proceso Principal Proceso 1 43
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Organismo Millennium Challenge Corporation Direcciones Ali ne ado Objetivos Metas Indicadores Estrategias sc on Area los Ob jeti vos Objetivos Metas Indicadores Estrategias Funcionario del Org ani sm o Objetivos Metas Indicadores Estrategias Tareas Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 44
Tablero de Comando Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation El tacómetro indica al conductor las RPM del motor (Indicador) y mediante una CADA PROCESO DEL SISTEMA franja roja establece el límite de seguridad para el automovil (Meta). A partir de TIENE SU su lectura que el conductor realiza en un momento específico y de su INDICADOR, META Y OBJETIVO. comparación con la franja límite, éste puede determinar si su conducción pone ANALIZANDO SUS TENDENCIAS PERMITEN en riesgo el motor de su auto (Objetivo) EVITAR UN COSTO INNECESARIO Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 45
Modelos de Tablero de Comando Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation TABLERO DE COMANDO (Planilla Excel) Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 46
Modelos de Tablero de Comando Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation 47
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Herramientas de Gestión para la Mejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando • Auditorias internas Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 48
Control de Gestión QMS=SGC Auditoria Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Revisión periódica por la Dirección Debería Norma Misión, Visión y Valores Estoy Política Programa Procedimientos Anomalía o Procesos Perturbación Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 49
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Herramientas de Gestión para la Mejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando • Auditorias internas • No Conformidades Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 50
Compras y/o Contrataciones de Bienes y Servicios Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Actividad Principal del Proceso Millennium Challenge Corporation Cant. NC’s 1. Emisión de solicitud de compra y/o contratación 35 2. Trascripción datos de solicitud a planilla 10 3. Tramitación del expediente de compra y/o contratación, a fin de lograr la autorización y la imputación preventiva 1 4. Confección del pliego de bases y condiciones 5 5. Realización de las publicaciones - 6. Envío de invitaciones - 7. Recepción de ofertas 1 8. Confección de listado de precios 31 9. Confección cuadro comparativo de precios - 10. Tramitación de observaciones e impugnaciones - Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 51
Compras y/o Contrataciones de Bienes y Servicios Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Actividad Principal del Proceso Cant. NC’s 11. Tramitación de la aprobación - 12. Confección de la ordenes de compras y contrataciones 18 13. Tramitación y control de las garantías de adjudicación - 14. Tramitación y verificación de cumplimiento de las ordenes de compra y/o contrataciones - 15. Control de lo adquirido y documentación y conformación de la factura 16. Tramitación de incumplimientos y multas 10 Total: 111 NC’s Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 52
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Actividades Principales Millennium Challenge Corporation Total Porc. Acum. 1. Emisión de solicitud de compra y/o contratación 35 32% 8. Confección de listado de precios 31 28% 59% 12. Confección de las ordenes de compra y contrataciones 18 16% 76% 2. Trascripción datos de solicitud a planilla 10 9% 15. Control de lo adquirido y documentación y conformación de factura 10 9% 4. Confección del pliego de bases y condiciones 5 5% 3. Tramitación del expediente de compra y/o contratación, a fin de lograr la autorización y la imputación preventiva 1 1% 7. Recepción de ofertas 1 1% 111 100% Nota: para una correcta aplicación las NC’s deberían cuantificarse económicamente Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 53
Principio de Pareto Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Defectos Detectados Millennium Challenge Corporation Total Porc. Acum. Lleva demasiado tiempo la gestión 12 38% Falta de personal y/o equipamiento 10 31% 69% No están claramente identificadas las funciones 5 16% 84% Falta de conducción especifica 3 9% Falta de procedimientos claros 2 6% 32 100% Principio de Pareto: El 20% de las fuentes causan el 80% de los problemas Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 54
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation BRAINSTORMING Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 55
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation DIAGRAMA CAUSA - EFECTO Recursos Pocas PC’s Información No Consolidada Procedimiento No seguido Desactualizado Sin Responsabilidad No Establecida Demasiado tiempo en la Gestión Datos Incorrectos Datos Atrasados Políticas Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Personas 5 Veces me pregunto por que? 56
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation BRAINSTORMING Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 57
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Brainstorming Organismo: Responsible del Proceso: Problema o Tema a Analizar: Nro. Causa 1 Pocas PC’s 2 Datos atrasados Fecha Acción de Mejora La idea es generar en equipo una lista de actividades para reducir las causas generando planes de acción detallados Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 58
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Herramientas de Gestión para la Mejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando • Auditorías internas • No Conformidades • Acciones Correctivas y Preventivas Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 59
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Conceptos • No Conformidad • Acción Correctiva Ø Detectar el Ø Buscar la causa que ue a q se problema lo genera un vit ma na ual e e bluna acciónl Ø Segregar el t ØS Generar e en e io n luc pu pro del e o a elemento Øel Control gu Éxito e s em a SØ Disponer del mismo op empo l pr ti ob pr 1. Reprocesar 2. Dejar como está 3. Rechazar Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 60
Proceso de Mejora Continua Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation q Análisis Crítico del SGC por la Dirección q Reclamos de los Clientes q Resultados de Auditorías Internas q Evaluación de Tendencias en TC (Obj. y Metas) q Análisis de NC’s [miles u$s] Disparadores de Acciones Correctivas y Preventivas e Ítems de Acción Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 61
Mejoras en la Organización Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation q Requisitos Normativos q Requerimientos y Satisfacción de los Clientes q Sistema de Gestión q Proceso de Mejora q Tablero de Comando Exigencias y Criterios a Seguir Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Documentos del SGC 62
Trabajo en Equipo Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Tener un objetivo común, saber asumir la crítica constructiva, compartir protagonismo, la búsqueda de resultados y por último, el disfrute del trabajo en equipo son puntos esenciales para triunfar en la gestión Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 63
Trabajo en Equipo Ventajas Tangibles Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • Respuesta rápida y eficaz al continuo cambio de entorno • Desarrollo y ejecución rápida de la gestión • Incremento en el conocimiento de la organización y sus servicios • Mejor calidad en la gestión de los procesos • Creatividad e innovación • Beneficios económicos • Rendimiento organizacional eficiente y con alto nivel de calidad en la prestación • Cambio de cultura organizacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 64
Trabajo en Equipo Ventajas Intangibles Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • • • Niveles inferiores de estrés Mayor conciencia de roles y competencias Aprendizaje unos de otros Mayor participación y compromiso Rendimiento organizacional eficiente y con alto nivel de calidad en la prestación • Cambio de cultura organizacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 65
Trabajo en Equipo Problemas • Necesidades que no concuerdan • Objetivos confusos • Roles sin resolver • Malas políticas, procedimientos inadecuados • Mala toma de decisiones • Conflictos de personalidad Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation • • • Cultura antiequipos Mal liderazgo Visión nublada Déficit de comunicación Sistemas de recompensa mal concebidos • Falta de confianza en el equipo • Renuencia a cambiar • Herramientas 66
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Nos tomamos 10 minutos ……. . Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 67
Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Ejercicio Práctico Aplicación a un caso concreto del Organismo Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 68
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