Проектный офис — это физическая или виртуальная организационная

Проектный офис - это физическая или виртуальная организационная структура, предназначенная для поддержки осуществления проектов на разных уровнях управления в организации за счет внедрения единой методологии, стандартов, процедур и шаблонов, консультационной и административной поддержки менеджеров проектов, поддержки процессов многопроектного планирования и координации проектов, подготовки аналитической и обобщенной отчетности для высшего руководства.

Ступени зрелости Проектного офиса ДОСТИЖЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ КОМПАНИИ ДОСТИЖЕНИЕ БИЗНЕС ЦЕЛЕЙ КОМПАНИИ ПОДДЕРЖКА ПРОЦЕССОВ ОТРАБОТКА ПРОЦЕССОВ Ступень I Формирование Ступень II Ступень IV Ступень III Накопление Расширение и передача влияния опыта Стратегическое Управление портфелем

Ключевые функции Проектного офиса на различных ступенях зрелости Ступень IV Ступень III Ступень I Управление портфелем Прогнозно-аналитическая деятельность Управление человеческими ресурсами Регламентация

Предпосылки создания Проектного офиса (ступень I) Понимание отличий между проектной и операционной деятельностью Существующая практика формализации основных бизнес-процессов М Е КО НЕ М ДЖ П М А Н ЕН И И Т СЫ РО Существующая практика автоматизации бизнеспроцессов Наличие корпоративного хранилища информации (портала) I А Л О ГИ Н О И С О ЕР Н I Потребность в регламентации процессов управления проектами Л П ТЕ Х П I Ц ЕС Существующая практика централизации обслуживающих бизнес функций I Базовые знания по управлению проектами у руководителей проектов Высокий средний уровень компьютерной грамотности руководителей проектов

Создание Проектного офиса (ступень I) На ступени 1 Проектный офис только создается, для чего необходимо: 1. Провести регламентацию проектной деятельности компании – Принципы управления проектами – Процессы управления проектами и шаблоны проектной документации 2. Внедрить ИСУП – Реестр проектов и проектных инициатив – Функции планирования и контроля исполнения планов по срокам – Архив проектной документации и рассылка уведомлений участникам проектов 3. Разработать регламентную базу Проектного офиса – Положение о Проектном офисе – Должностные инструкции – Формализованные процессы

Структура регламентов проектной деятельности Минимальный (рекомендованный на начальном этапе развития Проектного офиса) набор документов По мере повышения зрелости Проектного офиса Максимальный набор регламентов проектной деятельности

Структура Проектного офиса на ступени I

Постоянные процессы Проектного офиса на ступени I • Поддержка и администрирование работы Проектного комитета компании • Мониторинг текущих проектов, контроль соблюдения требований регламентов • Ведение реестра текущих проектов в ИСУП • Ведение и контроль заполнения архивов проектов • Актуализация регламентов проектной деятельности • Популяризация использования методов проектного управления в компании • Расширение регламентной базы по управлению проектами по мере развития проектной деятельности компании

Измеримые результаты работы Проектного офиса на ступени I С Т У П Е Н Ь II СТУПЕНЬ I МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЦЕССЫ ¤ ¤ ¤ Руководству регулярно предоставляется отчетность по проектам предоставляется в актуальном виде отчетность по проектам в актуальном виде Создана регламентная база управления Создана регламентная проектами в компании ¤ база управления Проектная документация оформляется по проектами в компании шаблонам и в соответствии с требованиями регламентов компании ¤ Проектная документация ¤ По оформляется по всем проектам ведутся архивы шаблонам и в соответствии с требованиями регламентов компании ¤ По всем проектам С Т У П Е Н Ь IV СТУПЕНЬ III ведутся архивы ТЕХНОЛОГИ И ¤ Реестр проектов ¤ ведется в ИСУП Реестр проектов ведется в ИСУП ПЕРСОНАЛ ¤ Руководители проектов и другие ключевые участники обучены работе проектов в соответствии с и другие регламентами и с использованием ИСУП ключевые участники обучены работе в соответствии с регламентами и с использованием ИСУП

Новые функции Проектного офиса на ступени II • Управление человеческими ресурсами: – Управление корпоративным пулом ресурсов – Организация обучения в области управления проектами – Обеспечение проектной мотивации персонала • Мониторинг основных показателей эффективности – Контроль освоения бюджета – Контроль утилизации ресурсов – Контроль сроков прохождения этапов проектов – Удовлетворенность Заказчика

