Проект формирования организационной структуры рекламного агентства Digital Couture

Проект формирования организационной структуры рекламного агентства Digital Couture ООО «Диджитал Кутюр» - петербургское агентство, с успехом работающее на рынке Интернет-рекламы с 2008 года. В текущем году достаточно резко возросло количество заказов, появились новые рекламные площадкипартнеры, новые клиенты, агентство стало выполнять также заказы на производство рекламных материалов.

Краткий бизнес кейс Краткое изложение (важные выгоды) § Укрепление текущих позиций на рынке Интернет-рекламы и выход на новые смежные рынки (производство рекламных материалов); § Обретение компанией новых компетенций и конкурентных преимуществ; § Повышение эффективности работы сотрудников и компании в целом; § Увеличение валового оборота компании, рост продаж; § Улучшение внутреннего «климата» в компании.

Краткий бизнес кейс Текущая организационная схема ООО «Диджитал Кутюр»

Краткий бизнес кейс Причины § возрастающее количество заказов, выполняемых компанией «Диджитал Кутюр» ; § рост численности персонала; § появление новых отделов дизайна и IT и, соответственно, нового вида деятельности компании; § появление новых обязанностей у сотрудников, в первую очередь у отдела продаж, связанных с деятельностью отдела дизайна и отдела IT; § необходимость изменения структуры управления; § проблемы при работе с заказчиками, связанные с недополучением от них информации (тех. задания, исходные материалы и т. д. ); § отсутствие должного взаимодействия между сотрудниками разных отделов (отдел продаж, отдел дизайна, IT отдел); § рост среди сотрудников психологического напряжения, связанного с неурегулированностью прав, обязанностей, ответственности;

Краткий бизнес кейс Заинтересованная сторона Текущие взаимоотношения Желаемые взаимоотношения Взаимодействие Ключевые уведомления Компания Ген. директор Лично участвует во всех рабочих процессах компании Участие только в решении стратегических задач Уведомляется о ходе проекта, о завершении каждого из этапов, обо всех возникающих проблемах посредством личных докладов ответственных лиц Менеджеры Дублируют роли друга, вынуждены руководить сотрудниками из других отделов Четкая система взаимоотношений между менеджерами, распределение обязанностей и ответственностей Уведомляются о ходе проекта, о завершении каждого из этапов в ходе встреч с генеральным директором Другие сотрудники Не знают, кому подчинятся, чьи задания выполнять Четкая иерархия, подчинение определенному менеждеру из соответствующего отдела Уведомляются о ходе проекта и обо всех этапах, касающихся непосредственно их через внутреннюю инф. систему

Краткий бизнес кейс Заинтересованная сторона Текущие взаимоотношения Желаемые взаимоотношения Взаимодействие Ключевые уведомления Клиенты и партнеры Рекламные площадки Стабильные, согласно заключенным контрактам Еще больший объем выкупаемых агентством площадей Агентства-партнеры Устоявшееся сотрудничество в сфере продажи рекламных площадей Больше заказов, работа по большему числу клиентов из разных отраслей, заказы на изготовление рекламных материалов Прямые клиенты Сотрудничество в сфере продажи рекламных площадей Больше заказов, заказы на изготовление рекламных материалов Прочие партнеры и поставщики Текущий набор контрагентов удовлетворяет все потребности компании Сохранение текущих взаимоотношений Конкуренты Локальные Слабая конкуренция Организация совместных О результатах реорганизации уведомляются в ходе бизнес-встреч

Краткий бизнес кейс Бизнес опции § Сохранение текущей бизнес-модели; § Частичная реструктуризация (создание отделов дизайна и IT); § Полная реструктуризация и реорганизация бизнес-процессов.

Краткий бизнес кейс Ожидаемые выгоды § Укрепление текущих позиций на рынке Интернет-рекламы и выход на новые смежные рынки (производство рекламных материалов); § Обретение компанией новых компетенций и конкурентных преимуществ; § Увеличение валового оборота компании, рост продаж; § Улучшение внутреннего «климата» в компании.

Краткий бизнес кейс Ожидаемые потери § Снижение уровня вовлеченности генерального директора во все внутрикорпоративные операционные процессы; § Формализация взаимоотношений внутри коллектива; § Потеря полной финансовой независимости в связи с привлечением новых инвесторов. Временной масштаб § Ожидаемый период реорганизации ООО «Диджитал Ккутюр» - 4 месяца

Краткий бизнес кейс Издержки § Арендная плата за новое офисное помещение; § Затраты на ремонт, приобретение нового оборудования; § Возростающее налоговое бремя, зарплатный фонд; § Затраты на поиск и привлечение новых сотрудников; § Услуги консалтинговой компании.

