PROCUREMENT Sumber 1 Business Logistics Management Ronald

PROCUREMENT Sumber : 1. Business Logistics Management, Ronald H. Balou. 2. Physical Logistics Management, Grant M. Davis & John E. Dillard, Jr. 3. Strategic Logistics Management, Douglas M. Lambert & James R. Stock. 4. Principles of Marketing, Phillip Kotler.

DEFINISI LAMBERT Purchasing : Pembelian aktual dari material dan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian. Procurement : Aktivitas yang meliputi proses dan strategis.

DEFINISI LEENDERS Purchasing : Proses pembelian (pembelajaran dari kebutuhan, lokasi dan pemilihan supplier, negosiasi harga, jaminan pengiriman). Procurement : Purchasing, stores, traffic, receiving, pemeriksaan barang yang datang, storage).

TUJUAN PURCHASING Getting the right materials (meeting quality requirement), in the right quantity, for delivery at the right time and right place, from the right source (a vendor who reliable and will meet its commitments in a timely fashion), with right service (both before and after sales), and the right price.

PROCUREMENT (1) l. Procurement is an important link in the Supply Chain. l. The objective of procurement is to ensure that there are sufficient supplies at the right price, of the required quality, in the right place and at the right time. l. Organisations have specific departments responsible for procurement.

PROCUREMENT (2) Organisations are in need of a number of items: l. Utilities l. Fuel l. Capital Assets l. Computer hardware and software l. Stationary items

PROCUREMENT (3) Organisations are in need of a number of items: l. Outsourced services l. Transport and distribution services l. Security

PROCUREMENT OBJECTIVES (1) According to Rushton et al, when setting procurement objectives, consideration should be given to the following: l. Ensuring the supply of raw materials and other supplies l. The quality of supplies l. The price l. The origin of the supplies l. The method of supply

PROCUREMENT OBJECTIVES (2) l. The mode of transport used l. Deciding goods are to be acquired first l. Whether to make or buy

MAKE OR BUY? The decision whether to make or buy a good depends on the following: l. Cost l. Supply guarantees l. Production capacity l. Competitive advantage

SASARAN PURCHASING Menjamin kelancaran aliran material, supplies, dan pelayanan yang dibutuhkan untuk operasi organisasi. Menjaga agar tidak terjadi kekurangan persediaan. Memelihara dan meningkatkan kualitas. Menemukan atau mengembangkan supplier.

PERENCANAAN SISTEM PEMBELIAN Ronald H. Ballou Memilih dan menujuk supplier. Pengukuran performance supplier. Negoisasi kontrak. Mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan. Sumber barang – barang dan pelayanan. Merencanakan waktu pembelian. Merencanakan waktu penjualan. Mengevaluasi nilai penerimaan. Memperkirakan harga, pelayanan dan perubahan demand. Merinci bentuk dari produk yang akan diterima.

LANGKAH – LANGKAH SIKLUS PEMBELIAN Dobbler 1994, 324 Pengenalan, pendefinisian dan penggambaran kebutuhan. Pengajuan daftar pembelian kedepartemen Pembelian dg form. Investigasi dan pemilihan supplier. Persiapan dan penerbitan purchasing order ( DO ). Tindak lanjut pemesanan. Penerimaan dan pemeriksaan matrial. Pemeriksaan invoice. Penutupan pesanan. Catatan bagi departemen pembelian: Open Order Close Order. Commodity record. Supplier record. Special toll record.

MNGT PURC HBGNNYA DG LANGKAH 2 DLM SELEKSI. Pase-1 : Persiapan Tetapkan kebutuhan pengadaan. Bentuk Tim, jika perlu Pase-2 : Identifikasi Pemasok Potensial Tentukan Kriteria seleksi. Identifikasi para Pemasok Potensial. Pase-3 : Saring dan Pilih Kontak Para Pemasok Potensial. Evaluasi para Pemasok. Pilih. Pase-4 : Tetapkan Hubungan ekspektasi Dokumen. Kembangkan tingkat atensi tinggi. Berikan Umpan Balik. Pase-5 : Evaluasi Hubungannya Teruskan pada saat ini. Bangun Hubungan. Kurangi Interaksi.

PASE-2 PROSES SELEKSI PERSH SUPPLIER. Kebutuhan Jenis Matrial Informasi tentang Perusahaan. Mempelajari Data Perusahaan sesuai dengan Standart dan kebutuhan Penilaian Kelayakan Kerja sama. Status Persh. Struktur orgnya. Nilai aset. Lokasi Persh. Jenis Prod. Jenis dan Juml peral prod. Perolehan matrial. PPC Kujungan Perusahaan Penetapan sebagai Supplier

SUPPLIER YANG POTENSIAL Supplier yg baik adalah ; ( Prof. Wilbur england, dr Harvard University ) Selalu jujur dan adil pd setiap transaksi. Mempunyai fasilitas pabrik yg memadahi. Mampu menghasilkan produk sesuai dg spesifikasi konsumen. Kondisi keuangan baik. Harga yg realitis baik thp konsumen maupun thp persh sendiri. Senantiasa mengembangkan produk dan proses produksinya. Selalu mengutamakan pelayanan terbaik untuk konsumen.

