Профессиональные и личностные качества секретаря Подготовила студентка 4

Профессиональные и личностные качества секретаря Подготовила: студентка 4 курса 6 группы Прыгунова Ольга

План: q q q q 1. Профессиональные качества секретаря: профессионализм; ответственность; организованность; осведомленность; инициативность; сохранение служебной тайны; преданность профессии; хорошая память 2. Личные качества секретаря: коммуникабельность; добросовестность; аккуратность; доброжелательность; интеллигентность; активность, гибкость поведения; стрессоустойчивость, неконфликтность; умение адаптироваться 3. Медицинские противопоказания заниматься секретарским делом.

Секретарь - лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться "делового фирменного стиля". Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.

1. Профессиональные качества секретаря. Профессионализм «Высокий профессионализм — обращенное в профессию творчество. » Л. Гинзбург Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой.

Секретарь так же должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; конституцию, законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.

Ответственность Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы.

Сюда входит: Организованность Умение организовать свое рабочее место. Умение рационально спланировать работу. Обеспечение безусловного выполнения каждодневных задач.

Осведомленность Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).

Инициативность Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Сохранение служебной тайны При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы - это всегда ценится в сотруднике.

Преданность профессии Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства – необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.

Хорошая память Она развивается секретарем за счет своих способностей, запоминания информации, за счет рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата.

2. Личные качества секретаря Коммуникабельность Это качество очень важно для секретаря. Коммуникабельность не означает постоянные разговоры о личной жизни звезд, кино и журналах. Коммуникабельность означает умение секретаря общаться с людьми.

Добросовестность Секретарь должен обязательно, качественно и своевременно выполнять работу, которую обещал выполнить, отпечатать документ, выяснить какойлибо вопрос, навести справку. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Аккуратность Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь – лицо организации.

Доброжелательность В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами. Интеллигентность – умение секретаря тактично и вежливо вести беседу, сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.

Стрессоустойчивость, неконфликтность К сожалению, работа секретаря относится к стрессовым. По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как является первым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, находчивость и смелость, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, артистизм и чувство юмора – качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе. Так же важно для секретаря уметь адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Существуют и медицинские противопоказания заниматься секретарским делом. К ним относятся: нервно-психические заболевания явные физические недостатки выраженные дефекты речи

Список использованной литературы: Басаков М. И. «Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах» : Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5 -е изд. , перераб. и доп. Ростов н/Д: Феникс, 2009. Соловьев Э. Я. «Современный этикет. Деловой и международный протокол» , Москва Издательство: Ось-89, 2008, 320 с. Шевцов А. Д, Шевцов И. М «Азбука офиса» , - Издательство деловой и учебной литературы, 2008. Рогожин, М. Ю. «Настольная книга секретаря» : Учебно-практическое. пособие. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009. Андреева В. И. , Быкова Т. А. , Вялова Л. М. «Энциклопедия секретаря» и др. – М. : МЦФЭР, 2007. «Секретарское дело» № 04/2012 ст - «Зульфия, открой личико!» , или Каким должен быть идеальный секретарь. Юлия Клименкова. «Секретарское дело» № 08/2011 ст – Вопрос профессионализма. «Секретарское дело» № 1 -2012 ст – Некоторые посетители бывают агрессивными http: //www. sekretariat. ru