Краткий бизнес кейс Инвестиционное обоснование § Анализ балансовой отчетности прошедших периодов, а также прогнозируемый рост объемов чистой прибыли предприятия после реструктуризации, позволяет сделать вывод о том, что объем привлеченных на реструктуризацию средств полностью окупится в течение пяти месяцев ёс момента завершения реструктуризации; § Вышеописанные издержки могут быть лишь отчасти покрыты собственными средствами компании. Для осуществления реструктуризации потребуется привлечение сторонних инвестиций в виде банковского кредита на сумму 7 000 рублей; ROI достигнет 100% через 5 месяцев после завершения проекта ROI за 8 месяцев с момента завершения проекта составит 162 %

Краткий бизнес кейс Главные риски § Риск снижения качества работы с клиентами на время реструктуризации; § Как следствие: риск потери ключевых рекламодателей; § Перераспределение ролей может быть негативно воспринято сотрудниками; § Риск того, что процесс реструктуризации затянется и станет невозможен.

Описание проектного продукта Проект формирования организационной структуры рекламного агентства Digital Couture Цель (предназначение) § Реорганизоция бизнес-процессов и последующая реструктуризация ООО «Диджитал Кутюр» с целью оптимизации работы компании и, как следствие, увеличения прибыли. Состав § Краткий бизнес кейс; § Описание проектного продукта; § Проектное задание ; § Стратегия управления качеством; § План проекта;

Описание проектного продукта Источники § Балансовая отчетность ООО «Диджитал Кутюр» § Экспертные заключения § Бухгалтерские документы Требуемые умения § Владение методологиями описания и моделирования бизнес-процессов ; § Владение программными продуктами для описания бизнес-процессов;

Описание проектного продукта Ожидания клиента § Увеличение прибыли. Повышение эффективности работы каждого сотрудника и компании в целом; § Улучшение внутреннего психологического «климата» в организации; § Успешный выход на новый рынок (производство рекламных материалов); § Расширение клиентской базы, сотрудничающих с агентством. а также списка рекламных площадок,

Описание проектного продукта Критерии приемки § Предоставленные продукты соответствуют выбранной методолгии и стандартам (iso 21500); § Продукты соответствуют поставленным целям; § Продукты соответствуют реальному текущему состоянию рынка и учитывают возможные изменения; § Продукты созданы с учетом потенциала компании. Допуски по качеству проектного уровня § Допускается замена рассчетов данными из экспертных заключений.

Описание проектного продукта Метод приемки § Одобрение проекта осуществялется ответственным руководителем консалтинговой компании «Х» со стороны исполнителя и генеральным директором ООО «Диджитал Кутюр» со стороны заказчика по окончании работы консалтинговой организации над проектом формирования организационной структуры рекламного агентства Digital Couture и перед началом его реализации; § Допускается привлечение организацией-заказчиком сторонних специалистов для дополнительной оценки возможных рисков и рассчетов инвестиций, издержек.

Описание проектного продукта Ответственности по приемке § Проектный менеджер Документирует ожидание клиента и критерии приемки. Подготавливает описание проектного продукта. Подготавливает стратегию управления качеством. • Ответственный руководитель Одобряет описание проектного продукта. Одобряет стратегию управления качеством. Управляет обеспечением качества. • Генеральный директор ООО «Диджитал Кутюр» Одобряет описание проектного продукта. Одобряет стратегию управления качеством. Обеспечивает ресурсами активности по контролю качества и одобрение продукта со стороны пользователя.

Проектное задание Пользователи и заинтересованные лица

Проектное задание Проектный масштаб и исключения § Масштаб проекта – вся структура ООО «Диджитал Кутюр» в целом § В данном случае проект не будет иметь исключений Ограничения и предположения § Работа организации не может быть приостановлена дольше чем на один день (день переезда в новый офис)

План § Пререквизиты плана Смета и план проведения ремонтных работ Экспертиза рекрутинговой компании и менеджеров ООО «Диджитал Кутюр» Перечень подрядчиков по проекту и поставщиков материалов/оборудования • Внешние зависимости Поставщики стройматериалов Строительная компания-подрядчик Рерутинговое агентство Аудитор Транспортная компания Агентство недвижимости

План • Предположения планирования § Включенные уроки § Мониторинг и контроль ООО «Диджитал Кутюр» привлекаетстороннюю организацию для осуществления контроля за консалтинговым агенством § Бюджеты Бюджет изменений составляет 15% от общей величины инвестиций Рисковый бюджет § Допуски § Описание продукта

Организационное собрание Разработка документации Поиск помещения для офиса Поиск новых сотрудников Ремонт Переезд Закупка оборудования Проведение тренингов для. . . Анализ финансовых. . . Итоговый отчет Итоговое собрание 30/04/2013 25/04/2013 20/04/2013 15/04/2013 10/04/2013 05/04/2013 31/03/2013 26/03/2013 21/03/2013 16/03/2013 11/03/2013 06/03/2013 01/03/2013 24/02/2013 19/02/2013 14/02/2013 09/02/2013 04/02/2013 30/01/2013 25/01/2013 20/01/2013 15/01/2013 10/01/2013 План Диаграмма Ганта

План Диаграмма потока продуктов

План Таблица требуемых ресурсов по типам и количествам

ООО «Диджитал Ккутюр» после реструктуризации