EVALUASI PEMASOK POTENSIAL Company profile Penelitian Awal Siapa Pengelolahnya. Bgimana konditenya. Bank references. Credit references. Penjualan tahunan. Laba dlm 5 th. Daftar konsumen. Jumlah tenaga kerja. Luas pabrik. Develp suber dana. Tingkat rejek Jlm pengawas mutu. Peralatan /teknologi. Kondisi Keuangan Mngt baik. kwltas prod baik. Modalnya memadai utk mhdpi kalim. Dananya cukup u/ mempercepat proses prod bila diperlukan. harga yg ditawarkan realitis. Siap menghadapi goncanganekonomi u/menjamin kontinuitas pgiriman Kunjungan kepabrik Operasi & peralannya. Kmampuan mngt splier. Motiva spier u/ kerjasm. Kmapuan R&D splier. efektif PPC. Moral spier scr umum. Jml Pngrm pesan yg ditolak. PKS jk Panjang. aktivitas pengelolah Matrial.

PROSEDUR EVALUASI PEMASOK Banyak prosedur yg dilakukan oleh perusahaan tapi tidak ada satupun yang the best method. Yg penting adalah menggunakan Prosedur secara konsisten u/ meningkatkan keobyektifan proses. Factor Rating of Supplier (12345) Supplier A. • Produc Reliability. • Price. • Ordering Conenience. • …… • After sale service Total supplier A Importance of factor to your firm (12345) Weighted composite Rating (0 =min ; 25 =max)

Menstandarisasi barang-barang yang dibeli. Membeli barang-barang yang dibutuhkan dan memberikan pelayanan pada tingkat ongkos yang murah. Meningkatkan posisi kompetitif organisasi. Mengharmoniskan hubungan antara pekerjaan yang produktif dengan fungsi lain pada organisasi. Mengupayakan pencapaian tujuan purchasing pada ongkos administrasi yang paling murah.

PERAN PURCHASING DALAM CS Produk dan jasa yang handal. Datang tepat waktu. Ongkos/biaya murah.

PERAN STRATEGIS PURCHASING Melalui hubungan dengan pihak pasar, pihak purchasing bisa memperoleh informasi penting tentang teknologi baru, potensi material dan jasa baru, sumber pasokan baru dan perubahan kondisi pasar. Dengan komunikasi, purchasing bisa membantu membentuk strategi organisasi untuk memperoleh keunggulan kesempatan pasar.

SELEKSI DAN EVALUASI PEMASOK Proses paling penting adalah pemilihan supplier. Proses pengambilan keputusan : decision makers dan decision influencers (Decision Making Unit).

JUST IN TIME Berdasarkan sistem tarik (pull system). Kesulitan dalam mengimplementasikan JIT : Dalam masalah pengendalian mutu, sulitnya melakukan perubahan dari inspeksi total. Dalam maslah persediaan, sulit mengubah sistem lotsize ke cara pengiriman yang sering dan pada saat yang pasti. Dalam sistem produksi, pemasok dan pembeli mengharapkan adanya akses kepada sistem persediaan.

PURCHASING ACTIVITY TRADITIONAL APPROACH JIT APPROACH Seleksi Pemasok Minimum 2 pemasok Satu pemasok Penempatan Order Delivery time dan mutu Order tahunan, pengiriman dibuat karena perlu Perubahan Order Delivery time dan mutu berubah-rubah Delivery time dan mutu tetap, kuantitas sesuai keperluan Follow-Up Order Telepon menyelesaikan masalah Sedikit masalah pengiriman lewat lisan Inspeksi Masukan Inspeksi mutu dan jumlah dilakukan setiap pengiriman Inspeksi sample awal Penilaian Pemasok Penilaian kualitatif, simpangan delivery s. d 10% Tidak ada simpangan, harga tetap berdasarkan kalkulasi terbuka Invoicing Pembayaran per order Invoice dikumpul dan ditetapkan per bulan

PROGRAM PENGURANGAN ONGKOS Cost Reduction : Penurunan dalam harga pembelian, hal ini berarti hanya jika perusahaan membayar pada harga yang lebih rendah. Cost Avoidance : Sejumlah yang harus dibayar , kurang dari jumlah pembayaran sebenarnya.

LATIHAN : 1. 2. Jelaskan bagaimana peranan procurement/purchasing dalam bisnis logistik. Jelaskan dengan contoh proses pemilihan suplier. (Cari di internet atau observasi langsung ke perusahaan untuk mencari contoh proses pemilihan suplier di perusahaan).

SELESAI TERIMA KASIH