Проект комплексной автоматизации учета и управления торговой фирмы

Проект комплексной автоматизации учета и управления торговой фирмы специализирующейся на мелкооптовой торговле. Запорожье 2012

Описание компании Компания “СЕМКИТОРГ” основана в 2005 г. в г. Запорожье, как предприятиедистрибьютор продукции выпускаемой под ТМ “SEMKI”

Структура компании

Проблемные места компании I Задержки в обработке заказов Заказы, собранные торговыми представителями в течении дня попадают в центральный офис лишь в конце дня Обработка этих заказов осуществляется только на следующий день Доставка продукции может быть осуществлена лишь на 3 -й день с момента заказа

Проблемные места компании II Отсутствие оперативного контроля Контроль торговых агентов может проводится не чаще одного раза в месяц Результаты анализа предоставляют руководству не раньше чем через 3 дня после окончания месяца

Проблемные места компании III Отсутствие своевременной информации Ручная обработка данных Информация о том, что торговая точка превысила размер торгового кредита, становится доступна руководству только через 3 дня после того, как продукция была уже отгружена

Объект исследования В 2012 году руководство компании планирует инициировать проект комплексной автоматизации учёта и управления торговой деятельностью

Цели проекта Автоматизация учёта и управления торговой деятельностью • Получение заказов от торговых представителей в течении дня • Обработка заказов непосредственно при получении • Возможность оперативного контроля работы менеджеров • Своевременная передача информации руководству • Ежедневный контроль размера торгового кредита

Цели проекта Показатели достижения целей:

Задачи проекта Автоматизация центрального офиса компании обеспечить торговых агентов новой техникой, отвечающей современным требованиям автоматизировать процесс сбора и консолидации данных по заказам , отчетам • внедрение коммуникаторов для оперативного сбора и передачи данных • использование программного обеспечения для ускорения работы с документами • Внедрение системы жёсткого контроля менеджеров (ежедневный график сдачи отчётов)

Схема внедрения Исследование Спецификация Технические задания Внедрение Техническое сопровождение Обучение персонала

Возможности Внедрение проекта позволит: -Создать базу клиентов -Управление отделом продаж, контроль менеджеров по продажам -Контроль бизнес –процессов в режиме реального времени -Доверие к информации -Организовать процесс привлечения новых клиентов -Осуществлять планирование планов продаж по каждому агенту. - Устранение воровства -Вычислить оптимальный маршрут доставки продукции а также минимальный размер запаса -Динамическое ежедневное формирование заказа поставщику

Повышение эффективности • Снижение затрат • Значительное снижение технических ошибок • Экономия времени персонала • Интеграция, повышение потенциала продаж

Риски по созданию и внедрению проекта: Для проектной группы: 1. 2. 3. неэффективный организационный план внедрения системы; ошибочное планирование общей стоимости проекта; ошибочное планирование сроков внедрения. Для предприятия: 1. 2. cнижение информационной безопасности. риски, связаны с человеческим фактором: сопротивление персонала; отсутствие поддержки внедрения со стороны топменеджеров.

Риски, которые удается снизить после внедрения проекта: вероятность допущения механической ошибки в документах; снижается риск потери клиентов из-за некачественного обслуживания; снижение риска потери прибыли из-за неэффективной работы торговых представителей.

Инструменты: внедрение коммуникаторов для оперативного сбора и передачи данных; использование программного обеспечения для ускорения работы с документами и их оборота(1 С, MS Excel); обучение сотрудников фирмы работе с новыми программами.

Спасибо за внимание!