Необходимые изменения в Проектном офисе на ступени II • Добавить в регламентную базу УП компании: – Регламенты обеспечения проектов ресурсами на основе запросов к владельцам ресурсов – Схему материальной мотивации команд проектов – Регламенты обучения и оценки участников проектной деятельности • Расширить функциональность ИСУП – Ведение пулов ресурсов – Назначение ресурсов на проекты – Ведение табелей учета рабочего времени

Взаимодействие Проектного офиса и Функциональных подразделений при планировании ресурсов Проектный офис УКРУПНЕННОЕ Содержание, сроки, $(? ) ПЛАНИРОВАНИЕ На уровне пулов (компетенций) ДЕТАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ Резерв по конкретным людям, коррекция плана На уровне конкретных сотрудников Руководитель проекта и Владелец пула ресурсов

Измеримые результаты работы Проектного офиса на ступени II СТУПЕНЬ I МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЦЕССЫ ¤ Создана регламентная база управления проектами в компании ¤ Руководству регулярно предоставляется отчетность по проектам в актуальном виде ¤ С Т У П Е Н Ь II ¤ получает С Т У П Е Н Ь IV СТУПЕНЬ III актуальную информацию о загрузке ресурсов ПЕРСОНАЛ ¤ Реестр проектов ¤ Руководители проектов и ведется в ИСУП другие ключевые участники обучены работе в соответствии с регламентами и с использованием ИСУП Проектная документация оформляется по шаблонам и в соответствии с требованиями регламентов компании ¤ ¤ Менеджмент получает актуальную Менеджмент информацию о загрузке ресурсов ТЕХНОЛОГИИ По всем проектам ведутся архивы ¤ Корпоративные пулы ресурсов сформированы Корпоративные пулы ¤ Проектный офис осуществляет ресурсов сформированы постоянный мониторинг всех проектов по основным Проектный офис показателям (сроки, бюджет, ресурсы) ¤ ¤ осуществляет постоянный мониторинг всех проектов по основным показателям (сроки, бюджет, ресурсы) ¤ Производится планирование, Произвоотслеживание дится и контроль ресурсов в ИСУП планирова- ¤ ние, отслеживание и контроль ресурсов в ИСУП ¤ Обучены все проектные команды РП получили ¤ Сформирована схема навыки материальной мотивации проектного участия в проектах ¤ менеджмента ¤ Сформирована схема материальной мотивации участия в проектах

Необходимые изменения в Проектном офисе на ступени III • Добавить в методологию УП в компании – Методы и модели оценки параметров (сроки, бюджет, длительности) и рисков типовых проектов – Регламентация аудита проектной деятельности – Регламентация управления проектом, находящимся в кризисной ситуации – Схема мотивации наставников • Расширить функциональность ИСУП – База знаний по типовым проектов (ИСР) – База знаний по типовым рискам – База знаний по предметным областям проекта • Добавить роли – Наставники – Кризис-менеджеры – Бизнес-аналитики по предметным областям – Администратор базы знаний

Экспертиза в области продукта проекта • Определение предмета экспертизы – Управленческие подходы – Используемые технологии – …. • Определение эталонных решений – Поиск успешных аналогов – Привлечение внешних консультантов – Проведение тематических семинаров • Разработка предложений по изменению системы управления – Разработка оптимальных типовых проектных решений

Основные процессы управления портфелем проектов Изменения в системе критериев и оценок Изменения в составе портфеля Определение принципов формирования портфеля Формирование системы критериев и оценок для обеспечения жизнеспособного и сбалансированного портфеля проектов, учитывающей стратегические цели Предприятия, инвестиционную привлекательность и риски проектов Формирование состава портфеля проектов Анализ и выработка рекомендаций Формирование состава портфеля Мониторинг и анализ исполнения проектов на основании системы проектов и подготовка отчетов и критериев и оценок и с рекомендаций, относящихся к использованием формализованных изменению как состава портфеля, так и процедур системы критериев и оценок

Отраслевая целевая программа Процедура формирования портфеля проектов Функциональный заказчик 1. Подготовка предложения о запуске проекта Генеральный заказчик 2. Экспертиза предложения о запуске проекта Проектный офис 4. Принудительное ранжирование проекта Лицо, принимающее решение 5. Принятие решения о запуске проекта Проектный офис Стратегические критерии – Соответствие целям компании Срочность Влияние Финансовые критерии Период окупаемости Чистая приведенная стоимость Инвестиции Рисковые критерии Конфликт ресурсов Риски новизны Сопротивление внутри предприятия ИТОГОВЫЙ РАНГ ПРОЕКТА 6. Включение проекта в план Генеральный заказчик 7. Корректировка портфеля по выделенным лимитам Σ (Ki x Pi) i=1 -9 К – вес критерия Р – оценка критерия по пятибалльной шкале