Профиль должности должностные инструкции — ДИ Анна Власова

Профиль должности (должностные инструкции - ДИ) Анна Власова Anna Vlasova, School of HRM 1

Клиенты ДИ и роль ДИ • Проверяющие органы – типовые, «государственного» образца ДИ • Компания – инструмент взаимодействия (координации деятельности) в компании • Сотрудник - инструмент ориентации сотрудника в компании Anna Vlasova, School of HRM 2

Место ДИ в управлении компанией В системе управления компанией ДИ являются элементом организационной структуры управления, с помощью которого за отдельной должностью закрепляются ответственность, функции, полномочия, компетенции Anna Vlasova, School of HRM 3

Последовательность разработки ДИ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Миссия – предназначение, или роль, или глобальная цель должности, из которой вытекают (иногда определяют цели или роли) Сферы ответственности и стандарты исполнения (KPI’s ), из которых вытекают Функции или процессы, из которых вытекают Компетенции: знания; навыки; способности; личностные характеристики Полномочия, как право принимать управленческие решения в рамках соответствующей ответственности, из которых вытекают Права и обязанности, вытекающие из места и роли данной должности в организационной структуре управления компании Общие требования к должности (образование, опыт работы, подчиненность, замещаемость, размер должности: размер бюджета должности, количество подчиненных, регион обслуживания) Приложение к ДИ: совместно разработанные формы предоставления информации смежным структурным подразделениям (формализованные информационные потоки) Anna Vlasova, School of HRM 4

Миссия (роль, глобальная цель) должности Предназначение должности; то, ради чего данная должность была создана и введена в схему организационной структуры и штатное расписание для реализации стратегии Компании Anna Vlasova, School of HRM 5

Примеры миссии (ролей) • • • Обеспечивает функционирование складского и транспортного хозяйства в соответствии с принятыми нормативами Обеспечивает таможенное сопровождение внешнеэкономической деятельности Обеспечивает компанию лояльным и квалифицированным персоналом, предоставляющим лучший уровень сервиса Развивает сервис-ориентированные ценности и корпоративную культуру Повышает результативность, эффективность и качество персонала Anna Vlasova, School of HRM 6

Пример ДИ «Логистик» Сферы ответственности Функции (ключевые процессы) Доставка заказов в течении 48 часов при соблюдении норм затрат согласно бюджету 1. 1 Определение ключевых показателей (расходы на доставку и ремонт автотранспорта, доля заказов доставленных с нарушением срока, количество и сумма заказа на один экипаж…) и контроль за их выполнением 1. 2 Оформление лицензий и других разрешительных документов для беспрепятственной транспортной деятельности 1. 3 Разработка оптимальных маршрутов доставки Обеспечение уровня сервиса не ниже 90 % при соблюдении норм затрат согласно бюджету 2. 1 Определение ключевых показателей работы складского персонала и контроль за их исполнением 2. 2 Определение ключевых показателей работы специалистов по закупке и контроль за их исполнением 2. 3 Определение ключевых показателей работы отдела обслуживания клиентов и экспедиторов и контроль за их исполнением Поддержание оптимального уровня и структуры складских запасов 3. 1 Определение ключевых показателей (уровень дистрибуции на складах, оборачиваемость запасов, расходы на содержание запасов…) и контроль за их выполнением 3. 2 Участие в формировании ассортиментной политики компании, логистическая оценка новых контрактов 3. 3 Разработка мероприятий, направленных на снижение затрат на хранение товарных запасов Качественное осуществление складских операций 4. 1 Определение ключевых показателей (складские расходы, время на исполнение одной заявки, эффективность использования складских площадей …) и контроль за их выполнением 4. 2 Разработка и утверждение рабочих процедур, инструкции и планов для складского 7 персонала Anna Vlasova, School of HRM

Пример ДИ «Бизнес-контроллер» Функции (ключевые процессы) Сферы ответственности Правильность и своевременность предоставления финансовой отчетности Составление финансовой отчетности в системе IAS (конвертация украинских счетов в IAS) 1. 2 Составление управленческой отчетности 1. 3 Консолидация финансовой отчетности дочерних предприятий 1. 4 Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности компании 1. 5 Выполнение бюджета 1. 1 Предоставление финансовой информации руководству, всем подразделениям компании и его дочерним предприятиям 2. 1 Разработка и контроль за исполнением бюджета, анализ отчетов об его исполнении 2. 2 Контроль и утверждение счетов 2. 3 Ведение регулярного коэффициентного анализа 2. 4 Анализ прибыли и убытков компании, анализ финансовых потоков, составление прогноза прибылей и убытков компании Anna Vlasova, School of HRM 8

Key Performance Indicators KPI’s Ключевые индикаторы исполнения - показатели для оценки результатов работы сотрудников в соответствии с поставленными целями и прописанными компетенциями Anna Vlasova, School of HRM 9

Примеры КРІ’s: – Рентабельность (%) – Размер бюджета (ден. ед. ) – Текучесть кадров по факторам (%) – Заполняемость вакансий (дни) – Оборот, маржа, чистая прибыль, объем продаж (ден. ед. ) – Оборачиваемость активов, ликвидность … – Коэффициент лояльности (%) – Дефектура (упущенные заказы), шт. , грн. – Количество ошибок (шт. ) – Количество рекламаций, брака (%) – Уровень вовлеченности персонала (%) – Закрытие вакансий за счет внутреннего резерва (%) Anna Vlasova, School of HRM 10

Примеры компетенций – Достижение целей, качество исполнения - в работе соблюдает стандарты исполнения, обращает достаточно внимания на детали; задания выполняет на высоком уровне, без напоминаний и в установленные сроки; стремится оптимизировать затраты по сравнению с результатами; коллеги и клиенты уверены, что работа будет выполнена качественно и вовремя – Ответственность - серьезно относится к исполнению своих обязанностей; отвечает за свои действия; концентрируется на важных вопросах, устанавливает приоритеты; работает без напоминаний; является тем человеком, на которого можно положиться – Лидерство - способствует формированию общего видения и вдохновляет членов команды на будущие достижения; определяет нормы поведения и правила взаимодействия во вверенной команде, своим поведением демонстрирует корпоративные ценности; задает четкое направление и приоритеты, дает импульс движению; ведет команду к намеченным целям, прежде всего личным примером; поощряет людей к действиям, доверяет людям Anna Vlasova, School of HRM 11

ДИ должны быть • Действенны – содействовать реализации стратегии • Согласованы – не содержать противоречий, соответствовать другу и организационной структуре управления в целом • Гибкими – легко адаптироваться к изменениям организационной структуры управления • Соответствующими - быть едиными по форме и внутренней структуре, в соответствии с требованиями системы делопроизводства и информационной системы, принятыми в компании Anna Vlasova, School of HRM 12

Альтернативы должностным инструкциям Ответственно сть Функци и Организационная структура, положения об отделах + + +/- + Заявка о подборе + + Матрица функций + + + Техническая карта § § § Компетенции Знания Навыки Способност и § § § Права Подчиненность Информационн ые связи Проектное задание + + + Стандарты исполнения + + + Профиль должности + + Контракт/ Трудовой договор + Модель компетенций + + + И инструкции, технологические, операционные карты + + + Бизнес-процесс, стандарты ИСО + + + Регламенты, стандарты обслуживания Испытательный срок, ориентация и адаптация Описание документооборота + + + Anna Vlasova, School of HRM + + + 13